如何填写工作时间报告

时间报告是一种非常有用的资源。 虽然由于过程有时繁琐，许多人不喜欢填写它们，但适当的时间表可以节省您的皮肤，节省您的钱，并让您保持生产力。 继续阅读以了解如何在数字时间跟踪器的帮助下以最少的麻烦和头痛填写时间报告。

确定您需要的时间表

您组织项目的方式以及您的日常工作方式将决定最适合您的时间表。 有几种类型，但最常用的是：

1. 每日 - 最常用于按小时付费的员工和自由职业者，以跟踪计费时间并提高生产力
2. 每周 - 用于跟踪每周进度以及每周付款
3. 双周 – 由通常以两周为基础获得报酬的雇主和工人使用
4. 每月 - 通常由每月支付员工一次工资的雇主使用，用于简单地记录工作日的开始和结束时间

对于那些不太喜欢数字化的人，所有上述（以及更多）时间表模板都可以在线获得。 只需将它们打印出来，然后开始跟踪您的工作时间。

Clockify 中的每周时间表

创建标签和类别

存在标签和类别以使您的时间跟踪更加容易。 您会看到，一旦将它们设置到位，填写各个时间条目就变得轻而易举。 无需每次都手动输入，也无需记住细节。

您创建的标签应该围绕您的工作构建。 例如，您可以拥有：

• 项目相关标签；
• 通用标签；
• 客户端相关标签；

在制定项目结束或客户报告时，标签和类别特别有用。 您可以根据这些标签过滤掉数据并提供更多自定义报告。

Clockify 中的报告示例

设置小时费率并跟踪您的计费时间

自然地，当您按小时计费并且希望为您的客户提供一份干净、美观的报告时，您将设置一个特定的费率。 只需在您的时间跟踪器中设置一种货币，以及默认费率（或每个项目或客户，无论您想要多么详细），您就可以安心地开始填写您的时间条目。

在 Clockify 中设置自定义汇率

一个有趣的事实 - 您需要决定您还将跟踪哪些非计费时间。 信不信由你，有时，它们与计费时间一样重要。

为什么要跟踪非计费时间？

例如，这些时间包括营销、开发票、撰写报告和准备会议。

虽然为了支付成本，您应该有更多的计费时间而不是非计费时间，但后者的跟踪时间有其自身的优点：

• 您将了解不计费需要多少时间，以及如何改进它们；
• 您可以查看哪些客户或项目有更多或更少的非计费时间；
• 改善您的工作流程和项目管理。

而这些只是冰山一角。 要了解有关跟踪计费和非计费时间的更多信息，我们编写了一份指南，该指南一定会帮助任何按小时付费的员工。

追踪时间

两种跟踪时间的方式——手动输入时间和自动跟踪。 您可以使用一种或两种方法，甚至可以根据您的工作日类型进行选择。

如何手动跟踪时间

手动时间跟踪对于那些喜欢事后增加时间的人来说是件好事，在一天结束时，通常是因为只有少数任务占用了他们大部分时间。

也有人精心计划自己的时间。 他们一天的时间框已经计划在待办事项列表或日历中。 因此，他们能够提前或在一天结束时填写时间报告，了解他们计划如何尽可能严格地遵守他们的日程安排。

此外，手动时间跟踪允许他们编辑高估或低估工作时间的任何时间条目。

上面是一个示例，说明Clockify如何让您简单地输入您计划花费（或花费）工作的时间，然后一键将其添加到您的时间报告中。 您还可以检查小时数是否计费，并适当地标记它们。

如何自动跟踪时间

当您不想处理设置时间框或待办事项列表时，设置时间跟踪器以自动记录您的时间非常有用。 如果您在某些日子里特别忙于工作，那么启动应用程序并开展您的业务会更容易。

无论您在不同程序之间切换多少次，诸如Clockify 之类的跟踪器都会跟随您。 工作日结束后，您可以花 15 分钟时间通过查看时间条目并在时间表中对其进行排序、标记或查看来冷静下来。

Clockify 的自动追踪器截图

额外工资核算

额外的工资包括加班费、补偿时间、假期费率、待命/紧急情况等情况。 让我们简要介绍一下每种类型。

1.记录加班

我们都熟悉加班——这是在工作上花费的额外时间。 加班可能有多种原因，从推迟的最后期限到个人生产力问题。

从法律上讲，任何超过通常每周 40 小时工作时间的事情都可以被视为加班。 根据一周中的哪一天以及您投入的时间，雇主（或客户）可以向您支付不同的费率。

当然，你加班时能挣多少钱，很大程度上取决于你来自哪个国家。

• 欧盟时间跟踪法
• 加州加班法
• 公平劳动标准法和工作时间规定

这些劳动法的制定是为了保护雇主和雇员，因此我们鼓励每个人尽可能地了解自己。

2. 补时记录

补偿时间是给予员工的休假时间，而不是加班费。 它还取决于更多因素：您是在公共部门还是私营部门，您是按小时计薪还是按小时计酬，以及您的工资有多高。

在此处了解您是否有资格获得补偿时间。

3. 记录假期费率

在国定假日期间，跟踪工作时间尤为重要，因为假期费率可能与常规加班费不同（同样，取决于您所在国家/地区的劳动法）。

在此类情况下跟踪时间时，请特别注意更新计费时间的费率。 最后，只需生成一份报告，让时间跟踪器计算您的加班费。

4. 随叫随到的工作录音

随叫随到意味着在雇主需要您时随时可以工作。 最常见的例子包括护士、IT 技术人员和维护人员。

随叫随到的工作可以是常规就业计划的一部分，但也可以是偶尔发生的事情——例如，当一家公司在周五推出新软件时，需要他们的开发人员在周六做好准备，以防出现任何严重问题。

向您的雇主提及待命时间并提醒他们适当的 FLSA 规定非常重要。 就您将如何跟踪时间、账单和报告工作时间达成一致，以确保您的时间表准确无误，不会留下任何误解的余地。

这些加班案例只是一些最常见的案例。 要正确填写时间报告，您必须熟悉最有可能加班的类型和时间。

取整时间

在填写时间报告时，您很可能会遇到时间舍入的概念。 这是将小时数四舍五入到最接近的增量的做法。

例如：您早上 8 点 45 分上班，下午 4 点 49 分离开。 计算后，即为 8 小时 4 分钟。 然后可以将 4 分钟向下舍入为 8 小时 5、10 或 15 分钟，以便于计算工资单。

一般来说，取整时间有三个规则：

1. 将时间输入四舍五入到最接近的时间增量（从 7 小时 59 分钟工作到 8 小时工作）
2. 以有利于雇员的时间和有利于雇主的时间四舍五入（四舍五入两个时间条目）
3. 昼夜不停地为员工提供支持

以下是这些规则在实践中的样子（以及列出的顺序）：

时间四舍五入是必要的，以使工资计算无痛，并帮助雇主透明地了解工作时间，并公平地支付员工。

此外，大量的时间跟踪软件，如Clockify ，让您可以选择通过应用程序本身的简单开关来四舍五入您的时间条目。 这样，您就不必计算自己或担心是否已正确完成所有操作。

在 Clockify 中打开时间舍入以计算工资单

但是，如果您希望做一些“老派”的事情，您始终可以自己进行时间舍入计算。 对于那些想学习如何填写时间表同时牢记时间舍入的人，我们已经对时间舍入实践进行了详细的细分。 它列出了您需要掌握它并使时间报告更容易的所有规则。

查看您的时间表

填写一天（或一周）的时间条目后，最好在一天结束时留出几分钟来查看它们。 这最好通过在时间表中查看您的一天来完成。

时间跟踪器可以选择通过时间表显示您的工作日，此外还允许您编辑您所做的任何条目。

Clockify 中的时间表视图

与您的雇主或客户就您可以在时间表本身中编辑的内容达成协议。 您可以添加或删除条目、编辑描述、标签和项目或客户名称，等等。 时间表反映了您的业务实践，应加以改进以匹配它们。

不用说，由于信任是良好业务关系的主要因素，因此请始终证明您的时间输入更改是合理的，以避免误解或冲突。

其他时间跟踪提示

最后但并非最不重要的一点是，由于Clockify已经存在了很长一段时间，我们已经看到并听到了来自用户的大量反馈。 它可以帮助我们了解他们发现自己在什么时间跟踪难题，以及我们如何帮助他们充分利用我们的应用程序。

有了这个，这里有一个我们相信每个人都需要的提示清单。

• 列出您跟踪时间的所有原因

当我们觉得填写时间报告是最糟糕的苦差事时，提醒自己为什么要这样做可以大大推动前进。 无论是客户纠纷，收集数据来争论加薪，还是只是想看看你在哪里浪费时间。

将这些原因记录在可见的地方，作为与工作相关的口头禅。

• 无需绝对跟踪所有内容

休息一下冲杯咖啡，或接听不到 10 分钟的私人电话，这些时间都不值得记录。

如果您在工作日中所做的每一件小事都需要输入时间，那么会发生几件事：

• 你会开始讨厌时间跟踪；
• 你会在小细节上浪费时间；
• 你的大脑会因为太专注于时间而精疲力竭；
• 你的工作重点会受到影响。

只记录那些携带重要数据的时间条目——以了解您应该收取多少费用，何时最多/最不高效等。

• 追踪时间不会让你成为机器人

正如我们在前一点中提到的，只有跟踪工作日的每一个方面，才能成为一个更像人工智能而不是人类的快车道。

时间报告为我们的工作日带来了一些秩序和结构，并确保我们对我们所做的事情和方式有一些“书面记录”。

• 并非每次条目都需要描述

有时，“回复电子邮件”就是这样。 没有必要指定您回复了哪些客户或公司。 除非我们的任务绝对需要此类详细信息的跟踪记录，否则小任务描述是您不应该浪费精力的额外麻烦。

综上所述

时间跟踪可以有很多组件，很多活动部件。 但这并不一定意味着它必须很复杂。 如果设置正确，您的时间跟踪器可以完成所有繁重的工作，而您只需记录小时数。 通过使用标签、描述、正确分类以及为每个新项目制作模板，您正在创建一个值得发财的时间报告助手。