关注的艺术：在远程团队中更智能地沟通

我开始我的工作日，向我从未见过的昏迷的人打招呼。

然后我和一个机器人打架。

这就是说：在 Convert，我们的沟通方式有所不同。

在这里，我们是一个完全远程的团队，工作时间几乎完全灵活。 我们位于 9 个不同的国家，跨越 11 个时区。

然而——我们彼此认识。 我们知道如何沟通。 3 个月前的第一天“走进”，我惊讶地发现团队似乎进展得如此顺利、无缝和善解人意。

这一切都是这样运作的。

• 机器人如何提醒我们作为人类进行交流。
• 我们如何“谦虚”并分享我们的“操蛋”。
• 我们用来“公开”工作的工具——即使跨时区和在笔记本电脑后面。

松弛

每个人和他们订阅 Tech Crunch 的母亲都使用 Slack——而且有充分的理由。

它光滑，高效，易于组织。 移动应用程序运行良好。 即使是小叮当的通知通常听起来也很愉快。

如果 Convert 有一个传统的办公室，slack 将是我们的会议室、厨房、会议室和公告板。 以下是我们如何使用它使“在线”感觉像“亲自”。

机器人：

松弛机器人：

奇怪的是，我们的 slackbot 扮演啦啦队长、元帅和喜剧演员的角色。

我永远无法跟踪到底是什么触发了它——但我可以将命令提示符分为几类：为了笑声，为了任务。

在后一类中，我们有一个大规则：性别中性语言。

Convert 有一个专门的有意识的商业政策——它是多方面的，并且一直在发展。 但其中很大一部分是性别中立——这是我们招聘流程、社会使命和语言的核心。

因此，如果我们搞砸了，slackbot 会给我们“温和”的提醒。

（“我们”主要是指“我”。当我搞砸时，Slackbot 主要是给我温和的提醒）。

输入“dude”、“bro”或“guys”会迅速提示“你是说帮派吗？” 或“你是说朋友吗？” - 或其他一些性别中立的建议。 所有这些，最近，我已经变得天生熟悉。

其他触发器更有趣（阅读：严重依赖 gif）。 “该死”会提示 gif 响应——通常是人们受伤的响应。 “在线”提示人们穿上西装或开始工作的 GIF，有时，莫名其妙地，来自 The Dude 的难以置信的表情。

“天气”和“热”提示更多 slackbot sass：

现在，我知道这些看起来像笑话。

你可能想知道：“一个过度依赖 gif 幽默的机器人有什么创新之处？”

但老实说，它们不仅仅是玩笑。 我花了几个月的时间才明白我们是如何真正为 slackbot 编程的。

我们使用 slackbot 作为一种表示我们互相倾听的方式。 作为表明我们正在关注的一种方式。

当 slackbot 建议我用“你们”来称呼团队时——我抱怨道。

Slackbot 没有忘记（或者，至少，编写命令的丹尼斯没有忘记）。

然后当我感叹“y'all”不是正确的复数形式时，slackbot 适应了。

当转换器生病时，slackbot 加入了善解人意的人类合唱：

当转换器互相庆祝时，slackbot 与他们一起庆祝。 （有时以某种方式，诚然，有点奇怪）。

最后：我们以一种微妙的、未经讨论的但重要的方式使用 slackbot。 这是一个机器人，它提醒我们以人类的方式进行互动。

嘿塔可：

所以我喜欢HeyTaco！ bot 有两个原因：1）我喜欢赢得东西。 2）我喜欢炸玉米饼。

如果您不熟悉：“Hey Taco”是一个 slackbot，可让您通过简单的“@”命令和表情符号给队友“道具”。

（我知道，当你输入它时听起来有点荒谬）。

但这就是它很酷的原因：它鼓励你互相鼓励。 说“嘿——你做得很棒”有一套固定的协议。 这使得说“嘿，你做得很棒”变得容易和习惯。

每当有人向你扔墨西哥卷饼时，Hey Taco 机器人就会向你发出一条消息提醒。 另外，它将你链接到你的团队排行榜——这很有趣。
（即使你是我，并且排在第 8 位）。

Hey Taco 还允许您“兑现”炸玉米饼以获得团队奖励——您可以自定义。 但真正的回报不是有形的。 它通过小小的、祝贺的行动来培养一种积极和鼓励的文化。

通过炸玉米饼。

渠道：

Convert slack 中最不实用的通道往往是最重要的。

它们是我们主要数字通信的人类基础。

#all_watercooler：

在 Convert，我们致力于 Holacracy 系统——这意味着我们自主地工作。 我们拥有我们的“领域”。 没有真正的批准过程，也没有过多的来回。

从理论上讲，这意味着，如果我愿意，我可以坐在办公桌前做我的工作，发表我的文章，完成我的任务并全天互动，绝对没有人。

但我没有。 因为那很无聊。

转换器并不乏味。

而且因为我们并不无聊——我们往往喜欢互相交谈。 水冷却器就是我们这样做的地方。

我通常会发送旅行中的照片。 其他人发送他们孩子的照片。 或者食物。 或者他们正在学习的课程。 或远足或奇怪的笔记本电脑设置或时髦的 Airbnb 或更多食物。

老实说，这对公司文化来说是一个巨大的胜利，因为它让我期待登录 Slack。 大红色通知不仅吓人 - 它们是来自朋友的更新。

#all_fuckups：

我发现在 Convert 中，我们分享的混蛋有几种不同的形式。 有时，它们是“一般生活”的东西（即我在 DMV 呆了 4 个小时）。 有时它们实际上是“我的工作并不出色”的东西。

我仍然不擅长分享我的混蛋。

在一个远程团队中：你必须克服它。

他妈的频道使它更容易。

主要是因为公开地看到人们的错误是一种安慰。 看到没有人关注它们是一种安慰。
没有人谴责你。 您不会被“举报”、“暂停”或“陷入困境”。
通常，您只需获取表情符号即可。

（还有一些来自 slackbot 的 sass）

#all_humblebrag：

然后我们有一个相反的渠道！

在这里，我们为自己吹嘘：

我们为公司吹嘘：

我们互相吹嘘。

共享 Gif、炸玉米饼和爱心。

老实说，这只是一个很好的、令人祝贺的聚会场所。 每当我看到来自这个频道的新通知时——我都非常激动。 我为我的同事们所取得的一些成就感到非常自豪。

每个公司都应该有这样的空间。

那你怎么样？

问你自己…

• 我们如何实现人工自动化？ 专心？ 我们可以“构建”什么来显示“我正在关注”。
• 我们公司代表什么？ 我们如何在沟通方式中加强这一点？
• 我们如何提醒自己给予积极的反馈？ 我们如何鼓励自己承认错误？
• 作为人类——而不仅仅是作为同事——我们的空间在哪里？

体式

我在 Convert 的前几周，几乎每个问题的答案都是：Asana。

• 嘿，我可以获得 WordPress 访问权限吗？ 问迭戈，在体式。
• 我在哪里可以找到编辑中的博客文章？ 内容频道，在 Asana 中。
• 哪一页有你要我看的副本？ 我把它分配给你，在体式。
• 开会前我需要做什么？ *恼怒的叹息*检查一下体式，好吗？

如果您不熟悉 Asana，它是项目管理软件。 构建块是板、项目和任务。 所有这些事情的重点是：您可以为要做的事情做笔记——将它们分配给人们，给出截止日期，发表评论，最喜欢的任务，按主题组织它们，然后获取。 您的。 行为。 一起。

我们几乎将 Asana 用于任何需要一分钟以上的任务。 如果你告诉我在 Slack 中做某事——老实说，我会忘记的。 如果你把它放在体式中——我会看到那个又大又丑的红色预产期盯着我看，我会开始行动的。

周五更新：

所以每周五，Asana 都会给我一个小小的提醒：

这有几件事。

1. 它让我的大脑开始“哦，天哪。 这周我做了什么？” 然后我被迫反思——有时自豪，有时恐慌——并认真评估我取得的进展。
2. 这让我想起了我不是孤立地工作的事实。 人们依赖于了解我的项目是如何进行的。 我可能应该，你知道，让他们张贴。

周五的更新很好，因为它们是面向公众的。 您可以订阅以查看任何人的更新。 几乎任何人都可以看到您的更新。 这是一个很好的、全公司范围的 10 秒回答问题：“你这一周过得怎么样？”

但除此之外，他们还创造了一种问责文化——不仅是公开的，而且是个人的。 他们迫使您庆祝自己的进步，并面对自己的障碍。

它们让你回顾你已经完成的事情，或者你花费了太多时间的事情。

会议记录：

如果我想看看我们在任何会议上做出的决定，在任何时候可以追溯到时间的黎明——我可以在 Asana 中找到它。

我所说的“时间的黎明”是指“9 个月前我们启动整个系统的时候”。

尽管如此——每周会议的结构、议程和笔记——都很好地生活在一个固定的体式项目中，并且可以追踪。

根据我们的合乐制模式——我们已经标准化了“战术”和“治理”会议。 如果您了解合乐制——您就会知道它非常结构化。 有一个签到轮，有清单，有指标。 有一个议程要设定。 并且有一个适当的顺序来完成所有这些，以便会议顺利进行。

有很多事情要跟踪。 幸运的是，Asana 或多或少为我们做到了。

那你怎么样？

问你自己…

你的“废话少说，搞定”的空间在哪里？ 你如何使用它来保持自己的任务？

是什么让您的会议顺利进行？ 谁拿你的会议记录？ 他们住在哪里？ 它们易于访问吗？

有声音和面孔

所以我们不在同一个地方——并不是所有通过 slack 发送的 gif 都可以弥补这一点。

但是当我们抽出时间交谈时，我们觉得我们非常接近。

我花了很多时间远程工作。 我注意到我们做的一件事不同？ 人们会打开网络摄像头，除非他们的互联网质量非常差。 如果您偶然参加我们的任何会议，您会在联合办公空间、汽车、咖啡馆或甲板上看到人们。 我从帐篷里接了电话。 可见性比形式更重要。

我们做的其他不同的事情是……

小伙伴来电：

完全披露：我从来没有正确地打过好友电话。

因为我总是超时。

事实证明，你的同事很有趣。 好友通话是我们指定的、强制的、每月一次的机会，可以谈论工作以外的任何事情。 结果，我现在对穿越加拿大农村的火车、为行动不便的室内设计和茶有所了解。 但是，更重要的是，我知道我的同事是谁，他们关心什么。

新成员的好友呼叫频率更高。 通过这种方式，您可以更好、更快地了解团队——并且您可以更轻松地提出问题。 它们也是转换时区导航艺术的好习惯，并学习让你的日历与其他人一起玩得很好。

胜利与苦难：

每周我们都有一个 30 分钟的视频群聊会议，名为“分享你的胜利和痛苦”（我知道，这不是最有创意的标题）。 它或多或少地充当现实生活中的“humble_brag/fuckups”频道。 或者，就像团队范围内的好友通话。 基本上，我们坐下来，一一说：本周对我们来说什么进展顺利，什么进展不佳。

有时。

有时我们只是最终谈论一些事情。

与我们的频道一样：这是一个人们分享工作或生活的空间。 但重要的部分是——你可以看到人们对你在“现实生活”中的得失产生同情和反应。

那你怎么样？

问你自己…

• 我们可以做些什么来让我的远程团队感觉不那么孤立？
• 我们认为花几个工作时间来休息一下是否有价值？

那么大的想法是什么？

所以这很多。

很多工具、流程和规则。

但老实说——工具和流程都是无关紧要的。

在 Convert，这些东西之所以有效，是因为我们与它们合作。

如果您的同事不参与进来，Slackbot 告诉您“它希望您感觉更好”会感觉很糟糕。#Watercooler 之所以有效，是因为我们分享。 Asana 之所以有效，是因为我们发出了“赞”，并且足够透明，可以提供更新。

工具的好坏取决于使用它们的团队。 但是，当您拥有一支出色的团队，使用出色的工具时，您就可以真正构建一些东西。