如何解决时间管理不善导致的最常见问题

你的时间管理技能有多好？

无论你处于什么水平——无论你是在挣扎还是接近掌握它（或者你介于两者之间）——总是有改进的空间。

在本文中，我们将介绍：

• 时间管理不善的迹象，因此您将能够在自己和他人身上识别它们；
• 糟糕的时间管理会导致什么问题，让我们认识到良好的时间管理的重要性；
• 我们如何无法管理时间，以便我们可以做得更好；
• 最后，常见的时间管理错误以及如何解决它们，因为我们有时都会犯这些错误。

时间管理不善的迹象

这些是时间管理不善的最常见迹象。 它们会导致我们将在本文后面讨论的一系列错误（当然也提供解决方案）。

容易分心

很难找到一个完全不受干扰的空间，但我们可以尽最大努力优化我们的工作空间，使其尽可能不受干扰。

第一步是找出最让你分心的事情。 这些通知在您的手机上吗？ 和你的同事说话？ 街头噪音？

在弄清楚它是什么之后，它会更容易管理和避免它。

守时性差

我们都被堵在了路上，或者我们的警报由于某种原因没有响起。 我们是人，事故总会发生，但经常迟到是不同的。 这是对他人和他们的时间的不尊重。

正如礼仪专家安娜·穆森（Anna Musson）告诉澳大利亚赫芬顿邮报的那样，“[某人迟到]的原因有很多，但最重要的原因是它表明你内心深处认为你的时间比其他人更有价值。”

在这里和那里等待几分钟往往很快就会增加，这会导致大量时间浪费。

错过最后期限

就像迟到一样，如果它很少发生并且有充分的理由，它可以在“事情发生”下归档。 另一方面，经常错过最后期限会严重损害您的专业声誉。

能够依赖与您一起工作的人并相信他们会尽自己的一份力量，这样您就可以尽自己的一份力，这一点很重要。 如果人们不能依赖你，他们就不会想和你一起工作。

如果你碰巧经常错过最后期限，你应该试着找出原因——最常见的原因是拖延、无法有效地安排你的时间，或者因为你应该委派和外包更多。

总是匆匆忙忙

你是否觉得自己总是很匆忙？ 似乎总是没有足够的时间来完成您计划的所有事情？

可能是因为你一直等到最后一分钟，也可能是因为你的盘子里有太多东西，所以你很难完成所有的任务。

无论是哪一种，它都会给您带来压力，并对您的工作质量产生负面影响。 提前计划好你的一天，以确保你有足够的时间和精力去做每件事。

为此，您可以使用时间管理应用程序或旧的待办事项列表。

燃尽

也许时间管理不善的最坏迹象是您的健康处于危险之中。

倦怠表现为多种症状：从身体（呼吸短促、头晕、免疫系统减弱等）到情绪和行为（精神疲惫、失去动力、感到无助和被困等）。

对抗它的最好方法是让自己休息一下。 安排时间休息并享受工作之外的生活。

时间管理不善会导致哪些问题？

1. 压力。 时间管理不善导致我们总是很匆忙，这会导致很多额外的压力。 无论你知道你必须做某事但你没有做，截止日期临近而你甚至还没有接近完成，或者你必须将 2 周的工作压缩到一两天 - 这一切都可以通过更好地安排时间来避免。
2. 总是迟到。 不守时是时间管理不善导致的最常见问题之一。 时间很容易溜走，但迟到会让人们认为你不可靠。
3. 毁了你的职业声誉。 没有人理想的同事是总是迟到并且不遵守最后期限的人。 大多数人都理解它是否发生过一次并且你有充分的理由，但如果你对守时没有任何概念，你就会被贴上不专业的标签。
4. 生产力低下，工作质量差。 当你把所有事情都留到最后一分钟时，你的工作不太可能有很好的质量，因为你会急于完成它。 这会对您的表现和结果产生负面影响。
   按时开始，您不必为了速度而牺牲质量。
5. 你的盘子太多了。 如果你对 1）你需要完成某事的时间和 2）你有空的时间没有一个清晰的概念，你就有过度扩张自己的危险。 只接受您完全确定能够成功完成的项目。
6. 工作与生活的平衡不佳。 如果你没有固定的时间表，你可能一直在工作，但很少从事深度工作。 这会导致工作与生活的平衡不佳，从而影响您的心理健康。

我们如何管理时间？

我们通常因为没有提前计划、没有设定优先事项、没有明确的目标和拖延而无法管理时间。

计划能力差

正如本杰明富兰克林所说，“如果你没有计划，你就会失败。”

如果没有一个好的计划，你就无法完成很多事情（相信我，我试过了）。

如果您想擅长规划，这些是您应该学习的一些技能：

• 注重细节，
• 批判性思维，
• 项目管理，
• 良好的沟通能力，
• 好组织，
• 提前思考并看到更大的图景。

不设置优先级

所有任务都是平等的，但有些任务比其他任务更平等。

不区分优先级肯定会让人不知所措或浪费时间做随机任务，而牺牲更重要和/或紧急的任务。

艾森豪威尔矩阵是一个很好的工具，可以帮助你区分重要和不重要的事情。 您所需要的只是一张纸，您将把它分成四个部分：

1）重要和紧急的任务——应该首先完成。

2) 重要但不紧急——安排稍后再做。

3) 紧急但不重要，也就是不是你必须去做——委派他们。

4) 那些既不紧急也不重要的可以从列表中删除。

没有明确的目标

想象一下参加比赛，但不知道终点线在哪里。 你怎么知道跑到哪里去？ 你怎么知道你离完成比赛还有多远？

没错，你不能。

设定目标也是如此：如果您不确切知道自己的目标是什么，就无法期望实现它们。 为了正确设定目标，请确保它们是SMART——具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。

例如，“变得富有”并不是一个聪明的目标。 丰富对每个人来说意味着不同的东西。 想要达到“致富”的目标，就是漫无目的的奔跑，看不到终点。

试试这样的方法：“到年底在我的银行账户中有 X 金额”或“在（某个日期）开始每月赚取（X 金额）”。

当您牢记确切的数字时，制定如何到达那里的计划也会更容易。

拖延

拖延似乎是每个人最喜欢的生产力克星。

公平地说，有些人（包括我）需要在接近最后期限时感受到一些压力，以释放他们的生产力和创造力。 如果你在我的文章中遇到过一些有趣或诙谐的东西，很可能是我在需要完成文本的那天写了那部分。 或者可能是前一天。

诀窍是在没有压力和让你恐慌的压力之间找到适当的平衡：激励压力的最佳点，如果你愿意的话。

常见的时间管理错误以及如何解决它们

没有人的时间管理是完美的——因为它由许多不同的方面组成，我们大多数人至少在其中一个方面有困难。 以下是我们往往会犯的一些最常见的时间管理错误以及如何解决它们：

没有计划

你想变得富有成效，但你觉得有点失落吗？ 你没有动力吗？ 你是否经常有一种忘记了什么的感觉？

如果您不止一次回答“是”——这通常发生在您没有计划并且您只是顺其自然并且被动反应的情况下。

解决方案：从积极主动并制定长期和短期计划开始。 坐下来想想你想要完成的事情和你想要实现的目标。
然后一步一步写下如何到达那里。

长期目标将帮助您确定短期目标，短期目标将帮助您编写好的待办事项清单。

您应该确定您的个人和职业目标，以便您的日程安排可以很好地平衡并适合您所关心的一切。

不善于估计时间

这曾经是我最大的问题之一。 我不知道我需要多少时间来准备，或者我从 A 点到 B 点需要多少时间。我的假设经常有点偏差，有时会导致迟到。

解决方案：当我意识到我倾向于低估完成某件事所需的时间时，我开始衡量它。
您可以简单地使用秒表，或者，如果您想以更有条理的方式进行操作，可以使用时间跟踪应用程序。

跟踪您的时间将帮助您更准确地估计时间，因为您将有大量数据可以依赖并做出有根据的猜测。 它还将有助于计划，因为您将清楚地了解您将时间花在什么上以及您应该或多或少地做些什么。

不知所措

首先——深呼吸。

你不能做所有事情。 完全没问题。 没有人可以。

繁忙的日程可能会给你带来损失，所以你应该对自己温柔一点，并接受你不是超人的事实。 另外，好消息——有一个解决方案。

解决方案：学会区分优先级很重要。

选择最多 3 项您当天绝对需要完成的任务并专注于它们。 试着在一天的前半段做：首先是最大/最难的，然后是其余的，按优先级排序。 如果你设法在你的前三项任务之外做一些事情——很好，但如果没有，那完全没问题。

此外，请确保您在计划的事情之间留有缓冲，以确保您将在下一个任务开始之前完成一项任务，并且您的日程安排不会被搞砸。

分心

你知道什么最让你分心吗？ 如果您不这样做，请参考《哈佛商业评论》发布的这份简短评估，找出六种最常见的干扰类型中的哪一种会干扰您的工作效率和专注力。

解决方案：如果您完成了弄清楚最让您分心的事情的第一步，那么就该处理它们了。 以下是一些建议：

1. 在富有成效的环境中工作。 当我还是学生的时候，我经常去图书馆学习，我周围的每个人都在做自己的工作，所以我也这样做是很自然的。 在我的手机上感觉很糟糕。
2. 将任务分成几块，使它们看起来更可行，不那么令人生畏。
3. 关闭通知或将手机置于请勿打扰模式。
4. 有一个固定的时间来检查电子邮件——不要整天阅读和回复它们，因为它们会破坏你的注意力。
5. 如果您在嘈杂的环境中工作，请购买优质的降噪耳机。

拖延症

什么导致拖延？ 这不是“只是懒惰”，通常还有一个更大的原因——通常是完美主义和/或害怕失败。

解决方案：有几种方法可以解决拖延症，这取决于它的原因。

1. 第一个是接受完成胜于完美。 我知道说起来容易做起来难。 然而，我们所做的任何事情都不会是完美的，所以最好早点接受它。
   这并不意味着我们应该停止为我们的工作付出努力。 这意味着我们应该停止无休止地修复它，不要强调每一个小细节，或者甚至不要开始，因为我们害怕它不会完全像我们想象的那样。
2. 有时我们拖延是因为我们不知所措。 我们推迟开始，因为这似乎工作太多。
   解决方案是将大项目分解成小步骤。 它们似乎更可行。 只关注你的下一步，它就不会那么可怕了。
3. 您是否因为不确定自己是否能够成功完成项目或是否有足够的技能而拖延？
   经常向你的经理或团队中值得信赖的人寻求反馈，以确保你朝着正确的方向前进。 乐于接受建议和批评，并将其作为学习机会。

认为忙碌和富有成效是一样的

你等同于忙于生产吗？ 花费大量时间完成很多事情？ 努力工作与聪明工作？

与流行的看法相反，这些事情实际上并不相同。 你有没有遇到过整天工作，但最终意识到你没有完成任何重要的事情？

解决方案：牢记您的目标。 当你写你的待办事项清单时，问问自己：这会让我更接近我的目标吗？ 这对我很重要吗？ 我可以委托这个吗？

如果您有一些小任务要做，1) 在工作日快结束时完成。 不要把你大脑的黄金时间浪费在他们身上——明智地使用它，完成更重要的任务。
2）将它们组合在一起，这样当你从一个任务切换到另一个任务时，你就不会失去很多注意力。

不休息和休假

一直工作实际上不会让你更有效率——它只会让你精疲力竭。

你的头脑需要得到充分的休息和新鲜感，这样它才能集中注意力并提高效率。 当你没有疲惫和睡眠不足时，你会做得更好，不管你信不信。

解决方案：这个问题的解决方案非常明显——休息一下，放松一下。

防止自己在工作时间之外工作，并在实际上不工作时考虑工作。 生活不仅仅是生产力和赚钱。

结论

培养时间管理技能需要时间和精力。 这是一个过程，但它是值得的，因为当你学会更好地管理你的时间时，你的生活会变得更轻松。

确保你计划好你的时间，设定明确的目标，设定优先级，并尽量减少拖延。 您还应该尽力避免分心，请假，准确估计您的时间，并专注于高效而不是忙碌。