自由职业者或在家工作时如何跟踪项目费用（+模板）

在家工作是否划算？ 好吧，如果您查看此调查，您会注意到远程办公的财务利弊。 这项民意调查显示，与在办公室工作相比，远程办公的员工每月在食品杂货上花费更多（平均 182 美元），在公用事业上花费更多 121 美元。 另一方面，在家工作可以帮助他们节省托儿费用（34 美元）以及汽油和公共交通费用（33 美元）。

无论您是自由职业者还是在家工作的永久雇员，请记住，为了不超出预算（甚至节省一些钱），您应该开始跟踪您的项目费用。 在本文中，我们将与您分享一些可让您跟踪项目费用的提示和技巧：

• 作为一名自由职业者，
• 作为在家工作的正式员工。

什么是项目费用？

一般来说，项目费用包括完成项目或业务交易所需的所有成本。 项目费用包括以下费用：

• 为上述项目雇用专业人员（雇员、自由职业者或承包商），
• 设备——员工在项目中使用的所有工具，
• 材料——工人在项目期间需要的所有材料，
• 项目管理任务——确保项目按时完成的任务，
• 工程任务（如果适用） - 研究和设计工作领域的任务，
• 运输（如适用），
• 间接费用——办公室租金、水电费、办公材料和设备，
• 年薪——公司或个人想要赚的钱，除了支付其他费用所需的金额。

项目成本管理可帮助您对项目进行估算，并负责项目预算的分配和项目成本控制。

现在，当工作不在现场完成时，谁负责支付这些项目费用？

当谈到在家工作的安排时，这种设置不必只涉及自由职业者。 在某些情况下，有永久雇员——那些在家为一家公司工作的人。 在这些情况下，雇主通常会为员工提供工作设备。 此外，这些员工不必缴纳任何税款，因为税款会从他们的工资中扣除。

但是，如果您是自由职业者，那么您就是个体经营者。 因此，您在自由职业生涯开始时会有一些初始费用，例如为自己购买 PC 或笔记本电脑，以及工作所需的软件。 此外，自由职业者还意味着您必须缴纳自雇税和健康保险。

以下是自由职业者最常见的费用：

• 工作费用——互联网、移动办公（如果需要）、办公室租金（如果不在家工作）、工作材料和交通（如果需要）、PC 或笔记本电脑维护以及一次性购买。
• 个人开支——租金、水电费、个人手机、订阅和会员资格（如果有）、杂货、食品配送、宠物食品（如果需要）、交通、干洗、服装、娱乐。
• 额外费用——IRA 账户、健康保险、税收储蓄、紧急情况储蓄（工作较少的时候）、假期预算。

至于在家工作的长期雇员，费用清单不包括办公室租金、交通（用于工作目的）、IRA 账户、健康保险和税收。

在家工作的自由职业者和长期雇员最常见的费用是什么？

虽然我们已经列出了通常的项目费用，但让我们来看看一些现实生活中的情况。 以下是在家工作的自由职业者和员工强调的每月主要支出。“

我最常见的开支是：

• 互联网，
• 电，
• 帮助我自动化很多流程的软件，例如 Acuity Scheduling、Zapier 等。
• 帮助我保持井井有条的软件，例如 Gsuite、Asana、
• 网站维护，
• 广告。 ” – Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency 的所有者 Kimberley Reyes

“其实，电！ 所有需要的灯（特别是如果你的办公室在地下室）和屏幕、充电器等。加起来！ 每周一次从 Target订购杂货。 ”——DaBash Deals 创始人 Basheer Alebdy

“送餐对我来说绝对是一笔不小的开支。 自由职业者的问题是，有时很难为你的时间设定界限。 我总是发现自己在深夜工作或很早就工作以赶上最后期限。 所以，如果没有时间准备食物，送餐对我来说是最简单的选择。

设备也是另一回事。 如果你是一名自由职业者，你必须有一台笔记本电脑或台式机、一个网络摄像头和一个像样的耳机。 互联网连接是另一项费用，您必须每月支付。 您的服务提供商必须可靠，这样您就不会在执行任务时失去连接。 ”——Candace Helton，Ringspo 运营总监

“通常，隐性成本来自无形费用，对我来说，其中最大的是软件订阅。 专业版在线生产力或创作工具的成本可能会增加。 当您在业务中使用多种工具时，每月大约 8 英镑的“便宜”购买很快就会增加。 我最近审查了我所有的数字工具，并通过取消那些没有为我的工作增加真正价值的工具每月节省了 50 英镑。” – Alison Reay-Jones，业务支持

“作为一个在家里自雇多年的人，我最大的开销就是房租。 很简单，家庭办公室是一项允许的业务费用（在大多数国家/地区）。

在两居室的公寓里，我觉得1/3的租金（每天8小时）和1/2的高速宽带费用是我的业务活动造成的，所以我记录下来，这是允许的出于税收目的。” – Kevin Murphy，生产力顾问

“在家工作，我花最多的东西必须是家庭办公室和家具，时不时地送点食物。 拥有合适的设备并在工作中保持舒适应该是每个人的首要任务。 ”—— avXperten 首席营销官 Simon Elkjar

在 Clockify，我们目前在家工作，所以我问我的同事远程工作时最常见的开支是什么。

“绝对是送餐。 每周至少一次，我不想做饭，或者我没有时间准备饭菜。” – Nikola Radojcin，SEO 助理

“在家工作时，我的开支比在办公室工作时要少——我不点午餐，也没有任何交通费用。 至于家里的网络费用，我无论如何都会支付。” – Ljubomir Simin，首席技术官

我的同事 Luka Dejanovic 和 Natalia Tawfik Dedovic 也曾是自由职业者。 以下是他们对主要自由职业者费用的看法。

“作为一名自由职业者，我最大的开销是网络连接或没有网络连接。 在某些情况下，我在与潜在客户通话时会失去联系，有时最终会失去交易。 此外，点餐也是一大笔开支。” – Natalia Tawfik Dedovic，社交和视频内容营销人员

“我唯一的开销就是在汇款过程中亏钱。” – Luka Dejanovic，插画家

现在，我也很想知道在家工作的自由职业者和长期雇员是否会跟踪他们的每月开支。 如果是这样，他们使用什么工具来记下所有成本。

“我查看我的银行和信用卡交易，并将所有费用和收入写在物理年度日记/计划器中。 没有什么比老式的笔和纸更好的了！” ——巴舍尔·阿莱布迪

“虽然我之前尝试过使用预算应用程序（例如 Wallet），但我发现纸笔方法最有效。 只是写下你的开支和账单可以让你更清楚地了解你的钱的去向。” ——坎迪斯·赫尔顿

“我使用Excel来跟踪我的余额。 根据经验，我从来不会花费超过我收入的 70%。 这样，我可以节省一些钱以备不时之需。” – Luremefish 主编 Steven Zhang

“为了避免超支，我通过创建表格来跟踪我的开支。 我发现这种方法非常有效，因为我可以清楚地了解我的钱的去向。 ”——西蒙·埃尔克哈尔

您如何跟踪项目费用？

既然我们已经了解了在家工作的自由职业者和长期雇员通常有哪些费用，我们将解释如何轻松跟踪项目费用。

作为一名自由职业者

如上所述，自由职业者负责处理他们的税收，但也为健康保险和爱尔兰共和军留出一些钱。 以下是您可以监控所有自由职业者成本的方法。

拥有独立的企业和私人账户

这一步至关重要。 每当您有业务费用时，例如出差或与客户共进午餐，您都应该将其记入您的业务帐户。 因此，报税和计算税收减免会容易得多。

Kimberley Reyes 已经远程工作了 13 年。 谈到她的自由职业开支，她是这样处理的：

“我有一张商业信用卡，我的所有业务费用都与我的所有业务费用挂钩，所以我只需下载记录了我所有费用的月度账单。 我还与帮助我报税的税务支持公司合作。 我手动将我所有的费用添加到他们的平台中，他们会为我跟踪它以用于税收目的。”

如您所见，如果您在计算税款时遇到困难，您可以聘请税务会计师或税务公司等专业人士。

跟踪您的工作、个人和其他费用

根据我们之前的提示，请记住仔细记下您的所有费用，包括与工作相关的费用、个人费用和额外费用。 我们已经解释了每个区域涵盖的内容。

此外，许多自由职业者指出，将每月收入的一部分用于税收至关重要。 一些自由职业者甚至说他们将收到的任何税款的 30% 存起来。

为了帮助您跟踪所有自由职业者的费用，我们创建了一个结合了所有三个成本领域的模板。 您需要做的就是记下您整个月的每一笔费用，无论是个人的、工作的还是额外的。

→ 下载自由职业者的项目费用模板

现在，如果您是一名经常出差的自由职业者，您可能正在寻找更详细的模板来跟踪商务旅行费用或商务里程。 在这种情况下，我们为您提供了各种费用报告模板。

跟踪您的月收入

此外，您需要更好地了解您每月的收入。 这样，你就会知道你是否能够支付你的费用。 另外，您会知道在支付所有每月费用后您将拥有多少钱。

因此，您将意识到是否需要寻找其他客户或其他项目才能获得更高的薪水。 而且，最重要的是，更高的薪水还意味着你可以用一部新手机或一张你最喜欢的乐队的音乐会门票来犒劳自己。

我们的自由职业者模板项目费用也具有此功能，因此请务必记下您从各个客户那里获得的所有收入金额。

作为在家工作的正式员工

就像我们之前讨论的那样，与自由职业者不同，为一家公司工作的远程员工往往花费更少。 这是因为正式员工没有医疗保险和税收等费用，因为这些费用会自动从他们的工资中扣除。 在特定情况下，雇主还为工人提供笔记本电脑和其他基本工具，以便长期雇员可以在家中完成工作。 如果您是正式员工，这里有一些关于如何跟踪和捕获项目费用的宝贵提示。

记录所有工作、个人和额外费用

该规则适用于自由职业者和永久雇员。 如果你不记下每一笔小开支，很快你就会不知道你是如何花掉你的薪水的。

说到正式工人的工作费用，总金额低于自由职业者的情况。 然而，许多正式员工可能会为他们的家庭办公室购买一些优质的家具，比如舒适的符合人体工程学的工作椅。 两种就业类别的个人开支通常是相同的，特别是如果自由职业者倾向于只在家工作，而不是在联合办公空间工作。

如果您比较自由职业者和长期雇员的额外费用，您会注意到后者通常有诸如为假期和各种个人紧急情况（家庭或汽车维修）储蓄等费用。 您会注意到，与自由职业者模板相比，我们的固定员工项目费用模板每月包含的费用更少。 此外，由于长期工人获得固定工资，因此没有收入计算器。

→ 下载正式员工的项目费用模板

额外提示 - 索取您的工作费用

在家庭办公费用方面，美国的自雇雇员有资格为这些费用减税。 自雇类别包括：

• 那些全职在家工作的人，
• 那些有自由职业者的人（即使他们也为雇主工作）
• 那些自雇了几个月的人。

您的家庭办公室也需要有资格获得这些扣除。 但是，请记住，为一个雇主工作的员工没有资格申请他们的费用。

因此，如果您属于有资格获得税收减免的人之一，您可以申请购买新笔记本电脑、打印机、办公椅或办公桌等费用。 如果您对此主题感兴趣，这里有更多关于如何计算您的家庭办公室扣除额的详细信息。

包起来

在您的家庭办公室工作时，不仅您的工作和个人空间混合在一起，而且您的开支也混合在一起。 为了防止这种类型的财务混乱，请务必始终将您的工作费用与私人费用分开。 此外，记录您的所有付款，包括工作、个人和其他费用，是控制每月预算的最佳方式。 此外，如果您作为自由职业者工作，拥有如此详细的月度报告将帮助您获得税收减免。