在远程团队中使用时间跟踪器的好处

我的朋友曾经告诉我，当她的团队短暂在家工作时，她的老板不相信他们真的在工作。 尽管团队的工作方式与他们在办公室中的工作方式相同，但她的雇主并不信任她。 于是，他们很快就回到了办公室。 我应该提一下，他们在家工作时没有跟踪时间。

为什么这很重要？ 好吧，当远程员工记录他们的工作时间时，他们就有了工作证明，因此更容易在雇主和工人之间建立信任。 除了信任问题之外，还有其他方式如何在远程团队中使用时间跟踪器很重要。

在本文中，我们将介绍远程团队的时间跟踪优势，并向您展示远程团队中的时间跟踪如何在实践中发挥作用。

员工时间跟踪对远程团队有什么好处？

在我们开始探索远程员工应该开始跟踪时间的关键原因之前，让我们记住远程工作的内容。 远程员工是那些：

• 在家里工作，
• 在联合办公空间、咖啡馆或其他非办公室的地方工作，
• 在不同的地方工作，但偶尔来办公室，
• 有时有灵活的工作时间。

现在，这是远程团队的员工时间跟踪的好处。

准确的计费和工资单

当远程员工处理多个项目并为众多客户工作时，跟踪他们在每个项目上花费的每一小时很重要。 此外，工作人员需要将计费时间与非计费时间分开，您可以使用 Clockify 等时间跟踪工具来做到这一点。 此路由将使客户的计费变得更加容易。

正如您在下面看到的，第一次输入是不可计费的，而其他的则被标记为计费。 在这里，名为“更新投资组合”的任务没有分配给特定项目，这可能意味着它不是为客户完成的任务。 因此，它不能计费。

资料来源：如何计算计费时间

借助时间跟踪工具，远程团队将能够跟踪不同客户的所有计费时间。 因此，时间记录将防止任何错误计算并确保发票正确完成。

除了计费目的之外，时间记录还可以确保员工获得准确的薪水。 通过使用时间跟踪器，远程工作人员可以记下他们从事过哪些项目以及工作了多长时间。 当拥有如此精确的工作数据时，雇主将无法少付或多付他们的远程员工。 此外，经理还可以查看某人是否加班。

有效的项目管理

远程工作时，团队经理可能会发现很难分辨当前谁在处理团队中的哪个项目。 但是，如果团队中的每个人都记录他们的工作时间，并输入有关任务和项目的详细信息，那么工作透明度将会更加清晰。 因此，如果有一些不堪重负的工人，管理者应该考虑以不同的方式分配任务。

此外，跟踪时间将帮助领导者密切关注项目的状态。 例如，假设您和您的团队估计 ABC 项目需要 163 小时才能完成。 到目前为止，您的远程员工已经跟踪了大约 14 小时的工作。 因此，您仍处于开始阶段，因为您还有 149 小时来结束该项目。 或者，如果您更喜欢百分比，您已经完成了大约 8% 的工作，如下所示。

Clockify 中的项目状态示例

这是了解是否存在任何潜在延迟并尽可能防止这些问题的完美方式。 此外，您可以跟踪每个远程团队在项目上工作的进度。 在上面的示例中，我们可以看到设计和 QA 团队到目前为止非常有效。

远程工作场所信任

上级如何知道他们的远程员工正在工作？ 这里最关键的元素是信任，我们谈论的是工人与经理或雇主之间的相互信任和尊重。 时间跟踪在建立远程工作场所的信任方面起着至关重要的作用。

将时间跟踪器视为连接员工和上级的粘合剂。 工人有责任每天记录他们的工作时间并证明他们是值得信赖的。 另一方面，雇主和经理需要信任并接受员工时间表数据作为他们远程工作的证明。

选择远程工作生活方式的自由

一些员工有改变工作地点的远程工作习惯。 除了他们的家庭办公室，远程工作人员还可以在共享办公空间、咖啡馆或图书馆执行任务。 这就是远程工作带来的自由。

假设今天，您在家开始工作，但两个小时后，您需要换个环境。 你去了一个图书馆，在那里又呆了三个小时。 现在，要跟踪您在家里和图书馆完成的所有作业，您应该开始时间记录。 一些时间跟踪工具，例如 Clockify，可以选择在多个设备之间同步数据，例如手机、笔记本电脑等。

资料来源：免费远程工作和团队软件

如果对您更方便，您可以在手机上跟踪您的图书馆时间，但在笔记本电脑上跟踪您的家庭办公时间。 无论工作地点和您使用的设备如何，时间跟踪器都将确保所有记录的时间都被保存和同步。

更好的沟通和协作

时间跟踪器可以简化远程团队中的沟通和协作。 方法如下：远程办公的员工在工作日开始时打卡，这向他们的同事表明他们目前正在工作。 因此，更容易明确谁可以参加会议或聊天。 在下面的屏幕截图中，我们可以看到 Austin 和 Karen 目前正在工作，因为他们跟踪的时间是“进行中”。

这对于成员来自不同大陆甚至多个时区的团队来说尤其实用。 当员工知道谁目前在上班时，如果他们有问题或需要帮助，他们可以与这些员工联系。

说到时区，Clockify 允许您跟踪时间而不管您所在的时区。 例如，您在巴黎工作（UTC/GMT +2 小时），而您的经理在悉尼（UTC/GMT +10 小时）。 尽管您在不同的时区，但当您的上级评估您的时间表时，他会在悉尼的时区看到这些报告。

更好地了解员工的可用性可以改善远程通信和协作。

提高员工的生产力和绩效

远程团队成员不共享相同的物理空间。 因此，衡量员工的效率可能是一个棘手的部分。 经理审查员工绩效和生产力的实用方法是分析员工的记录小时数以及其他详细信息，例如任务描述和项目花费的时间。 因此，时间跟踪可以帮助确保一切顺利进行，并且远程员工能够按时完成项目。

除了领导者，时间跟踪对工人也很方便。 员工可以了解他们在一天中如何度过他们的时间、他们的工作效率以及他们最常使用的应用程序。

这是生产力时间线的一个例子，它是 Clockify 提供的一个方便的选项，它显示了你在不同的应用程序中花费了多少时间。 要尝试此功能，您需要使用自动时间跟踪器。 确保此时间线仅显示超过 10 分钟的活动。 从屏幕截图中可以看出，该用户在 Google Docs 中跟踪了三个小时。 如果用户是内容作者，那么这是一个很好的分数，因为它表明她已经写了三个小时（假设没有烦人的盯着空白页面）。 页面右侧的加号允许您添加所需的时间条目。 例如，此处添加了除 Excel 之外的所有时间条目。

改进问责制

时间跟踪如何帮助员工对自己的表现负责？ 好吧，知道他们需要记录他们的工作时间会让工人意识到时钟在滴答作响。 因此，员工更有可能在截止日期前尽最大努力完成任务。 结果，工人将表现出他们的责任感。 一旦所有团队成员都证明了他们的责任感，那么在员工之间建立信任关系也将随之而来。

管理者如何监控远程员工？

远程领导不应该像老大哥一样，监视工人并分析他们在工作时间所做的每一步。 通过这样做，经理们正在抹去他们与员工之间的每一个信任痕迹。

相反，领导者和雇主应该找到正确的方法来跟踪员工远程执行任务的时间。 以下是上级可以采取的一些重要步骤来监控远程工作人员。

第 1 步：创建时间跟踪指南

为确保远程工作人员正确跟踪他们的时间，雇主或经理应制定时间跟踪指南。 即使您的公司使用简单的时间跟踪应用程序，也请考虑制作这样的手册来记录时间。 以下是指南需要涵盖的内容：

• 员工必须跟踪哪些任务或项目？
• 员工应该对他们的时间条目进行分类吗？
• 员工应如何跟踪他们的时间（手动、使用计时器、在时间表中输入小时数）？ 如果所有选项都可用，请让员工知道这一点。
• 员工需要多久记录一次他们的时间（每天或每周一次）？

此外，澄清这些时间条目的详细程度也很重要。 例如，如果员工将他们的任务描述为“博客文章”或“撰写博客文章‘如何管理远程团队’”是否合适。

有了这样的指导方针，就没有误解的余地。 员工将确切地知道如何记录他们的工作时间、频率以及他们需要记录的详细程度。 此外，他们不会觉得自己的隐私在工作时间受到侵犯。

第 2 步：向您的团队询问更新

正如我们已经提到的，在远程工作时，保持团队成员之间的有效沟通至关重要。 为了与远程员工保持联系，经理们应该组织定期会议，并要求他们的团队成员了解最新情况。

从所有员工那里获取最新信息将有助于领导者了解每个团队成员的工作内容以及项目是否存在任何问题。 因此，管理人员将能够做出切合实际的项目估算。

现在，这些会议的频率取决于您的团队正在执行的工作。 有时，您每天需要更新一到两次，而有时您每周开一次会就可以了。

第 3 步：设定截止日期

除了您从团队获得的更新之外，确保每个人都在同一页面上的另一种方法是为所有任务设置截止日期。 不管你喜不喜欢，最后期限都会为远程工作带来结构。 当然，值得注意的是，这些截止日期必须是现实的。

一旦员工获得新的任务，然后是开始和结束时间，他们将能够相应地组织他们的工作。 此外，当远程办公的员工设定了最后期限时，他们更有可能让自己对这些任务负责。 此外，有足够的时间来完成一项任务可以帮助员工减轻压力并提高工作效率。

远程工作人员如何跟踪他们的工作时间？

我们解释了远程领导者如何跟踪他们的员工，但这里有一些针对远程办公员工的提示。

跟踪工作时间和分心

正如我们所提到的，远程员工在跟踪他们远程工作的时间时应该遵循时间跟踪指南。 但是，除了记录您在任务上花费的时间之外，您还可以跟踪分心的情况。 这对于那些在家工作的人来说尤其重要，因为分心是远程工作者最常见的挑战之一。

所以，每当有人打断你时，一定要记下你在这种干扰上浪费的时间。 在一天结束的时候，你会更好地了解你有多少时间专注于你的任务，以及你在分心上浪费了多少时间。 此外，如果您经常开会，还可以写下您在会议上花费的时间。

跟踪时间以了解不同地点如何影响您的工作

现在，如果您是那些通过转换工作地点来利用远程生活方式的工人之一，那么这个提示适合您。 时间跟踪可以帮助您确定哪些位置适合特定类型的任务。

这就是它的工作原理。 假设您的任务是撰写博客大纲。 因此，请跟踪在家工作时完成此任务所需的时间。 另外，测量你在办公室完成这项任务需要多少时间。 然后，简单地比较结果。 如果您在家中完成这项任务的工作效率更高，请确保不要将这项任务留到您在办公室的那一天。

通过写下一天或一周内每项任务的时间条目，您很快就会意识到您在家中与办公室/咖啡馆相比可以完成多少工作量。 因此，您将能够制定最适合您需求的远程工作计划。

结论

远程工作时跟踪时间将确保一切就绪。 使用时间跟踪器，远程团队将更有效地管理他们的项目并正确地向客户收费。 除了项目之外，时间记录还可以帮助员工轻松地相互交流和协作，因为员工会在上班时让其他人知道。 在这样的环境中工作将对在远程团队中建立信任产生积极影响。

为了监控远程员工，管理人员应该为所有员工制定时间跟踪指南。 此外，领导者应始终要求他们的团队定期更新，并为所有任务设定截止日期。

对于远程办公的员工，时间跟踪器不仅会显示他们如何度过工作时间，还会显示他们分心的频率。 此外，在监控时间时，远程员工将了解不同地点如何影响他们的生产力水平。