如何设置您的小型企业工资单

工资单中几乎没有（如果有的话）人为错误的余地。 无薪员工是心怀不满的员工，无薪国税局 (IRS) 可能非常可怕。

虽然大型企业可能有一个专门负责工资服务或将工资责任外包给第三方的整个部门，但小企业主通常拥有的资源较少。

如果您拥有一家小型企业并且没有预算外包给薪资服务提供商，那么您并不孤单。 根据全国独立企业联合会 2021 年税务调查^[1] ，54% 的小企业不使用第三方工资单服务提供商。

虽然内部管理工资单流程是可能的，但它也带来了相当多的挑战。 在本文中，我们将介绍为小型企业设置工资单时应采取的步骤，如何缓解常见挑战，以及小型企业工资单软件如何帮助减少工资单处理中最繁重的方面。

3 个步骤让您的小型企业的工资单正常运行

工资单设置最终是人事管理和税表导航的组合。 设置工资单^[2]的某些部分可能看起来很明显，而其他部分可能不那么直观。 以下是为工资管理奠定基础的三个基本步骤。

1. 从您的员工那里获得正确的文书工作

一个顺畅的工资系统取决于从您的员工那里获得正确的报税文书工作：文书工作和工资单齐头并进。 要从您的员工那里获得正确的文书工作，您首先必须知道他们是什么样的员工。

这就是事情变得棘手的地方。

↛ 挑战：正确识别您的员工以避免错误分类。

入职员工时，重要的是要知道他们将成为什么样的员工。 他们会被视为全职员工还是合同工？ 这很重要，因为它将决定您如何支付和缴纳工资税。

有时，员工的错误分类是故意的，这样公司就可以避免支付加班费或工伤补偿金。 这可能会导致您的企业被罚款。

然而，更多的时候，员工的错误分类是偶然的。

如何避免：

美国国税局建议问问自己，“作为一家企业，我对工人有多少控制权？” 作为一般经验法则，对工人的更多控制意味着他们更像是一名正式员工而不是承包商。

如果你告诉这个人在哪里以及如何做他们的工作，如果你在完成特定工作后继续留住他们，如果你给他们福利，那么你可能是在与员工打交道，而不是与承包商打交道。

如果这个人根据工作来来去去，可以以任何他们认为合适的方式完成工作，并且对自己的利益负责，那么他们可能是承包商。 如果您仍然不确定，请咨询您的法律顾问或向 IRS 提交表格 SS-8 以获得他们的决定。

2. 记录您的薪酬政策

考虑与律师交谈或寻求法律网站的帮助来记录薪酬协议和政策。

作为小企业主，您雇用的每个人都应该清楚地了解他们的报酬是多少、何时支付、如何支付（例如，直接存款、现金或支票），以及工作带来的员工福利。 像大多数法律文件一样，最好有记录的薪酬政策而不需要它们，而不是需要它们而不拥有它们。

您应该有一份副本，连同有关雇佣条款、政策和其他人力资源问题的详细信息，签署并存储在安全的地方。

↛ 挑战：保护文件并遵守数据隐私法

如果您同时拥有来自多个州的员工、承包商和员工，那么您将有大量文档和表格需要跟踪和存储。

由于这些文档包含敏感数据和个人数据（例如社会保险号），因此您需要确保它们被安全地存储——物理文档在上锁的文件柜中，数字文档在安全的软件系统中。

这很重要，因为您希望员工信任您的信息，而且这是法律。 未能遵守美国的公平和准确信用交易法 (FACT Act) ^[3]和公平信用报告法 (FCRA) ^[4]或欧盟的 GDPR 可能会导致重大处罚。

如何避免：

为确保数字文件、政策和员工个人数据的安全，请考虑投资文档管理软件，其功能旨在确保文档安全并帮助您确保遵守与员工相关的数据隐私法。

这些功能包括所有部门存储数据的集中位置、减少部门间孤岛、自动执行重复性任务以及简化文档扫描、存储、检索和归档流程。

3.投资软件来帮助您管理工资流程

没有什么比迟到的一两次薪水更能降低员工的士气了。 薪资软件可以帮助简化薪资流程，最大程度地减少出错的可能性，安全地存储薪资记录，并使支付薪资税更加容易。

如果您有多个州的全职员工、承包商和员工，工资单软件可以通过保持记录的组织和安全以及自动计算和存款来帮助减轻一些压力。 当然，这取决于为您的业务需求选择最佳薪资软件。

↛ 挑战：选择薪资软件

简化的薪资流程也可以为您的业务提供发展空间。 在工资单案例研究中，初创公司 VYRL 报告称，投资工资系统可以让他们更快地支付员工和承包商的工资，整理文件，并让他们能够提供更具竞争力的员工福利方案。 这最终帮助他们开始发展业务。

但是，由于有这么多的选择，购买工资系统可能具有挑战性。 比较不同的系统和功能很容易让人不知所措。 你可能会想，“我做出正确的决定吗？” 并担心你选错了。

如何避免：

在购买工资单软件（或者实际上是任何类型的软件）时，请确保始终牢记最初的问题，以帮助您优先考虑哪些功能对您很重要。

要记住的工资单软件的一些重要功能包括：

• 直接存款
• 报税（工资税、医疗保险税等）
• 合规管理
• 员工自助服务 (ESS)
• 会计和时间跟踪集成

请记住，工资单软件提供了一系列功能，从基本工资单功能到更复杂的功能。 通过利用试用优惠来“试用”软件以确保它非常适合您的公司并在正式启动之前对系统进行试运行，这永远不会有什么坏处。

减轻工资压力

工资单的所有活动部件和高风险很容易变得不堪重负。 但是从一开始就拥有正确的文档、用于工资记录的安全且有组织的文档存储系统以及适合您业务的正确软件可以使流程变得更容易。

如果您不确定从哪里开始，请考虑参加 Capterra 的候选名单测验，以帮助您缩小一些选择范围。

来源

1. 全国独立企业联合会 2021 年税务调查，NFIB 研究中心
2. 雇用和管理员工，美国小企业管理局
3. 联邦贸易委员会公平和准确信贷交易法
4. 公平信用报告法下的权利摘要，联邦公报