Target Internet 的营销人员项目管理指南

已发表: 2022-10-07

项目管理是完成营销工作的高效工具，从广告活动和 SEO 到社交媒体内容和促销。

本指南将带您了解如何在营销环境中进行项目管理，既可以作为完成大型项目的一种方式，也可以作为规划日常工作（例如社交媒体帖子和博客文章）的工具。

我们的目标是让您更好地了解什么是项目管理，以及像我们这样的营销人员如何使用它。

什么是项目管理？

在最基本的层面上，项目管理是一种有管理的工作方法。你不只是完成任务；您正在计划的并且可以监控的过程中处理它们。

虽然有许多不同的方法来进行项目管理，但大多数实例都涉及一些常见的组件：

可交付成果：这些是项目将交付的有形成果。在网站开发项目中，新的网页设计可能是主要的可交付成果。在社交媒体营销项目中，可交付成果可能是 Instagram 帖子。一些项目还具有辅助可交付成果，例如活动数据。
任务：每个项目由多个任务组成，每个任务分配给一个负责的团队成员或子团队。
利益相关者：参与项目的每个人都是利益相关者。这包括项目团队中的所有人员，以及其他人，例如客户、c 级内部人员以及最终将成为通过项目交付的营销资产的目标的客户。
方法论：关于如何管理项目的一组规则。

简而言之，项目需要交付某些成果，这些成果可以分解为任务。任务分配给项目团队中的人员，他们必须在托管流程中完成工作。

营销项目管理实践

项目管理用于交付各种营销项目，包括：

网站开发
内容营销
社交媒体市场营销
搜索引擎优化
每次点击付费
视频广告
应用程序开发
电子邮件营销
公关活动

无论交付的具体工作如何，项目管理通常以项目管理软件为中心。这是一个数字平台，利益相关者可以在其中管理他们的任务以完成，高级利益相关者可以监控整个项目进度。

每个团队成员都应该能够使用自己的登录凭据访问软件。登录后，他们可以看到已分配给他们的任务。他们可能能够将文件和评论上传到任务，并更改任务的状态以反映它们是否已被某种“阻止者”启动、完成或阻止。

高级利益相关者还可以将任务分配给团队成员并设置完成的截止日期。（在某些团队中，所有利益相关者都被授予执行此操作的权限。）

在任何项目中，让团队成员担任项目经理都会有所帮助。此人负责帮助整个团队成功使用项目管理流程和软件。一些项目管理方法还要求项目经理履行额外的职责，例如领导定期团队会议（有时称为“scrum”）和帮助其他利益相关者找到解决问题的方法。

项目阶段

营销项目通常会经历一系列直观的阶段：

开始
规划
送货
登出
分析

开始

我们称之为启动的阶段是项目的开始。此时，营销团队与委托工作的利益相关者聚在一起讨论项目的细节。双方将就项目的一些基本细节达成协议，包括：

项目可交付成果是什么？
项目的基线时间和成本预算是多少？
项目可以超出其基线时间和成本预算的最大数量是多少？

当所有关键的项目利益相关者都对条款感到满意时，可以签订合同或非正式协议来启动项目。

规划

在项目规划期间，所有具有战略角色的团队成员聚集在一起，决定如何实现项目可交付成果。虽然规划过程因项目而异，但通常涉及以下要素：

设定里程碑。 里程碑是项目完成道路上的关键路标。例如，在视频广告活动项目中，“故事板完成”和“拍摄完成”可能是里程碑。每个里程碑都有一个截止日期，以帮助保持项目正常进行。
识别项目风险。 在项目管理中，“风险”是可能对项目结果产生正面或负面影响的可能的外部事件。在项目规划期间识别主要项目风险可确保团队准备好在项目期间利用机会或应对威胁。
将项目划分为任务。 这些是完成项目可交付成果所需的单独工作。在这个阶段，识别依赖关系也很重要，其中一项任务的完成取决于另一项事先完成的任务。
分配任务和所有权。 每个任务都需要分配给负责完成任务的团队成员（或子团队）。在某些情况下，高级利益相关者也可能被授予项目可交付成果的所有权。

送货

一旦项目计划好，团队就可以继续进行项目交付工作。每个团队成员都应该使用项目管理平台来管理整个阶段的任务。

项目管理在交付阶段以多种方式支持团队，包括：

任务管理。 在整个项目过程中，每个团队成员都负责在项目管理平台内更新他们自己的任务。这通常包括上传文件、更改任务状态以及通知项目经理任何阻碍任务完成的障碍。如果在交付阶段发现了新需求，则会创建新任务并将其分配给团队成员。
进度跟踪。 大多数项目管理平台都包含用于跟踪项目进度的可视化工具，例如甘特图和刻录图。这些资源可帮助利益相关者评估团队相对于项目时间预算的任务进展情况。尤其是高级利益相关者，将在整个交付阶段仔细监控项目进度，以确定项目的计划时间和成本预算是否仍然可以实现。
文件存储。 根据团队工作的性质，项目管理平台可用于存储项目工作，例如包含用于内容营销的副本的文档。整个项目团队都可以轻松访问项目管理平台，这有助于防止重要工作丢失。

交付阶段的项目管理只有在每个团队成员都参与流程并履行更新任务状态等职责时才能成功。向团队成员说明这一点很重要。团队还应该有一个知识渊博的人来帮助任何在项目管理过程或软件方面遇到困难的人。

登出

当所有项目工作完成后，高级利益相关者——包括客户或内部客户——可以开会审查项目成果。如果所有各方都对项目可交付成果按计划完成感到满意，则可以认为项目已完成，利益相关者可以提供他们的签字。

在此阶段之前，一些项目团队将使用项目管理软件中内置的工具来生成报告和文档。这可能是向客户解释已执行的工作的有效方式。

分析

一些营销项目以签字结束。

其他人则以分析阶段结束。这可以是任何事情，从网站重新设计项目后的网站数据分析，到电视广告活动后的客户情绪分析。

分析可以理解为当前项目和未来项目之间的桥梁。这一阶段的发现可以用于未来兼容项目的规划，帮助团队更有效地规划和优化流程。

一些项目团队还会在项目期间分析他们在项目管理过程中的经验。这有助于识别人们在项目管理方法中遇到的问题，可以在下一个项目之前对其进行修改。

如何使用项目管理来交付日常营销工作

我们刚刚讨论过的分阶段项目管理方法最适合交付具有中等到高度复杂性的限时营销项目。

如果您的工作具有更常规的性质 - 例如，如果您需要每周发布一定数量的社交媒体帖子 - 这也可以通过项目管理来完成。您只需要使用稍微不同的方法。

对于日常营销工作，我们建议使用带有看板式系统的项目管理解决方案来管理您的内容，例如 Trello。在看板系统中，每个任务都由一张卡片表示，卡片可以从一列移动到另一列以表示其状态。在社交内容工作流程中，您可能有标题为“想法”、“文本”、“文本和照片”、“已签署的文本和照片”和“计划/发布”的列。随着新组件被添加到帖子的草稿中，它的卡片可以移动，直到帖子发布。这种方法同时使团队能够计划社交内容、处理内容并将每个帖子的进度管理为一个小型项目。

这是一个视频教程，展示了如何将项目管理工具用于日常营销工作：

我应该使用哪种项目管理工具？

几乎所有的项目管理都是使用项目管理软件以数字方式完成的。这些软件为团队选择的方法提供了基础设施。

我们建议您先探索一些流行的项目管理平台，然后再使用一个。 Target Internet 团队在以下选项方面有很好的经验：

体式

Asana 是用于管理任务和项目的出色工具，具有易于访问的精美用户界面，使处理任务并将其分配给团队成员变得简单。它也恰好是我们用来管理内容营销的项目管理工具——包括我们在本文中的工作！

Asana 是一个特别实惠的项目管理解决方案，提供预算价格的高级套餐和相当全面的免费版本。

特雷罗

这个巧妙的工具使您能够使用卡片、白板和列表系统来管理您的工作。

Trello 特别适合通过工作流管理内容项，例如博客文章或社交帖子。

团队合作

Teamwork 是一个功能极其丰富的项目管理解决方案，具有一套可选的附加组件，包括聊天、CRM 和办公功能。 Teamwork 的界面可以说不如 Asana 或 Trello 的界面平易近人，但它的强大功能足以弥补这一点。

JIRA

JIRA 深受各地开发人员的喜爱，是使用敏捷工作方法的团队的理想项目管理工具。

其他流行的项目管理软件包括 Basecamp、Nifty 和 Monday.com。

使用项目管理来做营销工作有什么好处？

使用项目管理可以为营销团队和专业人士带来很多优势。主要好处包括：

合作。 大多数营销项目都需要来自多个利益相关者的意见，无论是 SEO、PPC 投标人和社交媒体主管等专家，还是需要监控项目进度并提供签字的客户。项目管理软件可以成为协作发生和记录的共享工作空间。
跟踪复杂的项目。 当您从事包含许多不同组件的营销项目时，可能很难跟踪每个重要细节。项目管理可以提供项目任务的全面概览，包括是否按时完成。
生产率。 在项目管理过程中工作时，一些团队成员的表现更加可靠和高效。项目管理可以提高生产力的潜在原因有几个，包括高效访问任务信息和截止日期，以及在团队视图中显示每个人的打开和已完成任务的效果。
可复制性。 开始项目管理需要一点时间，但是一旦你设置好，你会发现很多项目都涉及到类似的项目管理流程。从长远来看，大多数项目将能够使用与之前项目相同的软件设置和流程，从而节省时间和精力。

毫无疑问，项目管理也有一些缺点。对于一些团队成员来说，采用这个过程可能会令人沮丧，甚至疏远。还有一种风险是，过多地关注项目管理的细节可能会分散对生产性项目工作的关注。

关键是要在充分利用项目管理的不可否认的优势和为您的团队留有足够的工作喘息空间之间找到适当的平衡。如果您能够确定这种平衡行为，您的项目将获得收益。