时间表应用程序与电子表格：哪一个最适合您的工作流程

电子表格和时间表应用程序都是流行的计时解决方案。 但是，您应该使用哪一个？

在本文中，我们将讨论在时间表应用程序中输入工作时间和在电子表格中输入工作时间的优缺点，并从以下方面比较这两种解决方案：

• 它们是否适合记录工作时间？
• 他们必须提供哪些有用的选项，以使计时过程更容易？
• 与时间表应用程序相比，在电子表格中输入时间的速度和准确性如何？
• 您需要在两种时间表解决方案中的每一种上花费多少钱？

此外，我们将讨论您是否应该考虑使用时间表应用程序或电子表格作为跟踪和计算工作时间的方法，这与您所在的业务类型和团队的工作流程有关。

时间表应用程序与电子表格：适用性和选项？

在本节中，我们将讨论时间表应用程序和电子表格的优缺点，包括它们必须提供的选项以及这两种解决方案首先适合跟踪工作时间的程度。

电子表格的优点和缺点：适用性和选项

电子表格时间表是一种熟悉的计时解决方案

电子表格通常不需要进一步介绍给今天的员工，因为他们中的大多数人已经熟悉如何使用它们的基础知识。 如果您和您的团队将电子表格用于其他日常业务任务，那么在其中开始跟踪时间会更加容易。 您不必花费额外的精力和精力来定义新的时间跟踪流程，然后向您的团队解释它们。

电子表格时间表用途广泛

无论您使用 Microsoft Excel、Google 表格还是 LibreOffice Calc，电子表格都提供了一系列功能，您可以在时间跟踪实践中尝试和实施。 例如，您拥有创建简单时间表模板所需的一切，您还可以使用内置公式来创建更高级的时间表，其中的公式会自动累加并以其他方式处理您输入的数据。

电子表格时间表在计算方面是透明的

如果您在电子表格时间表中实施了内置公式，则输入时间的每个人都将能够看到用于计算的所有公式。 这将为进一步处理员工输入时间的方式带来透明度，并可能提高团队内部的信任和责任感。

电子表格时间表允许您将它们打印出来

您可能需要调整您在电子表格中填写的时间表的大小，以使其适合您的打印纸 - 但是，如果您愿意，您可以将它们打印出来。

电子表格仅提供手动时间输入

在电子表格时间表中输入时间等于手动输入时间，这取决于您如何看待您在项目或任务上花费的时间。 换句话说，在工作日或工作周结束时，您需要详细记住之前所做的工作——这可能是一个挑战。 所以，你更有可能为一项任务输入 1 小时，即使你工作了 1 小时 16 分钟——因为 1 小时是一个很好的整数，而额外的 16 分钟之后就不那么容易记住了.

电子表格时间表缺少典型的时间表选项

除了缺乏实时跟踪之外，电子表格也不提供您通常在时间表应用程序中找到的选项，例如：

• 定义每小时费率
• 按任务、标签和计费状态对工作时间进行分类
• 生成全面的工作时间报告

鉴于电子表格用途广泛，您可以在一定程度上模仿这些功能（例如手动添加任务、标签或计费状态的列），但这需要额外的时间和精力。

对于重度电子表格用户来说，电子表格时间表可能会让人不知所措

如果您已经在电子表格中执行了太多业务任务，那么将时间跟踪添加到列表中可能会带来进一步的混乱。 考虑到您处理的大多数文件都是 Excel、Google 表格或 LibreOffice Calc 格式，有时在需要时查找计时电子表格或在不同电子表格之间跳转以执行不同任务可能会让人不知所措。

电子表格时间表缺乏专业吸引力

考虑到电子表格可用于无数任务，如果您希望创建和向客户发送具有专业外观的报告，它们可能不是最佳解决方案。

时间表应用程序的优点和缺点：适用性和选项

时间表应用程序专为时间跟踪而设计

与旨在帮助您完成许多非常不同的任务的电子表格不同，时间表应用程序是专用应用程序，专门用于帮助您记录、存储和分析工作时间。 此外，时间表系统还提供其他内置的额外福利，以帮助您更轻松地跟踪和输入时间。 定义项目和您将跟踪时间的基于项目的任务的选项、用于对工作时间进行分类的标签以及时间表系统将用于计算您的收入的小时费率，这些只是您可以期待的一些功能。

时间表应用程序还允许使用计时器跟踪时间

除了通过时间表手动输入时间之外，时间表应用程序通常还会在您工作时通过计时器在其时间跟踪器页面内提供实时跟踪时间 - 您可以在开始处理任务时启动计时器，然后完成后停止计时器。 更重要的是，您还可以通过查看显示他们当前使用计时器的仪表板来查看您的队友当前正在做什么。

时间表应用程序可帮助您分析时间

使用时间表应用程序，您不仅可以获得一个存储工作时间的地方 - 您还可以获得一个可以根据您跟踪的时间生成报告的地方，以分析您的时间使用和生产力水平。

你在那个项目上花了多少时间？

与您花在项目上的时间相比，该项目是否有利可图？

你在哪些任务上花费的时间最多？

你有多少时间浪费在第二或第三任务上，而不是处理你的优先事项？

一个好的时间表应用程序将帮助您了解这一切。

时间表应用程序可让您以 PDF、CVS 和 Excel 格式导出报告

如果您渴望以电子表格格式查看您的时间表时间，很有可能您可以在时间表应用程序中执行此操作。

您从时间表应用程序导出的时间表与您自己创建的电子表格时间表之间的区别在于准确性——通过应用程序导出时间表，您可以确定您的数据是准确的。

除了将数据导出为 XLS 文件外，大多数时间表应用程序还应为您提供生成 SCV 和 PDF 文件的选项。

如果您想向客户发送您迄今为止在他们的项目中完成的工作的证明，那么将数据导出为 PDF 是一个很好的解决方案。

将数据导出到 CSV 非常适合计算工资单，因为您可以查看以十进制格式跟踪的所有时间。

时间表应用程序允许您跟踪项目成本和盈利能力

一些时间表应用程序还提供劳动力成本和利润计算。 它们可帮助您在未来最大限度地降低项目成本，以便您能够最大限度地利用在优先任务上的时间并最大限度地减少浪费的时间。 利润报告还可以帮助您了解是否需要提高每小时费率，以确保您的收入大于项目成本。

时间表应用程序可帮助您更轻松地打印“更漂亮”的时间表

如果您想以纸质形式存储时间表数据，电子表格和专用应用程序都是合适的解决方案。 但是，虽然打印您在电子表格中创建的时间表的过程通常需要对时间表进行一些额外的调整，但时间表应用程序已经提供了可打印的工作表。

时间表应用程序可能需要一些时间来适应

是的，时间表应用程序旨在使计时更容易。 但是，您的一些员工一开始可能会对它们保持警惕，特别是如果他们以前没有使用过此类应用程序。

除非您使公司的计时流程和期望清晰简洁，否则您可能会让员工不知所措。

因此，最好的做法是在应用程序中输入时间方面解释您的期望，以帮助员工从一开始就感到更加轻松。

️ 适用性和选项 结论：

当谈到他们的计时适用性和他们必须提供的选项时，电子表格是一种简单而有吸引力的记录工作时间的方法——但它们仍然缺乏关键的时间表功能。 相比之下，时间表应用程序具有专用时间表选项的优势，因此成为更好的解决方案，尽管一些员工可能需要相对较长的时间来适应它们。

时间表应用程序与电子表格：速度和准确性？

在本节中，我们将讨论时间表应用程序和电子表格的优缺点，包括员工、经理、簿记员以及参与计时流程的其他所有人需要多少时间来管理时间表。 我们还将阐明这两种计时方法在准确性方面的优缺点。

电子表格的优点和缺点：速度和准确性

将时间添加到电子表格时间表可以又快又容易

如果员工需要添加的数据保持在较小的规模，并且负责创建时间表的经理正确定义了公式，员工在电子表格时间表中输入时间应该不会有太大问题。

电子表格时间表通常对所有相关人员都很耗时

对于经理来说，在电子表格中创建时间表表格以及稍后批准或拒绝已完成的员工时间表需要额外的时间。 如果经理决定通过添加用于累加工作时间的内置公式来使流程自动化，则创建电子表格时间表需要更多时间。

对于员工来说，每天、每周或每月都需要花费太多时间来添加、计算和检查他们输入的所有时间是否准确。

考虑到电子表格不会在有人完成他们的时间表时提供自动通知，簿记员将不得不手动打开所有时间表以检查每个人是否更新了他们的工作时间。 此外，簿记员需要亲自提醒所有没有按预期输入时间的人。 在某些情况下，每个支付期可能会发生多次。

对于HR 助理，需要额外的时间来查找所需的数据，例如员工休假、病假或无薪休假的时间。

您添加到组合中的每个新参数都会与其他参数一起累积并占用您更多的时间——无论您是创建时间表的经理、员工进入时间、计算工资单的簿记员，还是计算带薪时间的人力资源助理离开。

电子表格时间表通常对所有相关人员都容易出错

对于管理人员来说，在电子表格中创建表格或为自动时间表定义公式时会更容易出错。 例如，如果您在定义上述电子表格公式时出错，那么任何人添加的所有数据都将被计算错误——您甚至可能不会注意到这一点，直到为时已晚。

对于员工来说，在添加数据或计算工作时间时（如果员工负责计算自己的时间）会更容易出错。 输入更少的时间比你实际工作的时间更容易，这意味着你会比你应该为客户开具的发票更少。 如果有更多数据需要处理，正确执行计算也会更加复杂。 此外，如果您将错误的数字添加到错误的列，您将得到错误的时间表，即使公式定义明确，一开始也是如此。

簿记员和人力资源经理可能需要将员工输入的数据提取到单独的电子表格和应用程序中，这意味着进一步计算错误和数据丢失的可能性更大。

更糟糕的是，任何人都可能意外删除一个单元格、单元格内的一行、一个公式或整个电子表格。 而且，您将需要额外的时间来恢复已删除的内容 - 如果您甚至注意到您首先删除了某些内容。

电子表格时间表需要手动仔细检查

这意味着负责工资单的簿记员以及负责为客户开具发票的人可能需要：

• 仔细检查一切
• 手动突出显示所有可疑时间条目
• 联系进入他们的人，以获得澄清。

这将意味着在发送电子邮件和重新计算上花费大量时间——而且，仍然不能保证您会避免所有错误。

电子表格时间表暗示可能存在合规问题

打印的时间表很容易放错地方——您只需放错一张，就会给您的公司带来麻烦。 错误和缺少时间表会导致工资单出现问题，从而导致员工付款出现错误。 反过来，这可能会给你带来与政府的问题。

电子表格时间表对于成长中的业务来说是一个糟糕的解决方案

您的团队中的人员越多，存储、保存和检查电子表格时间表就越困难，您犯错误的可能性就越大。

时间表应用程序的优点和缺点：速度和准确性

在时间表应用程序中添加时间总是快速而简单

您添加您的小时数并定义您的小时费率，并观察应用程序根据精确测试和 100% 准确的公式自动执行计算。 这包括基本工作时间计算，还包括您的收入和每个自定义时间段添加的总时间。

时间表应用程序可确保您少犯错误

除非您自己添加错误的时间（或错误的小时费率），否则您不必担心您的总工作时间或收入会被错误计算，因为时间表系统会为您处理所有事情。 这意味着经理、员工、簿记员和人力资源人员的压力更小。

时间表应用程序提供提醒和目标

考虑到您可以为团队定义每日和每周目标，使用时间表应用程序，人们忘记按时填写时间表的可能性要小得多。 当某人没有达到目标时，他们会收到电子邮件提醒他们在规定的时间段内没有跟踪足够的时间。

时间表应用不需要额外的工资单和 PTO 电子表格

使用时间表应用程序，人力资源人员可以为无薪假、病假和假期创建单独的项目，并指示员工在每次休无薪假、病假或休假时为这些项目添加时间。 稍后，如果 HR 人员需要某个员工的病假数据，他们只需选择合适的项目和员工，并生成报告。

簿记员只需点击几下就可以计算工资单，只需选择时间范围（例如周、月或自定义期间）并过滤掉无薪休假和午休时间。 然后，该软件将自动获取每个员工的总工作时间，并计算您需要支付多少费用。

时间表应用程序确保更好的合规性

由于拥有一个安全的应用程序来跟踪和存储工作时间，您可以确定您的公司始终遵守业务规则和法规，例如 FLSA 工作时间规定。

时间表应用程序使您免于重复流程

电子表格时间表要求员工为他们填写的每个新时间表输入他们的姓名、职务、经理、项目和任务。

但是，在时间表应用程序中创建的员工帐户会存储他们的姓名并允许工作区经理：

• 根据职位（例如开发人员、营销人员、设计师等）将员工添加到组中
• 分配负责员工工作时间的经理

然后，员工可以在跟踪时间时选择他们的项目和任务，并且这些时间表会自动与他们的姓名、基于职位的组以及负责批准所述时间表的经理相关联。 只需点击几下，所有这一切。

时间表应用程序使时间表批准过程更快

时间表应用程序可帮助经理更快、更轻松地批准时间表，因为它们不需要在每个时间表上都有个人签名，并提供其他额外的好处。

经理可以先将时间表设置为在某个时间段（例如每个月底）后自动锁定或在某个日期之前手动锁定它们，以阻止员工添加回溯条目。

稍后，经理可以审查和批准用于客户计费和工资目的的时间表。

时间表应用程序允许整个团队将他们的时间表安全地存储在一个地方

使用电子表格，每位员工都会发送自己完成的时间表，并将它们存储在一个文件夹中——但是，如果您有 50 名员工，这意味着每个支付期有 50 个不同的工作表。 相比之下，时间表应用程序允许您的员工在一个易于访问且安全的工作空间中填写所有时间表。 然后，您可以浏览从本周到您首次创建帐户的那一周的以前的时间表的周数和周数。 大多数时间表应用程序还允许您跨设备查看和添加数据。

️ 速度和准确性判决：

在速度和准确性方面，输入、计算和分析电子表格中输入的工作时间的计时过程对所有相关人员来说都有一些主要缺点——在管理此类时间表时很容易犯无数错误，而且会消耗大量时间可以更有效地使用的时间。 相比之下，时间表应用程序在这方面提供了更好的解决方案，因为它们的自动化系统消除了大多数错误的可能性，并且更容易和更快地找到和分析您需要的时间数据。

时间表应用程序与电子表格：价格？

在此比较的最后一部分，我们将阐明时间表应用程序和使用电子表格输入时间的优缺点，以及这些计时解决方案的价格。

电子表格的优点和缺点：价格

Excel很贵

Windows 用户可能已经习惯了 Excel，以至于有时很容易忘记这个程序的价格很高。 根据 Capterra 的说法，Excel 程序的起价为每台计算机每月 8.25 美元。 因此，如果您有 50 名员工，您每月只需支付略低于 415 美元的费用，这样每个人都可以通过自己的设备在 Excel 时间表中跟踪时间。

Google 表格和 LibreOffice Calc 是免费的

Excel 可能是最著名的电子表格解决方案，但您可以考虑使用免费的替代方案，例如前面提到的 Google Sheets 和 LibreOffice Calc。

与 Excel 相比，Google 表格的可能缺点包括处理速度较低和缺少快速访问工具栏，但您确实可以获得自动保存和实时协作。 与 Excel 相比，LibreOffice Calc 的可能缺点包括 15 倍的列数和一些关键的公式限制，但您可以在 Windows 和 macOS 之外的其他系统中使用它。

您花费更多的钱来管理整个电子表格时间表

时间就是金钱，即使您决定使用免费的电子表格解决方案，在电子表格中管理员工时间也会花费更多时间和成本。 此外，也许您甚至需要为您的簿记员雇用一名助理，以便在管理已完成的电子表格时间表和准备工资单方面获得额外帮助。

时间表应用程序的优点和缺点：价格

时间表应用程序可以是免费的

时间表应用程序的价格差异很大。 但是，如果您注册一个免费的时间表应用程序，例如 Clockify，您将可以免费使用所有基本的时间跟踪功能——这包括添加无限数量的用户和跟踪无限数量的项目的时间。

时间表应用程序可降低您的整体业务成本

我们已经确定时间就是金钱——任何人只需点击几下即可使用应用程序处理跟踪时间。 此外，您不仅可以通过快速输入来节省资金——您也不必雇用额外的员工来为您的所有项目和任务编制上述时间表，因为您可以将所有数据安全地存储在一个地方。开始吧。

️ 价格判决：

在价格方面，电子表格成为一种更昂贵的解决方案。 另一方面，如果您选择了正确的时间表应用程序，您将能够免费享受基本的时间表功能。

时间表应用程序与电子表格：选择哪种计时解决方案？

既然我们已经讨论了电子表格和时间表应用程序在适用性、选项、速度、准确性和价格方面的优缺点，那么让我们看看何时应该考虑使用每种计时解决方案。

电子表格时间表最适合什么？

️小企业

员工人数少于 15-20 人的企业可以将电子表格作为计时解决方案，考虑到对如此少量员工的管理和分析需求仍然可以通过电子表格进行管理。

️ 从事少量项目的小团队

如果您的团队一次只处理一个或两个项目，那么输入、准确复制和分析客户开具发票所需的数据将不那么具有挑战性。

️ 不需要额外功能的团队

如果您只想定期输入工作时间，而不需要实现在某个时间段后锁定时间表或实时跟踪时间等功能，电子表格时间表是一个合适的选择。

时间表应用程序最适合什么？

️ 任何企业规模

在电子表格中创建的时间表中输入时间对于小型企业来说可能是可管理的，但时间表应用程序适用于任何类型的企业，包括小型企业。 如果员工人数开始增加，以及您接受的项目数量或您想要跟踪的元素，您将能够轻松扩展。

️小型或大型团队从事任意数量的项目

时间表应用程序允许您根据需要添加尽可能多的员工，并根据需要跟踪尽可能多的项目的时间。

大多数时间表应用程序在其付费计划中提供这些便利，但 Clockify 为多个用户和多个项目免费提供时间跟踪。

️ 喜欢实时跟踪工作时间的团队

如果您想要：具有计时器模式的时间表应用程序是您的最佳选择：

• 在工作时跟踪时间，以提高准确性
• 清楚地了解您在客户项目上花费的确切时间
• 密切关注你的队友目前正在做什么（即他们目前正在使用计时器做什么）

️企业业务

时间表应用程序适用于企业业务，因为它们通常至少提供一些企业功能，例如劳动力成本和利润、时间表批准和单点登录，以提供额外的数据安全性。

️ 希望跟踪和分析他们的生产力的团队

时间表应用程序的报告功能允许您输入多个项目的时间，因此您甚至可以为休息、电子邮件、会议、拖延时间或其他任何您想要的时间创建项目，以掌握您在工作中的实际工作效率。

结论

总体而言，电子表格时间表在适用性、速度、准确性、价格以及它们必须提供的与时间表相关的选项方面都存在不足 — 如果您是一个从事一两个项目的小团队，这可能不是一个关键问题有更多时间花在管理时间表上。 但是，如果您希望扩大规模，问题的数量和严重程度将随着您的业务一起增长——更多的项目和员工将意味着更多的时间表，而更多的时间表总是意味着出错的机会更大，需要更多的时间和更多的人来管理计时过程。

另一方面，时间表应用程序作为在电子表格中创建的时间表的更好、更合适的替代品出现了——对于初学者来说，它们是存储工作时间的更快、成本更低的解决方案。 无论您的业务规模和工作流程的类型如何，它们都提供了您可以依赖的其他以时间表为中心的附加功能。

它们也更准确、更系统，因为您将根据经过测试的公式自动计算所有数据，然后将其存储在安全的地方。

总之，虽然更多的时间、耐心和资源可以使电子表格成为合适的计时解决方案，但使用时间表应用程序不会出错。