如何在支持票上每天节省一个小时

每个人都可以使用更多的一件事是时间。 它是一种不可再生资源。 想想如果你每天多出一个小时你能做什么？ 你怎么能改变你的生产力？

如果您从事客户支持工作，您就会知道每一小时都很重要。 客户想要快速响应，而您想要沿着票务队列移动。 浪费的时间是潜在的销售损失。 古老的格言“时间就是金钱”绝对适用于客户服务。

每天节省一个小时可能听起来不多，但它加起来就是每周 5 小时或每年 260 小时！

通过腾出额外的时间，您不仅可以更好地为客户服务，还可以利用额外的时间专注于更大的业务目标，例如公司的增长战略。

这意味着重要的是不要迷失在重复的、浪费时间的任务中，尤其是在涉及电子商务等快速发展、大批量的业务时。 认为这是不可能的？ 再想想。

这里有一些实用的技巧，告诉你如何让你的时间为你工作。 使用这些技巧在响应客户消息时节省大量时间，同时不牺牲卓越的客户服务，将让您腾出急需的时间来努力提升更广泛的业务目标。 这只是更聪明地工作。

从组织起来开始

在您可以在客户服务中做任何其他事情之前，您需要从组织的地方开始。 如果您的票务系统一团糟并且您的客户服务代表团队没有以有序的方式运作，那么您将无法帮助任何人。

作为电子商务卖家，确保您保持井井有条并掌握所有客户沟通是成功的关键第一步。 这似乎是一个显而易见的步骤，但当您与客户有多种沟通渠道时，让一切保持一致可能是一项挑战。

有许多查询要响应可能会造成瓶颈。 因此，与其一一回复每条消息，重要的是能够在消息仪表板中对消息进行排序和优先级排序。

如果您是 eDesk 用户，组织起来很容易。 eDesk 仪表板允许您按工单状态组织工单，包括收到的工单、已解决的工单、已暂停、已归档、新工单和已归档工单。

这可以帮助您快速组织起来，并意味着您的团队可以更好地掌握工作流程。 它还允许您在任何给定时刻快速搜索和识别您需要提取的票证类型。 最后，您可以控制您的客户票，甚至是历史票，以及其中包含的所有数据。

eDesk 的智能收件箱将来自您所有市场、网站和社交媒体的客户消息集中在一个地方，以帮助您更快更好地响应

此外，您还可以按您选择的标准标记您的门票并按标签过滤它们，以便您可以掌握某些分组，例如过去 7 天的门票，或来自特定市场的所有门票，或按语言，仅举几例。 标签也可以自动化，以便它们根据您设置的规则自动应用于某些工单。

这样，例如，可以相应地标记客户说德语的所有票证，以便您知道将它们路由到正确的说语言的代表。

在对消息进行排序、优先排序、标记和过滤时，您可以确保组织通信流，以便您的团队可以更有效地处理它们并节省时间。

拥有一个有条理的系统来分配和回答票证可以为您的团队提供指导并创建更好的工作流程。 当您的团队组织良好时，他们节省的时间就会增加。

充分利用在线支持

通过电子邮件或聊天在线回复客户查询被证明比通过电话回复要快得多。 使用文本回复更快，因为当您处理书面内容时，您可以使用自动回复和模板来避免重复，这有助于更快地移动工单。

因此，如果可能，请尝试引导您的客户通过电子邮件或在线聊天与您的公司互动，以便您的团队可以更快地完成每个查询并保持更高的效率。

确保您启用实时通知以提醒您电子邮件和聊天查询将有助于确保您的团队了解新查询并快速响应。 这是关键，因为在客户服务方面，快速响应时间非常重要。

聊天机器人在这里可以提供帮助。 即使您的实时客户服务团队不在线，聊天机器人服务也可以提供自动答案，将客户引导至知识库页面，或者简单地确认他们的查询并让他们知道代理将很快与他们在一起。

这似乎是一件小事，但即使是让客户知道他们的消息已收到的自动聊天机器人回复也将大大有助于提供出色的客户服务。 然后，当您的团队准备响应时，他们可以通过使用清晰简洁的语言快速全面地解决问题来节省时间。

这就是基于模板的标准化回复以及自动化可以派上用场的地方，这就是我们接下来要讨论的内容。

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创建有用的模板

节省为您发送给客户的消息创建内容的时间可能是挽回时间的好方法。 这是模板非常有用的地方。 它们允许您的客户支持团队使用他们需要的内容来回复常见问题，而无需重复输入相同的答案。 您所要做的就是提前创建所需的各种模板。

模板通常是根据对常见问题和问题的响应来创建的。 它们是内容片段，可以复制并粘贴到相关对话中，并根据需要进行定制以适应特定情况。

您可以创建的模板类型示例包括：

• 订单确认
• 发货确认
• 退款政策
• 条款和条件
• 审查请求

所有这些都是标准类型的通信，可以作为模板轻松自动化，并设置为在客户下订单或收到产品后发送给客户。 这可以节省您的团队时间，同时确保每个客户在关键接触点或与您的公司互动后都能得到响应。

模板也可以使用您客户的姓名进行定制，以便他们感觉个性化。 通过这种方式，您的团队可以节省时间，无需一遍又一遍地输入相同的内容，但客户仍然觉得每条消息都是为他们量身定制的。 这培养了卓越的客户体验感，这在当今的商业世界中非常重要。

最重要的是，模板将确保您的客户在需要时得到他们需要的响应，同时为您和您的团队节省宝贵的时间。

让自动化发挥作用

某些客户服务任务可能是重复的，这是给定的。 那么，为什么不自动化这些任务呢？ 自动化通过将客户消息管理系统设置为自动执行以前手动处理的任务来帮助您节省时间。 即使是最小的操作自动化也可以加起来，为您的公司节省大量宝贵的时间。

在使您的电子商务帮助台软件为您服务时，自动化可以通过多种方式提供帮助：

1. 自动售票
eDesk 允许您创建规则以自动将某些消息分配给特定的团队成员。 这意味着负责市场查询的团队成员只能获得这些查询。 这使他们能够专注于一个特定领域并专注于他们。 可以为其他团队成员分配来自不同渠道的查询。 这意味着每个人都专注，时间最大化，客户查询得到有效回答。

2. 自动回复
当客户在您的团队工作时间之外发送消息时，自动回复是一种方便的功能。 这样可以确保自动回复客户，让他们在工作时间等待座席回复时感到被认可。 自动响应在高峰期也很有帮助，例如圣诞节期间的购物高峰期，当您知道查询会激增并且您的团队将处理大量事务，但仍希望确保客户的查询得到处理时。

3.票务优先级
eDesk 的工单优先级允许您设置规则以自动优先处理重要消息。 这有助于节省您的时间，因为这意味着您将首先优先处理重要的票证，将它们排除在外，以便您可以处理较小的项目。 通过提供一个他们可以更有效地使用的系统，优先级还将减轻您团队的压力。

自动化有时会受到负面报道，因为它被认为不那么个人化，或者将人为因素排除在外。 但是，有些任务不一定需要个人接触，至少在第一次情况下不需要。 对于此类任务，自动化是一种有价值的解决方案，有助于减轻可能占用不必要时间的小型工作的压力。

如您所见，上述许多可以自动化的元素都是程序性任务，不需要人为因素，自动化可以更好地服务。

通过自动化一些任务，例如上面的示例，您可以将团队的时间分配给更有用的任务，例如在每次客户交互中提供出色的客户服务。

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提供知识库

有时，帮助客户的最佳方式是让他们能够自助。 您网站上的知识库，包括常见问题解答（常见问题）部分，可以提供帮助。 更深入的页面可以更深入地了解您的产品、材料，甚至您的公司本身。 放在一起，这些都可以成为您客户的有益资源。

通过在您的网站上构建一个全面且易于浏览的资源库，您可以在一个易于查找的中心位置涵盖最常见的问题、常见问题和痛点。 这样，客户可以在白天或晚上的任何时间快速访问和浏览有用的信息，以快速找到他们需要的答案。

通过减少重复问题的数量，这减轻了您的客户服务团队的压力。 通常，客户服务问题很简单，而自助服务可能是回答这些问题的更好途径。 提供知识库可以帮助减轻票务队列的负担，从而对您的票务队列产生切实的影响。

当确实出现可以由知识库回答的问题时，只需将您的客户指向您网站上的正确位置以帮助他们回答问题即可。 当出现其他常见问题或问题时，您还可以添加到您的知识库（有时也称为“库”）。

创建知识库不应被视为提供较少的客户服务。 相反，任何时间紧迫且不希望通过致电或发送电子邮件客户服务的过程的任何客户都喜欢简单地在知识库中查找他们问题的答案。

通过提供知识库，您为您的客户提供了另一种选择，让他们可以回答他们的问题，而且不会被忽视。

最后的想法

从上面可以看出，eDesk 可以通过多种方式帮助您腾出团队的宝贵时间，以便将其应用于其他增长领域。

只需以满足贵公司独特业务需求的方式设置您的票务系统，您就可以优化您的帮助台，以尽可能为您的业务提供最佳方式。 这将有助于它更有效地运行并节省您急需的时间。

每天有额外的时间可以为促进公司的发展带来很大的不同。 如果您想详细了解eDesk 如何帮助您的电子商务业务更快地响应和发展，请预订现场演示或免费试用 eDesk 14 天，无需信用卡。