解决远程工作挑战：10 种数据支持的方法

已发表: 2023-11-29

在过去的十年中，远程工作越来越受欢迎，许多员工——尤其是年轻人——现在正在寻找至少提供混合时间表的职位。

到 2023 年，68% 的美国人更愿意远程工作，23% 的人愿意为此减薪。研究表明，至少一半的美国员工远程工作，至少是兼职工作。

提供远程工作选项的公司也面临着一系列不同的挑战。幸运的是，远程就绪工具和策略可以帮助减轻这些障碍，因此本文将讨论远程工作的主要挑战以及企业如何克服这些挑战。

远程工作的十大挑战是什么？

远程工作人员每天都会体验到许多不可否认的好处。他们可以改善工作与生活的平衡，减少通勤成本和时间，甚至防止倦怠。

但归根结底，还有一些重大挑战需要考虑。

以下是企业和员工在进行远程工作时需要应对的 10 大挑战。

1. 感觉自己被团队孤立了

远程工作消除了传统办公环境中每天都会发生的随意、自发的互动。你们不会在会议前闲聊，不会在饮水机旁闲聊，甚至不会在彼此的办公桌前停下来解决问题。

如果没有面对面的接触，许多远程团队发现很难建立牢固的个人联系和团队友情。反过来，这可能会让您的员工团队合作变得更具挑战性。

对于许多成年人来说，工作是一项核心的社交活动。在家工作可能会导致长时间的孤立，从而导致孤独。

随着时间的推移，这也会直接影响他们的心理健康，因为从统计数据来看，完全远程办公的员工比混合工作或在办公室工作的员工更有可能经历焦虑或抑郁。

解决方案

虽然远程工作消除了办公室内面对面的互动，但您仍然可以努力促进团队成员之间的同事关系。使用这些策略：

举办在线团队建设活动、虚拟茶歇或欢乐时光：这些活动应该是可选的，但应该受到鼓励。它们可以帮助您的团队成员建立更牢固的关系，从而促进改善团队合作，但它们也为需要的人提供社交渠道。
鼓励使用 Slack 或 Teams 等平台进行休闲聊天：许多企业都会有专门针对特定主题的聊天，带有 #smalltalk、#gamingfans 和 #sportschat 等标签。
在公司范围内的通信渠道上认可远程工作的贡献：您应该认可团队成员的辛勤工作，即使是远程完成的。当通过电子邮件或 Slack 等通信平台获得奖励时，请予以表扬。
必要时举办面对面的活动并邀请您的远程团队：面对面的活动可能很棘手，特别是如果您在不考虑地理位置的情况下进行招聘。也就是说，偶尔的面对面活动（即使每年一次）也会对团队的孤立感产生巨大影响。

2. 保持工作与生活的平衡

理论上，远程工作有助于促进健康的工作与生活平衡。员工可以减少通勤时间，有更多时间待在家里。

然而，一些远程工作者在家工作时很难保持工作与生活的平衡，因为没有像办公室那样明确的“离开一天”的规定。一旦您开始在家工作，将工作与个人生活分开可能会很困难。

在许多情况下，远程工作可能会导致工作时间延长。它还可能导致人们期望员工始终有空，即使在非常规时间或（在某些情况下）员工生病或休假时也是如此。

如果没有明确的界限，员工很容易发现自己因过度工作和压力而精疲力竭。

解决方案

这些解决方案可以帮助改善员工的工作与生活平衡：

教育员工如何设定具体的工作时间并拥有实体工作空间：设定工作时间有助于防止倦怠和过度工作。鼓励您的团队在与家庭主要部分分开的物理工作空间中工作（即使是在角落的桌子上而不是沙发上）也会有所帮助。
实施阻止下班后沟通的政策：强调没有人应该在规定的工作时间之后回复消息或接听电话。提醒您的团队不要在非紧急情况下的下班时间发起对话。
提倡定期短暂休息以避免倦怠：休息有助于防止倦怠，而且也有助于提高工作效率。鼓励您的团队成员在整个工作日休息 10 至 15 分钟。
让员工在最高效的时间工作：虽然固定工作时间很好，但灵活的工作时间更好。尽可能让您的团队在最适合他们的时间工作。他们会完成更多工作，并且需要花更少的时间在电脑前扎营。

3.克服家里的干扰

在家工作时，分心是一个真正且始终存在的问题。

父母可能在家中有年幼的孩子，宠物主人可能有狗或猫在不方便的时候寻求关注。即使是快速洗衣服或小睡一会儿的诱惑也会很快破坏原本富有成效的下午。

并非每个人都有在家中专注工作的理想设置，当您平衡家庭或其他个人责任时，分心可能会很困难。

显示混合工作挑战的图片 — *盖洛普对远程员工面临的最大远程工作挑战进行了排名。*

因此，自律是必要的，尽管正确的设置也有帮助。

解决方案

希望帮助您的员工最大限度地减少工作时间的干扰？这些提示可以帮助：

提供有关创建有效的家庭办公环境的提示：针对您希望员工在家工作的环境提供建议。您可以要求他们关起门来工作，并鼓励他们在安静、无干扰的区域工作。
调整工作时间表以适应个人责任：当您的员工不试图给宠物喂早餐或送孩子上学时，他们的工作效果会最好。如果你能让团队成员选择安静、高效的工作时间，那就更好了。
举办有效管理时间的研讨会：举办有关时间管理和在家工作技巧的内部培训，包括休息的建议以及如何安排工作时间以平衡个人和职业责任。
如果需要，提供儿童保育资源或帮助：儿童保育通常是团队成员最重要的干扰之一。为儿童保育提供资源或经济援助可以减少这些干扰。

4. 克服沟通障碍

当您面对面工作时，很容易理解细微差别，提出澄清问题，并在与同事讨论时阅读非语言线索。

远程通信通常缺乏这些非语言线索。员工可能会收到一条简短、匆忙输入的消息，并感觉发件人很严厉；然而，发件人可能刚刚快速输入了文本，同时被后台响起的门铃分散了注意力。

如果没有定期和清晰的沟通，误解的可能性就更大，并可能导致工作场所的紧张气氛。它还可能导致项目或工作流程中出现错误。

及时性是另一个需要考虑的沟通障碍。

远程工作可能会导致响应延迟，从而影响决策和进度。当员工交错轮班或在不同时区工作时尤其如此。

解决方案

使用这些策略克服沟通障碍：

使用 Nextiva、Slack 或 Teams 等平台进行通信： Nextiva 是一个一体化通信平台，包括视频会议、短信和VoIP 电话线。利用这些功能为每次对话选择最佳的通信方法。
建立关于何时使用电子邮件、即时消息或电话的团队沟通指南：制定记录的流程，解释何时需要视频通话或何时仅需要文本就足够了。这使每个人都保持在同一页面上。不要过度依赖异步通信。
安排每日或每周团队会议以获取更新：这些会议应通过 Zoom 或音频会议进行，以最适合您团队的方式进行。定期检查可以及早发现误解并促进团队建设。
确保有提供和接收反馈的途径：告诉您的团队您随时愿意接受反馈。您还应该设置匿名反馈选项。

5. 维持协作环境

远程协作项目需要更多的努力和协调。你们并不是简单地坐在彼此相距几英尺的地方，因此远程团队严重依赖技术——这并非绝对正确。

面对面自然发生的自发头脑风暴和问题解决很难远程复制，因此团队需要找到新的方法来适应以保持高生产力和协作。

解决方案

为了促进团队协作，请使用以下策略：

利用 Nextiva、Asana、Trello 等平台或其他项目管理工具：使用任何及所有可以帮助您的团队步入正轨的项目管理和沟通应用程序。寻找允许小组对话和项目跟踪的协作友好平台。
召开一致的会议来讨论项目和进度：召开一致的会议（无论是每周在办公室还是通过视频会议定期召开）都可以为团队成员提供协作的空间。
设定明确的团队目标，以培养团结感：当整个团队意见一致时，他们将更容易朝着单一的最终目标努力。解释您的业务目标以及您希望通过您的团队从事的每个项目实现什么目标。
鼓励部门之间的互动：促进跨部门对话和协作至关重要，因为当企业转向远程工作时，这些对话和协作往往会减少。让每个团队的经理促进这一点，包括召开半定期会议来讨论共同目标。

6. 管理分散的劳动力

跨多个时区协调会议和协作可能很困难。尽管如此，随着许多品牌根据公司文化而不是地理位置来招聘员工，这种情况正日益成为现实。

试图通过实时通话促进与纽约人和澳大利亚人的社交互动几乎是不可能的；一名团队成员正在结束他们的一天，而另一名团队成员正在开始新的一天。

时区差异可能会导致沟通和项目进展的延迟，甚至在通话安排困难之外也是如此。在某些情况下，处于奇怪时区的员工可能不得不工作不寻常或不合需要的时间，这可能会影响他们的工作与生活平衡或整体工作满意度。

解决方案

使用电子邮件或项目管理软件等协作工具进行异步通信：无论团队成员何时看到消息，能够促进每个项目对话的软件都是无价的。
为无法参加会议的人员提供会议录音：不要要求某人在下班时间参加会议，而是提供会议录音。理想情况下，请有人做笔记，以防公司未能记录重要会议。
避免在每个时区的正常工作时间之外安排会议：列出您的团队成员工作所在的时区及其标准工作时间。确保安排的会议仅在每个人都有空的时间范围内进行，至少尽可能频繁。

7. 监控生产力和绩效

早上醒来并完成待办事项清单是远程工作的一大优势，但事实并非总是如此。一些员工在远程工作时难以提高工作效率。

当团队远程工作时，管理者很难观察和评估工作习惯并了解它们如何影响生产力。如果管理者习惯于直接监督工作，这可能会导致信任问题，特别是当他们对变革不那么兴奋时。

调整绩效指标以适应远程工作也可能具有挑战性。

话虽如此，多项研究表明，当员工能够按照灵活的时间表远程工作时，生产力通常会显着提高。扩展信任通常是一个不错的选择，如果性能下降，您可以找到解决方案。

解决方案

这些策略可以帮助确定生产力的优先顺序并帮助管理者评估结果：

强调成果而不是工作时间：关注项目里程碑和完成的任务而不是单纯的工作时间可以提高员工的生产力。
使用软件跟踪进度和管理任务：待办事项列表软件可以成为这里的救星，帮助团队成员及其经理了解正在做什么以及完成的速度。
进行一致的评估和反馈：经理和员工之间的开放沟通至关重要。提供有关绩效的持续反馈、评估生产力并在需要时提供支持和培训。
明确定义工作角色、职责和目标：员工了解自己的工作职责和优先事项至关重要。

8. 确保数据安全和隐私

远程工作最常见的挑战之一在于数据安全。

当员工远程工作（可能使用家庭 Wi-Fi 和个人电脑）时，安全可能会成为一个问题。

远程工作环境的安全性不如受控办公室。当您的团队成员在咖啡店、机场甚至共享或不安全的互联网连接的联合办公空间工作时，风险就会增加。

您必须确保遵守数据保护法规，这可能很复杂并且（在某些情况下）难以监督。

解决方案

实施强大的加密、VPN 和防火墙：使用网络安全软件和最佳实践来保护公司的信息。
进行网络安全意识和最佳实践培训：对您的团队进行有关他们应遵守的安全最佳实践的教育，包括使用复杂的密码和双因素身份验证。
强制执行强密码和定期更新密码的策略：创建具体的、记录在案的密码要求，包括员工必须多久更新一次密码。全年在需要更改密码时发送通知和提醒。
根据需要限制对敏感信息的访问：并非每个团队成员都需要了解每个公司机密。对需要了解的信息的访问应保持在最低限度。
使用具有一流通信安全功能的平台：Nextiva 提供端到端加密、单点登录和工具来维护行业标准和法规。

9. 提供专业发展和职业发展机会

不幸的是，远程工作人员常常觉得他们的成就对管理层来说不太明显。而且，在某些情况下，他们可能是对的；如果管理层没有亲眼目睹员工的辛勤工作，他们可能会忽视具有潜力的员工。

非正式交流和指导的机会也较少。

所有这些障碍可能会使远程工作人员更难获得晋升和其他职业发展机会。

解决方案

为了促进远程工作者的职业成长和专业发展，请尝试以下解决方案：

提供在线课程和研讨会以提高技能：提供技能发展的易于访问且免费的资源可以帮助您跟踪哪些员工希望在职业生涯中成长，并为他们提供这样做的机会。
将远程员工与导师配对以获得指导：导师计划通常受到希望在公司成长的员工的欢迎，导师的指导可以提高他们的工作质量。
提供建设性的反馈和职业发展建议：管理者应该在每个员工的职业发展中发挥积极作用。不仅为他们当前的角色提供鼓励和反馈，而且为他们在公司中的整体地位提供鼓励和反馈，这都是非常宝贵的。
确保远程工作人员被考虑晋升：即使某个职位需要远程工作人员更频繁地在办公室，也要确保他们有兴趣面试的机会。

10.学习新技术

远程工作通常意味着严重依赖新技术来促进协作和项目管理，这意味着学习如何使用该技术。

在采用新技术方面，团队成员的舒适度和技能水平各不相同。还值得考虑的是，并非所有员工都能访问稳定的高速互联网。

虽然实施新技术是远程工作不可避免的一部分，但选择满足您的需求并且足够直观以便每个人都可以学习如何驾驭它的技术非常重要。

解决方案

为了促进新技术的采用，请使用以下解决方案：

为必要的设备提供经济援助：支付员工的高速互联网或升级计算机的费用可能会影响员工是否可以远程工作。
拥有一个可访问且响应迅速的 IT 帮助台：让团队成员在出现 IT 问题时致力于帮助您的员工可以保持团队的工作效率。 IT 帮助台团队成员应该能够解决计算机硬件和团队使用的技术等问题。
确保员工的技术设置（硬件和软件）是最新的且功能齐全：您可以根据需要分发硬件和软件，或者在员工需要升级设备时提供津贴或报销。
提供所有工具的全面培训和入职培训：每当采用新工具时，请确保整个团队了解如何导航和使用该软件。理想情况下，提供可以随时访问的培训视频。

与 Nextiva 一起应对您的挑战

Nextiva 的一体化平台非常适合远程工作，提供统一的通信功能，包括视频会议、电话会议、短信等。

沟通平台的多样性可以帮助您的团队有效沟通并在正确的时间使用正确的媒介。例如，视频通话可以帮助消除误解，并且是欢乐时光或旨在保持团队联系并减少孤立的团队建设会议的绝佳解决方案。

即时消息、聊天和文件共享功能可以使协作变得轻松，并减少团队沟通中的误解或延迟。

可定制的状态和语音邮件到电子邮件功能尊重个人时间，减少持续在线的需要，并让您的团队在选择工作时随时了解最新情况。

Nextiva 的所有通信功能均达到并超过行业标准，以确保安全和私密的数据处理。您可以相信您的团队可以安全有效地进行沟通。