如何为您的项目制定有效的风险管理计划
已发表: 2022-05-07深思熟虑的风险管理计划可帮助您的项目取得成功。
项目经理阿黛尔总是想方设法通过展示她处理困难项目的能力来证明自己的价值。 有一天，她接手了一个大多数经理都回避的项目。 该项目很复杂，包括几个风险因素； 有很多可能出错的地方，但潜在的回报很高。 阿黛尔有足够的信心制定战略风险管理计划，因此她成功了。
每天，商界人士都在冒险。 有时这些风险会得到回报，有时则不会。 但是，像阿黛尔这样成功的冒险者与失败者的区别在于他们对风险管理计划的准备程度。
像 Adele 一样，如果您是处理复杂项目并希望降低所有潜在风险的项目经理，那么制定项目风险管理计划是您的最佳选择。
没有风险管理策略肯定会导致灾难，但与此同时，创建一个风险管理策略似乎令人生畏。 这就是为什么我们编制了五个简单的步骤来帮助您制定风险管理计划。 我们首先解释了这些步骤如何防止潜在问题的出现。 但首先，让我们学习风险管理计划的基础知识。
什么是风险管理计划？
风险管理计划概述了识别、分析、评估和应对风险的步骤。 它还包括监控风险并尽量减少其对项目的影响的策略，旨在最大限度地提高积极的项目成果。
| 项目风险管理计划的关键组成部分 | |
|---|---|
| 项目风险背景 | 这包括对项目的描述、其目标以及所有相关利益相关者的列表。 |
| 方法 | 这包括对要使用的风险管理过程的描述，以及在该过程中要使用的工具和技术。 |
| 风险分解结构 | 这包括按类型划分的所有项目风险，例如技术、财务或组织。 |
| 风险类别 | 这包括对所有风险类别的全面描述，例如高、中或低。 |
| 风险评估矩阵 | 这包括列出所有潜在风险因素、其影响和发生可能性的表格。 |
| 风险应对计划 | 这包括对风险事件发生时要采取的措施的描述，例如避免、缓解或转移。 |
| 角色和职责 | 这包括负责执行与风险管理相关的各种任务的人员列表。 |
为什么要制定风险管理计划？
没有一个项目是没有风险的。 通过事先考虑和规划风险，您承认它们存在并且需要解决。 通过深思熟虑的风险管理计划，您可以避免或减轻潜在问题，以免它们成为压倒性的障碍。
实施适当的风险管理计划并采取降低风险所需的步骤可确保您的项目保持正轨并实现其预期目标。 这就是为什么许多招聘人员在招聘项目经理时强调管理项目风险的能力，并将其视为最重要的候选人技能之一。
完善的项目风险管理计划有助于：
- 保持项目按计划进行
- 避免代价高昂的意外
- 在风险成为大问题之前降低风险
- 促进团队成员之间的沟通
- 保护贵公司的声誉
到目前为止，风险管理计划显然是任何项目的关键部分。 您无法控制市场、天气或竞争对手，但您始终可以采取必要的预防措施来管理风险。 下面，我们有五个简单的步骤来为您的项目创建有效的风险应对计划。
1. 识别风险并创建风险登记册
第一步是识别所有可能影响项目目标的风险。 在项目生命周期的早期执行时，风险识别有助于采取正确的步骤来缓解潜在问题。
通过与您的团队进行头脑风暴来掌握这一步； 分析以前的项目； 对您的优势、劣势、机会和威胁进行全面分析——称为 SWOT 分析。
在您的项目中识别的常见风险：
- 延误或错过最后期限：这可能由于各种原因而发生，例如低估所需的工作量、供应商的问题或其他外部因素。
- 范围蔓延：这是当项目的范围扩大时，您会发现自己添加了越来越多的功能或任务。 继续前进可能很诱人，但范围扩大会很快导致成本和时间超支。
- 成本超支：这可能是由不可预见的成本（例如，高于预期的材料价格）或范围蔓延（当项目范围扩大到超出最初商定的范围时）引起的。
- 技术或设备的意外问题：这可能是从硬件故障到软件兼容性问题的任何问题。
一旦您掌握了“已识别的风险”，请将它们添加到风险登记册中。 风险登记册是列出所有风险、潜在影响和发生可能性的文件。 它是一个重要工具，有助于跟踪所有风险及其状态。
2. 分析风险并评估其影响
风险评估是风险管理过程中的关键步骤。 在您确定所有风险并将其添加到风险登记册后，就该开始风险分析了。 对于每个风险，您需要分析影响和可能性。
影响是风险成为现实时可能发生的潜在财务或运营损失，可能性是风险实际发生的概率。 以低、中或高等等级对影响和可能性进行评分。 这将帮助您识别需要优先考虑的风险。
评估风险影响和可能性的几种方法：
- 使用风险矩阵：此工具有助于可视化风险及其对项目的潜在影响。
- 使用概率和影响评估：这涉及评估每个风险发生的可能性及其发生时的潜在影响。
- 使用 Delphi 方法：该技术涉及从一组专家那里获得有关风险及其潜在影响的信息。
- 使用风险排名工具：该工具根据风险的影响和可能性使用低、中、高等等级对风险进行排名。
3. 确定如何应对风险
既然您知道每个风险的潜在影响和可能性，请确定如何处理它们。 根据风险及其严重程度，您可以制定风险缓解策略、将风险转移给另一方或接受风险。 最重要的是了解风险是什么以及您可以采取哪些措施来减轻风险。
处理风险的一些常用方法：
- 转移风险：这是指您将风险转移给另一方，例如保险公司。 这可以针对财务风险（例如，成本超支）、运营风险或技术问题进行。
- 接受风险：这是当您确定风险的潜在影响是可以接受的并且您不采取任何措施来减轻它时。 这只能在仔细考虑后进行，不应轻易使用。
- 避免风险：这是您采取措施完全避免风险的时候。 例如，如果存在数据被盗的风险，您可以安装安全软件来保护您的网络。
确保您选择的方法可以补充您的项目风险并有助于推动您的预期结果。 通过这样做，您可以控制项目风险，并将任何意外意外的可能性降到最低。
4. 制定可行的计划来应对风险
一旦确定了应对风险的正确方法，您就需要制定解决这些风险的计划。 该计划应该是现实的、可实现的，并且适合您的特定项目。
它应该包括一个时间表，以便您可以跟踪缓解步骤的进度。 重要的是要记住，有些风险永远无法完全消除； 只能设法将影响降至一定程度。
Website Rating 的创始人/首席执行官 Mathias Ahlgren 与 Capterra 谈到了制定可行的风险管理计划的重要性并分享了他的观点。
创建风险管理计划时需要考虑的事项：
- 建立一个明确的目的：计划应该有一个明确的目的，这样每个参与的人都明白它的目的。
- 确定谁负责每项任务：确保确定谁负责计划中的每项任务。 这将有助于确保按时完成任务。
- 分配截止日期：为计划中的每项任务分配截止日期，以使每个人都步入正轨并专注。
- 制定沟通计划：确保制定计划，让团队成员和利益相关者了解风险以及如何解决这些风险。
5. 定期监测和审查风险
由于风险管理是一个持续的过程，因此持续监控和审查风险至关重要。 这将有助于确保风险得到充分解决，并且该计划仍然有效。
随着新风险的出现或缓解措施的完成，更新风险管理计划也很重要。 通过密切关注风险，您可以确保您的项目保持在正轨上。
定期风险监控和审查的一些行之有效的方法：
- 安排定期会议：安排与项目团队的定期会议，讨论风险以及如何解决这些风险。
- 定期与利益相关者沟通：这将有助于确保每个人都了解风险以及如何解决这些风险。
- 审查每个项目里程碑的风险：这将有助于确保有效解决风险并且计划仍在进行中。
- 使用风险管理软件：使用它在项目周期的早期识别和评估风险，制定详细的缓解计划，并持续监控和审查风险。
通过以结果为导向的项目风险规划确保成功
制定风险管理计划是任何项目的重要步骤。 从网络攻击到意外财务，风险可能是难以克服的障碍。
但是，通过以结果为导向的方法，您可以全面了解项目中涉及的风险，并制定有效的计划来解决这些风险。
如果您正在努力管理项目的风险或面临似乎无法克服的新风险，上述“易于实施”的步骤可以帮助您获得成功。
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调查方法
Capterra 于 2021 年 12 月对 528 名在中小型企业管理项目的美国专业人士进行了工作场所情商调查。 对受访者的就业状况（全职）、企业规模（2-500 名员工）和参与项目管理（极度参与）进行了筛选。