审核 CRM 集成以取得持续成功的 3 个步骤

如果您刚刚完成了 CRM 集成，那么首先做得很好！ 毫无疑问，您的头脑有些疲倦，您仍然沉浸在销售和营销团队对您如何通过自动化和流程改善他们的生活的赞誉中！ 但接下来呢？

为确保您继续保持集成势头并从团队中获得更多好评，您需要审核您的帐户以了解下一步该做什么以及需要解决什么问题。

因此，在我们讨论为什么审计很重要以及如何确定阻碍点之前，我们需要看看“迁移”和“集成”之间的区别。

“迁移”和“整合”之间的区别。

迁移是从使用一种操作环境迁移到另一种操作环境的过程。 HubSpot 有很多专注于营销和销售协调的工具，因此我们看到许多人从 Salesforce 或内置 CRM 系统迁移到 HubSpot Enterprise CRM。 如果您正在迁移 CRM，您将希望避免丢失过去的 CRM 数据，因为这对公司来说是黄金。 这种迁移的数据使团队能够报告有效的销售策略、避免不必要的工作、提高销售速度并减少中断。

集成是将一个操作环境连接到另一个以增强一个或两个环境的功能的过程（根据 PCMag）。 没有软件可以自己做所有事情，并且集成允许客户为业务问题构建完整的解决方案。 例如，HubSpot 与 Vidyard 集成，这允许 HubSpot 客户在其 HubSpot 营销活动中使用视频内容并分析参​​与度指标——所有这些都在一个地方。 如果您受雇实施客户的 CRM 和销售工具，则可能会要求您集成多个系统以满足客户的需求。 在某些情况下，您可能需要迁移和集成多个系统，具体取决于它们的软件堆栈。

采取一切必要措施来保存他们的数据。 即使在技术上完成了迁移和/或集成单独的系统之后，您仍需要彻底审核您的工作并从客户那里收集反馈。

为什么审计如此重要？

对于任何有幸拥有一所房子并已经完成的人，您会知道在第一次修复后它永远不会完全完成，并且总会有一些障碍和需要修复的东西。 对于您的 CRM，这是相同的过程，并且审核会暴露您成功的任何潜在障碍。

您最近已成功将客户从 Salesforce 迁移到 HubSpot。 但是，当您审核迁移时，您会发现一些关键属性配置不正确。 如果没有这些属性，客户将无法有效地自动化操作活动。 通过及早纠正这种失误，您可以为客户节省数月不必要的手动工作。

第二个事实是，通过审计，你会更好地把握CRM的战略需求。 最近，我们将 HubSpot 与其他几个工具和内部定制 CRM 集成。 在此期间，我们发现我们可以通过使用分段交易管道和自动化进行无缝交叉来改善公司的所有领域。 通过确保我们自始至终审计和咨询团队，我们为客户设计了一个更好的长期业务解决方案。 审计和持续沟通增加了成功实施的可能性，这反过来又加强了你的地位。

如何通过三个步骤审核迁移和集成

下面，我们将看看一些审计最佳实践。

我们可以将审计分为三个有序的步骤：

1. 检查丢失的数据 - 仔细检查对象、记录、关联和属性，以确保在迁移或集成期间没有丢失任何数据。

2. 用户需求分析 - 分析客户以前的 CRM 中的关键报告和列表，以确保它们可以在 HubSpot 中重新创建并与用户对话。

3. 增量迁移 - 执行“增量迁移”以传输可能在初始迁移或集成中遗漏的任何新修改的数据。

这不是集成审计的完美步骤数，但任何好的审计都应该至少包括这些操作。 跳过这些步骤之一可能会给您带来不必要的工作。 无序采取措施也可能会增加您的工作量。 例如，如果您从尝试构建报告开始（第 2 步），您可能会发现关键数据没有迁移，您将不得不返回第 1 步。如果您直接跳到第 3 步，您可能会发现您必须返回并更正两次丢失的数据。

映射用例

您和最终用户都应该能够想象他们打算如何使用他们的 HubSpot 帐户。 但说实话，这很困难，因为组织中的一些人不知道 CRM 是什么，也不知道它可以为他们做什么。 作为主要实施者，您需要花时间解决他们的问题，然后在正常的、人性化的层面上与他们讨论如何使用 CRM 来为他们谋取利益。

为此，请使用引导式提问，让他们间接告诉您如何设置 CRM 和自动化。 这里有一些你可以问他们的问题：

• 你在工作中最大的时间浪费是什么？ 为什么？
• 您能否向我展示（通过屏幕共享或亲自）在您的 [previous CRM] 实例中最近关闭的客户的示例？
• 记录是如何在您的系统中移动（从潜在客户到客户）的？ 关联的对象是如何移动的？
• 你能告诉我这个过程在[以前的 CRM] 中是什么样子的吗？
• 如果你能挥动一根魔杖，你会如何改变这个过程？
• 有没有你不愿意改变的流程？ 为什么？

通过提出这些问题，您将了解更多关于在 HubSpot 中为他们重新创建和/或改进的内容。 为获得最佳结果，您应该为审计的三个步骤中的每一个向客户传达一个明确的时间表。 只有当您清楚地了解您可以做什么、这将改进什么、所需的步骤以及您将为消除摩擦而提供的培训时，才返回给客户。 通过给出清晰的步骤大纲和方向，然后提供持续的服务培训大纲，您可以限制对它们的干扰。

客户应该定期更新审计的状态，也许在每周一次的会议上。 由于没有客户的反馈，您无法完成任何步骤，请留出足够的时间让客户审查您的工作，提出问题并提出更改建议。 与客户团队中的主要利益相关者建立牢固的工作关系，并确保您定期与他们会面。F

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第 1 步：如何检查丢失的数据

集成的第 1 阶段完成后，您需要确保其 CRM 的所有构建块都已成功转移。

如果它们缺少关键记录、对象、属性或关联，那么将来转移这些可能会更加困难。 虽然您应该尽职调查并检查迁移和/或集成数据中的错误，但您还应该让客户的团队自己检查他们的帐户。

他们更有可能发现失踪的公司、个人和财产，因为他们可能会在日常工作中使用这些数据。 在迁移或集成期间未参与的客户更有可能对实施不满意，因此您需要确保他们积极参与。

确保您安排了足够的时间来解释 HubSpot 的对象、记录和属性是如何工作的，因为这将帮助客户更好地评估他们的需求。

在某些情况下，用户可能对 HubSpot 还不够熟悉，无法自己进行审核，因此您需要积极帮助他们。

一旦您的 CRM 达到了首次采用的阶段，并且您已经对员工进行了一些基本流程的培训，您需要稍微退后一步，让用户开始解决问题，以他们自己的方式使用系统，然后来采用新工艺。

例如，在最近的一次实施中，我们使用 HubSpot 的销售工具制定了一个很好的流程，但我们发现销售团队对解决方案感到不知所措。 我们退后一步，实施了一些更基本的解决方案，并提供了关于工具不同方面的培训，即片段，这将提供自动化和节省时间，同时仍然给予他们控制权。 接下来发生的事情是，在一周之内，随着一些问题的反弹，他们使用片段完全实施了一个新流程，但将它们与 HubSpot 文件管理器集成以创建一系列流程，虽然不是我们计划的，改善了他们对平台多个部分的体验和采用。

您和用户应独立或共同评估以下要素，排名不分先后：

• 所有对象（尽可能）都已迁移（或适当集成）。 这包括联系人、公司、交易、产品、报价和任务。
• 与#1 中的对象相关的所有属性/字段/标签都已迁移（或适当集成）。
• 对象 (#1) 和属性 (#2) 之间的所有关联都已迁移（或集成）。 例如，稍后必须手动将数百个交易（或关键属性值）与适当的联系人/公司关联起来会很痛苦。
• 所有物理数据均已导入。
• 所有“交易破坏者”项目都已迁移。 这些是客户端无法运行的任何关联、对象或其他进程。

这第一步至少需要一两个星期。 如果客户似乎不愿意参与审核，请向他们解释为什么没有他们的意见你不能这样做。 在所有情况下，提醒他们你正在努力解决他们的成功问题并保护他们免受下游的痛苦。

如何评估、重新创建和改进客户报告

现代组织淹没在数据中。 它随处收集，从全球业务运营到个人的移动设备。 但如果没有上下文或目的，数据就像撒哈拉沙漠中的沙子——丰富但毫无生气。 报告对公司的成功至关重要，如果您的客户将数据存储在 CRM 中，他们可能需要以某种方式对其进行报告。 在某些情况下，客户可能已经知道他们想要构建什么报告。 在其他情况下，您可能需要为他们的成功提出适当的建议。 以下是您可以提出的一些问题，以确定客户的报告需求：

• 您之前是否以任何方式报告过您的营销/销售工作？
• 当你说你想看报道时，你的脑海里会想到什么？
• 你能分享你的屏幕（或屏幕截图）给我看吗？
• 您认为您的竞争对手正在查看哪些报告？
• 在理想的世界中，您想向您的经理/副总裁/首席执行官展示什么结果？
• 你会根据这份报告做什么？ 你会根据这份报告采取什么行动？
• 哪些数据可以帮助您的团队更好地完成工作？ 哪些数据可以帮助您更好地指导您的团队？

根据他们对这些问题的回答，您可能需要分配额外的时间来构建他们的报告仪表板。

例如，如果客户之前没有以任何有意义的方式报告营销/销售，您可能希望向他们发送一些最佳实践资源以供审查。 如果客户依赖他们以前的 CRM 中的报告，您可以使用上面的问题来详细了解他们需要可视化的数据类型。 深入了解他们的报告偏好，并根据您过去与其他客户的经验增强他们的报告。

在某些情况下，涉及自定义对象的报告无法在 HubSpot 中重新创建，但请确保您尽最大努力将 HubSpot 转换为您需要的格式。 在这些情况下，您可以使用 Timeline API 创建自定义事件，或使用 CRM Extensions 在 CRM 侧边栏中创建数据卡。

如果某事不可行，请保持透明。 使用 HubSpot 的 API 和内置工具尽最大努力寻找创造性的解决方案。

假设您正在帮助客户重新创建一个简单的交易收入报告，并且您看到了将大量复杂的 Excel 报告传输到 HubSpot 的机会，因为 Sales Hub 能够跨多个数据集进行报告。 通过设计这些跨对象报告，您将显着提高客户对关键指标的洞察力。 在深入研究客户的报告之前，您应该为对话设定明确的时间框架和节奏。 为这项任务分配大约两周的时间，但可以根据客户的需求随意调整。 此外，清楚地记录客户需要您提供的所有报告是一个好主意。 与他们共享此文档以避免任何迟到的意外。

如何以及为什么应该执行增量迁移

执行增量迁移是审计过程的最后一步。 增量迁移是在迁移审计结束时执行的小规模迁移，用于传输初始迁移中可能遗漏的任何新修改的数据。

例如，您的迁移可能包括截至 2019 年 12 月 1 日的所有内容，但假设客户在 2019 年 12 月 30 日之前继续在旧 CRM 系统中工作（直到设置 HubSpot 帐户）。 这种 29 天数据的差距或增量可能会对客户在 HubSpot 中的报告和实施产生不利影响。

通过做一个小的增量迁移来带来剩余的数据，您将为您的客户节省大量额外的工作，并确保从一开始就更顺利地实施。 如果您选择不这样做，或者如果客户选择独立执行此操作，则可能会给您的时间线带来相当大的延迟。 理想情况下，您应该在给客户的初始提案中包含增量迁移。

如果不澄清这些因素，您可能不得不执行不止一次的增量迁移，这将花费所有各方额外的时间和金钱。 执行增量迁移后，请务必重复步骤 #1，并再次检查是否有任何丢失的数据。 让您的用户也再次审核他们自己的数据，最后一次。 一旦双方都对增量迁移感到满意，您就可以开始了。

综上所述

你应该经常检查你的工作——这是标准的——但是在对 CRM 进行全面更改时，这一点尤为重要。 改变 CRM 对任何组织来说都是一个艰难的时期，而且在很多方面，这就像让您的孩子转到不同的学校。 对于孩子们来说，这是一个极具破坏性的过程，他们不会喜欢它，你会发脾气和争吵，但从长远来看，你知道这会改善他们的生活。 对 CRM 进行审计和检查的重要性非常重要，但做好有效的工作将有助于提高项目的成功率。