为什么您应该跟踪工作时间（作为雇主和雇员）

年复一年，时间跟踪被证明对企业来说越来越重要，而不仅仅是工资单。 随着工作和劳动力的发展，跟踪工作时间的需求也在增加，因为我们发现它有助于项目管理、进行估算、分析员工进度和工作习惯。

这就是为什么在本文中，我们开始证明为什么时间跟踪在现代工作场所中是必不可少的。 您可以了解时间跟踪器需求的总体变化，以及它分别为雇主和雇员带来的好处。

时间跟踪的重要性

考虑到 2020 年初 Covid-19 大流行如何突然改变了形势，在家工作也可能成为更多人的现实。斯坦福大学经济学家尼古拉斯·布鲁姆（Nicholas Bloom）认为这是一个日益严重的问题，称这将“给企业带来生产力灾难”。 这听起来不祥，但简单的解决方案，如时间跟踪，可以缓冲打击。

似乎远程工作的做法会继续存在，至少会持续一段时间。 这意味着生产力将以一​​种或另一种方式受到影响。 将会有更多的加班、与劳动力管理的重叠、时间盗窃、浪费时间等等。 因此，为了避免任何生产力灾难，CEO 和员工需要一起习惯于跟踪时间。

在Clockify ，我们整理了一份您应该特别跟踪时间的原因列表，以及一些帮助您入门的方法。

作为雇主跟踪时间的原因

当雇主跟踪时间时，他们这样做主要有两个原因：

• 补偿，以及
• 劳动力管理

首先，我们将讨论为什么在支付员工工资方面跟踪工作时间很重要。 之后，我们将看到它如何帮助提高生产力、项目管理、工作量管理等。

跟踪工资和加班时间

时间跟踪的第一个重要原因是为按小时工资的员工提供公平的补偿。 让我们看看在这种情况下时间跟踪的重要性。

付费时间

在不同类型的员工薪酬（时薪、薪水、佣金和奖金）中，时薪是出于财务目的需要时间跟踪的一种。

当您的员工按小时工​​作时，特别是当您考虑加班和/或休假时，很容易忘记谁做了什么以及做了多长时间。 当他们需要获得报酬时，您要确保每个人的收入与他们的工作一样多。 更不用说，从统计上看，平均工作时间已经发生了很大变化。

像 Clockify 这样的免费工作时间跟踪器可以在这里覆盖多个基础：

• 它允许您定义每个员工的小时费率；
• 员工可以在时间表中输入他们的任务，以获得清晰的每日概览；
• 使用计时器跟踪完成任务的时间，以便以后进行精确计算；
• 每天持续跟踪时间，以确保数据可靠；

• 最后，它会根据您输入的时间段和每小时费率自动计算工资。

通过这种非常简单的方式，您的员工将记录他们的工作时间，并且您在工资单方面的麻烦会更少。

随着时间的推移

通常，小时工也有资格获得加班费或补偿时间。

对于加班费，您所在州的法律将规定加班费每小时增加多少小时工资。

有了补偿时间，员工可以决定请假来换取加班时间，而不是额外的工资。

• 加班法

对于加班费，您或您的员工必须跟踪在正常工作时间之外工作的时间。 如果没有关于加班时间的“书面记录”，可能会产生法律影响。

根据您所在的国家/地区，您应该查看欧盟时间跟踪法、加利福尼亚加班法或美国 FLSA 工作时间规定。 每个概述：

• 每周工作时间；
• 允许的最大加班时间；
• 记录加班的方法；
• 每班或日间员工可以加班的小时数等。

时间跟踪对于保持清晰、合法地跟踪员工每天、每周或每月的工作量至关重要。 它确保您遵守所有劳动法律和法规。 随着 2020 年大流行的影响，美国劳工部更新了他们关于时间跟踪的雇主义务指南。

资料来源：statista.com

• 加班费

简而言之，在不偏离主题的情况下，加班费率因国家/地区以及每周和每天的工作时间而异。

例如，加州加班法要求雇主在工作日和周六支付 1.5 倍的小时工资。 根据与员工的合同以及他们投入的加班时间，费率会有所不同。

• 补偿时间

最后，您可以为员工的加班时间“支付”工资。 这被称为补偿时间，各种因素会影响员工是否有资格以及如何计算。

但即使在这种情况下，您也需要一个值得信赖的时间跟踪器来了解员工可以根据他们的加班时间获得多少时间。

如果您在寻找合适的时间跟踪应用程序时需要帮助，我们会提供一份详尽的列表，其中列出了每个应用程序带来的所有好处。

劳动力管理和跟踪时间的其他原因

时间跟踪防止违规

我们已经提到了为规范员工如何获得工作时间补偿而制定的各种法律和法规。 但是，他们这样做的原因不仅仅是为了确保您提供适当的工资单，而是公司本身可以避免任何违规行为。

雇主可能会在不知不觉中违反工资和工时。 根据Tittle 和 Perlmuter机构的说法，最常见的包括：

1. 未付最低工资
2. 未能支付工作时间
3. 错误分类员工
4. 加班计算错误

处罚的范围可以从支付拖欠工资的金额到三倍的金额，从六个月到一年不等。

NCSL 的官方网站更详细地解释了美国每个州的违规行为和处罚。

只需跟踪定期工作时间并根据您收集的数据计算工资单，就可以防止时间和工资违规。

员工请假需要时间跟踪

《家庭和医疗休假法》是一项授予员工每年最多 12 周的无薪（但有工作保障）休假的法案。 但是，为了让员工清晰易读，他们需要满足几个要求。 该清单包括在过去 12 个月内为雇主工作了1,250 小时，这相当于每周大约 24 小时。

如您所见，如果员工想休无薪假以照顾家庭成员、私人责任、健康问题等，跟踪工作时间也有帮助。提供证明的责任落在雇主身上，因此，如果没有必要的数据，可能有很多回溯和挖掘档案。

跟踪小时数可防止时间盗窃

当员工接受他们没有投入的工作时间的工资时，就会发生时间盗窃。这会以多种方式发生：

• 使用灵活的时间表（尤其是远程工作）；
• 打卡他们的同事，而不仅仅是他们自己；
• 延长休息时间；
• 在工作时间浏览娱乐等。

在您花费一些时间跟踪员工的工作时间之后，时间盗窃很容易追踪和解决。 您将开始注意到行为模式并相应地解决它们。

跟踪时间有助于做出更好的工作估算

一个项目（或产品）的成功很大程度上取决于公司在截止日期前的处理能力。

确保项目按计划进行，并且不超过预计成本需要大量的准备和估算。 团队制定里程碑，并在其中设定更小的期限，以适应产生成功结果所需的框架。 一旦工作开始，时间跟踪就变得至关重要。

随着团队的工作，该软件可以帮助您了解这些估计在哪些地方是错误的，以及它们在哪些地方工作得很好。 例如，一名员工可能需要多一天的时间才能完成一项任务，并在不知不觉中拖累整个团队等待下一个截止日期。

但是，与此同时，在这些估计范围内跟踪工作时间表明您的工作效率有所下降。 就像雷达上的光点一样，当您注册它们时，您可以咨询团队以了解具体问题并解决它们。

项目估算中的时间跟踪有助于尽早发现问题，并让您在错误花费您过多的时间、精力和金钱之前解决这些问题。

正如他们所说——及时缝一针可以节省九针。

使用Clockify跟踪项目估算的示例

跟踪员工时间让您成为更好的经理

CEO、项目经理、整体经理，甚至 HR 都希望更好地掌握劳动力管理。

当您跟踪员工的工作时间时，您可以大致了解谁在哪个部门做什么。 虽然这听起来让人不知所措，但它也可以帮助您了解工作在整个公司中的分配方式。

当任务在时间表中得到核对时，您开始注意到哪些团队有太多的工作要做，需要一些卸载，哪些可以承担更多的任务。

在这种情况下，时间跟踪可以帮助您平衡工作量，因此没有人会过度劳累或感到无聊，同时跟上里程碑。

它识别浪费的时间

与时间盗窃不同，浪费的时间更关注员工生产力的当前状态以及它如何影响生产/工作流程。

浪费时间是一种轻微的违规行为，人们开始表现不佳，从而导致错过最后期限和更长的生产时间。 虽然浪费时间不会像盗窃时间一样影响您的财务，但从长远来看，它可能同样危险。

通过时间跟踪来查找浪费时间的地点和时间，员工的时间表可以解锁您需要的所有信息：他们休息的时间、他们在一天中不同时间从事的任务类型、他们何时打卡和打卡等等. 它为您提供了一些人开始失去动力的概述，在什么时间，或者他们多久休息一次，以及他们持续了多长时间。

人们在工作场所失去动力的原因有很多。 解决这些问题需要的不仅仅是时间跟踪。

但是，它通过提供从绩效改进开始所需的数据，帮助确定哪些个人和团队需要帮助。

跟踪员工时间的原因

当然，从时间跟踪中获益的不仅仅是雇主和公司。 员工、自由职业者和独立承包商都享有它带来的相同优势。 以下列表仅包含应该开始跟踪工作时间的一些原因。

我们还为有关工作时间和时间跟踪的 48 个最常见问题创建了一个访问页面。

当您知道自己的时间浪费在哪里时，您可以更好地平衡工作与生活

Nicholas Bloom 还提到，自 2020 年 3 月起，他们的调查受访者中只有一半表示他们可以在家高效工作。 大多数工人主要在电脑上工作。

并非每个人都准备好适应远程工作。 然而，当事情到了紧要关头时，您会想尽一切努力尽可能无缝地进行调整。

时间跟踪可以帮助您避免长时间困在电脑前，或者在您睁开眼睛的那一刻开始工作，因为没有更多的通勤时间。 有多少次别人在处理私人事务时打断了你？ 无论是孩子，洗衣机，家人的电话，还是邻居的电话？

如果你跟踪工作时间，你就会强加一种纪律和组织。 因为当您填写时间表时，您会开始注意到实际工作花费了多少时间，尤其是当白天分心时。 通过这种方式，时间跟踪器可以为您计划未来的日子和设置那些急需的界限奠定基础。

时间跟踪使您更好地进行应急计划

您知道时间跟踪实际上可以帮助您制定应急计划吗？ 在某些情况下，跟踪工作时间可以保护您免受工作中的不公平待遇。

1. 不公平地增加工作量

如果您开始注意到您的雇主已经开始承担更多义务，您可以通过时间跟踪这些任务来收集足够的证据。 一份关于花费了多少小时的琐碎工作的档案是合法的证明，证明你的实际工作已经被不在你的工作描述中的任务退居二线。

2. 无偿加班

同样，如果您被迫加班，但没有得到公平的补偿，那么如果您想与雇主谈判或申请违反时间和工资，那么说明您的加班时间至关重要。 请记住您需要满足的条件才能获得加班费。

3. FMLA 的资格

如果您想休无薪假并有工作保障，《家庭和医疗假法》确保您可以这样做。 但是，其中一个条件要求您在过去一年中为您的雇主工作了 1,250 小时。 它下降到每周大约 24 小时。

在 FMLA 法庭纠纷中，一位学校老师出于心理健康原因想请假。 当他因未完成规定的工作时间而被拒绝时，他将此事告上法庭并要求修改。 学校的律师设法证明，即使在家工作，例如准备课程和评分论文，他也无法积累 1,250 小时。 上诉被驳回。

重要的是要知道公司将尽其所能保持干净的记录以保护自己。 他们的员工也可以这样做。

4.让你得到公平的补偿

同样，如果您按小时工资工作，那么跟踪时间将是您工作日的命脉。 这是一种保险，您会因投入的努力和精力而获得适当的报酬。 当然，公司并不是要害你的必要邪恶，但会犯错误。 尤其是远程工作。

单独记录您的工作时间可以建立一个良好的安全网。 如果您已经在工作中使用了时间跟踪器，请尽可能认真和具体地填写它。 你未来的自己会为此感谢你。

跟踪您在任务上花费的时间可以帮助您更好地组织自己

不用说，跟踪工作时间会让您的工作效率大为不同。

它可以让您稍微推动一下，让您更好地控制自己的时间。 在一天结束时查看您的时间表，更容易发现您最有效率的地方，或者事情可以做得更好的地方。

这种自我反省是提高生产力的关键，尤其是在今天。

下次开始填写时间表时分析您的错误并加以改进，让您离无压力工作日更近一步。 至少在组织方面。

使用团队时间表应用程序可以让您的同事知道不要打扰您

现在，无论您是否远程工作，我们都同意来自同事和经理的电子邮件和聊天消息会占用我们很多时间。 特别是如果他们要问我们的任务完成了多远，或者我们是否有他们需要的一些信息等。

现在，当您使用团队时间跟踪器时，您可以通过让他们及早知道您的可用性取决于时间表上列出的任务来防止其中一些干扰。

例如，在 Clockify 中，团队成员可以看到彼此正在进行和完成的任务。 因此，当同事打开该特定页面时，他们可以看到您当前正在处理的内容。 通过使用特定的标签，您可以轻松地表示任务的紧急程度，或者简单地在任务中添加注释。 例如：“需要全神贯注，请勿打扰”。

在Clockify中，您可以轻松地在工作区中查找同事，以查看他们的任务。

最后的想法

跟踪时间的原因是多方面的。 正如我们在开头提到的那样，工作环境发生了如此巨大的变化，我们需要依赖尽可能多的数据。 特别是如果我们过渡到主要是远程工作。 时间跟踪是保持工作稳定性最值得信赖的方法之一。 它有助于组织工作，识别问题点，提供有关员工和雇主在整个工作日花费的时间的信息。

时间追踪是经得起时间考验的不可或缺的工作工具，是我们在现代职场中生存的最全能的武器。