如何在远程工作场所建立信任

Gartner Inc. 最近的一项调查显示，在 2020 年，令人震惊的 88% 的全球公司敦促其员工从办公室转移到在家工作。 有了这样一个重大举措，我们将需要重新学习如何沟通和建立信任关系，因为我们不再共享物理空间。 问责制和生产力预计会受到影响。

如果 CEO 们希望他们的业务蓬勃发展，而我们作为员工希望继续尽最大努力工作，那么我们必须共同努力建立对这些新的数字办公室的信任。 在Clockify ，我们已着手探索这种转变的环境，并找到正确的技巧来帮助您创建一个值得信赖的、互联的远程工作场所。

信任的重要性

无需赘述，对于任何想要成功的公司所有者来说，信任自然是拼图中的重要组成部分。 有些人会争辩说，这对远程工作者来说更为重要，因为它更难实现。 只需在员工、经理和 CEO 之间建立牢固、信任的纽带，您就可以获得：

• 更多内容员工；
• 更高的生产力；
• 对工作量的可靠性和问责制；
• 营业额少；
• 更好的工作质量；
• 推动公司向前发展的办公室动态。

虽然在世界不同地区或时区建立信任更加困难，但这并不意味着它是不可实现的。 它只是需要更多的努力。

信任远程劳动力的现实

出于研究的目的，我们已经联系了尽可能多的远程工作者、经理和 CEO，就建立信任的话题挑选他们的大脑。

以下是他们中的一些人不得不说的：

“这听起来可能很傻，但我是一个妈妈，我认为它赋予了我超能力。 我经常凭直觉行事，我喜欢在雇用我的潜在员工之前与他们打几个电话并进行其他通信。 我的团队很强大，而且还在不断壮大，但即使是我们最近加入的团队也是一笔不可思议的资产； 当我们聊天时，就像和朋友聊天一样，我们谈了生意，但谈话也转移到了私人事务上，我觉得我认识她很多年了，她很乐意向我敞开心扉，通常当谈话以这种方式进行时，我知道这将是一个很好的选择。 他们足够信任我，对我变得透明，我也同样尊重他们。 ”

– lauralike.com首席执行官 Laura Like

“跟踪进度和微观管理之间只有一线之隔。 我见过很多经理把一个人混为一谈。 我很幸运在我职业生涯的早期得到了优秀经理的指导。 多亏了他们的投入，我才得以避开意外的微观管理。 一旦跟踪进度成为微观管理，它只会适得其反。 最终会让你的同事觉得你不信任他们。 ”

– Will Ward，翻译设备总部首席执行官

“通常，建立信任的方法，尤其是远程工作，都是由领导方来进行的。 不幸的是，这可能会以相反的方式起作用。 例如，如果一个团队感觉有一个“老大哥”总是在看着，总是在提问，这会让员工觉得他们每时每刻都在受到评判。 相反，保持沟通渠道畅通——提出问题、倾听疑虑并努力确保团队在同一页面上感到支持和统一。 团队合作的能力建立在信任和沟通的基础上。 ”

– The Loop Marketing运营总监 Ashley Sterling

“迁移到远程意味着不会发生走廊对话和咖啡室互动，您无法轻易看到我们传统上从办公环境中获得的所有非语言队列。 诸如“你似乎有压力”、“你整天被锁在会议室开会”之类的话。
今天，我们需要看看我们的同事是如何积极地做的，而这在一个集中的会议上是做不到的； 它不在议程上。 我发现提前或晚联系个人（取决于我如何知道这个人的工作方式）并且只是检查他们会有所帮助。 请不要把它作为一个项目的电话。 保持个人化，人们就会敞开心扉。 “

– Tim Lynch， Lynch Insights

“有时候，我承诺过一些事情，比如在某个日期之前就如何处理项目中的特定问题提出建议，然后由于任何原因未能兑现。 在这些情况下，我一定会回到期待信息的人那里，并解释为什么我不能达到我们约定的日期。 这并不总是一场轻松的谈话，但至少我对工作保持开放、诚实和透明。 我认为最糟糕的事情是截止日期来来去去，甚至没有人费心告诉你他们会错过它，所以这就是我试图避免的。 ”

——伊丽莎白哈林，项目管理女孩指南主任

这些只是我们收到的大量电子邮件中的一些回复。 但在所有这些中，我们已经看到一些常见的线程弹出：

1. 问责制和可靠性
2. 沟通
3. 指导，而不是微观管理

作为远程工作者，我们需要能够相互依赖，因为这更困难。 正如我们即将看到的，这需要很大的决心和努力，但结果却是不可估量的。

建立信任的困难

当然，通往可信赖的道路并非没有自己的障碍。 这三个似乎是远程办公者最常见的：

1. 公司不确定使用什么方法来建立信任
2. 员工性格差异
3. 来自远程工作的工作压力

公司不确定使用什么方法来建立信任

Energists的首席执行官 John Hill 分享了一个他注意到的反复出现的问题：

“我见过的主要错误是领导者依靠社交方面的友情来建立同事之间的信任，或者试图通过“有趣的”团队建设练习来加强这种关系。 当团队成员相处时，这当然会有所帮助，但这是一种不同的信任。 ”

希尔接着说：

“我认为我们都有过像朋友一样信任的同事，但无论出于何种原因，在工作场所都不一定信任。 建立对团队信任的最佳方式是让每个成员都能成功，并概述明确的截止日期、目标和流程。 随着团队的成功合作，他们之间会自然而然地建立信任。 ”

并非每个人都会对您使用的方法做出相同的反应。 有些人发现与同事进行非正式社交是建立信任的一种方式。 对于其他人来说，它会准时出现并遵守最后期限。 在寻找正确的信任建立方法时，远程工作空间尤其困难。

你能做的就是尽可能多地了解自己——阅读其他企业主的文章和建议，但最重要的是，向员工询问他们的意见。 正是因为我们都是不同的，所以他们最好分享他们认为是一个人值得信赖的火车。 然后，找到一种方法，让它们显示出这些特征。

一些例子：

• 获得一个好的时间跟踪器来记录来往，并练习透明度；
• 非正式视频通话，如数字“休闲星期五”和在线团队建设；
• 与员工讨论更大的项目方向和决策等。

员工性格差异

就像在实体办公室一样，不是每个人都能相处融洽。 有些人会建立良好的友谊，有些人会简单地看待他们的同事。 这一切都很好。 要让人们真正信任你，最好尊重他们的意愿和个人界限。

员工不想在Zoom上做瑜伽？ 不要制造它们。

另一个说虚拟办公室太严重了？ 讨论组织某种在线团队建设。

在尝试任何建立信任的策略之前，先了解您的员工。 您将能够更好地衡量哪些特定的信任建立策略会起作用。

此外，让 HR 随时为他们服务。 即使他们不必共享相同的物理空间并且更容易相互忽略，但相互冲突的同事也会阻碍整体气氛。 更不用说减慢工作流程了。

来自远程工作的工作压力

众所周知，远程工作者在工作和空闲时间之间的界限更加模糊。 很多时候，他们会工作更长的时间，或者有更随意的日程安排，特别是如果他们在家工作的话。 他们常常感到不得不更加努力地证明自己的压力，忽视了他们的私生活。 仅这一点就是导致倦怠的主要因素。 许多经理和 CEO 都有这样的误解，即在家工作更容易，让员工更容易接近。 这是绝对错误的。

如果你想得到员工的信任，你应该：

• 让他们知道他们有固定的工作时间，几乎不加班；
• 了解个人休假；
• 设定切合实际的最后期限。

现在，让我们仔细看看实际的解决方案。 以下是我们根据记者的回答和研究得出的建议。

在不同层面建立信任

作为队友/同事建立信任

采取主动，但不引人注目

采取主动是指在其他人可能会退缩时开始对话、提问和发表评论。 如果您对项目或截止日期有疑虑，并且您知道其他人可能会有同样的感受，请说出您的意见。 但是，请记住，对于某些人来说，如果您过于频繁地执行此类操作，可能会显得有些过于前卫。 没有人喜欢炫耀，你也不想被视为逆势者，或者当老板不在时想当老板的人。

多听——注意观察

尽你最大的努力学习如何更加观察和了解你的工作环境。 虽然您没有与同事或队友共享相同的物理空间，但您正在共享数字空间。 当我们远程/在家工作时，支持很重要。

记下人们在不同的聊天中最活跃的时间、发送电子邮件的时间，以及对于那些真正想了解细节的人，哪些同事之间聊天最多。 因为点击会自然形成，当您想非正式地接近其中一些时，这是很好的信息。 它将帮助您更轻松地打破僵局。

尽量随意一点

说到非正式，尽量和你的同事保持一点随意。 我们确实承认，内向可能是工作场所的一大障碍，人际交往能力不一定是工作职位的要求。 但是，一定程度的礼貌和非正式可以帮助您更快地建立信任。

毕竟，你不应该只是某人屏幕上的名字和头像。 让自己在办公室的其他人中脱颖而出：无论是通过您的爱好、音乐或电影品味，还是个人生活。 因为分享你的个性会给工作关系带来更多的分量，并帮助其他人更好地与你联系。

尊重他人的界限，创造自己的界限

我们都同意，没有什么比我们的队友尊重我们的界限更值得赞赏的了。 无论是下班后不给我们发送电子邮件或短信，还是让我们对最近的会议感到沮丧。

如果您的同事已经为工作沟通制定了明确的规则，那么无论如何都要尊重他们的选择和日程安排。 如果没有，请直接询问。 一个简单的：“嘿，你能告诉我你是否对工作沟通有任何设定的界限吗？ ”可以走很长一段路。 或者说：“嘿，如果我不小心越界了，请随时告诉我。 ”会让别人知道你尊重他们的空间并且值得信赖。

边界还意味着尊重某人在聊天中的可用性状态！

图片来源：微软团队

以同样的方式，对自己的界限保持开放。 按原样呈现它们：一种保持工作与生活平衡的方法，而不是每个人都必须遵守的严厉法律。 你也不想因为对你的时间要求太严格而疏远别人。

支持

我们经常在群聊中看到公告：有人结婚、生孩子、买新车、搬到新地方等等。人们通常会用表情符号回复或写祝贺信息。

你应该愿意做同样的事情，因为这些天好消息很少。 如果可能的话，向他们发送直接消息并一对一地祝贺他们，或者询问更多细节（当然，一切都很好）。 最好的情况——它引发了一场对话，从而建立了更好的关系。 最坏的情况——您向同事发送了一条更加个性化的祝贺信息。 这是双赢的！

乐于学习和提问

没有什么比承认错误和向同事学习更好的方法来加强信任了。 当你不害怕展示自己的错误并愿意从错误中学习时，它会向其他人表明你对自己的工作是透明的。 如何？

如果您在完成一项任务时遇到问题，而您的团队中有人可以提供帮助，您有两种选择：承认自己陷入困境，尽管最初感到尴尬，并寻求帮助 - 或者 - 保持安静，认为你会看起来无能，并试图独自度过难关。 最有可能发生的情况是，在第一种情况下，任务会在一些帮助下按时完成，你的同事会对自己更有信心，对你的诚实和坦率感到放心。

在第二种情况下，你冒着推迟截止日期的风险，做的工作低于标准，当他们发现时，你的同事可能会认为你是一个太自豪而不能以牺牲团队为代价寻求帮助的人。

沟通，沟通，沟通

我们的一位通讯员，来自Mobile Text Alerts 的 Jake Meador，举了一个很好的例子：

“我在以前的工作中遇到过这样的情况，我和一位同事一直在想念对方。 所以我问她这周是否有半小时的空闲时间，这样我们就可以交谈了。 在会议上，我只是问她是否可以在我的工作中做些什么来让她的工作更轻松，或者更好地支持她正在做的事情。 （我是一名撰稿人，她是一名营销流程经理，所以我们密切合作。）通过简单地承认我可能在某些方面辜负了她，坦诚交谈让她感到很自在。 到会议结束时，我们意识到我们俩都担心自己的表现，而对方没有任何问题。 从那天起，我们的工作关系非常好，甚至是办公室友谊。”

正如 Meador 所言，开放式沟通对建立信任大有帮助。 如果您对同事有任何疑问或问题，最好直接解决，而不是接受猜测和假设。

作为团队负责人/经理建立信任

上述建议的相当一部分也可以应用于团队领导/经理。 建立信任的核心在于口头交流和肢体语言。 而当这些渠道受阻时（如远程工作），您需要投入更多的时间和精力来通过数字渠道达到同样的效果。

支持共同解决问题

一旦出现问题，就让人们一起解决问题。
通常，他们倾向于做的第一件事是找出谁对此负责，即使通常知道这些信息无助于解决问题。 它只会引起组员之间的不信任。 所以，你可以做什么？

通过视频通话或聊天组织头脑风暴会议。 领导会议以确保每个人都专注于寻找解决方案，而不是犯错的人。 这有助于根除非常常见的指指点点。 相反，你让他们习惯于信任这个过程，并且他们可以通过合作来克服问题。

及时处理一切

作为团队负责人或经理，要让团队成员信任你，最好的办法就是准时。 无论是会议、电子邮件、反馈等。 如果他们可以指望您的守时，这也为他们打开了信任其他途径的大门：您的整体判断、决策制定……

您可以学习不同的时间管理技术并将其转发给您的团队。

经常提供反馈并使其具有建设性

员工需要反馈。 这就是让他们继续前进的动力，即使他们觉得自己无法胜任这项任务。 特别是远程工作人员，因为他们无法亲自见到您，也无法衡量您对他们的反应。 他们比任何人都更需要动力来保持生产力和快乐。

定期提供反馈可以建立对您在场的信任和对他们职业道德的公平判断。 更重要的是，他们可以相信，当他们提出加薪或工作本身有问题时，您会为他们担保。

例如，团队成员知道有记录表明他们是富有成效的，并且是团队中有贡献的成员并取得了良好的成果。 当他们遇到困难时（比如生病、因紧急情况缺勤，或者只是经历了一系列影响他们心理健康的糟糕日子），他们可以放心，你会知道这不是他们懒惰。 因为他们相信你，并且反馈过程知道他们的职业道德不会被误判。

只在必要时介入

信任还意味着知道员工可以自主决定什么最适合他们的工作流程，并相信他们的判断。 反过来，这也是经理和团队领导需要与他人建立信任的部分。

练习这一点的第一步是缓慢但肯定地开始放弃控制。 将某些低级决策留给他们，指导他们如何沟通，让他们自己解决未来的问题（除非他们需要 HR 调解）。 团队成员需要独立工作。 他们会注意到您信任他们，并会加紧努力以维持这种信任。

接受永远不会有完全的信任

我们的另一位通讯员， Cardinal Education的 Vanessa Phan 有一个非常有见地的观点：

“我们可以接受‘信任但验证’的心态。 相信你的员工有潜力，有能力，而且很努力。 通过抽查、编辑和提供反馈来验证他们的工作，以帮助他们改进。 员工在公司中建立可信度和信誉需要时间。 否则，经验是没有意义的，我们消除了指导的本质。 在每一层，我们都应该有一个定期检查系统，比如绩效评估，以便具体讨论进展情况。”

我们可以从 Phan 的陈述中了解到，衡量生产力也是建立信任的一种形式。 这就是为什么跟踪员工在任务上花费的时间或识别浪费的时间并不可耻的原因。 完全透明意味着相信每个人都会负责任地尽自己的一份力量。 例如，时间表应用程序是让团队成员负责的好方法。

鼓励公开交流

最后，通过支持人们发表意见，让信任有机地建立起来。 如果他们对他们使用的工具、工作流程、反馈或完全不同的东西有任何疑问，让他们说出自己的想法。 这如何帮助建立信任？

例如，您可以每月进行一次匿名调查，检查员工满意度。 您还可以要求签署调查问卷，同时确保您收到的所有信息都保密。

当然，您应该要求他们的意见和反馈在合理和建设性的范围内，而不仅仅是直接抨击公司。

此外，我们的一位电子邮件通讯员，inPerson 的首席执行官RIshav Kanal 分享了他的公司采用的一种有趣的方法：

“虚拟工作会议和虚拟游戏之夜有助于与远程员工建立信任和联系。 我们的团队每周有 2 次虚拟工作会议，团队成员可以在其中进行缩放通话，体验在办公室的环境，并能够回到椅子上向团队提出想法。 没有设定议程，并且为创意提供了来回流动的空间。”

作为雇主/首席执行官建立信任

有更严格的招聘流程

请咨询您的人力资源代表，了解您可以使用哪种方法来检查候选人的可信度。 面试可以包含虚构的情况（或使用贵公司已经经历过的情况）并询问他们会做什么。

尽可能多地征求意见和想法

就像我们已经提到的经理和团队负责人一样，向他们和其他员工征求反馈意见至关重要。 当 CEO 不断推动自己的节奏时，会让其他人觉得他们的幸福并不重要。 如果您希望他们不仅信任您，而且信任整个公司，就需要倾听人们的声音，并实施他们的反馈。

没有这种信任，更容易出现人员流失和普遍不满。 更不用说远程员工更容易参与更多的私人对话，他们可以表达他们的不信任并相互支持可能离开公司。

提供可靠和直观的工作场所工具

当我们询问建立信任时， Palma Violets Loans的首席执行官 Anton Konopilov 这么说：

“我知道我的团队很可靠，因为我管理得很好。 确保您的团队配备远程工作所需的数字系统将确保团队的效率。

良好的管理是营造值得信赖的氛围的关键方法之一。 为了证明良好的领导能力，为他们配备一流的工具，让他们的工作更轻松。 其中一些包括：

• 功能丰富的员工工时跟踪器，可帮助他们保持责任感和生产力；
• 适用于您的销售和营销团队的客户关系管理工具；
• 人力资源平台，让您的人力资源部门可以访问更多信息，并为您的员工提供相互了解的场所等。

当然，不言而喻，最好找到负担得起但不是完全免费的工具。 当 CEO 使用免费平台时，员工会注意到，而且免费计划通常不适用于大公司，这只会让他们的工作变得困难。 吝啬也会滋生不信任。 它形成了一种观点，即您并不真正关心帮助您的员工做得更好。

使用绩效计划

员工绩效计划可以表明您对员工进步感兴趣，而不是认为它们是可消耗的。 我们生活在一个对消耗性的恐惧与日俱增的时代。 技术不断提醒我们，我们都可以很容易地被取代，我们的工作已经过时了。

与建设性反馈类似，定期执行的绩效计划对您和员工都有好处。 他们知道您在场并牢记他们的改进，同时您可以获得有关他们的表现如何以及您可以在哪里做出贡献的更多信息（通过提供在线研讨会、课程、指导等）。

对于制定绩效计划以及如何使它们发挥作用，我们有一些实用的建议：

• 关于绩效改进计划的一切
• 分四个步骤制定团队绩效计划（加上模板）

综上所述

相互信任在个人生活中绝非易事，更不用说在工作中，因为我们的生计和职业声誉都岌岌可危。 然而，实践开放式沟通、表现出脆弱性、关心和愿意承认错误并公开从中吸取教训已经大有帮助。 正如我们所见，信任不仅仅是按时交付任务，尤其是远程交付任务，当您通过他们的个人资料图片和屏幕上的文字看到您的同事时。 相互了解，帮助并知道我们是比我们更大的事物的一部分，必然会克服任何物理距离。