我尝试了 6 种待办事项列表方法：这是我的结论

如果计划者和便签一直有助于您的记忆和组织，我相信您已经是待办事项列表的粉丝。 这对我来说当然是这样。

写下我的任务和想法一直是一个很好的工具，可以帮助我保持井井有条，不再担心未来——无论我是害怕忘记完成重要任务、错过约会，还是意识到自己在烹饪的中间。

然而，最近有太多事情要跟踪，所以我开始阅读有关组织待办事项列表的不同方法。 当我了解到存在的大量方法时，我惊呆了。

自然，我必须检查其中一些方法是否能让我更有效率，所以我决定尝试我认为最有趣的 6 种方法。

如果您想了解每种方法的优缺点并了解一些有用的待办事项提示和技巧，请继续阅读。

待办事项清单的主要用途

由于我们都有不同的偏好和习惯，我们都喜欢不同类型的待办事项列表。 这主要是因为提高我们的生产力水平必须符合我们的性格类型。

以下是人们经常创建的待办事项列表的几种变体：

• 每日清单，
• 每周清单，
• 正在进行的清单，
• 不同生活领域的单独清单，
• 截止日期清单等

正是这些区别作为创建不同待办事项列表方法的基础。

而且，这不仅与您列表的内容有关。 还有其他类型的待办事项列表偏好，例如您选择的生产力武器是否是：

• 颜色编码的便利贴，
• 子弹日记，
• 常规规划师，
• 电话和/或计算机应用程序等

你明白要点了。

在深入了解我测试的 6 种方法的细节之前，我必须提到另一个重要概念——微生产力。 它与所有类型的待办事项列表方法相关。

微生产力是指我们将大型任务分解为更小的部分、组件和活动的能力。

在谈论待办事项列表时，微生产力至关重要，因为分解任务有助于我们将每项任务视为更可行。

微生产力在创建待办事项列表中的作用（+ 示例）

让我提供一个微观生产力的例子并详细说明它。

假设您的每日待办事项清单包括以下项目：

• 写报告

你知道截止日期是明天，但你拖延了几个小时，避免在任务上工作，而是做一些平凡的任务。

嗯，你挣扎的主要原因是你的任务实际上不是一个单一的任务，而是由几个部分组成：

• 收集上一季度的统计数据，
• 与上一期的数据相比，
• 创建数据的图形、图表和其他可视化表示，
• 写一段数据比较，
• 写一个预测段，预测下一季度，
• 检查文本的拼写和语法，以及
• 撰写一封电子邮件，您将在其中附加报告。

如您所见，这一复杂而冗长的任务实际上由 7 个较小的任务组成——即 7 个​​待办事项。

我想在这里指出的是——请记住，提高生产力与你分解复杂任务和定义你要做的事情的能力直接相关。 处理更小、更易于管理的组件而不是一项复杂的任务将严重影响您的动力。

我是根据经验说的，幸运的是，我多年来一直在研究任务分解。

所以，我准备开始尝试不同的待办事项，我选择了下面的 6 种方法。

我尝试过的待办事项列表方法以及它们如何为我工作

现在我已经大致解释了待办事项列表的一些关键元素，让我们深入了解我尝试使用的具体方法。

我选择的6个是：

• 我的策划师
• 待办事项列表模板，
• 数字任务管理器，
• 一个运行列表，
• 日历，和
• 做一件事的方法。

对于这个比较，我专注于我的日常工作日和作为作家必须完成的任务。

所以，这就是我对每种方法的了解以及我如何评价它们。

方法 #1 使用我的计划器

正如我所提到的，我一直是那些经常使用他们的计划者进行组织、做笔记和头脑风暴会议的人之一。

我不知道的是我做错了。

好吧，至少就待办事项本身而言。

这些是我的主要问题：

• 我会简单地把所有东西都写下来，没有特别的顺序，
• 我会将我的任务与我的其他笔记混合在一起，并且
• 我会混合我的日常和未来的任务。

因此，实际上使您保持井井有条的计划方法由几个待办事项列表组成。

我为以下 3 个类别创建了单独的待办事项列表：

• 工作，
• 杂务和差事，以及
• 自我护理。

在进行研究时，我注意到这些类别有很多变化——所以这里有一些你可能需要考虑的建议：

• 深耕细作，
• 保持最新（沟通、学习、准备会议）
• 育儿，
• 运动和锻炼，
• 准备和烹饪等。

我的工作待办事项列表段

这就是有一天将我的计划器用作工作的实际待办事项列表方法的样子。

正如你所注意到的，我写下了 7 项我绝对确定我会在轮班期间完成的任务。

事实证明，我设法完成了 6。剩下的任务是：

• 为每个片段写笔记。

我开始了这项任务并取得了一些进展（完成了 8 段中的 5 段的笔记），但仍然不能算完成。

所以，有一件事是非常清楚的——就我分配给每项任务的时间而言，我通常不切实际。

其他两个类别也发生了同样的事情——所以这对我来说是一个非常重要的认识。

我首先想到的是——有很多次我对拖延感到难过。

现在，经过进一步思考，我认为完成一项任务所花费的时间比我在脑海中分配的时间更有可能。

毕竟，计划谬误始于一厢情愿，也始于一厢情愿。

因此，正如我得出的结论，抱有不切实际的期望和错过最后期限可能会导致：

• 降低自尊，
• 感觉不足，甚至
• 损害我们与他人的关系。

除了你已经对自己缺乏进步感到难过之外，其他人可能会开始认为你不值得信任和不可靠。

此外，如果您高估了与时间管理技能相关的能力（但是，您的截止日期仍然是一成不变的），您可能会增加错误幅度并降低工作质量。

使用你的计划表做待办事项的优点

高度通用和个性化的方法

帮助您为自己设定切合实际的目标

减少焦虑并增强自尊心

使用你的计划表做待办事项的缺点

您可能需要一段时间才能找到足够的类别才能使其正常工作

每天这样做可能很耗时

有些人根本不喜欢手写

计划者待办事项列表方法最适合谁？

我可以肯定一件事——这种方法对于每天使用计划器的人来说会产生奇迹。 根据我自己的经验，我可以自信地说，随着时间的推移，您可能会建立一个高效的系统。

所以发生在我身上的是，我学会了区分任务和目标。 当我的日常任务只有 3 个类别时，我意识到我需要空间来放置其余的笔记和头脑风暴会议。

这就是我发现了解目标、目的和任务之间区别的重要性的方式：

• 目标显示您想要实现的目标（例如增加销售额）；
• 目标反映了您计划如何以及何时执行此操作（例如，在一个月内雇用 3 名额外的销售代表）；
• 任务是您为实现目标而需要完成的具体行动（发布广告、进行采访、对可能的扩张领域进行研究等）

计划者待办事项列表方法总结

总的来说，我不得不承认我非常有动力再次尝试这种方法。 我想为我的日常工作找到合适的类别，并进一步实施这些待办事项清单以提高我的工作效率。

此外，它肯定会帮助我提高我的时间管理技能。

评价：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

方法#2 待办事项列表模板

我渴望尝试的第二种方法是使用待办事项列表模板。

尽管我习惯在纸上写东西，但我不得不承认这需要一些宝贵的时间。

我想象一个现成的框架会简化我的工作流程，因为我不必重新发明轮子。

一般来说，所有模板都具有相同的目的 - 简化流程并帮助您节省创建有效系统的时间。

这正是待办事项列表模板的目的，我立即发现大量可供下载的变体。

我选择将常规待办事项列表用于我的工作任务，在这里展示，另外 2 用于我的个人生活任务。

在第二天的工作中，我设定了完成 8 项任务的目标。

有趣的是，结果与我的计划者列表非常相似。

我完成了 8 项任务中的 7 项，并再次感到需要进行更精确的时间估算。

然而，我不得不承认——对于在任何创意行业工作的人来说，设定精确的估计可能是一个挑战。

使用待办事项列表模板的优点

各种模板可供免费下载

您不会浪费任何时间来创建系统

模板提供一致性

使用待办事项列表模板的缺点

您可能找不到适合您特定需求的模板

您无法更新或更改所有现有模板

有些人喜欢手写

谁最适合待办事项列表模板？

如果您不是最有创意的类型，而您只是想尝试一个简单的解决方案来获得并保持动力 - 模板将像魅力一样发挥作用。

我强烈向以下人员推荐待办事项列表模板：

• 对待办事项没有任何经验，
• 经常感到不知所措，
• 只是想花更少的时间计划和执行任务，
• 想要开始跟踪他们的进度，并且
• 更喜欢所有数字化的东西。

待办事项模板方法总结

模板是一种有趣的尝试方法。

对我来说，这主要是因为我发现的各种模板让我朝着正确的方向前进，更好地组织了我在计划器中创建的自己的待办事项列表。

我了解了分类和优先排序的不同方式。

但是，由于结果与我的计划待办事项列表几乎相同，我想我以后会坚持我喜欢的方式——手写。

评价：️️️

方法#3 数字任务管理器

这是数字待办事项列表方法的另一个示例，它可以帮助我们每天取得更多成就。

尽管我是纸张的忠实粉丝，但我不得不承认——利用技术的力量带来了各种优势。

虽然不想听起来像明显的船长，但我必须声明数字任务管理器应用程序是专门为此目的而设计的。

因此，列出任务是他们的主要目的——但在大多数任务管理器中，您还可以：

• 添加截止日期，
• 将任务分配给项目，
• 将其他人添加到特定任务中，
• 将您的目标添加到单独的类别中，
• 上传文件，
• 设置重复任务等。

我必须说我之前已经有一些使用数字任务管理器的经验，但这主要是因为我不得不使用它们。

所以，自愿使用它们来满足我的个人需求是一个未知的领域。

这是我今天的任务的先睹为快。

这一次，我的任务有点不同，我都完成了。 但是，我必须提到其中一项任务是“写作”，所以我不能说我有一个具体的目标要在任务中达到。

使用数字任务管理器的优点

不同设备上的自动化和可用性

提醒可用

您可以添加协作者

使用数字任务管理器的缺点

您不使用的功能可能会分散注意力

您依赖开发人员进行定期软件维护（否则您可能会丢失所有数据）

对于用户的简单需求，它可能过于复杂

谁最适合数字任务管理器？

我相信每个进入应用程序的人都会从这种方法中受益。

我还向人们强烈推荐数字任务管理：

• 从事多个项目，
• 谁的团队成员愿意使用相同的工具，
• 谁只是更喜欢在他们的标签之一中打开他们的任务。

任务管理器方法总结

尽管“写作”任务有点模糊，但我喜欢在轮班结束时没有不完整的任务这一事实。

我肯定会再次尝试该方法——但下一次，我将尝试更精确地定义每个任务。

评价：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

方法#4 运行列表

别担心——跑步清单并不是你慢跑活动的记录。

运行列表实际上是一种记录每周任务的计划方法，通常用于跟踪截止日期。

在运行列表中，有 4 类任务进度，您可以指定到一周中的某一天：

• 预定，
• 开始，
• 移动，并且
• 完全的。

如果您想将所有任务及其完成日期放在一个页面上，这是一种了不起的方法。 此外，我还没有找到另一种允许您跟踪已开始但尚未完成的任务的待办事项列表方法。

众所周知，生活可能是忙碌的，并且存在重新安排甚至错过最后期限的正当理由。 但是，我们也可以开始一项任务，第二天就完全忘记它。 这就是为什么将上述任务包括在我们明天的工作量中至关重要的原因。

因此，请记住，如果您不打算承诺每周安排一次，那么运行待办事项列表并没有真正意义。

我在特定任务上尝试了运行列表方法，这就是它的样子。

正如你在上面看到的，我的主要任务是为面试写一组问题。 所有子任务都按时完成，但没有显示截止日期，该列表实际上并没有表明我是否按时完成或迟到了任何任务。

我喜欢将任务标记为已开始的选项，但除此之外，我没有注意到（或有办法跟踪和比较）我的生产力水平的任何变化。

使用正在运行的待办事项列表的优点

释放您的记忆，因为所有重要任务都在一个页面上

帮助您在一周内创造平衡

您可以跟踪已开始但尚未完成的任务

使用正在运行的待办事项列表的缺点

如果列出了多个任务，可能会造成混乱

仅在与其他时间管理方法结合使用时才有效

必须每周使用一次

谁最适合运行待办事项列表？

我相信很多人会从使用这种方法中受益，例如：

• 身兼数职的人，
• 从事多个项目的人，
• 在职父母等

运行待办事项列表方法总结

话虽如此，我不得不承认——运行清单并不是我真正喜欢的。

尽管我很高兴我尝试了这个方法，但我几乎可以肯定这个实验已经足够了。 要使这种方法起作用，我必须为我的每个主要任务创建列表，并且这些列表有时会重叠。 此外，我更喜欢每日待办事项清单，因为这些清单强制性地帮助我释放记忆。 我注意到更长的列表甚至会对我的工作效率产生负面影响。

所以，我的结论是——我认为我永远不会定期使用运行列表方法。 但是，至少现在我知道它的好处，所以你永远不会知道。

评价：️️

方法#5 日历

我尝试的另一种数字方法是将我的日常任务放在日历中。 为此，我使用了 Clockify 日历视图。

该方法本身是不言自明的——你需要将你未来的任务输入一个数字日历并为其指定一个特定的时间段。

这是一种非常实用的方式来组织您的一天，因为它可以帮助您可视化分配的时间段。 它们将显示为时间块，您将更好地了解您的一天应该是什么样子。

我们先来看看我的例子。

尽管我的计划看起来很完美，但我并没有完成所有的任务。

更准确地说，我又一次错误地计算了 2 个任务的时间，所以我的实际日程安排看起来不像这样。

此外，我忽略了一个事实，即创建一个新的计算器需要新的屏幕截图——所以我的最后润色和 LinkedIn 帖子不得不推迟到明天的时间表。

使用日历作为待办事项列表的优点

轻松安排和可视化您的一天

您可以按项目分隔任务

可在多种设备上使用

使用日历作为待办事项列表的缺点

必须是时间估算方面的专家

如果您误算了一项任务，就很难改变一切

单独输入每个例行任务很麻烦

日历最适合谁？

我可以看到这种方法对人们非常有用：

• 经常出差的人，
• 擅长对自己的任务进行时间估计的人，
• 他们的任务是重复的和可预测的，
• 他们一天中有很多限时会议，等等。

日历方法总结

但是，对我来说，日历更多的是用于跟踪未来的会议和已经完成的事情。

我的一些任务还是有点抽象和模糊，比如“写作”或者“编辑”，所以我不得不承认我以后不倾向于使用日历作为待办事项的方法。

评价：️️️

方法#6 做一件事的方法

我尝试的最后一种方法利用了一次做一件事的魔力。 毕竟，最新的工作场所生产力统计数据显示，多任务处理可以将生产力降低高达 40%。

因此，如果您全神贯注并专注于手头的任务，那么追逐最后期限会变得容易得多。

The Do One Thing 方法的核心概念包括以下步骤：

• 步骤#1创建一个您要完成的所有任务的列表，
• 步骤#2选择最优先的任务并将其写在单独的纸上，
• 步骤#3将完整列表放在一边，直到完成第一个任务，
• 步骤#4完成第一项任务后，将其从列表中划掉并选择下一个优先级，然后
• 步骤#5重复直到完成整个列表。

这是我使用这种方法的典型一天。

如您所见，首先我创建了当天的完整任务列表。 然后，我将它们中的每一个都写在便签上，并将其专门放在我的计划器中的单独页面上。 当我完成一项任务时，我会翻一页并专注于下一个任务。

我不得不承认我没有注意到我的工作效率有任何变化，但它确实帮助我一次专注于一项任务。

我确信这种方法必须使用一段时间才能注意到任何更大的变化。

做一件事的优点

帮助您提高注意力

帮助您更好地确定优先级

帮助您减少多任务处理

做一件事方法的缺点

让你拖延

如果没有完全专注，您可能需要更长的时间才能完成手头的任务

您永远无法在任务之间切换

谁最适合做一件事？

总的来说，我肯定会向所有倾向于多任务处理的人推荐这种方法。

而且，虽然我可以清楚地看到专注于单一任务的许多好处，但有时，这根本不现实——同事可能会伸出援手，你可能会收到一封需要紧急回复的电子邮件，等等。

做一件事方法的总结

有一件事是肯定的——Do One Thing 方法非常适合提高优先级，我一定会在未来再次尝试。

评价：️️️️️️️️️️️️️️️️️️️

为什么要尝试使用待办事项列表方法？

那么，为什么有人要费心尝试不同的待办事项列表方法呢？

待办事项列表方法将：

• 帮助您确定任务的优先级，
• 让你不太可能错过最后期限，
• 减少拖延，并
• 提高专注力。

从上述原因可以看出，要点是它们帮助我们更好地组织起来，按计划完成我们需要完成的所有任务，并最终完成任务。

这对大多数人有效有两个主要原因，找到适合您的方法肯定会帮助您安心。

第一个原因更加明显和实用——待办事项列表提醒我们的优先事项并帮助我们跟踪我们的进度。

第二个在更深、更心理的层面上运作。 问题是，当我们将未来的任务只记在脑海中时，我们会为它们大惊小怪，担心我们会忘记做某事。

待办事项清单实际上是在欺骗我们的大脑，让我们不再担心。 这是至关重要的，因为我们对未来的担忧越少，我们就越能专注于我们目前正在做的任务。

此外，当您在清单上打勾时，会有一种成就感。 因此，你肯定会更加以目标为导向。

根据我的观察，我想分享我在实验中注意到的使用待办事项列表的3 个好处。

好处 #1 更专注

这种好处对两类人尤其重要：

• 多任务处理程序，以及
• 拖延者。

如果我错了，请纠正我，但我会说我们中的绝大多数人至少会属于这两个类别中的一个，至少偶尔会这样。

找到适合你的待办事项列表方法将帮助你避免分心和担心，甚至停止思考未来的任务。

减少大脑混乱的主要结果是更好地专注于手头的任务。

好处 #2 提高生产力

一旦你完全专注于你的任务，你的整体表现就会提高，尤其是你的生产力水平。 毕竟，专注和生产力确实是齐头并进的。

找到正确的待办事项列表方法可以让你一步一步完成工作，毫无疑问，这对你有利。 相信大家都听过“千里之行，始于足下”这句话，这里也正是如此。

一旦你开始按照自己的方式处理列表，你会感觉到你的工作流程得到了改善，并获得了更多的精神带宽。

好处#3 增加动力

不必担心我们未来的任务会带来许多心理上的好处。 当我们处理一项任务时，更好的专注力和更高的生产力自然会导致更高的自尊心。

这种成就感真正降低了压力和焦虑水平，你会更有动力去完成另一项任务。 即使它具有挑战性，你也会坚持下去。

此外，我注意到我有时会做一项额外的任务——纯粹是为了满足从我的清单上剔除另一个项目并从明天的日程安排中腾出一些时间。

总结：待办事项清单帮助我兑现自己的承诺

总而言之，待办事项列表是一个令人惊叹的工具，可以让我们保持井井有条，让我们的大脑偶尔忘记一些事情。

毕竟，我们必须提醒自己，我们的工作记忆是有限的，而我们的大脑根本无法随时记住所有事情。

然而，尽管毫无疑问每个人都会从简单的待办事项列表中受益，但我不得不承认——找到一种适合你的方法会将其提升到另一个层次。

您将不得不进行一些实验，并且可能需要一段时间才能找到合适的，但请听我说——这个过程本身将帮助您更加负责并提高您的记忆力以及您的生产力水平。

最终，当你击中靶心时，你唯一的遗憾将是你没有早点尝试待办事项列表。

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