如何在不损失生产力的情况下在项目和任务之间切换
已发表: 2022-05-07我们经常需要每天处理多项任务，甚至是项目。 正因为如此，我们倾向于经常在项目和任务之间切换，所有这些都是为了提高工作效率。 但是，在大多数情况下，这种上下文切换更有可能损害我们的生产力而不是帮助它。 考虑到以一种或另一种方式“多任务”的需求仍然是必要的，在本文中，我们将讨论：
- 什么是多任务处理，专业人士为何追求它？
- 什么是上下文切换，它对我们的认知能力、时间使用和盈利能力的影响是什么？
- 什么是认知灵活性、超级任务者和认知转换惩罚，即通常与在任务和项目之间跳跃相关的概念？
- 我们如何才能最好地在任务和项目之间切换，而不损失生产力？
什么是多任务处理？ 人们为什么追求它？
在流行文化中，多任务处理通常意味着同时处理至少两项任务。 而且，专业人士似乎经常需要求助于这种做法。
让我们以软件工程师为例。 根据 Electric Cloud 的一项调查，他们通常每周工作 41.5 小时，其中只有 19.1 小时用于构建软件。 剩下的 22.4 小时用于头脑风暴、电子邮件、会议，以及等待构建和测试完成。 那里有很多不同的工作。
此外，如果我们考虑到软件工程师经常在一个项目上积极工作，但也为他们已经完成的一到三个项目提供维护，那么一次专注于一个项目或任务的时间就很少了。 即使上述项目或任务被标记为优先事项。
因此，为了节省时间，您在参加有关最新应用程序功能中反复出现的问题的会议时尝试回复一些客户电子邮件似乎是合乎逻辑的。
毕竟，如果通常执行任务 1 需要 10 分钟，执行任务 2 需要 10 分钟，那么同时处理这两个任务应该总共需要 10 分钟，对吧？
但是，实际上，这种同时工作几乎是不可能的——因为大多数大脑根本无法以同样的专注力处理不同的信息集。
换句话说，虽然我们认为我们同时处理两项任务，但实际上我们更多地关注任务 1，而让任务 2 分散了任务 1 的注意力。结果，这两项任务都没有以预期的质量完成，我们的生产力可能会下降 40%。
任何人都可以真正多任务吗？
尽管大多数人需要投入额外的精力来将注意力分散到多个任务上（并且仍然失败），但大约 2.5% 的人没有这个问题。
他们被称为超级任务者。
超级任务者只是具有同时处理多项任务的认知能力，不会犯错误或暂停。 事实上，它们在多任务处理时的表现实际上比单任务处理时更好。 根据挑选出这些多任务处理天才的实验的合著者大卫斯特雷耶的说法，这是因为超级任务者的大脑与其他人的大脑不同。
如果你满足以下条件，你可能是一个超级任务者：
- 有高度的注意力控制
- 有能力立即做出决定
- 在压力下茁壮成长
- 在繁重的工作中具有更好的自控力
您还可以参加官方测试来帮助确定您的多任务处理能力，例如您可以在 supertasker.org 上找到的测试。
什么是上下文切换？
大多数时候，上下文切换是真正的多任务处理。
也就是说，大约 97.5% 的人称之为多任务处理，实际上是在任务之间跳跃——即在上下文之间切换——以如此快速的连续性，以至于我们似乎同时处理两个任务。
考虑到我们每天面临的工作量，这是工作场所的一种流行做法——但是，这是有代价的。
上下文切换的成本是多少？
因此，人们的目标是在短时间内完成多项任务，因为他们认为这种做法可以帮助他们节省时间。
但是，当您将注意力从一项任务转移到另一项任务时，您往往会体验到认知转换惩罚，而不是加快工作速度。 你的大脑会花费额外的时间和精力将上下文加载和重新加载到你的工作记忆中——这会显着减慢你在尝试多任务处理的任务上的进度。 你一整天都觉得很忙，但是，你做得更少，感觉更累。
各种研究表明，多任务处理或上下文切换对我们的认知能力、我们的时间使用，甚至我们的盈利能力都有其他负面影响：
上下文切换对我们认知能力的影响
- 伦敦大学的一项研究发现，同时从事认知任务的研究参与者在这样做时智商得分会下降 15 分。
- 苏塞克斯大学的研究人员发现，同时在多个数字设备上操作（例如同时发短信和看电视）会导致大脑密度下降。
- 俄勒冈大学的研究人员发现，长期从事多项任务的人有注意力和记忆力问题，以及快速切换环境的问题。
上下文切换对我们时间使用的成本
- 2001 年的一项案例研究表明，办公室工作人员在 6 秒内对新电子邮件做出反应。 之后，他们需要大约 64 秒才能恢复之前的任务。 这些新电子邮件会造成96 次中断，每天最多可累积约 1.5 小时。
- 2005 年的一篇研究论文表明，一次被约 2.3 个任务分心会导致在正确的任务上恢复工作之前损失 25 分钟的时间。
- 2007 年的一篇研究论文表明，人们会因新的电子邮件和应用通知而分心10分钟，而因其他类型的任务而分心的时间为10-15 分钟。
- 2013 年的一篇研究论文显示， 60% 的受访者无法抗拒同时处理多项任务的冲动，即使被明确告知要避免这样做。 结果，他们每工作 32 分钟就会损失 3 分钟。
上下文切换的货币成本
- 根据《福布斯》的一篇文章，如果因中断而损失的总时间为每位员工每天 2.1 小时（每年 546 小时），那么对于每小时支付 15 美元的员工来说，这种损失时间的货币成本为 8,190美元。 对于一家拥有 1,000 名员工的公司而言，每天损失高达 31,500 美元，每年损失近 820 万美元。
- 一份关于“多任务处理对组织的影响”的报告涵盖了来自各行各业的 45 个组织，显示全球经济因多任务处理而损失的生产力估计成本高达每年 4500 亿美元。
上下文切换有什么好处吗？
2008 年的一项研究表明，在任务之间跳转可能会加快你的主要任务的工作速度，而不是减慢它的速度——但是，只有当我们在一项任务上被这项研究的参与者花了 23 分钟完成打断他们的任务，然后将注意力重新集中在前一个任务上。 但是，他们仍然会比没有被打扰的人更快地完成他们的主要任务——而且质量相同。
这会发生，因为被打断的人知道他们正在浪费时间，所以他们会加快工作。
不幸的是，这种上下文切换的不利之处在于压力水平的增加——考虑到更快的工作节奏，这并不意外。
什么样的人更擅长上下文切换？
简而言之——那些具有高度认知灵活性的人。
认知灵活意味着你能够
- 在任务之间转移注意力，并适应与所述任务相关的不同规则
- 分析情况并找到替代解决方案来帮助您从一项任务转移到另一项任务
认知灵活性也可能表现为任务转换（set-shifting）——在一项任务和另一项任务之间无意识地转移注意力的能力。
要测试您的认知灵活性，请尝试 Stroop 颜色和单词测试 (SCWT) 或威斯康星卡片分类测试 (WCST) — 它们的高分表明您具有在思考多个概念之间切换的心理能力，甚至考虑多个概念同时进行。
Stroop 颜色和文字测试 (SCWT) 是一个简单的测试——您会得到一份颜色的书面列表，但它们是用错误的墨水颜色书写的（例如，蓝色是用红色墨水书写的）。 您需要识别每种颜色并大声说出来，而不是读单词（例如说red ，对于用红色写成的“blue”这个词）。
威斯康星卡片分类测试 (WCST) 围绕基于各种标准（例如颜色、数量或形状）对卡片进行分类。
标准将在整个测试过程中发生变化，但您无法确定何时 — 您需要注意指示您应该更改匹配策略的错误消息。
您可以在 PsyToolkit 上找到在线测试示例（如下图所示）。
如何最好地在项目和任务之间切换？
是的，大多数研究人员表明，通过任务和项目切换上下文弊大于利——但是，鉴于我们手头的工作量，白天处理多个任务和项目很少只是一种选择，而更多时候是一种选择。必要性。
但是，您可以努力减轻上下文切换的不利影响——这里有 11 个技巧，关于如何最好地处理项目和任务之间的切换，而不会降低工作效率：
- 多任务处理需要大脑不同部分的任务
- 将所有相同类型的任务组合在一起
- 限制您在某些任务上花费的时间
- 使用视觉/音频提醒来指导您的工作
- 在同一天安排所有相同类型的任务
- 实施 A/B 计划
- 降低对认知要求高的任务的要求
- 在正确的地方暂停任务/项目的工作
- 始终记录一切
- 提高你的认知灵活性
- 模仿超级任务者
提示 #1：多任务处理需要大脑不同部分的任务
在任务和项目之间快速连续跳转的最佳方法之一是确保相关任务不需要：
- 同类型加工
- 同类型的关注
例子：
将运动任务（例如更换笔记本电脑中的电池或设置新的台式计算机）与认知任务（例如与您共享办公室的同事讨论新应用程序的功能想法）相结合。
考虑到这两项任务需要大脑的遥远区域，您会产生一种错觉，即您甚至没有同时执行两种类型的任务，从而最大限度地减少在任务之间跳跃的负面影响。
提示 #2：将所有相同类型的任务组合在一起
如果您每天都有重复性任务需要处理，即使上述任务属于不同的项目，最好将它们组合成时间块。 时间块代表一天中的特定时间段，仅为特定任务保留。
当您想全天组织优先任务的工作时，这种技术是一个很好的解决方案——只要确保给自己足够的时间以合理的速度完成所有事情。
为确保您了解何时该切换到下一个时间段，最好使用诸如 Clockify 时间跟踪器之类的应用程序 - 一种可以让您将时间段跟踪到一秒的软件。
例子：
- [9:00 am – 9:30 am]：阅读和回复电子邮件
- [9:30 am – 12:30 pm] ：为您最重要和最紧急的任务预留的时间
- [12:30 pm – 1:00 pm] : 午休
- [1:00 pm – 2:30 pm] ：为您最重要和最紧急的任务预留的时间
- [2:30 pm – 3:30 pm] ：为您最重要但不太紧急的任务预留时间
- [3:30 pm – 4:30 pm]：为意外任务预留的时间
- [4:30 pm – 5:00 pm]：阅读和回复电子邮件
您不必花费整个时间块工作 - 在您的块中休息，但是，一旦前一个块的时间到期，请确保您始终移动到下一个块。 如果你为完成这些任务给出的时间估计是正确的，那么你在一个时间段内完成你需要的一切都没有问题。
要详细了解如何最好地安排一天的时间，以及下载可帮助您简化流程的现成时间安排模板，请查看我们博客上的时间安排计划器和模板帖子。
提示＃3：限制您在某些任务上花费的时间
有时，您的任务的相关性和重要性会有所不同。 与优先任务相比，有些任务将是优先任务，而其他任务则不太相关，以至于看起来像是分心（电子邮件和会议是第一个浮现在脑海中的）。
但是，您仍然需要执行它们。
为此，您可以尝试一种称为时间盒的时间管理技术。
从表面上看，这种技术与时间阻塞相同——您将任务分配到特定的时间段，并在这些时间段内处理它们。
但是，虽然时间限制旨在帮助您为优先任务找到时间，但时间盒旨在帮助您限制在次要任务上花费的时间。 你应该在分配的时间框内完成任务，一旦时间到了，你应该立即行动。
我们已经提到，在定义时间块时需要小心，因为您需要在这段时间内完成您想要做的事情——但是，使用时间框，您的目标只是尽快完成这些任务。 因此，一旦时间盒结束，请不要遗憾地继续您的下一个时间盒或优先任务——当您有更多时间时，您总是可以稍后再回来处理它们。
例子：
将您为当天分配的第一个时间段（与阅读和回复电子邮件有关的时间段，从上午 9:00 到上午 9:30）划分为较短的时间框，您将使用这些时间框来限制您在单个电子邮件上花费的时间最多为 5 分钟。
提示 #4：使用视觉/音频提醒来指导您的工作
这是一个很好的策略，可以帮助提醒您是时候将注意力重新集中到不同的任务或项目上。
您设置了视觉和/或声音警报，并在一个任务/项目上工作，直到声音消失和/或出现视觉提示，之后您切换到另一个任务/项目。
为此，您最好使用合适的应用程序，例如番茄钟应用程序。 它们基于一种流行的时间管理技术，称为番茄钟，类似于时间阻塞，只是更有条理。 您在 25 分钟的工作块和 5 分钟的休息块之间交替进行，在 4 个循环中，然后是 20 分钟的休息。
使用 Pomodoro 应用程序，每个工作或休息块的结束都带有声音警报和/或视觉通知。
例子：
建议的 25/5/4/20 例程是官方番茄工作法。 但是，您也可以根据自己的喜好调整这些时间。 研究表明，我们在 90 分钟的片段中效果最好——这是帮助您集中注意力但不会让您筋疲力尽的最佳时机。
这样你就可以：
- 完成任务 1 90 分钟
- 休息5分钟
- 将注意力转移到任务 2 上 90 分钟。
当您在较长的块中工作时，最好一次工作 2 个周期，然后休息更长时间， 30 分钟。
要实现这个修改后的例程，您可以使用 Clockify 的 macOS 应用程序中的 Pomodore 功能，或 Clockify 的 Chrome 或 Firefox 扩展程序，它们也内置了番茄钟定时器。
只需转到扩展程序的设置并设置工作计时器、休息时间、周期数，然后打开声音通知。
然后，启动第一个计时器，开始工作。 每次工作或休息块结束时，您都会听到声音警报，并在屏幕一角收到视觉通知。
提示 #5：在同一天安排所有相同类型的任务
什么是另一种减少上下文切换但仍执行所有任务的好方法？ 按类型分组任务，每天处理一种类型。
当然，您仍然需要每天处理某些类型的任务——例如，如果您要在星期一完全跳过电子邮件，那么您可能会在星期二被它们淹没。 所以，避免这样做。
但是，您可以将此技巧用于会议、增长、战略规划以及类似的更大规模的任务。
例子：
Twitter 和 Square 的 CEO Jack Dorsey 就是一个著名的例子，你可以尝试模仿他的日常习惯来学习这个技巧。 他按任务类型分析他的整个一周，然后每天只专注于一种类型的任务：
- 星期一— 保留用于管理任务，包括会议
- 星期二— 保留用于与产品相关的活动
- 星期三— 保留用于营销、增长和沟通
- 星期四— 与开发人员和合作伙伴共度时光
- 周五——留给公司文化，招聘新人
- 周六——下班时间
- 星期日——为制定任务而保留
此外，在以“T”开头的日子里，他从 Twitter 开始工作，下午转到 Square。
提示 #6：实施 A/B 计划
当您白天有多项任务要处理时，您将面临的最大问题之一是——内疚。
在做任务 1 时，你会因为没有做任务 2 而感到内疚。
在完成任务 2 时，您会感到内疚，因为您认为自己应该多做任务 1。
根据业务教练 Andee Love 在她为 Fast Company 撰写的文章中的说法，最大程度地减少这种内疚感的解决方案在于创建两个时间表，根据它们的联系将任务分为两组。
您将基于该部门的连接类型可以围绕：
- 您需要处理任务的位置
- 任务的类型，无论他们属于哪个项目
- 属于一个项目的任务，无论其类型如何
- 项目相关任务所属的客户
Clockify 允许您跟踪按客户分组的项目、按项目分组的任务的时间，以及通过自定义字段将位置添加到您的工作时间。 在这里注册一个免费帐户。
如果您选择了任务类型，那么您应该根据任务类型将您的任务分为两组——类型 1 是您的A 计划，类型 2 是您的B计划，您将一次完成每一项工作。
您可以每天在这些时间表之间交替（类似于 Twitter 和 Square 的 CEO Jack Dorsey）。 或者，您可以每周或每两周在这些时间表之间交替。
例子：
当安迪·洛夫在两所不同的学校担任监督自闭症项目的协调员时，她按地点划分工作，并将其分为以下时间表：
- 附表 A ：周一、周三和周五为一所学校保留
- 附表 B : 周二和周四留给其他学校
她提前知道自己每天会在哪里，这让她有足够的时间做好准备，一次全神贯注于一所学校的工作，并以较小的压力完成所有事情。
提示 #7：降低对认知要求高的任务的要求
如果您能够以任何方式简化任务或使其更加自动化，那就去做吧。 您将减少任务对您注意力的需求，留下“更多”注意力，然后您可以将其用于第二个或第三个任务。
请记住，我们在这里并不是专门讨论使用自动化工具——尽管，如果任务类型允许并且有应用程序，总是建议使用工具自动化一些任务。
或者，您可以创建一个清单，详细说明您完成任务所需采取的步骤，然后在每次必须处理所述任务时遵循这些步骤 - 以模拟真正的自动化。
例子：
将回复电子邮件的过程分成几个步骤，然后创建一个详细说明这些步骤的清单。 每完成一个步骤，在它旁边打勾。
- 阅读留言
- 识别发件人的意图（例如快速提问、随机请求、回复您之前的电子邮件等）
- 决定是否回复电子邮件
- 确定电子邮件的优先级（正常、高、紧急）并相应地安排它
- 决定您是否可以单独回复电子邮件，或者您需要团队的帮助
- 如果需要，请向您的团队索取更多信息
- 从适当的问候开始
- 根据发件人的意图编写电子邮件的正文
- 用适当的结尾关闭电子邮件
- 确保您的电子邮件长度为 50-125 个字
一段时间后，您将记住回复电子邮件过程的步骤，并开始自动执行这些步骤，从而降低这项对认知要求很高的任务的要求。
提示 #8：在正确的地方暂停任务或项目的工作
当停止任务 1/项目 1 的工作并将注意力转移到任务 2/项目 2 时，请确保仅在完成“有意义的整体”后才暂停任务 1/项目 1 的工作。
这个“有意义的整体”是一个您可以轻松暂停工作并在以后轻松恢复的地方。
例子：
- 为一组任务暂停工作——将项目 1 分解为任务（例如，它的阶段、它的类别，或者只是项目的一部分）。 在切换到项目 2 之前，一次处理项目 1 中的多个任务。
- 暂停任务的工作- 完成项目 1 的任务 1 后，暂停工作，然后切换到项目 2 的任务 1。完成项目 2 的任务 1 的工作后，继续执行项目的任务 2 1.
- 为一个子任务暂停工作——将任务1分成几个子任务，完成几个子任务后暂停工作。
无论您是在一项任务、一项子任务、多项任务还是多项子任务之后切换，您稍后都会更轻松地继续处理它们，因为您将开始处理一个新的“有意义的整体”。
提示 #9：始终记录所有内容
在处理多项任务时，这些任务很可能具有某种依赖关系——即一项任务的开始或完成可能取决于另一项任务的开始或完成。
有时，您将成为解决所有这些相关任务的人。
其他时候，你的队友将负责一些相关的任务。
无论哪种情况，您都需要尽可能多地解释上述任务/项目，以帮助您和其他人更轻松地完成这些新任务/项目。
想想你在开始新任务或项目时通常遇到的问题和问题，并尝试回答它们，以方便每个人未来的工作。
例子：
要在设置任务和项目时记录所有重要事项，请回答以下问题：
- 任务/项目的目标是什么？
- 为什么这个任务/项目很重要？
- 任务/项目最重要的领域是什么？
- 什么决定了任务/项目的成功？
- 完成此任务/项目的最大障碍是什么？
- 如果任务/项目失败应该怎么办？
提示 #10：提高你的认知灵活性
如果您希望在未来提高您的上下文切换能力，最好努力提高您的认知灵活性：
- 阅读——阅读同时激活大脑的多个区域，使它们协同工作。 阅读就像是大脑的锻炼——它会刺激你的大脑并随着时间的推移改善它的功能，在这个过程中增加你的认知灵活性。
- 冥想——正念冥想增加注意力和认知灵活性。
- 尝试不同的东西——学习新东西、寻找新体验并改变你的习惯是扩展你的神经通路的好策略。
- 多睡——睡眠总是对大脑有益，做快速眼动梦还可以提高你的推理能力和创造力。
- 允许一段时间的无聊——通过不时让你的思绪四处游荡，你将有机会从不同的角度分析问题，并找到你在不断专注于工作时无法想到的解决方案。
- 锻炼——定期锻炼有助于增强认知能力，定期进行有氧运动（如强力步行和游泳）有助于新脑细胞的生长。
- 吃得好——含有健康脂肪的食物有助于减少大脑炎症，改善认知功能和神经传递。
- 玩游戏——任何让你的大脑受到挑战的游戏都是不错的选择，所以选择一个合适的视频游戏、棋盘游戏，甚至是拼字游戏来帮助建立新的神经通路。
提示 #11：模仿超级任务者
即使您不是超级任务者，也可以随时尝试多种策略来模仿超级任务者的优势，以便更好地在项目和任务之间切换：
消除你周围的干扰。
根据加州大学的 Adam Gazzalay 博士的说法，这是一项关键策略。 关上门，让你的手机静音，屏蔽令人分心的网站，关闭你的电子邮件收件箱，打开降噪应用程序，并戴上耳机，以示没有人应该打扰你。 这样，您就可以更轻松地专注于当前正在关注的任何任务。
只关注你能控制的
美国红十字会灾难部主管基思·阿尔维 (Keith Alvey) 建议不要为你已经做出的决定感到后悔或担心你无法改变的事情。 如果你不去想你过去和未来的任务，你会更有效率地处理你目前正在处理的任务。
通过玩视频游戏来提高你的成绩
脑与认知科学教授 Daphne Bavelier 表示，每天玩 30-60 分钟视频游戏，至少持续 10-12 周，可以帮助您学习如何更好地管理多个数据流。 推荐的游戏（例如，动作游戏，例如使命召唤）是那些需要阅读说明、做出战略决策和专注于任务的游戏，尽管游戏中的视觉和听觉会分散注意力。
包起来
在不损失生产力的情况下切换项目和任务是可能的，但前提是您要小心处理它的方式。 我们可能并不都是多任务处理天才，即超级任务者，或者具有很高的认知灵活性，但它们是我们可以效仿超级任务者的方式，并在未来提高我们的认知灵活性。 您还应该尝试：
- 更好地在任务之间交替——将你的工作量组织成时间块、时间盒和/或番茄钟块。
- 一次只专注于一组任务——通过降低对认知要求高的任务通过在正确的位置暂停任务/项目的工作，提前回答有关项目/任务的问题，并使用视觉/音频提醒来指导您的工作，可以更轻松地继续执行新任务并恢复先前任务的工作。
结果，您将降低压力水平，提高工作质量，并提高整体生产力。