机构可以避免范围蔓延的 3 种方法以及如果它出现如何管理它

您认为您正在有效地管理您的项目，但范围蔓延仍然存在。如果您没有赚取应有的利润或与不满意的客户打交道，您会怎么做？

如果您的项目由于客户要求额外工作而失去控制，或者项目需要的工作可能比您最初想象的要多，那么您机构的声誉可能会受到威胁，尤其是在您努力按时完成的情况下。

那么，什么是范围蔓延以及如何成功管理它？

在今天的文章中，您将了解什么是范围蔓延、如何预防和管理范围蔓延，并找到特定于机构的范围蔓延示例。

什么是范围蔓延？

范围蔓延，又名厨房水槽综合症或需求蔓延，与项目管理和项目变更有关，导致原始目标的扩展。

在低估范围蔓延时，必须考虑项目范围涉及的内容。 项目范围包括规划过程，包括：

• 具体目标
• 待完成的交付物
• 每个可交付成果的里程碑和截止日期
• 项目成本
• 团队成员承担每项任务
• 需要外部资源

任何发生在项目范围之外的事情都可能导致范围蔓延。

据 PMI 称，近 50% 的项目遇到范围蔓延，而近 40% 的机构因此超过了项目预算。

范围蔓延可能包括细微的变化，例如客户的小改动和调整，导致额外的工作、错过最后期限以及项目花费的时间超过要求。 如果修改不会导致额外的工作时间或费用，那么它就不是范围蔓延。

机构范围蔓延的主要原因包括：

• 客户在创建简报时不了解他们角色的重要性
• 客户未能理解项目范围的复杂性
• 该机构低估了项目的复杂性
• 缺乏客户协议
• 客户端出现意外问题，导致项目发生变化
• 项目范围没有准确定义
• 团队成员与客户之间的沟通管理不善
• 缺乏与客户的互动
• 对里程碑/可交付成果的反馈被延迟
• 该机构的时间管理不善
• 缺乏优先次序
• 该机构不理解为什么要提出新的要求/更改

范围蔓延如何影响您的代理机构

当范围蔓延出现时，您的整体项目成本估算必须重新进行，您的利润可能会受到打击。 随着项目成本开始增加，额外的工作、时间和资源需要您的预算中的额外资金。

如果您为某个项目估算了特定的小时数，那么额外的小时数将占用您为其他客户项目安排的时间。

额外的项目时间也可能意味着您要在发票中增加更多的计费时间——您的客户可能不会对此感到满意。

由于范围蔓延而错过最后期限可能会导致客户不满意，并可能损害您机构的声誉。

机构范围蔓延的例子

场景 1

一家数字机构承担了一个设计传单的项目，并按时交付了第一个里程碑。

客户要求更改传单。 进行了更改，客户要求在项目简介之外进行进一步更改。 这些变化需要在商定合同之外的额外时间和人力资源。

场景 2

一家为客户设计新网站的网页设计机构开始实施新设计，但意识到必须在设计上线之前修复客户使用的平台（例如，CMS 已过时或无法正常运行）由于主题或插件冲突）。 这导致需要额外的时间和资源。

范围蔓延令人沮丧，但这也是一种自然现象，尤其是当由于客户无法控制的情况而发生变化时。 但是，如果范围蔓延频繁发生并导致您的机构中断，您需要确定如何在它出现后避免和管理它。

机构如何避免/防止范围蔓延？

了解如何防止范围蔓延将使您避免项目工作的延误，确保您的机构盈利、按时交付工作并让您的客户满意。

以下是一些可以避免范围蔓延的方法：

1.提供项目范围文件

明确定义的项目范围文档应列出计划阶段的所有详细信息，包括清晰的简介、可交付成果、里程碑、成本、截止日期、资源和任务：

该文件还应说明被认为在初始项目之外的场景，以及该机构将如何管理这些新请求。

客户签署代理合同也是一个好主意，以证明双方就项目范围达成一致。

如果在项目范围文件之外提出额外要求，您的机构可以提醒客户，额外的时间是需要计费的，并且需要更多时间。

2. 管理期望

在开始项目之前对客户保持透明。 提出尽可能多的问题，以全面了解项目。 如果您觉得一个项目将花费比客户要求更长的时间，那么在开始之前让他们知道是很重要的。

例子
自由数字项目经理 Suzanna Haworth 在从事由两家机构管理的网页设计项目时遇到了范围蔓延问题。

最初的项目似乎很简单。 苏珊娜负责设计网站的前端，而另一家机构负责处理后端。 但是，另一家机构没有考虑在过时的代码之上构建新的前端，这增加了进行新更改的时间和精力。

结果是截止日期延迟了两个月，客户不满意，团队士气低落，这些都不是机构或客户的错。

Haworth 认识到，在这种情况下，该机构应该首先确定项目对第三方的依赖性以及这些依赖性如何影响项目范围。 可以与客户讨论此风险规划，以便他们了解第三方参与可能对项目产生的影响。

3.有效管理截止日期

确定团队工作量的优先级，以确保满足里程碑和截止日期。 总会有一些方面要添加，但在完成任务时要坚持项目范围。

在按时完成任务时，良好的团队管理至关重要，因此请跟踪任务进度并创建里程碑以完成较小的任务，以确保每个人都按时完成。 使用项目管理软件将帮助您跟踪团队成员和每个项目的进度，例如 Trello 或 Wrike 提供：

例子
Jawfish Digital 会在内部跟踪给定项目的所有内容，即使它不是按小时计算的项目：

该机构还知道其外部资源的成本，例如支付合同作家或平面设计师的费用。 通过了解类似的过去项目需要多长时间，Jawfish Digital 可以提供准确的报价，并通过避免范围蔓延来实现盈利。

如果范围蔓延以及何时开始，机构如何管理范围蔓延？

管理范围蔓延对于确保您按时完成项目并实现盈利至关重要。 有几种方法可以管理范围蔓延：

询问客户是否需要对改动进行估价

重要的是要考虑项目类型并选择一种考虑项目规模的计算方法。 如果您准确地计算了您的预测（并完成了项目范围文件），您将能够在项目预算内完成额外的工作/时间。

例如，如果您在资源和时间计费方法下运营，如果需要，与您的客户讨论更改很重要。 通过这种方式，他们知道额外的改动需要额外的时间和工作，并单独计费。

与您的团队交谈

经历范围蔓延的项目可能会给您的团队带来很多麻烦。 向您的团队做简报，让他们准确了解正在发生的事情，并帮助他们减轻压力，这将提高积极性。 避免责怪他人或客户。 所有范围蔓延情况都是学习机会，可帮助您避免将来出现类似情况。

与您的客户交谈

在项目旅程的每一步与您的客户沟通。 向他们展示您取得的进展，并让他们了解出现的任何问题。 代理机构的成功取决于对客户保持透明以增强信任并确保他们对完成的项目感到满意。

防止和管理范围蔓延

避免范围蔓延总是一个挑战。 项目在整个过程中自然会发生变化，并且会出现意想不到的问题。

但是，使用策略来防止它，例如考虑项目成本中的问题，或提供项目范围文档将使您能够在出现范围蔓延时有效地管理它。

学习如何预防和管理范围蔓延只是建立成功机构的一个方面。 要发现更多发展代理机构的方法，请在此处注册 Instapage Enterprise 演示。