通过重新协商企业的软件合同来节省资金
已发表: 2022-05-07鉴于 COVID-19 危机，小型企业可以重新审视其当前的软件即服务 (SaaS) 合同并重新协商条款以节省资金。
注意：本文旨在让我们的读者了解美国的商业相关问题。 它绝不旨在提供法律建议或认可特定的行动方案。 有关您的具体情况的建议，请咨询您的法律顾问。
对于婚礼和肖像摄影师 Alana Lindenfeld 来说，重新谈判她的 SaaS 合同的决定很容易。 COVID-19 爆发中断了正常的业务流程，Lindenfeld 需要削减成本以维持生计。
“在法律不允许我拍摄任何会议或婚礼的时候，我不得不降级一些软件以帮助削减成本，”林登菲尔德说。
通过联系这两家供应商，她能够在 Adobe 和 Pixieset 订阅上节省资金，并鼓励其他小型企业也这样做：
“不是所有地方都会给你折扣或免费积分，但问也无妨，也不会花很长时间。 即使是现在在几个不同的项目上节省了 20 美元，加起来也是如此。”
在经济低迷时期，小型企业可以重新谈判 SaaS 合同以节省资金。 根据 Gartner 的数据，36% 的企业已经或计划与供应商和供应商协商新条款（客户可获得全面研究）。
以下是您如何做同样的事情以及重新谈判过程如何运作的细分。
重新协商软件合同的 5 个步骤。
1.重新评估您的软件需求
COVID-19 改变了企业的运营方式，迫使许多人迅速从办公室工作文化转向远程工作文化。 这些企业的软件需求也发生了变化。
SurveySensum 营销主管 Girdharee Saran 意识到，在计算了 COVID-19 引起的损失后，是时候重新评估企业的软件合同了：
“我们的收入下降了近 25%，与我们使用的 SaaS 提供商进行谈判成为当务之急。”
为了开始这个过程，Saran 和他的团队列出了所有活跃的软件订阅，并将它们分为三类：
- 必须继续：对其业务流程至关重要的软件，即使提供商不会提供折扣。
- 没有也可以生存：这些月度订阅很不错，但不是完全必要的。
- 新需求：这个类别是从公司的远程工作过渡中出现的，需要软件来促进与其他团队成员和客户的远程协作和沟通。
2. 阅读您的合同，包括细则
一旦您确定了要重新谈判的合同，在联系您的软件供应商之前阅读合同并理解其条款非常重要。
目前帮助企业进行软件合同重新谈判的公司律师 Maria Veronica Saladino 建议企业针对他们在第一步中指定进行重新谈判的软件回答以下问题：
- 现有合同目前提供什么？
- 合同在什么情况下终止？
- 如果发生危机或经济衰退，合同是否有重新谈判条款？
- 现有合同会被视为违反什么？
- 如果您无法付款，供应商会采取什么措施？
- 面对您无法控制的情况（例如流行病），是否有不可抗力条款可以使您从合同中解脱出来？
什么是不可抗力？
不可抗力条款在当事人无法控制的情况下解除当事人的合同义务，这可能导致不合理或不可能期望当事人履行合同义务。
这些情况可能包括战争、自然灾害、罢工或意外立法，通常还有流行病。
据 Gartner 称，由于 COVID-19，18% 的组织已经援引了不可抗力合同条款，37% 的组织正在考虑这一点（向客户提供完整研究）。
援引不可抗力条款的决定不应掉以轻心，您应考虑这将如何影响您与供应商的长期关系。
“试图触发不可抗力的一个缺点是，你可能会在未来几年内与这家供应商建立关系，”哥伦比亚法学院的 Eric Talley 在接受 Gartner 采访时说（完整的研究可用于客户）。
不可抗力条款旨在保护企业，但也可能损害与供应商的关系。 在援引此条款之前，您应该寻求外部理事会。
3. 了解您的 SaaS 提供商已经为满足客户所做的工作
在 Lindenfeld 联系软件供应商之前，她研究了这些供应商已经为客户做的事情：
“我从其他一些摄影师那里听说，他们 [Adobe Suite] 提供几个月的免费试用期或记入您的帐户，所以我知道会发生什么。”
许多 SaaS 提供商已经在提供免费或打折的工具访问权限，以帮助企业维持生计。
例如，HubSpot 以较低的价格为小型企业提供其套件，并增加对现有客户的限制，而 Adzooma 则在 2020 年 6 月 1 日之前免费提供其整个平台。
这些 SaaS 提供商和许多其他提供商已经提供对其平台的免费或折扣访问，以呼应“我们在一起”的情绪，并表示他们对商业社区的支持。
4. 决定你想从重新谈判中得到什么
在与您的软件供应商联系之前，了解您希望从谈判中得到什么。 PPC Protect 创始人 Neil Andrew 说：
“准备好接受一些给予和接受。 您的供应商可能会签订合同，不允许出于任何原因取消或不付款，因此认为从该立场出发的任何举动都是成功的。”
一些企业可能需要或想要取消他们的合同，而另一些企业则希望暂停或延迟付款、应用折扣、减少功能以节省资金，或暂时增加功能以满足其业务的新需求。
想想你想从重新谈判中得到什么，以及你愿意妥协什么。 一些 SaaS 供应商可能不愿意完全取消合同，但可能会通过减少功能或许可数量来降低您的订阅成本。
“SaaS 供应商宁愿确保他们至少获得一些现金流，而不是根本没有现金流，”安德鲁说。 “优秀的 SaaS 供应商将寻求通过提供尽可能多的帮助来建立有价值的长期合作关系。”
5. 透明和善解人意，并有后备计划
企业应该对其财务状况保持透明，并对软件供应商表示同情。
Alpha Bravo Development 的项目经理乔什·桑德斯 (Josh Sanders) 说：“我们同情我们的客户，并且从不希望他们觉得自己不知所措。” “如果一家企业描述了他们的业务受到的伤害，那么可以解决一些问题。”
Girdharee Saran 联系了他公司的 CRM 提供商，并清楚地解释了他们的财务状况：鉴于 COVID-19 造成的收入损失，他们使用该平台的付款现在是一种财务压力。 结果，他们能够达成交易。
在与软件供应商的对话中保持透明，但不要忘记也要善解人意。 这对每个人来说都是一个压力很大的时期。
RedMonocle 和 Windward Consulting Group 的创始人 Sean McDermott 想提醒企业，软件供应商此时也在苦苦挣扎：
“企业必须记住，他们的供应商有员工和他们自己的供应商要付钱，他们可能会像其他小企业一样申请贷款。 我们都在与 COVID-19 的影响作斗争，所以也要对他们的业务有所同情。 专注于双赢将为双方带来长期的忠诚度。”
SaaS 供应商严重依赖订阅收入，虽然他们可能无法完全放弃合同，但他们可能愿意帮助客户找到合理的解决方案。 如果没有，请考虑替代软件解决方案。
Saran 通过他的 CRM 平台达成互惠互利的解决方案有着积极的经验，但无法通过他的视频会议和网络研讨会软件提供商达成类似的解决方案。
在 COVID-19 之前，他的公司正在支付 100 人参加的计划。 随着团队变得远程，对远程通信的需求增加了。 Saran 想暂时升级他们的计划以容纳多达 500 名与会者，但无法承受成本增加。 他试图与供应商谈判没有成功，但最终转向了另一种可比较的、成本更低、功能更多的解决方案。
Goalry 的创始人 Ethan Taub 说：“功能可以更换，但良好的客户服务无法更换。”在一家公司拒绝在合同条款上妥协后，他也选择了替代解决方案。
在危机期间重新谈判软件合同可以帮助小企业省钱
在危机期间削减成本可以帮助小企业维持生计并避免裁员，企业可以关注的一个地方是他们的 SaaS 合同。
COVID-19 给每个行业带来了独特的压力，使企业之间的灵活性成为度过这场经济风暴的必要条件。 共同努力寻找互惠互利的解决方案，并注意其他企业的挑战。
想要更多资源？
访问我们的业务连续性资源中心，了解更多与 COVID-19 相关的信息，包括远程工作技巧和流行的软件解决方案。
开始
注意：本文中选择的应用程序是示例，不作为认可或建议。