4 个软件更新技巧来优化您的技术

已发表: 2022-05-07

利用您的续订期探索软件市场并为您的业务发现新功能。

您的软件订阅期即将结束。您是否在不环顾市场寻找更好选择的情况下续订该订阅？即使您对系统感到满意，续订也是确认您拥有可用的最佳软件的机会。

Gartner 对全球软件购买者的 2020 年调查揭示了有多少企业正在处理订阅续订流程。我们分析了这些结果，形成了在软件合同到期时要采取的四种明确行动。 （Gartner 客户可获得完整报告）

超过 80% 的受访者深入或粗略地调查替代方案，无论他们对当前的软件是否满意。

不要在没有研究新选项的情况下随意更新您当前的软件。简单地更新可能是合理的，但您可能会错过最近出现的新的、有价值的功能。

请注意表明您需要寻找新软件的迹象——即使其中一种适用，您也需要重新审视您在软件市场中的选择。

绝大多数公司利用每个更新期作为环顾其他系统的机会，只是为了了解竞争对手是否提供了任何可以为其业务增加价值的新产品。近一半的受访公司 (45%) 在更新之前对软件进行了深入评估。

如何采取行动：

那么你应该寻找什么？如果您对当前系统有任何重大抱怨，请从这里开始——技术和安全问题通常是考虑其他选项的最大原因。

除此之外，请考虑您的公司是否适合以下任何一种常见情况：

最后，您当前的供应商可能已经与您分享新功能，或者您从同行那里听说过它们。这些都是评估新选项的正当理由，因此请给自己两到三个月的时间进行研究。

在正常经济条件下，64% 的受访者表示他们已经降级或终止了至少一项订阅协议。

如果大多数企业在每个更新期间评估新软件，他们到底在做什么？大多数人倾向于添加功能或扩展服务。但对许多人来说，目标是用更少的钱获得相同的功能。

因此，当您审查新功能时，请利用这个机会考虑您的软件的哪些功能在这个新的业务环境中真正推动了您的目标，并确定您现在可能不需要哪些功能。

软件提供商最终希望尽可能长时间地保留您的业务，因此他们有动力展示您的关系的价值并提供您想要的特定功能集，即使您支付的费用更少。

如何采取行动：

将功能分解为必需的、有价值的和可选的桶。要求供应商向您展示如果某些可选功能被删除，定价会如何变化。

续订也是审查您对支持的需求的好时机——在使用新软件一年左右后，随着团队的熟练程度，您应该能够减少在支持服务上的支出。询问供应商是否有最适合您的支持计划。

使用我们关于完成软件购买的最佳实践的文章下载一个模板，该模板允许您列出这些功能并对其进行评分，然后了解如何在您接近续订日期时评估软件的真实成本。

55% 的买家承诺签订期限仅为一年或更短的合同。

当软件只安装在本地计算机上时，同意一份多年合同是有意义的。切换到不同的系统可能需要几个月的时间才能启动和运行，但今天基于云的软件将更多的权力交到了买家手中。

软件即服务 (SaaS) 产品为中小型公司提供了更具吸引力的选择——它们采用订阅定价更便宜，而且灵活性意味着您可以从任何带有 Web 浏览器的设备访问系统。这使得在几个不同系统之间的切换变得更加简单。

每个供应商都有自己的合同期限政策，并且通常会为至少一年的承诺提供更便宜的套餐，因此请务必了解您的选择。

如何采取行动：

在续订之前，请查看您当前的软件合同以了解您公司在终止时的义务。您应该看到一些常见的子句：

了解合同中的终止条款。如果您在一份协议后对产品感到满意，您可以选择签订一份更长期的合同。较短的合同期限可能会花费更多，但可以让您灵活地快速更改软件。

726 名受访者 (52%) 表示他们至少续订了一份订阅协议，尽管他们对此并不满意。

调查中超过一半的公司已经续订了他们甚至不喜欢的软件。多种情况可能会使您当前但不太理想的系统成为最合适的选择。

但您不必满足于“不太理想”。从探索 Capterra 的 750 多个软件类别开始是很好的第一步。每个产品配置文件都包括总体评分以及易用性、客户服务、功能和物有所值的评分，以及详细的用户评论，以显着加快识别选项所需的时间。

如何采取行动：

尽早开始您的研究。在订阅合同的最后一年，为软件评估团队设置定期会议，该团队由公司的主要利益相关者组成，以确定：

这些可帮助您在续订时间之前了解您的选择。查看我们的软件谈判技巧中的第一步——谈判团队需要的人应该包括在这些会议中。

更新时间是审查不同系统的绝佳机会。但是，如果您对当前的软件感到满意，那么您最简单的举措就是更新。使用这些提示作为任何一种情况的指南：

如果您选择保留当前系统：考虑您可以负担得起哪些功能或服务可以移除以“调整大小” 系统和省钱。查看我们成功进行软件合同谈判的 6 个步骤。
如果您决定寻找另一个系统：在合同结束后的一年内，召集同行和员工来了解用户在当前系统中遇到的痛点。然后进行研究以确定可以消除这些痛点的替代方案。查看我们获得新软件支持的 3 种强大方法。