什么是销售订单？ 为什么你要在乎？

在商业中，尤其是在 B2B（企业对企业）中，也许你们都听说过Sales order 。 然而，你真的了解它吗？ 好吧，没有多少人可以肯定地说“是”。

许多人可能在某些方面理解销售订单，但有时会将其误认为其他类似的文件，如采购订单 (PO) 和发票。 根源在于他们对销售订单没有深入的了解。

那么，究竟什么是销售订单？ 如何与其他文件区分开来？ 在业务流程中是否有必要？ 一切都会在这篇文章中解释清楚！

什么是销售订单？

销售订单或 SO 是商业世界中的一个流行术语。 它被许多各方广泛使用，例如批发商、零售商、制造商和供应商。

销售订单是卖方创建的用于重新确认买方订购的交易的文件。 该销售订单随后将发送给买家，通常包含有关商品或服务数量、质量和价格的信息。

另一方面，销售订单也可以理解为销售人员（有时称为供应商）自己制作并保存在公司中的内部文件。 在销售订单中，您将获得产品的交货日期和地点、付款方式等信息，以及与每笔交易的监管和物流相关的许多信息。 因此，它是商店了解他们完成订单的最新数据的有效工具。

销售订单、采购订单和发票：有什么区别？

在业务中，不仅存在销售订单，还存在采购订单和发票。 其中三个在某些方面非常相似，使一些人，尤其是新人，将他们误认为是彼此。

现在，让我们看一下这一部分，找出它们之间的差异并轻松识别它们。

销售订单

如上所述，销售订单是为帮助卖家和买家确认交易中的所有内容而创建的文件，从产品质量到运输方式，并允许卖家跟踪他们的订单。

当您购买产品或服务时，将向您发送销售订单，以确认销售双方正确理解您的需求。 因此，一切都朝着正确的方向发生。

采购订单

采购订单或 PO 是买方商品或服务的清单，然后发送给卖方。 它包含有关他们希望从卖家那里购买的物品或服务的详细信息。

这种订单在购买过程开始时使用，当买家想要与卖家就他们想要得到的东西展开对话时。

发票

发票是由卖方生成的文件。 它被发送给已经购买了他们的产品或服务并收到完整的买家。 在发票中，将向买家提供他们必须为收到的物品支付的金额，并要求他们支付账单。

由于其目的，卖家仅在所有产品或服务已经到达客户手中时才发送发票。

销售订单与采购订单

相似之处

• 包括交易的产品或服务列表
• 当收货方接受时，强制卖方和买方遵守那里的信息。
• 常用于 B2B（企业对企业）交易的交易中

差异

销售订单与发票

相似之处

• 卖家寄来的
• 包含订单的详细信息
• 当买家收到产品时交付

差异

采购订单与发票

相似之处

• 包括交易的详细信息，例如物品或服务的名称、数量和价格
• 由会计师或会计部门用于准确计算采购和销售记录
• 包含卖家和买家的地址

差异

销售订单的重要性

跟踪库存

对于卖家、供应商或供应商等销售方而言，销售订单在支持他们轻松跟踪库存方面起着重要作用。 由于在每个销售订单中，产品的数量、类型、名称和质量都透明显示，因此销售方将了解库存产品的详细信息、上一次交易的产品以及需要购买的产品再过几分钟。

确保各方遵守协议

如果卖家接受采购订单，则意味着他们与买家之间的交易具有法律约束力。 因此，当您对采购订单中的某些条款感到困惑或含糊不清时，是时候咨询您的法律顾问了。 他们将帮助您在决定签署与否之前了解清楚。 签署时，您应该记录您的销售订单，因为这将是确保您可以按照协议完成交易的有效工具。

降低重大错报风险

重大错报是由于执行财务报表的不准确而导致的错误，该错误对财务决策有更大的影响，因为它通常被视为主要来源。 因此，财务报告中的任何重大错报都可能对公司造成不利影响。

例如，当期末存货的报表出现错误时，就会因为这个错误而计算出错误的利润。 当您的业务被审计时，这种情况甚至会变得更加严重。 您可能会被指控欺诈。

因此，销售订单是任何交易中不可或缺的一部分。 它将在每次销售期间记录所有必要的信息，以便您确信重大错报的可能性将大大降低。

销售订单流程是什么样的

事实上，业务流程通常从买方开始，客户在创建报价请求 (RFQ) 并将其发送给卖方或供应商时。 供应商在收到客户的 RFQ 后，会将报价单发送给他们。

通过报价，买家将考虑产品或服务的价格，如果价格合理，将向供应商发送采购订单。 之后，供应商将仔细阅读采购订单。 如果他们接受采购订单，将根据采购订单中的信息创建销售订单。 此销售订单有助于买卖双方确认交易中涉及的内容。

接下来，卖家将制造或收集销售订单中的所有必要产品和服务，包装订单并将其发送到客户的地址。 当客户收到产品时，通常是在装满产品时，会向买家发送发票要求付款。

如果没有问题，客户将根据发票上的内容支付账单，交易成功完成。

从上面的业务流程可以看出，销售订单是核心组件，负责确保所有参与交易的利益相关者都能清楚地理解。 因此，由于缺乏详细信息，这降低了销售中可能出现的错误率。

销售订单示例

詹姆斯是一家大公司的经理。 他负责分发产品，这是一项至关重要的任务，因为它确保运送给客户的产品与仓库中的产品一样完美。 这也有助于他提高自己的优势：标点符号和注意力，这是每天使用的。

在工作中，他经常要处理大量的大订单，要时刻牢记，每件事都要小心翼翼地完成，因为他的小错误会给公司带来很大的麻烦。

最近，他的公司刚刚拿到了一笔高价的大单，所以他需要比以往更加小心。 当收到来自销售团队的销售订单，包括满是客户的需求时，James 会与他的团队伙伴分享。

之后，销售订单将交付给仓库团队。 在那里，人们将根据詹姆斯发给他们的文件组装产品。 当收集到足够的物品时，人们会将这些产品全部放在托盘中，然后将它们转移到包装团队。

包装部门的主要和唯一任务是保证产品在运输过程中得到仔细保护。 为此，产品通常被放置在密封的盒子中以抵抗冲击。 此外，它还被用作运输物品的一种方式。 它也可以用于营销目的，因为完全可以将一些营销材料添加到包中。

当然，当所有这些步骤完成后，这些产品将被送回装卸码头附近的托盘。 他们将在第二天送到客户的地址。

但是，事情并没有按计划发生：买家想要更改某些内容并将修改发送给购买。 幸运的是，他的公司使用电子文档，所以他立即将这个修改发送给了他的同事。 他们在收到文件后也会立即对案件做出反应，订单可以及时发货。

结论

简而言之，可以否认销售订单是业务流程中的关键要素。 简单的理解，就是一份文件，任务是确认他们已经同意的信息。

在销售订单的帮助下，您可以有效地管理您的库存，确保其他人不能违反合同，并防止出现重大错报。