确保 BI 实施顺利运行的 6 个技巧

已发表: 2022-05-07

所以你知道你需要商业智能软件。

您需要从收集的数据中获得更多价值。 所以你已经审查了你的供应商名单,你已经通过了概念验证,并且你已经找到了适合你公司的产品。

然而,下一阶段可能决定您的购买成败:BI 实施。 实施是实现 BI 潜力的地方。

如果推出和实施失败,那么您如此努力的投资可能会成为大约 70% 的 BI 采购失败的一部分。

商业智能软件许可证平均每个用户每年大约 1,500 美元,因此即使是少数用户也代表了中小型企业 (SMB) 的一大笔资金。 五年的许可证,如果使用不当,可能意味着 7,500 美元会化为乌有。

查看这些提示,了解成功实施 BI 所需的内容,以便它成为美好事物的开始,而不是痛苦过程的结束。

提示1:知道你需要什么

在上周的博客中,我认为任何购买商业智能软件的人都应该遵循苏格拉底的建议并“了解自己”。 同样的建议也适用于实施。

为了使您的 BI 实施成功,您需要了解您的业务的“成功”是什么样的。

Looker 的 Elena Rowell 建议尽早开始:“即使在定义要跟踪的关键绩效计划 (KPI) 之前,首先要在内部定义 BI 工具的成功是什么样子。”

“这将有助于为产品创建一组共同的期望,简化实施过程。 请务必定义这些期望以及项目的一些可交付成果:例如,“每个部门将有两到三个关键仪表板,或者用户将(或不会)有能力进行临时分析, ”罗威尔继续说道。 “很多时候,定义产品不会什么与定义它做什么一样重要。

Miles Technologies 的 JP Lessard 认为,BI 实施的另一个关键是了解您需要关注哪些特定因素或 KPI 以改善您的业务。 这可能是流失率、转化率或您的损益率。

“弄清楚你需要考虑哪些因素,然后说,如果我能回答这些问题,我就能做出更好的决定,”Lessard 说。

这些问题的答案就是您要跟踪的 KPI。

Izenda 的 Bob Pepalis 证实了 SMB 需要在开始实施 BI 之前了解他们想要跟踪的内容。 “我们与客户分享的最轻松的商业智能软件实施经验是在他们做好准备的时候。”

Pepalis 说,当 SMB “知道他们试图回答什么问题,以及为什么他们需要对他们的应用程序进行分析”时,他们就做好了准备。

作为这种准备的一个例子,Pepalis 引用了一家想要改变分析解决方案的公司。 潜在客户需要一个可以提供实时数据的程序。 他们还需要为几个公共安全机构“管理资源——人员和设备”。 最后,他们需要“一种解决方案,可以将来自拥有自己应用程序和数据库的不同机构的数据整合在一起。”

因为客户知道他们想要跟踪那些特定的事情,所以实施很容易。

Silvon 的 Pat Hennel 也同意这一点。 “预先从利益相关者那里获得所有必要的要求可以节省大量额外的返工。”

那些利益相关者的参与对 BI 的实施也很重要。

提示 2:让每个人都参与进来

同样,您需要明确了解要跟踪的 KPI,您还需要明确了解您的拥护者是谁。 如果您不是 SMB 的所有者,请确保所有者和其他领导者将倡导实施。

就像 Ranjit Satyanath 在《计算机周刊》上建议的那样,获得高管赞助是确保成功的关键途径。

NewIntelligence 的 Corey Mendelsohn 还建议使用“高级管理人员作为冠军来平衡”您的 BI 实施。

像这些活泼的库存照片模型一样轻松地拥抱协作。 他们只是糟糕的合作!

BI 供应商 Matillion 建议您在“了解业务报告要求的领域专家”中寻找支持者。 在许多情况下,这些专家是“使用 Excel 手工制作管理报告”的人。

因此,这些倡导者可能会知道企业拥有哪些数据,以及如何从中获取价值。 这些倡导者可以从 BI 传教士开始,随着实施的推进,帮助其他人学习使用新软件。

另一种确保新用户留住用户的方法是确保实施和使用尽可能简单。

提示3:保持简单

一件事情有多精彩并不重要:如果它不容易理解,它就不会得到大众的支持。

我用这个参考来约会自己,但这就是“幻想曲”的原则:你可能有一个深思熟虑、精心设计的产品,但如果它太复杂以至于客户无法理解发生了什么,那么该产品就会被忽略。 迪斯尼的“幻想曲”是一部引人入胜、美丽的电影,但观众不知道如何看待它。 结果? 金融失败者。

当然,具有艺术影响力,但请注意,他们花了几十年的时间才制作了续集。

有多种方法可以简化您的 BI 实施过程。

首先,确保您购买的是易于使用的程序。 诸如 Alteryx 之类的拖放式可视界面或 AnswerRocket 之类的自然语言处理搜索之类的功能将鼓励犹豫不决的员工使用该程序。

事实上,根据 Gartner 的人员的说法,易用性是大型企业在购买 BI 软件时寻找的第一标准(内容仅供 Gartner 客户使用,但非常值得)。

Gartner 分析师 James Laurence Richardson 建议您将易用性放在首位,因为“BI&A(商业智能和分析)平台的易用性遇到的问题对获得的商业利益最不利。”

Matillion 建议选择具有“易于使用的前端、没有技术术语、表名和 SQL 语法的程序,对于确保成功实施商业智能至关重要”。

选择正确的程序后,让学习使用该程序的体验尽可能简单。

Matillion 建议的一种简化方法是提供“使用用户已经理解的熟悉术语的字段、度量和术语的词汇表”。

Lessard 赞同这个想法,并指出“许多 BI 软件程序可以让您设置 KPI,并在程序中定义它们”。

有了这个词汇表,一个原本陌生的程序会感觉更像是照常营业的一部分,而不是完全新的和不同的东西。

Lessard 还建议对软件进行基本定位:“您不必进行深入培训,但您必须定位您的用户,让人们熟悉并熟悉该程序。 如果他们不是,他们就不会玩弄它。”

同样,Rowell 提出了其他解决方案,从更高级的数据分析师提供的持续“办公时间”到在线教程,再到分析师每周的培训课程。 “数据可能令人生畏,”她说,“而且你不希望人们停止尝试。”

将学习使用商业智能软件视为类似于在高中学习一门学科:如果您在困难的学科上遇到困难,您可能会得到额外的课后帮助。 相同的策略将帮助您实施您的软件。

正是这种参与和试验的意愿让员工能够在自助式 BI 的核心中进行临时查询。

提示 4:从速赢开始

您的 BI 实施不应该从一开始就涉及整个公司。

相反,将程序推广到一个部门,并记录一些快速的胜利。 这些胜利将是让其他员工使用该软件的最佳理由。 陈词滥调是真的:没有什么比成功更成功,尤其是当您试图将您的业务从他们的旧方式转移到数据驱动的、支持 BI 的方法时。

“与其试图迫使整个公司立即进行彻底的范式转变,不如将 BI 应用程序推广到各个部门……让您一次集中一点资源,”Hennel 说。

Rowell 补充说,“速赢往往有助于 BI 有机地传播——人们看到它并感到兴奋,也想要它。”

Rowell 指出,这就是 Looker 经常看到他们的软件在成功实施中传播的方式。

同样,实施应该从一个部门开始,也应该从一组数据开始。 “从你掌握的最多信息开始——那就是你的沙盒,”JP Lessard 说。

在将程序扩展到公司的其他部门之前,希望将大量的数据转化为快速的胜利。

SMB 所有者对哪些数据很重要有“直觉”,他们应该从这些重要数据入手。 “了解如何将 BI 与这些数据一起使用,这样,当您转移到您不习惯的其他数据时,您将更加准备好使用该工具,”Lessard 建议道。

Gartner 分析师 Neil Chandler 提出了类似的建议(内容可供 Gartner 订阅者使用),称在 BI 的前 100 天内“至少开展一项新的 BI 和分析‘速赢’计划以验证您的分析策略”是个好主意方案的实施。

提示 5:确保数据干净

如果您导入程序的数据不干净,您将无法获得您正在寻找的结果。 这可能会使您的实施花费大量员工支持。 “旧的垃圾进垃圾出原则非常重要,”莱萨德说。

如果进入 BI 程序的数据脏且不一致,那么实施的重点将是清理该数据。

“保持冷静”的趋势会结束吗? 可能不是。

幸运的是,确保干净的数据不需要您知道如何编码。 虽然这句话听起来很专业,但干净的数据只是意味着您的信息是以 BI 程序能够理解的方式输入的。

例如? “人们会将文本放在 CRM 软件的日期字段中,而不是实际日期。 他们会写下'下周二',而 BI 工具会忽略它,”Lessard 说。

其他形式的“脏”数据是数据输入错误(例如,以美元金额忘记句点)或不一致,例如具有不同名称的相似值(例如,一个电子表格将员工支付标记为“支付”,而另一个调用它是“薪水”或“工资”)。

如果 BI 工具忽略它,该数据将无法正确上传。 在很多情况下,干净的数据意味着正确的数据输入。 “确保您的销售人员以一致的方式使用他们的 CRM 比尝试稍后在 BI 工具中清理数据要容易得多,”Lessard 说。

提示 6:实施正在进行中

软件实施很像圣诞节:压力大、要求高、费时,但当你看到人们脸上的表情时,最终还是值得的。

就像圣诞节一样,实际的活动在技术上是一次性的,但它背后的精神可以(而且应该)持续一整年。 就圣诞节精神而言,这意味着想办法全年慷慨,比如让某人进入你的车道,或者当有人不让你进入他们的车道时不使用创造性的手势。

在软件实施的情况下,这意味着敏捷,并且愿意改变。 以同样的方式,实际的实施事件要求您有条理并愿意以一种新的、数据驱动的方式做事,同样的精神可以(并且应该)影响您的日常工作。

中小型企业敏捷性的好处之一是,从某人那里获得一个想法不需要一式三份的请求表。 因此,如果您认为您的企业应该跟踪某个指标,请采纳 Billy Joel 的建议并“告诉 [您的主管]。”

当您不必通过官僚机构获得答案时,您已经领先于企业一步。

Elena Rowell 说,敏捷性对于 SMB 来说尤其重要。 “随着小型企业的数据方式不断变化,今天对您很重要的指标不一定与六个月后对您很重要的指标相同。”

因此,大多数 SMB 发现自己处于敏捷不仅有益而且很有必要的情况下。

归根结底,商业智能与其说是您购买的一套工具或产品,不如说它是一种心态和不断改进的意愿。

您对成功实施 BI 有什么建议?

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