Top 3 人力资源文件管理软件
已发表: 2022-09-21文档管理软件可帮助 HR 团队管理和存储员工文档。
人力资源专业人员面试候选人、入职新员工、进行离职面谈以及其他劳动力管理任务。 所有这些过程都涉及成堆的文件，使用手动纸质系统处理这些文件并不能解决问题。 投资人力资源文件管理软件可以帮助简化和数字化流程。
文档管理解决方案有助于存储和组织员工文档、保持合规性并提高 HR 团队的管理效率。 本文着眼于人力资源行业真实用户信任的三种最佳文档管理工具。 （阅读我们如何选择这些产品。）
人力资源文档管理软件提供哪些功能？
HR文档管理软件的核心功能有：
- 文档捕获：将物理文档转换为数字文件。
- 文档存储：将文档存储在集中存储库中，以便于访问。
- 全文搜索：查看人力资源文件以查找特定信息，例如员工地址。
本报告中列出的所有产品均包含上述功能。
除了这些核心功能外，人力资源文件管理系统通常还提供：
- 访问控制/权限
- 归档和保留
- 协作工具
- 合规跟踪
- 文件分类
- 文件转换
- 文件管理和共享
- 员工数据门户
- 光学字符识别
- 版本控制
我们为每种产品提供的服务
对于每种产品，我们涵盖以下内容：
用户如何从不同方面对特色产品进行评价？
我们分析了所有产品的 71 条评论，以揭示用户对这些产品的易用性、客户支持、物有所值和功能等参数的看法。
用户对产品有何评价？
对于每个特色产品，我们都包含了过去一年的一些评论摘录。
产品定价如何？
定价模型通常是以下之一：统一费率、基于使用量、按用户或按功能。 此外，大多数情况下，付款频率是一次性、每年或每月。
注意：产品价格可能因所需功能、所需支持或培训以及定制请求而异。 当您找到适合您需求的产品时，请与供应商交谈以了解他们可以提供什么。
这些产品是否适合您的 HR 员工？
一些工具是专门为企业构建的，而另一些工具则非常适合中小型公司。 了解这些产品的典型用户群是另一个有助于确定适合您的人力资源员工的差异化因素。
此外，审稿人来自各个行业。 如果大部分评论者来自一个行业，那么该产品很可能是利基产品，可能不适用于其他行业。 另一方面，如果评论者分布在各个行业，那么该产品很可能适合多个行业。
前 3 名的人力资源文件管理软件
1. Dropbox 业务
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
小型企业
每位用户每月 15 美元
截屏：
该产品最正面评价的摘录：
“与我的同事拥有一个共享文件夹系统非常简单而且很棒。 Dropbox 让我今天和我的队友一起工作变得更轻松了。 以前，与我的队友存储共享数据很麻烦。 但现在，有了 Dropbox，这完全是一个全新的水平和美妙的体验。”
“Dropbox Business 最重要的功能是它允许在公司内部进行协作。 个人可以将他们的工作上传到程序中，并且可以将工作组织到文件夹中以保持一切清洁。 可以将内容组织到要上传到的站点。 该网站非常用户友好且易于访问，使其成为帮助您开展业务的绝佳简单工具。”
“喜欢 Dropbox 的简单性，但我不同意他们的定价和许可证锁定。 . . 如果我要为客户提供解决方案，它必须是双赢的，而其他解决方案只是因为许可而获胜。”
在此处阅读所有 Dropbox Business 评论。
2.谷歌驱动器
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
小型企业
每位用户每月 6 美元
截屏：
该产品最正面评价的摘录：
“我最喜欢这个软件的地方是我能够在上面保存任何东西。 从图片到 PDF 再到文档。 任何东西都可以保存到谷歌驱动器上。 在某种程度上，它就像一个便携式数字闪存驱动器。 大容量内存也很棒。”
“它有很多功能，所有功能都非常棒，但我最喜欢的功能是云存储。 老实说，我喜欢云存储，我认为这是最好的云备份和恢复。 不用电脑、数据线就可以将旧手机数据导入新手机，真是不错的选择。”
“Google Drive 是文件存储和备份重要文档的明智选择。 它与 Gmail 轻松集成，让共享文件变得超级简单快捷。 能够将文档组织到不同的文件夹并确定谁可以访问各个文件夹是一个很棒的工具。”
在此处阅读所有 Google Drive 评论。
3. 微软 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
小型企业、企业企业
每月 6.99 美元
截屏：
该产品最正面评价的摘录：
“一款适用于云时代的优秀软件，非常适合在大多数变量位置上工作。 一套优秀的办公软件，可以在一个地方一直提供帮助。比其他套件更具灵活性和功能性。 与微软软件公司的良好合作。”
“Onedrive 上的 1tb 空间真是太棒了。 我有一个家庭计划，所以有几个人可以分享这个福利。 对我来说最好的应用程序是 Excel。 其他应用程序也非常出色且富有成效。”
“我最喜欢的是它可以轻松导航且易于理解。 由于有许多功能，工作也变得更加愉快。”
在此处阅读所有 Microsoft 365 评论。
如何为您的企业选择合适的人力资源文件管理软件
如果您不知道要寻找什么，购买软件可能会很有挑战性。 在为您的人力资源团队筛选文档管理软件时，请牢记以下建议：
- 检查软件是否提供文件恢复。 此功能可让您在意外删除的情况下恢复和恢复员工文档。 理想的文档管理工具将保留所有 HR 记录和文档的备份，以防止数据丢失。
- 寻找文档扫描服务。 手动将纸质文档中的数据键入软件是一项耗时的任务。 但是，如果您选择的软件提供文档扫描功能，您可以轻松扫描纸质文件，将它们转换为数字或电子文档。
- 确保软件具有员工自助服务门户。 选择提供自助服务门户的文档管理解决方案，您的员工可以在其中更新和访问他们的文档，例如 W-2 和 I-9。 此功能不仅有助于减轻人力资源部门的负担，还有助于改善员工体验。
购买 HR 文档管理软件时要问供应商的常见问题
您的软件是否提供文档的文本搜索？
理想的文档管理工具应允许您使用文本搜索功能搜索特定文档，例如工资记录或员工合同，以提高入职和离职面谈等流程的效率。
我可以将文档存储在各种类别下并控制用户访问吗？
如果您的数字文档管理系统允许您将文档存储在多个子类别（例如员工数据和业务信息）下，并与组织内的特定人员共享，那么搜索信息将变得更加容易。 在列出软件选项时，请询问供应商他们的产品是否允许您对文档类型进行分段并限制用户对其的访问。
您的软件是否与第三方文件管理平台集成？
您购买的软件应该能够与第三方应用程序集成，以便您可以轻松迁移和传输重要的员工数据和文档。 请务必询问供应商他们的产品是否具有此类集成功能。
我们是如何选择这些产品的？ 我们没有——你做到了
要找到理想的软件匹配项，您需要可以信任的信息，这样您就可以节省时间、控制预算并将更多精力集中在发展业务上。 这就是为什么我们审查和验证我们所有的用户评论并只推荐像您这样的人认可的工具。
换句话说，我们的产品推荐绝不会被买卖，也不会基于个人的意见——它们是由您的同行选择的，反映了我们独立的软件审阅者群体的观点和经验。
根据经过验证的用户评论，最推荐本文中介绍的人力资源文档管理工具。 但是，如果它们不符合您的人力资源团队的文档管理要求，您可以查看我们的文档管理软件目录以找到最合适的解决方案。
要考虑列入此列表，产品必须：
- 在 2020 年 9 月至 22 日期间在 Capterra 上发布至少 20 条来自人力资源行业用户的独特产品评论。 我们选择了评分最高的三款产品作为本文的特色。
- 通过提供以下核心功能来满足我们的文档管理软件市场定义：文档捕获、文档存储、全文搜索。
为了确定每种产品“常用”的企业规模，我们检查是否至少有 20% 的评论者来自特定的企业规模，然后才将产品归类为拥有来自该企业规模的客户。
评论摘录是从经过验证的评论者撰写的较长评论中提取的段落。 我们通过应用一种算法来获得这些摘录，该算法考虑了包括但不限于字数和主题覆盖率在内的因素。 摘录被评估为积极情绪并获得情绪分数。
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