5 个迹象表明您的企业已准备好升级其会计解决方案

过时的会计软件是否会浪费您的时间和金钱？ 注意这五个危险信号。

当您阅读本文时，您已经度过了税收季节的年度噩梦（我希望如此）。 恭喜！ 现在，您可以为自己出色的工作喝上一杯美味的柠檬水，然后开始睡觉，免于美国国税局（IRS）跟踪您完成梦想的恐惧。

无论这是您的第一次税务噩梦，还是您每年与报税季节相关的焦虑，我敢打赌，不足或过时的会计软件一直是您困境的重要组成部分。

来自马萨诸塞州的注册会计师和商业顾问艾琳·瓦克斯勒 (Irene Wachsler) 表示，她看到小企业主犯的最大错误之一是“因为他们没有投资于适当的会计系统，所以没有采取所有符合条件的扣除额”。

但是，错过的扣除只是您不完善的会计系统正在花费您的时间和金钱的迹象之一。

Wachsler 补充说，许多小型企业的困境“可以通过使用具有自动化银行提要和银行规则的云会计系统轻松解决。”

这听起来不是比把头发扯下来好得多吗？

您的会计软件需要升级的 5 个危险信号

在本文中，我们将探讨您的企业需要升级会计系统的五个警告信号，以及有关最新会计技术如何提供帮助的有用提示。

1. 您花在会计软件上的时间比经营业务的时间还多

需要注意的警告信号：

• 你在晚上和周末工作以赶上基本的会计任务。
• 您花在会计职责上的大部分时间都是数据输入的繁重。
• 工资单和发票等基本会计任务正在使您远离业务增长。

为什么这是一个问题：会计软件（实际上，几乎所有的商业软件）都应该旨在因此，如果您的会计工具没有给您时间来发展您的业务，那么它就没有发挥作用。

公平地说，如果您的会计甚至有点复杂，有很多交易和客户，那么您的问题可能与人员配备有关，而与软件不足有关。 在这种情况下，您需要问问自己，您是否愿意每周花 10 个小时处理自己的会计，或者每月支付几百美元来处理它，这样您就可以有时间回来。

新会计软件如何提供帮助：当代会计软件可以通过多种方式为您节省时间，从费用管理收据扫描到发票和簿记等日常流程的自动化。 如果您一直在手动运行工资单，那么您可能每周都要花费数小时来完成它。 使用集成工资单的会计软件可能会改变生活。

说到集成，它们是您定制时间节省的关键。 已建立的会计产品已与数百名应用程序开发人员建立了关系，允许您连接从您的 CRM 到销售点系统到您的会计系统的所有内容。 这样可以减少应用之间的点击次数并为您提取数据，从而节省时间。

例如，Intuit 研究（2018 年 11 月在 QuickBooks Connect 上分享）表明，每位QuickBooks Online用户通过连接至少一个应用程序每周可节省约建立例行程序然后坚持我们所知道的东西是人类的天性，因此找出您所缺少的最佳方法是演示一种流行的会计工具并询问供应商代表它如何可以节省您的时间。

2.您的会计工具不再更新

需要注意的警告信号：

• 您的会计软件经常崩溃。
• 您的会计软件已被黑客入侵。
• 当您的操作系统更新时，您的会计软件失去了功能。

为什么这是一个问题：无论是因为您的会计软件是开源的并且不再受支持，还是因为它是由不再经营的公司分发的，使用未更新的软件不仅仅是错过了最新功能，它是关于保护您的数据和客户的数据。

你可能会说，“我不需要最新的会计软件，因为我不需要人工智能、虚拟 CPA 和自动无人机将我的税务文件提交给 IRS。”

首先：你不应该尝试通过无人机向联邦大楼运送任何东西。 其次：不受支持的软件的最大风险是它容易受到黑客攻击，就像在风中摇摆的敞开的后门。 您想向您的客户解释他们的银行信息被泄露是因为您不想在运营费用中腾出空间来更新会计软件吗？

新的会计软件如何提供帮助：当您的企业拥有现代化的、更新的会计系统时，您可以在晚上安然入睡，因为您知道您的数据和客户的数据都掌握在良好的手中。 除了数据安全之外，还必须每年（至少）更新您的会计工具以反映不断变化的税法。

如果您的系统自 2017 年底通过《减税和就业法案》以来一直没有更新，您可能会错过大量减税和税收抵免，因为您的软件不知道要查找它们。 或者，也许更糟糕的是，您可能会扣除您的过时软件仍然认为是活跃的（如娱乐费用）并标记自己进行 IRS 审计。

3. 您的会计软件无法在移动设备上运行

需要注意的警告信号：

• 您的会计软件没有适用于 iOS 或 Android 的本机应用程序。
• 您的会计软件在移动设备上的功能有限。
• 您的会计软件可以在您的移动设备上运行，但缺少重要功能。

为什么会出现问题：大约十年前，能够在平板电脑和智能手机上访问会计软件是一种罕见而奢侈的奢侈品，就像能够在越野航班上的体育酒吧玩街机游戏一样。 从那以后发生了很多变化。

在 2019 年，随着移动设备和分布式团队的激增，移动访问是企业领导者的必备品。

如果您需要在周五午夜开车去办公室解决客户账单问题，那么您的会计软件是否真的为您服务，或者您是否正在为它工作？ 您还希望确保您的会计工具在 iOS 设备上的运行效果与在 Android 设备上一样好，以便需要的每个人都可以使用它，并且它是面向未来的。

新的会计软件如何提供帮助： Android 和 iOS 功能现在是流行会计工具的标准配置，例如 QuickBooks 和 Wave Accounting（在撰写本文时我们最受欢迎的列表中的前两个），让您可以轻松地从火车或公共汽车就像在工作的台式电脑上一样。

作为商业领袖，您知道连续五个小时坐在办公桌前查看财务报告或平衡账目是多么难得。 但是，如果您能够在旅途中在机场或周六下午的沙发上执行此操作，您将更加了解您企业的财务状况。

4. 您的会计软件没有与任何新应用程序集成

需要注意的警告信号：

• 您有单独的应用程序用于发票或费用管理等任务，但它们没有与您的核心会计工具集成，因此您需要数小时的繁琐数据输入。
• 您的会计软件曾经与您的某些应用程序集成，但自从这些应用程序更新后它就没有更新，因此它们不再可以很好地协同工作。
• 您的会计软件与非常少的应用程序列表集成，迫使您使用您不习惯的应用程序。

为什么这是一个问题：每个人都喜欢以不同的方式工作，每个人都有自己喜欢的工具来处理不同的任务。 您应该决定使用哪些会计工具和应用程序，而不是将决定权交给您的会计软件。

如果您的软件未与新应用程序集成，则意味着其开发人员忽略了更新系统，或者他们没有与其他开发人员合作。 对于系统的实用性，这些原因都不是好兆头。

新会计软件如何提供帮助： QuickBooks 和 Xero（我们的“20 大最受欢迎会计软件”列表中的前五名供应商中的两家）各自集成了 500 多个应用程序。 这意味着无论您喜欢跟踪费用、发送发票、接受付款，还是做与您的业务会计和财务相关的几乎任何事情，这些系统都准备好与您合作，而不是强迫您按照他们的方式做事。

假设您从以前的业务合作伙伴那里继承了一种发票工具，但您从未真正喜欢过它？ 使用您的新的、可定制的会计软件，您可以前往应用程序市场并浏览各种发票应用程序、阅读评论、试用它们，并找到一个与您的系统兼容并让您的生活更轻松的应用程序。

5.您的会计软件几乎没有自动化功能

需要注意的警告信号：

• 您手动将每月发票发送给相同的客户，即使更改很少。
• 您通过统计褪色的纸质收据来管理费用。
• 您在每个月底花费几个小时将您的银行对帐单与您的簿记软件核对。

为什么这是一个问题：自动化，曾经是科幻小说和幻想的东西，现在只是现代世界做生意的一个正常部分。 而且，如果您不使用具有自动化功能的会计软件，那么您就是在浪费大量时间，而这些时间本可以更好地用于发展您的业务。

人工会计任务的另一个问题是，您比软件更容易出错。 自动化确保只要您拥有干净的数据，系统就永远不会出错。 另一方面，当您在凌晨 2 点输入第 50 张发票时，您很可能会出错。

新的会计软件如何提供帮助：最新的会计软件可以将数据输入从发票、工资单、费用管理和银行对账等任务中提取出来。

查看 QuickBooks Online 自动化功能的视频演练：

“QuickBooks Online 中的会计最佳实践和自动化”（来源）

您无需在成堆的发票和收据中寻找和啄食，而是设置自动化流程并在每个月底仔细检查数字以确保一切都检查完毕。 这样，您就可以将时间花在经营业务上，而不是成为数据输入专家。

是什么阻止您升级您的会计解决方案？ 是否有一个问题阻止您升级您的会计系统，而我在本文中没有谈到？ 成本？ 分析瘫痪？ 除了他们的姐夫在 90 年代初期作为社区大学项目编程的开源系统之外，拒绝使用任何其他东西的古怪会计师？ 无论是什么让您无法升级到让您和您的团队生活更轻松的东西，我想听听它； 在 Twitter @AndrewJosConrad 上联系我。 同时，请务必关注我们的会计和金融博客，了解从会计技术的未来到您可以从中学习的顶级金融科技播客等方方面面的提示。