记账时跟踪时间

无论您是会计师事务所还是公司或您自己的小企业的首席财务官，簿记都是一项艰巨的任务。 时间跟踪只是职责之一，它应该是你压力最小的职责之一。 有了这些简单的建议，在记账的同时跟踪时间可以成为您自动开始的习惯。 同时，它将与其他职责无缝融合，使您的工作更加顺畅和轻松。

会计师（以及需要成为其中一员的人）的最大障碍

您可能想知道您到底需要跟踪什么。 或者您只是阅读本文以确保您已涵盖所有途径。

好吧，毫不奇怪，简短的回答是：一切。

稍长一点的答案是，一般来说，簿记和会计方面的工作量很大。 在某些情况下，有很多文书工作、咨询电话、会议、通勤。 当你的工作需要这种多功能性时，你会想要密切关注你的时间去向，这是合乎逻辑的。

这样，您就会知道是否有任何流程可以缩短、消除或需要更多时间。 时间跟踪不仅为分析和改进您的工作流程提供了一个坚实的起点，而且还显示您是否很快就会不知所措。

在本节中，我们将介绍一些您可能不确定是否应该跟踪的常见流程。

同时处理多个项目/与多个客户一起工作

会计师事务所或其他拥有大量客户的公司发现自己每天要处理一个以上的案件并不少见。 并行处理不同的案例意味着接到意外的客户电话或紧急会议，这是一个现在需要解决的紧迫问题。

当涉及到这些类型的任务时，你会想要跟踪这些任务，因为它们提供了关于在任务切换时你的大脑如何表现的宝贵信息。 为审计准备文书工作需要一种重点，当这项工作被刚收到美国国税局电子邮件的客户惊慌失措的电话打断时，您将需要转移注意力。 不管你信不信，光是这种转变就需要大量的脑力。 在敏捷开发中也称为上下文切换。 因此，知道您确切地花了多少时间来适应新类型的任务，您就可以尝试为此类紧急情况找到解决方法。

在咨询电话上花费大量时间

这对许多会计师来说是一个重要因素。 从某种意义上说，他们实际工作量的一部分主要用于咨询只需要建议的老客户或临时客户的电话。 尽管如此，时间跟踪仍然是控制这些呼叫者的好方法。

在月底，您可以查看与您联系最多的人、原因以及每次通话所用的时间。 例如，Clockify 可以帮助您存储未来分析所需的所有信息。 以下是几个简单步骤的过程：

1. 当客户来电时，启动数字追踪器上的计时器；
2. 在注释部分，添加重要信息，例如姓名和最初的来电原因；
3. 当相关问题弹出时，您可以将它们添加为项目符号；
4. 通话结束时，只需停止计时器，您的输入就完成了。
5. 一段时间后，您可以创建标签以对最常见的问题进行分类，以便于存档。

通过这种方式，像 Clockify 这样的数字时间跟踪器无需额外的笔记程序或您可能会丢失的 Google 文档。 在一个紧凑的空间中，您可以查看谁来电、通话持续了多长时间、问了哪些问题以及您可以为通话计费多少。

“客户跳跃”

有些人在全天覆盖不同的客户时工作得更好。 除非他们跟踪花费在每个客户、小型企业或公司的簿记上的时间，否则他们在为服务计费时很容易失去准确性。 这不可避免地会导致时间舍入，这主要依赖于猜测。

当您选择数字时间跟踪器时，您真的不需要付出太多努力。 尤其是可以轻松与您可能已经使用的软件集成的软件，例如 Trello、Zoho、Quickbooks，甚至可以作为浏览器扩展。 您的时间跟踪以单击开始和结束。 作为回报，没有更多的猜测。

在客户和项目之间转换会变得容易得多。

Clockify 如何将其计时器与 Trello 卡集成的示例

花时间在文书工作交付，公证等上。

尽管如今许多流程已经数字化，但我们不能忽视那些仍然亲自交付文书工作的国家。 大多数会计师事务所都会有员工，他们的职责包括去公共办公室和公证员进行各种合同工作。

因此，当一个人在准备文件以供批准或处理时跟踪时间时，另一个人将需要跟踪交付时间。 这包括通勤时间，可能排队等候，甚至堵车。 带有 GPS 选项的 Tine 跟踪器在这些情况下也很有效，因为它们消除了手动输入位置和名称的额外步骤。

使用 Clockify 跟踪簿记

在第二部分中，我们想分解时间跟踪器如何在上面列出的各个方面为您提供帮助。

把每一个客户的工作都当作一个“项目”

使用 Clockify 等数字时间跟踪器，您可以选择为每个客户设置一个项目。 由于该软件旨在适应各行各业的大型企业、自由职业者和小型企业，因此它具有广泛的功能。 仅此一项就为您如何进行时间跟踪提供了很大的自由度和灵活性。 例如：

• 您可以为每个客户打开一个新项目，然后将客户添加到项目页面；
• 您可以为重复项目创建模板，特别是为经常性客户；
• 每个项目都可以分解为具有自己截止日期的任务；
• 时间表确保每个人都能看到每天的进度；
• 自定义标签有助于对每个项目的任务进行分类，以便以后进行报告。

设置项目估算、截止日期并跟踪项目状态

质量时间跟踪器的第二个重要方面是设置估算和跟踪整体项目进度的能力。

项目估算是了解您的工作效率如何处理特定任务的好方法。 如果您打算使用时间跟踪器来改善您的工作流程，这是一个不错的选择。 此外，您可以使用这些数据来查看您是否为您的服务收取了足够的费用，或者您是否销售不足。

Clockify 可以显示你在一个项目上花费了多少时间，到目前为止你赚了多少钱，以及估计的预算。 为了更好地引用，这些报告可以导出为 pdf 并提供给客户，作为您时间的清晰显示。

如果每个客户有更多的人

当你是一家会计师事务所时，你基本上会有人在你手下承担各种责任。 自然地，您将无法监控每一项任务或阅读您可能遇到的每一份日终报告。

出于这个原因，时间表可能是因祸得福。 Clockify 有一个既定的、基于信任的系统，它不会监控屏幕活动，而是让用户对自己的时间条目负责。 但是，它确实创造了透明度并认可了责任，因为项目管理员可以将时间表设置为对项目中的每个人都可见。

这意味着同一项目的同事可以看到彼此的任务，以及他们在这些任务上花费了多少时间。

通过相互控制，它减轻了监控一切以确保按时交付任务的压力。

每小时费率和可计费性

不同的项目，不同的团队，可能需要不同的计费方式。 Clockify 不仅可以选择您的计费率，还可以选择如何为每个客户/项目计费。 因为不是每个项目或任务的每小时价格都相同，也不是每个员工都以相同的工资工作。

这就是为什么在 Clockify 中，您可以选择为每个项目、每个团队成员计费的方式，甚至可以为人工成本设置不同的费率。

最后，它使您可以选择将任务切换为可计费或不可计费，这有助于以后的报告、更准确的发票和预算编制。

要了解更多信息，您可以查看我们网站上的人工成本和利润部分或每小时费率。

报告

最后但同样重要的是，我们有报告。

与客户的健康关系将更少依赖于一个人的平易近人和魅力，而更多地依赖于他们的专业精神。 其中很大一部分是确保他们获得关于他们支付了哪些服务的干净、详细的报告。

如果报告要求更详细的成本明细，或者您希望让他们了解某些任务的细节以供将来参考，那么报告也可以作为很好的会议材料。 如今，您会发现很少有时间跟踪器在其功能列表中没有此选项。

使用 Clockify，您可以选择是导出摘要报告还是详细报告。

摘要报告显示所有时间条目，按项目、用户或客户甚至特定标签对它们进行分组。 这完全取决于您希望关注的时间安排方面。

详细报告基本上是包含时间戳的摘要报告。 这对于内部分析特别有用。

时间跟踪如何帮助簿记——来自专业人士的报告

最后，我们决定包含一些从我们的会计专业用户那里收到的反馈。 以下是他们对时间跟踪的看法，以及它如何帮助他们。

“我拥有一家小型的利基会计师事务所，一名员工相隔三个时区。 虽然我的大部分费用都是固定的，但我们经常承担按小时计费的“项目”。 Clockify 让我可以将我们的工作时间跟踪到我需要的任何“子级别”。 跟踪我的管理时间对我来说也是完美的，所以我知道何时需要雇用额外的人。 它非常适合我的需要。 ”

– Michael A，协调簿记和业务解决方案

“许多人没有意识到他们在工作中的效率（或者更确切地说 - 低效）； 我们在不必要的会议或不相关的任务上浪费了很多时间。 我使用该工具来描述我花费最多时间在哪些任务上，这导致了可操作的见解：例如“花更少的时间做不重要的工作”，“将更多的时间分配给不太紧急但极其重要的工作”等。如果您关心自己的工作效率并希望积极控制自己的日程安排，这是一个很好的工具。 ”

– Heather A，金融学预科MBA实习生

“能够查看详细的报告，告诉我谁在特定的一周内为哪个客户工作了多长时间。 它使计算对承包商的付款变得更容易，因为如果人们愿意的话，他们会根据他们投入的时间获得报酬。 它可以确定处理重复性任务需要多长时间——这有利于估计项目需要多长时间“

– Tina H，平衡解决方案业务

“我做过一段时间的自由职业者。 我用这个软件来跟踪我的工作，这样我就可以做准确的账单。 它还真的帮助我了解我把时间花在了哪里，并使自己更好地与创收活动保持一致。 ”

– Arwa N，税务助理

“我为一位客户兼职，担任他的行政助理和簿记员。 我只是使用在 MS Excel 中创建的时间表让自己一团糟，当我发现 Clockify 时，我欣喜若狂。 我让 Clockify 在后台保持打开状态，并在开始工作和完成工作时切换项目。 我过去常常为我的时间开具发票并失去收入，但现在我可以为我在他的项目上工作的每一秒计费。 此外，它具有出色的报告功能，可以打印或另存为 PDF 或 Excel 等。因此，我不仅为客户开具发票，而且还获得了执行他每项任务时的准确数据（项目） 。”

– Ruth M，行政助理兼簿记员