如何为您的客户跟踪项目和任务
已发表: 2022-05-07最近的时间跟踪统计数据显示，仅在未记录的工作活动上，美国经济每个工作日损失高达 74 亿美元。
通过从客户那里正确跟踪和管理您的项目，本可以节省很多钱——尤其是如果您从事自由职业或在代理机构工作。
但是，您究竟应该为您的项目和任务跟踪什么？ 你应该如何处理这个过程？
在这篇博文中，我们将介绍：
- 如何正确设置项目和任务，以便更轻松地跟踪它们。
- 如何跟踪花费在项目和任务上的时间。
- 如何跟踪任务和项目的进度和表现。
- 如何跟踪和区分可计费和不可计费活动。
- 如何跟踪估算和截止日期。
为什么要跟踪项目和任务？
根据第三版项目管理知识体系，项目是“有始有终的临时努力，必须用来创造独特的产品、服务或结果”。
在项目管理中，每个项目都由一系列任务组成，您需要在给定的时间段内或在截止日期之前完成这些任务，以完成产品、充分提供服务或达到预期的结果。
因此，考虑到项目是一项“临时努力”，其中包括需要在“给定时间段”内完成的任务，根据定义，两者都很容易追踪。
而且，跟踪项目和任务有几个实实在在的好处：
- 它将帮助您和客户了解项目是否会按时完成。
- 它将帮助您和客户了解项目是否会在预算内完成。
- 您将获得清晰的项目概览，您可以稍后对其进行分析，以了解类似项目在未来是否会为您带来利润。
- 您将获得可帮助您了解未来是否以及如何在类似项目中表现更好的文档。
- 您将获得有形的工作证明以发送给客户——这将提高客户的满意度，以及您按时获得报酬的机会。
如何设置和跟踪项目和任务
在您开始跟踪您的项目和任务之前，您首先需要开始一个更重要的任务——确保您正确设置了上述项目和任务。
要正确设置，您需要完成以下步骤：
- 创建项目大纲
- 将项目分解为任务
- 决定您将使用哪种计费方式
- 决定如何处理按小时计费或固定费用计费
- 决定哪些任务可以计费或不计费
- 定义任务和项目完成的估计
- 定义最终项目和任务期限
每个步骤都有自己应该跟踪的元素。
1. 设置和跟踪项目大纲
如何创建项目大纲
一个清晰的项目大纲可以告诉您和客户您可以通过该项目完成什么，以及您在工作时应该注意什么。
首先，您需要确保参与项目的每个人都了解项目结束时需要实现的目标——即项目目标是什么。
示例：该项目的目标是在特定时间范围内和客户批准的预算内构建和维护健身应用程序。
接下来，您需要在每组相关任务之后建立几个项目里程碑，以便查明和跟踪项目中的重要成就。
示例：您可以为健身应用程序遵循的与设计相关的项目里程碑之一可以是应用程序设计的不同阶段：
- MS 1：完成不同的设计概念
- MS 2：最终设计概念获批
- MS 3：已实施批准的设计
- MS 4：版本发布
之后，您可以建立关键绩效指标 (KPI) ，用于衡量您或您的团队在工作中的表现。
示例：您的健身应用程序的 KPI 可以是：
- KPI 1：用户评分
- KPI 2：转化率
- KPI 3：每位用户的收入
最后，您还可以建立用于定义和跟踪项目目标及其结果的目标和关键结果 (OKR) 。
示例：您的健身应用程序的目标可以是KR1：将开发过程中发现的bug数量减少30% 如何跟踪项目大纲
跟踪项目目标和里程碑
要跟踪项目目标，首先，在调度程序中计划和组织您将在项目上花费的时间。
考虑到您需要的所有资源，无论是额外的团队成员或设备，还是只是额外的时间，这样您就不会超出预算。 如果您接近超出预算，请通知客户可能的更改。
您可以将项目里程碑与特定日期或任务集相关联。 达到项目里程碑后，请查看即将到来的工作量。 这将帮助您更好地了解是否需要更改工作流程以适应当前的工作节奏或工作方向。
要了解有关如何最好地设置和跟踪项目目标和里程碑的更多信息，请查看我们关于项目时间表主题的博客文章：
→ 如何创建项目时间表（+免费模板）
跟踪关键绩效指标
当涉及到您选择的关键绩效指标时，它们的类型将决定您如何跟踪它们。
示例：您可以在Capterra或类似网站上跟踪您的应用程序的用户评分。
您还应该区分项目工作中的弱点（即落后的 KPI）和优势（即领先的 KPI）。
然后，您可以尝试从领先指标中学习（例如，如何最好地构建能够吸引大量用户评论的应用程序）。 而且，您可以努力改善您的滞后指标（例如，如何提高您构建的应用程序的转化率）。
最后，保存项目 KPI 的摘要，以供进一步分析、比较和得出结论。
要了解有关如何最好地设置和跟踪关键绩效指标 (KPI) 的更多信息，请查看我们关于该主题的博客文章：
→ 关键绩效指标 (KPI)：为什么以及如何设置它们，以及 Excel 教程中的 KPI
跟踪目标和关键结果
当涉及到您选择的目标和关键结果时，它们的类型也将决定您如何跟踪它们。
示例：您可以使用错误和问题跟踪工具（例如Jira ）跟踪在开发过程中发现的错误数量减少了 30%。
然后，您可以连接数据，并将您的实际结果与预期的关键结果进行比较，以了解您的成功程度。
最后，您可以再次保存并进一步操作项目 OKR 的摘要。
要了解有关如何最好地设置和跟踪目标和关键结果 (OKR) 的更多信息，请查看我们关于该主题的博客文章：
→ 目标和关键结果 (OKR)：您需要知道的一切
2. 设置和跟踪项目和任务的时间和进度
如何将项目分解为任务
接下来，为了更容易跟踪项目，您需要将其分解为任务。 项目类型将帮助您决定如何最好地做到这一点：
- 任务 = 项目的不同阶段
示例：软件开发人员可以将开发的不同阶段（例如规划、分析、设计、开发等）用作任务。
- 任务 = 项目的不同类别
示例：专业的派对策划师可以使用不同类别的派对策划（例如餐饮、装饰、娱乐等）作为任务。
- 任务 = 项目的不同部分
示例：管家可以使用他或她打扫的房子中的不同房间（例如厨房、卧室、浴室等）作为任务。
对于某些项目，决定是否应该使用项目阶段、类别或部分作为任务相对容易。 其他项目不会那么明确。 有关如何最好地自定义将项目分解为任务的过程的快速简便指南，请查看我们关于该主题的博客文章：
→ 如何将项目分解为任务
如何跟踪项目和任务的时间
在接近时间跟踪您的项目和任务时，您首先需要选择要使用的时间跟踪方法。 而且，您需要考虑如何最好地在您的工作流程中实施上述方法。
选择时间跟踪方法
您可以依靠四种不同的时间跟踪方法来跟踪您和/或您的团队花费的工作时间：
- 纸质方法——你通过秒表测量你花在项目和任务上的时间，然后用钢笔写下结果。
- 荣誉系统——你不衡量，而只是估计你将花费在项目和任务上的时间。
- 电子表格方法— 您可以通过在您创建的电子表格或简单的电子表格模板中手动输入您花在项目和任务上的小时和分钟来衡量您花在项目和任务上的时间。
- 时间跟踪软件方法——您使用专门用于时间跟踪的应用程序来衡量您花在项目和任务上的时间。
不过，前 3 种列出的方法都有其缺点。
如今，纸质方法可能被认为有些不专业、低效和缺乏准确性。 同样，荣誉系统过于依赖客户相信你已经完成了你声称已经完成的工作，这可能要求太多了——尤其是当你想吸引新客户时。
另一方面，电子表格方法可能会给您和/或您的团队带来问题。 也就是说，它需要您手动输入时间这一事实增加了您最终犯下代价高昂的错误的机会。 电子表格和纸质方法都可能是耗时的过程，尤其是在您处理多个项目时。
最后，时间跟踪软件方法因其时效性、专业吸引力、速度和准确性而成为最佳选择。 那么，让我们看看如何最好地使用此类软件来跟踪项目和任务时间。
实现时间跟踪方法
为了帮助理解和实现这个概念，让我们看一下我们自己的时间跟踪软件 Clockify。
首先，在应用程序中，您可以定义您的项目、任务及其客户。
然后，您可以选择适合您的时间跟踪解决方案——您可以：
- 使用计时器跟踪工作时间
- 手动添加时间
- 在时间表中输入时间
如果你想用计时器来跟踪时间，你只需要进入“计时器模式”，为你正在做的活动写一个描述，然后选择它的项目和任务。 然后，启动计时器，让它一直运行，直到您完成活动——一旦完成，停止计时器，系统会将新创建的时间条目添加到下面的时间条目列表中。
如果您想手动添加时间，只需切换到“手动模式”，并按照相同的编写描述-指定项目-指定任务模式。 之后，您可以添加任务的持续时间，而不必担心开始和结束时间。
如果您选择在时间表中输入时间，您只需使用您正在处理的项目和任务填充时间表行，然后在相应的单元格中添加您的时间。
完成跟踪时间后，您可以使用应用程序的“报告”部分。 在这里，您将能够通过过滤结果查看您为特定项目和/或任务赚取的金额。
之后，您可以导出您在项目和任务上跟踪的小时和分钟的 PDF 或 Excel 报告，并将其发送给客户作为发票。
如何跟踪项目和任务的进度
除了跟踪您花在项目及其任务上的时间外，您还将受益于实施进度跟踪系统。
使用应用程序跟踪进度
要开始跟踪进度，您可以尝试基于看板的系统，例如Trello或Asana 。
这两个应用程序都基于类似的原理：
- 创建一个代表您的项目的板
- 创建几张代表您的任务的卡片
- 命名列，以便它们代表放置在其下的所有任务的状态（例如“待办事项”；“设计”；“待办事项”；“正在执行”；“代码审查”；“测试”；“完成”）
- 将卡片/任务跨列移动，以表示它们的进度状态（例如，所述任务是否在“Backlog”中，与“Design”相关，准备好“To Do”，当前“in Progress”，当前在“Code Review”中，在“测试”下，还是已经“完成”？）
Trello还提供了将“观察者”添加到您的看板/项目的选项——因此，您可以将您的客户添加到他们各自的看板中，与您的团队成员不同，他们只能查看您的单个任务的进度，下载附件，添加评论，以及导出板。
在Clockify中，您的客户将能够通过共享报告按时间跟踪项目进度。 只需分享您已按正确参数过滤的报告，复制其链接，然后将链接发送给客户，客户即可实时查看更改。
使进度跟踪更容易
除了使用基于看板的应用程序来跟踪项目和任务进度之外，您还可以使用各种模板来加快上述进度：
- 如果您的大多数项目在任务方面都遵循相同的结构（例如，所有项目都涉及分析、设计、开发、内容和管理任务），那么您最好创建一个项目模板来帮助您复制相同的内容您承担的每个新项目的一组任务。
- 为了更好地安排您的时间（并因此加快项目工作），您可以使用合适的待办事项列表模板来提醒您究竟需要做什么。
- 为了帮助您为优先任务节省足够的时间（并最大限度地减少浪费的时间），您可以使用合适的时间阻塞计划器模板。
3. 选择计费方式并跟踪其效率
如何决定您将使用哪种计费方式
现在您已经创建了项目大纲并定义了与项目相关的任务，您需要决定如何对所述项目和任务进行计费：
你会按小时计费吗？
或者，您会收取固定费用吗？
如果您按小时计费，您将仅根据您投入工作的干净小时数来计费。
如果您收取固定费用，您将根据您完成的工作范围计费，无论您完成项目需要多少小时。
无论您选择哪种计费方式，您都需要一份完整的清单，其中显示：
- 您为项目执行的任务。
- 您在单个任务和项目上花费的时间总计。
- 一些指示任务是否计费的指示。 这样，如果您按小时计费，您将始终获得客户欠您工作的明确金额。
另一方面，如果您收取固定费用，您仍然会向您的客户提供您所做的具体工作（以及他们具体支付的费用）的证明。
为了帮助您决定如何最好地为您的项目工作计费，请查看我们之前的文章：
→ 工资与小时工：利弊
→ 我们如何使用 Clockify 来跟踪时间和向客户收费
→ 设计机构如何为他们的项目定价
如何跟踪计费方法的效率
在跟踪您选择的计费方法的效率时，如果您有疑问，最好使用您拥有的两个主要选择。
尝试首先实施按小时计费或固定收费的方法。 也许您最终会发现您最初选择的替代方法更适合您的项目类型或工作流程。
或者，您可能会发现您的一种类型的项目更适合按小时计费，而另一种项目更适合采用固定收费方式。
4. 设置计费方式并跟踪其准确性
如何按小时计费或收取固定费用
一旦您为您选择了理想的计费系统，就该决定您将如何准确地处理计费流程。
如果您按小时计费特定价格，则可以实施四种有效的小时费率类型：
所有项目一小时收费。 如果：
- 您的团队通常从事一种类型的项目
- 您的团队由一种类型的专业人员组成
- 你一个人工作
示例：由两名专门从事标志设计的设计师（35 美元）组成的自由团队。
每个团队成员的特定小时费率。 如果：
- 您的团队通常从事一种类型的项目
- 您的团队由具有不同技能、经验和专业知识的专业人士组成
示例：一个由一名设计师（40 美元）和三名开发人员（65 美元）组成的自由团队，专门为时尚网站创建登录页面。
特定项目的特定小时费率。 如果：
- 您的团队从事不同类型的项目
- 您的团队由一种类型的专业人员组成
示例：由三名开发人员组成的自由团队（65 美元）构建自定义应用程序。
每个从事特定项目的团队成员的特定小时费率。 如果：
- 您的团队从事不同类型的项目
- 您的团队由拥有不同技能、经验和专业知识的专业人士组成
示例：一个由两名艺术家（50 美元）、四名开发人员（70 美元）、两名设计师（55 美元）、一名音频专家（45 美元）和两名视频游戏制作人（35 美元）组成的自由团队，他们创建策略和益智游戏。
或者，如果您收取固定费用，您可能希望根据单个项目的范围来定价——这可以围绕特定任务或任务集展开。
示例：一个由一名设计师、两名开发人员和一名创建网站的文案组成的自由团队将项目的每个元素视为一项单独的任务，并收取自己的费用：
- 设置：170 美元
- 设计和建造 $3,500
- 内容创作：550 美元
- 客户培训：700 美元
- 网站维护：600 美元
有关如何为项目和任务计费的更多见解，请查看我们关于该主题的博客文章：
→ 项目计费和发票的权威指南
如何跟踪计费方式的准确性
在跟踪计费流程的准确性时，包含完整任务清单的综合发票始终是关键。 它将帮助客户更好地了解您的工作的价值（以及随后的准确价格）。
当然，您还需要确保您的价格本身是准确的：
- 如果您收取固定费用，请确保您向客户报价的价格与您在网站上列出的或用于以前客户的价格相匹配。
- 如果您按小时计费，请确保您的计算是正确的。 如果您在Clockify中跟踪时间，您将根据您之前输入的每小时费率自动计算您跟踪的每一分钟的每个项目的收入。
5. 设置和跟踪可计费和不可计费任务
如何区分可计费和不可计费任务
现在，是时候决定您将直接为哪些任务计费了？ 而且，您将在发票中遗漏哪些任务？
您肯定希望将主要的、特定于项目的任务标记为可计费并将它们添加到您的发票中。 例如，软件开发人员将为所有与开发相关的任务计费。
但是，软件开发是一个复杂的过程，还需要某些次要的、重复的任务。 您可能需要召开团队和客户会议，通过电子邮件或聊天与客户和团队成员沟通，以及定期处理与项目相关的数据。
尽管这些任务对于开发项目至关重要，但您可能应该避免将它们标记为可计费并在您的正式发票中添加 20 个单独的“每日会议”项目。
相反，您可以让您在会议、电子邮件和处理数据上花费的时间反映在您将用于开发任务的每小时费率中——即提高您的每小时费率。
如何跟踪可计费和不可计费任务
在Clockify中跟踪时间时，您可以指定活动（甚至整个项目）是计费还是不可计费。
如果您已将任务标记为可计费，则其金额将添加到该项目的总金额中。
或者，通过将任务标记为不可计费，您将其排除在您的直接收入之外。
这里的关键是最大化您在可计费任务上花费的时间，以增加您个人从项目中获得的价值。 因此，请考虑您是否在某些任务上浪费时间，而应该将这些时间分配给将来更重要（和更有利可图）的任务。
示例：您是一个由 5 人组成的自由团队，他们发现他们在日常会议上花费 1 小时，但可以将时间减半——这样，您每天可以节省 2.5 小时，或每周总共节省 12.5 小时.
要了解有关可计费和不可计费任务的更多信息，以及如何在两者之间找到完美平衡，请查看我们关于该主题的博客文章。
→ 计费和非计费时间：如何找到完美的平衡
6. 设置和跟踪任务和项目的估计
如何定义任务和项目的估计
您需要为客户回答的一些最重要的问题如下：
- 项目什么时候完成？
- 它要花多少钱？
如果您收取固定费用，您可以根据现成的价目表估算价格。 然后，您可以根据过去完成的类似项目的经验来估算时间。
但是，如果您按小时计价，明确的时间估算将为您提供有关您的客户期望支付多少费用的明确数字。
示例1：由两名专门从事标志设计的设计师（35 美元）组成的自由团队可以为 20 小时的时间估算报价 700 美元的估算价格。
示例 2：由一名设计师（40 美元）和三名开发人员（65 美元）组成的自由职业团队专门为时尚网站创建着陆页，他们可以为 80 小时的时间估算报价 4,450 美元（例如 40 美元 x 30 美元 + 65 美元 x 50 美元）
示例 3：构建自定义应用程序的三个开发人员 (65 美元) 的自由团队可以为 480 小时的时间估算报价 31,200 美元的价格估算。
示例 4：由两名艺术家 (50 美元)、四名开发人员 (70 美元)、两名设计师 (55 美元)、一名音频专家 (45 美元) 和两名创建策略和益智游戏的视频游戏制作人 (35 美元) 组成的自由团队可以报价 54,100 美元1,000 小时时间估算的价格估算。 （例如 $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 +$45 x 160 + $35 x 140）
如何跟踪任务和项目的估算
如果您在Clockify中跟踪时间，您将能够为项目和任务设置时间估计，然后根据您的实时结果跟踪它们。
随着项目的进展，您会看到项目和任务的估算栏已填满。 因此，您将能够判断您何时危险地接近打破您的时间估计，并且间接地，您的预算。
7. 设置和跟踪项目和任务的截止日期
如何定义项目和任务期限
关于您正在从事的其他项目，您将用于该项目的资源，以及您将拥有的任务数量，您需要设置一些明确的项目和任务截止日期。
任务截止日期将直接与项目截止日期相关，并且所有这些都将与您刚刚设置的项目估算相关。
例如，如果您为每个三个开发人员定义的项目完成时间估计为 480 小时，这意味着您将需要大约一个月的时间来完成（如果你们三个人每周都在该项目上工作 40 小时）。
但是，您的团队可能同时处理两个估计需要 480 小时的项目，这意味着一个开发人员每周可能只能在第一个项目上工作 20 小时。 在这种情况下，两个月的最后期限可能是您可以向客户报价的第一个现实日期。
在此示例中，我们让自由开发人员团队的所有三名成员同时开始从事该项目。
但是，实际上，它很少那么简单——因为有一种叫做任务依赖的东西。
任务依赖关系决定了您可以按什么顺序处理任务。 而且，一项任务可能以您需要的方式依赖于另一项任务：
- 在开始任务 B 之前完成任务 A
- 在任务 C 的同时启动任务 B
- 在完成任务 D 之前完成任务 C
- 在完成任务 B 之前启动任务 D
现在，列出的任务可能总共需要 480 小时的工作时间。 但是，他们的任务依赖类型（以及分配给他们的人员）也会影响您可以向客户报价的实际结束日期。
如何跟踪最终项目和任务截止日期
如果您在Trello中跟踪您的项目和任务进度，您可以为您计划的每张卡片/任务定义单独的截止日期。
这些单独的任务截止日期将帮助您确定项目截止日期是否现实。 现在，如果您一直错过任务截止日期，那么可以肯定的是，您最终也应该协商延长项目的截止日期。
包起来
项目和任务看似复杂的概念，您需要考虑和跟踪各种重要元素。
通过项目大纲，跟踪项目目标、里程碑、关键绩效指标、目标和关键结果至关重要。
对于一般项目，将它们分解为您可以轻松跟踪其时间和进度的任务至关重要。 此外，您应该定义价格和时间估算，以及明确的截止日期。
当涉及到计费方法时，您应该跟踪其准确性、效率，并区分可计费和不可计费的任务。
最后，跟踪项目和任务的各个方面似乎是一个复杂的过程，但是，一旦定义和组织了所需的一切，它就相当简单了。