成功软件合同谈判的 6 个步骤

收集有关供应商的重要信息，并建立一个团队来宣传您的软件需求。

贵公司选择了新软件，现在是谈判合同的时候了。 这个看似简单的讨论可以决定整个交易的成败，并确定该软件最终对您的业务有多大用处。

软件提供商希望他们的工具为您工作，但他们也拥有训练有素的团队，可以最大限度地为他们提供有利的交易。 准备好像专业人士一样进行谈判：Gartner 推荐这些准备技巧，以进行最佳软件合同谈判，以尽可能获得最佳软件交易。 我们还总结了您在每个步骤中应该采取的关键行动（ Gartner 客户可以获得完整报告） 。

1.组建谈判团队

供应商正在将他们最强大的团队带到谈判桌上，因此您需要组建自己的团队来专注于交易的特定方面。 该团队的成员将取决于您的业务规模和资源——下表显示了各个重点领域以及每个重点领域需要考虑的事项：

将此表用作您的团队成员的清单。 当然，并不是每家公司都有针对这些重点领域的个人——如果是这种情况，请选择最合适的团队成员来承担多项职责。

2. 收取费用和隐性成本

您可能会支付比您最喜欢的软件网站上列出的价格更高的价格，除非您提出要求，否则供应商不会提供实际定价的详细信息。 要进行真正的成本评估谈判，请提前询问有关以下定价方面的问题：

您需要更深入地了解软件定价指标以获得最准确的成本。 根据您的具体业务设置，某些供应商定价方法可能是“双赢的”。 例如，一家正在快速招聘新员工的公司可以通过软件订阅模式获得更多的价值，该模式允许以固定价格无限用户。

请务必查看每种软件定价方法的权衡，以避免多付钱（ Gartner 客户提供完整报告） ：

3. 了解您的条款和条件

您的软件协议的条款和条件 (T&C) 描述了合同的风险和回报。 每个软件提供商都包含不同的条款，因此您可以更轻松地制作自己的业务必备项目清单。

这些条款将根据部署方法而有所不同——您是在您的位置安装软件还是通过 Web 浏览器使用它。

以下是两种软件部署类型的典型条款和条件示例：

4. 发现供应商获得影响力的动机

供应商可能会收集有关您的预算限制、软件将如何支付、哪位主管将批准交易以及谁做出最终决定的信息。

这为供应商提供了更多细节以利用对他们有利的交易，但您可以提出问题以揭示供应商的动机，以确保您拥有相同的优势。

考虑以下问题：

• 你如何获得报酬——直接佣金，还是工资和佣金？
• 全年都有奖金吗？ 你什么时候得到最大的红利？
• 您在某些产品和服务上的薪酬是否比其他产品和服务更高——哪些产品和服务，以及薪酬激励计划如何运作？

收集完这些信息后，看看这些因素是否能给你带来更大的优势：

考虑财政年度结束。 您是否有任何供应商敦促您尽快完成交易？ 销售团队通常很积极，但他们会在公司财政年度结束时加大压力，你也应该这样做。

最好将软件讨论延长到财政季度或年度末，以利用供应商的紧迫性来获得更好的交易——当销售团队确实需要完成本季度的最终交易时，更容易获得特价和折扣或年。

您的供应商是初创公司吗？ 基于云的软件的蓬勃发展催生了数百家小型初创软件提供商，它们可以提供比大型企业竞争对手更灵活的条款和合同。 一个更敏捷的初创供应商可能是您的功能需求和预算之间的完美匹配。

这家初创公司也可能正在准备筹集资金——在这种情况下，供应商将希望在一系列融资回合之前增加客户和收入，这使您的公司有优势谈判更有价值的交易。

根据软件公司的规模和类型，您可以在 Crunchbase 找到资金、收购和投资者详细信息，以便在谈判期间加以利用。

5. 使用评分模板来确定您的最佳选择

使用下表中列出的标准对您的前几个软件选项进行评分 - 这样，您将确切地知道您应该对交易进行多少投资，或者您是否可以放弃。

从 1 到 5 对标准进行评分，并在计算获胜者时给予重要考虑更多的权重。 根据您的供应商选项的需要使用尽可能多或尽可能少的这些：

• 价钱
  • 许可费
  • 定制和实施成本
  • 维修费
  • 培训费用
• 必需的（和不错的）特性和功能
• 操作要求（兼容性和移动性）
• 集成
• 支持和培训能力
• 条款和条件 (T&C) 风险

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6.准备走开

在对每个供应商进行评分、查看条款和条件并了解供应商和您的公司的利害关系之后，您就知道自己是否有能力放弃其他可行的选择。

您的要求和有效替代方案列表使您能够在与得分较低的供应商没有朝着有利方向发展时放弃谈判。 如果您确实放弃了谈判，请花时间与您的团队重新设置：

• 重新定义你的期望
• 加强你的谈判策略
• 确定下一个最佳软件选项是否真的值得追求

您将从每次讨论中学习如何更好地利用您的研究，以及如何最好地回应来自供应商的棘手问题和策略。

为您的软件谈判收集最佳资源

确保您的公司为软件生命周期中最重要的对话做好准备。 回顾一下，召集你的谈判团队，了解隐性成本和可接受的合同条款，然后制定一个有效的游戏计划，将压力重新压在供应商身上。

如果您在流程上领先一步，您应该分析真实的用户评论并安排一些软件演示，然后从一开始就遵循这些步骤，以便您可以为每个供应商量身定制谈判计划。