云数据迁移的非营利指南

当我在 Apple 担任技术专家时，没有什么功能比云产生更多的问题和担忧。 对于许多人来说，云是他们的数据消失的地方，并且在他们想要的时候以某种方式神奇地回来了。

现实情况是，云旨在替代现场数据存储或系统管理。

云是存储信息的互联网服务器网络。 其中一些服务器用于存储数据，而另一些则用于托管应用程序或提供某种服务。 这些服务器归谷歌、微软或亚马逊等大型数据公司所有，将它们出租给客户。

如果您是一个新的或小型的非营利组织，没有足够的空间或人力来自己维护多台服务器，那么云计算就很棒。 如果您的非营利组织已经管理了自己的服务器，那么云仍然可以为数据存储、电子邮件服务器和会计系统提供更便宜的替代方案。

许多类型的非营利软件已经提供了云功能，云计算被认为是软件的新常态。

无论您的非营利组织规模大小、刚刚起步还是成熟，您都应该考虑云计算。

如果您准备好采取行动，我已经整理了一份关于将您的非营利组织迁移到云端的综合指南。

您的非营利组织应该迁移到云端吗？

迁移到云有其好处，但并不适合每个组织。 将云服务与现场数据和系统托管进行比较时，在安全性、控制和系统可靠性方面存在差异。 在进入云计算之前，您应该分析云计算的优缺点。

为了使这更容易，我为您整理了一个优缺点列表：

云计算专业人士

• 可扩展性：当您注册云托管服务时，它们已经具有可用的托管功能。 随着您的非营利数据需求的增长，主机为您提供更多空间。 虽然这些存储升级将花费您的钱，但与现场托管的成本相比，这将是微不足道的，其中包括初始硬件购买、维护、管理服务器的人员以及当您的系统超出系统时额外购买的硬件。
• 安全性：云托管服务知道如何确保您的信息安全。 据 Web Hosting Sun 称，非营利组织并不总是有足够的资金来留住 IT 安全专家，但云主机有，而且他们更有能力保护您的数据。
• 有限的停机时间：如果您维护自己的服务器并且它们出现故障，则没有可依赖的备份来保持操作平稳运行。 但是，主要的云托管服务具有备份备份以及准备好管理服务器中断的专门团队。 这可以最大限度地减少系统停机时间，从而为您的非营利组织带来更高的生产力。
• 成本：由于维护和人员配备需求，现场托管具有高昂的进入成本以及更高的持续成本。 购买设备和设置的初始成本从 5,500 美元到超过 8,000 美元不等，每三到五年更换一次服务器，保修成本高达 2,000 美元，每月运行的定期维护高达 400 美元，最后的备份成本为 1 美元/GB每月。 相比之下，许多基于云的服务（例如 G Suite）对非营利组织是免费的。 至于云托管，平均每月费用为每月 28 美元。 比现场托管便宜得多。

云计算的缺点

• 缺乏控制：将您的数据移交给另一个服务显然意味着您将放弃对用于存储和保护数据的协议的控制。 请务必查看托管公司的安全措施，并确保即使您决定退出此服务，您仍将拥有您的数据。
• 速度：根据 Contegix 的说法，本地托管比从云端上传和下载要快。 这是有道理的，因为您自己的服务器仅专用于您的非营利组织，而云主机处理您的数据以及其他所有人的数据。
• 系统中的分裂：您可能会发现并非您的非营利组织所做的一切都适合云托管模型。 这可能会导致您的非营利组织中不同功能之间的集成减少，例如捐赠者数据和电子邮件营销服务。

如果好处不在您的角落，那么最好坚持使用您的现场系统，直到进入障碍（例如速度或缺乏集成）得到解决。 但是，如果将您的非营利组织迁移到云端的利大于弊，那就太好了。 是时候找出可以迁移的内容了。

您可以将哪些系统迁移到云端？

Bloomerang 列出了您的非营利组织应该迁移到云端的六个系统：

• 生产力套件：

使用基于云的生产力套件，例如 G Suite for Nonprofits（免费向符合条件的组织提供服务），您可以灵活地从任何有互联网连接的地方访问您的文字处理文档、电子表格和演示文稿。

• 文件存储：

将重要的文档、图像和电子表格存储在可访问 Internet 的云空间提供商中，例如 Google Drive、IDrive 或 Dropbox。

• 电子邮件：

通过与整个 G Suite 配合使用的云提供商（例如 Gmail）集中您的电子邮件系统。

• 日历：

云日历（例如 G Suite 提供的日历）允许围绕日程进行更轻松的协作和沟通。

• 捐助者数据库：

这可能是您最大的云迁移之一，对您的组织最有利。 在云中托管您的捐赠者数据库使您能够通过互联网连接在任何地方访问该数据，当您的数据库增长时可以轻松扩展，并且可以轻松与其他基于云的服务（例如电子邮件营销或开发软件）集成。

• 会计：

Bloomerang 表示，会计不会像其他职能那样快速迁移到云端——协作是云计算的强大优势之一，但许多会计团队非常小，甚至只有一个人。 但是，随着您的非营利组织的增长，处理会计所需的人力也会增加，这使得云计算成为当时会计的明智选择。

评估您当前的成本和未来的需求

您现在知道云计算的好处以及该技术在非营利组织中的可能应用，因此是时候决定您将使用哪些云托管服务以及哪些系统将保留在现场（如果有的话）。 为此，您应该对所有本地系统进行成本和需求分析，这将帮助您确定您愿意为正在考虑的每项云服务支付的费用。

当前需要考虑的现场成本：

• 硬件购买（初始和升级）
• 您的 IT 团队
• 服务器维护

未来要考虑的云成本：

• 迁移设置费
• 使用新的云系统培训员工
• 每月或每年的数据托管费用
• 数据托管升级

需要考虑：

• 所需存储空间
• 不同系统之间的集成（电子邮件到捐助者数据库、生产力套件到日历等）
• 24/7 客户支持
• 您的现场系统提供的任何独特功能，例如您专门为您的组织创建的某些控件或特殊集成

编译您在现场托管上花费的成本和您的需求将帮助您选择您的云提供商，并为他们的服务协商定制，以匹配您的现场系统提供的功能。 在迁移到云时，您希望匹配或超过本地系统提供的功能。

选择您的云提供商

一旦您选择了计划迁移到云中的功能、这些系统的各个功能以及您愿意为它们支付的价格，就该选择一个（或多个）云提供商了。

请参阅 Cloud Spectator 的 2017 年最佳云服务提供商列表。

在选择云提供商时，重要的是要全面了解其服务、成本、功能，尤其是安全预防措施的各个方面。 事实上，在选择存储敏感捐赠者和员工信息（例如银行账户信息和信用卡/借记卡号码、驾照或州身份证号码以及社会安全号码）的云提供商时，安全性应该是您最关心的问题之一。

确保与律师和 IT 专家一起梳理隐私政策和服务条款。 您希望维护存储在托管服务器上的任何数据的完全所有权和隐私。 如果您的非营利组织不保持对数据的完全所有权，或者托管公司的员工可以访问您的数据，则该公司不适合您的非营利组织。

非营利组织定期处理大量敏感数据，任何违反隐私的数据存储都有违反任何数量的非营利数据法规的风险。

有关非营利数据隐私和责任的更多信息，请务必阅读非营利风险管理中心关于该主题的指南。

执行您的云数据迁移

将数据和功能迁移到云端时，最好寻求提供商或 IT 专家的指导或动手帮助，以免在此过程中丢失任何数据。 一些供应商也会提供自己的备份服务，但需要付费。

迁移到云并不像按下一个按钮然后看着您的所有非营利系统与新的云主机合而为一那么简单。 它需要计划和应急措施，以防出现问题。

迁移过程分为五个单独的步骤：

1.备份您的数据：您是选择自己备份数据还是聘请第三方备份服务取决于您，但为了谨慎起见，我建议您使用第三方服务，特别是如果您员工不具备 IT 知识。

有关第三方备份服务的更多信息，请阅读 Business.com 的最佳在线备份服务列表。

2. 规划您的迁移：备份所有数据后，就该选择数据迁移的“方式”和“时间”了。 确保您的迁移日期允许将干扰降到最低（例如延长假期），并设置迁移完成的最后期限。 此外，与您的提供商讨论数据和应用程序迁移的优先顺序，以防您的非营利组织需要尽早访问某些功能。

3. 测试云环境：在所有细节都充实之后，与您的提供商合作设置云环境。 您的设置应包括测试连接、功能和集成，以便一旦您的数据转移过来，您的团队就可以开始使用他们基于云的应用程序而不会出现任何问题。

4. 开始迁移：这是一个漫长的过程，很可能需要您和供应商进行调整，以确保数据适合新的云环境并发挥作用。

5. 解决问题：不用说，迁移完成后需要进行额外的测试，以消除功能上的任何障碍或识别过程中丢失的任何数据。 如果是这样，请使用您的备份来填补数据空白。

恭喜！ 您现在已成功将您的非营利组织迁移到云中。

为您的非营利组织提供更多技术指南

技术在不断变化，除非您的工作围绕它展开，否则很难跟上它将如何影响您的非营利组织。 幸运的是，Capterra 非营利性技术博客上载有有关如何最好地实施和利用新技术为您带来优势的指南和资源。

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