远程办公电话系统：功能、成本和优势

COVID-19 大流行迫使许多企业远程工作。 正如我们发现的那样，许多员工根本不需要在办公楼内工作即可提高工作效率——但他们确实需要合适的设备来高效完成工作。

现在，在求职者的环境中，许多潜在员工想知道您是否有在家工作的福利。 迅速适应市场变化的公司往往表现优于那些不适应的公司。 那么，您可以做些什么来让您的团队准备好在家工作呢？ 一种解决方案是采用远程办公电话系统，以便您的团队可以在任何地方进行通信。

我们最近的商业沟通调查显示，超过38% 的公司拥有远程工作的团队成员，对于那些不亲自到办公室的人来说，他们更倾向于通过电子邮件或电话与老板沟通。

因此，是时候为他们提供他们想要的东西了——一部可以从任何地方访问的商务电话。 是时候为您的团队配备远程办公电话系统了。

让我们深入了解远程办公电话系统的显着功能、成本和引人注目的好处：

• 远程电话系统的必备功能
• 远程电话系统的成本
• 远程电话系统的好处
  • 使用您的办公室电话号码在家工作
  • 与客户和同事保持联系
  • 每个人共享一个办公电话系统
  • 随时可用
  • 语音和视频会议
  • 保持井井有条和专注
  • 创建自定义、细粒度的用户权限
  • 电话系统安全的免维护方法
  • 保护个人隐私
• 远程办公电话系统的未来

我应该在远程办公室电话系统中寻找什么？ 12 个必备功能

远程工作工具和策略在提高工作场所的灵活性方面发挥着重要作用。 创建远程办公电话系统的最佳方法是从高质量的 VoIP 电话系统开始。

VoIP 电话系统为用户提供了曾经为高级呼叫中心保留的功能。 这些功能现在是大多数现代办公电话系统的标准配置。

以下是您在选择远程办公电话系统时应该寻找的 12 项必备 VoIP 功能：

1. 自动呼叫分配-如果您运行任何类型的呼叫中心，例如客户服务或客户支持呼叫中心，自动呼叫分配 (ACD) 是您最好的朋友。 使用 ACD，您可以设置规则和标准，以便来电自动分配并定向到可用的分机或组。
2. 自动话务员- 第三方 VoIP 电话系统通过自动话务员使通话更加高效和专业。 虚拟助理通过菜单向来电者打招呼，并将他们路由到分机或本地号码。
3. 来电显示- 异地工作不应该涉及猜谜游戏。 来电显示让远程座席即使在他们远离商务电话的情况下也能看到谁在打电话。
4. 呼叫转移- 如果座席接到来电并且他们不在商务电话旁，他们可以在手机上接听电话。 此功能和呼叫转移使转换快速无缝。
5. 呼叫排队- 当您的团队忙碌时，自动呼叫排队使呼叫者处于等待状态。 在通话量很大的情况下，此功能可降低来电者挂断电话的机会。 如果您的电话系统收到大量呼叫，这是必须的。
6. 可视语音邮件- 标准语音邮件系统非常有用且简单明了。 但是，管理语音邮件效率低下。 远程办公室电话系统可让您的团队在他们的计算机上收听语音邮件消息，使用移动应用程序播放它们，并快速处理它们。
7. 语音信箱到电子邮件- 有什么比语音信箱更有效？ 一个自动转录您的语音邮件并将其发送到您的收件箱的系统。 此功能可以节省您的团队收听语音邮件的时间并缩短您的响应时间。 就像电子邮件一样，它们也可以被转发。
8. 语音邮件转发- 有时是小事极大地提高了注意力。 考虑一个典型的场景——团队成员接到电话但不能立即接听。 使用此功能将消息转发给队友，以便您可以专注于您的项目。
9. 高级呼叫管理- 您的员工可能并不都在同一个屋檐下，但您仍然可以更有效地进行管理。 借助 VoIP，您可以获得更强大的呼叫功能，例如 N-Way 呼叫、会议桥接和同时响铃。 所有这些都可以定制以满足您办公室的需求。
10. 呼叫分析——基于云的办公系统非常适合聚合大量数据。 您的通话高峰时间是什么时候？ 呼叫来自哪里？ 跟踪个人和团队的表现有助于您更好地为客户服务。 呼叫分析在易于阅读的仪表板中提供客观报告。 您甚至可以与您的团队一起显示指标和 KPI 。
11. 通话录音- 实施自动和按需通话录音来指导您的销售和支持团队。 企业领导者赞赏增加的责任感。 由于电话记录在云端，因此您永远不需要任何额外的设备或电线。
12. 移动应用程序- 通过为您的员工提供功能齐全的移动应用程序，超越典型的办公环境。 对于远程团队，他们绝不会错过连接到同一个商务电话系统的 iPhone 或 Android 应用程序。

远程电话系统的成本是多少？

这是一个公平的问题——您将在远程办公电话系统上花费多少？

价格各不相同（取决于您需要的功能，每条线路的成本可能低于 20 美元），但它几乎总是比固定电话设置便宜。 有几个原因。

首先，您不受昂贵硬件的束缚。 称为软件电话的无硬件计算机应用程序是远程电话的最佳选择。 更换桌面电话可帮助企业节省大量成本。 您的远程员工可以在 Android 和 Apple 手机上下载软件电话应用程序，以及用于 Mac 和 Windows 计算机的桌面程序。

其次，它的功能丰富。 远程电话系统提供比传统电话线更多的电话功能。 由于大多数这些功能通常都包含在一个统一费率中，因此您不会受到意外费用的打击。

第三，将新的电话线路添加到您的远程办公室电话系统会更快、更经济。 您无需为传统的 PBX 系统安装额外的电话线和接线。 只需单击几下即可添加更多 VoIP 线路。

最后，与按月付款相比，您可以通过年度协议节省更多。

在成本方面，支持 VoIP 的远程办公电话系统是您最好的投资。 但是好处呢？ 它与传统电话系统相比如何？

远程电话系统有什么好处？

远程访问意味着灵活性，而灵活性是一流客户服务的关键。 毕竟，有多少客户，就有多少客户的需求。 您拥有的资源越多，您的员工就越能更好地满足这些需求。

以下是您的企业可以从获得远程办公室电话系统中获得的最大好处：

1. 使用您的办公室电话号码在家工作。

想知道如何在家中使用办公电话吗？ VoIP 和远程办公电话系统是您需要的解决方案。 现在，您不再需要在办公桌前接听电话，VoIP 电话线可以在您有互联网的任何地方接听和接听电话。 无需从您的桌面电话转接呼叫，您可以从应用程序接听电话并在任何有互联网的地方工作，也就是说。

2. 与客户和同事保持联系

当您离开办公室时，几乎就像您请了病假一样。 当您不被发现时，您的团队和客户很难联系到您。 远程电话系统可让您的团队在任何工作地点保持在线和访问。

为了实现更大的连接性，云电话系统包含一个托管目录和地址簿，因此保持联系并不容易。

3. 人人共享一个办公电话系统

在家工作时，与团队其他成员沟通可能会很麻烦。 使用旨在支持远程员工的远程办公电话系统，您将不会遇到这个问题。

当时间和金钱岌岌可危时，您不想追踪个人手机。 使用一个 VoIP 电话系统，呼叫转移可让您的团队在办公室内外保持联系。

虚拟 PBX 系统还提供本地和免费电话号码。 PBX 系统让员工可以通过使用他们的办公室分机来保持访问。

4. 移动可用性

在家工作与在办公室工作有很大不同。 远程工作人员通常可以更好地控制他们的日程安排，尤其是在他们出差时。

这里的普遍好处是，如果员工不在办公室，办公室电话系统永远不会牺牲功能。 借助可靠的商务电话应用程序，员工可以从任何计算机或智能手机访问他们的电话线。 所需要的只是互联网连接——它甚至可以通过 Wi-Fi 正常工作。

远程员工不应该在旅途中冒着错过重要电话的风险。 移动性通过确保代理在每台设备上的可靠性来增强您的业务。

5. 语音和视频会议

沟通是每个成功团队的核心。 从财富 500 强到海豹突击队。 建立定期的节奏和对团队沟通的信任是他们成功的原因。

你不能把谈话留给解释。 通过视频的力量与您的团队进行现场交流并进行现场演示是非常宝贵的。 它允许快速澄清和表达语气和细微差别。 它甚至可以增强您的远程团队的整体实力。

如果您发现办公室的成员在不同的应用程序之间跳来跳去进行交谈，那么通信危机的时机已经成熟。 为了保持专注，限制完成简单任务所需的移动次数，例如与团队聊天时。

远程办公室电话系统提供统一通信，可以轻松在语音、视频、聊天和电子邮件之间切换。 无论情况如何，您的团队都会被覆盖。

寻找提供一对一视频聊天和屏幕共享的视频功能。 这些功能补充了经理及其报告共享的日常例程。 Skype 或 Google Hangouts 等个人应用程序不适合商务。

归根结底，您不想要不确定性。 视频会议是演示、推销或产品演示的理想选择。

6. 保持井井有条和专注

您知道云电话系统有助于维持高效的工作环境吗？ 这是办公室的无名英雄。 对于远程团队，您的电话系统需要在那里帮助他们保持井井有条并保持高效。

通过始终更新的公司目录，员工可以找到彼此并进行对话。 这节省了解决客户问题的时间，并邀请了更直接的沟通。

同样，当需要集中精力时，您的电话系统会管理您的在线状态，以告诉其他人您正在开会、离开或只是离线。

无论哪种方式，您都需要一个易于使用且从一开始就被广泛采用的电话系统。

7. 创建自定义、细粒度的用户权限

您如何保护公司的电话系统免受内部错误或滥用？ 使用零信任模型，您可以根据需要分配权限以选择 VoIP 功能。

用户和特定位置的权限使组织可以控制谁管理系统设置。 这些安全设置使您可以保持对通信功能的访问，而不会使您的业务连续性面临风险。

知道他们的电话系统托管在云中，IT 领导者可以轻松一点，使其能够抵御自然灾害甚至破坏。

8. 电话系统安全的免维护方法

了解 VoIP 提供商如何控制和维护电话系统的所有安全协议至关重要。 这个概念意味着您的公司不需要维护安全基础设施。

由于您的电话系统使用 VoIP，这意味着它也使用 SIP 来建立每个电话呼叫和消息。 就像网站如何保护用户和服务器之间的所有流量一样，您的电话系统可以提供相同的功能。

功能强大的远程办公电话系统可让您在用户之间激活增强的通话安全性。 它不会导致额外的延迟，您可以放心，其他人无法窃听对话。 由于传输层安全性 ( TLS ) 和安全实时传输协议 (SRTP)，呼叫加密成为可能。

联系您的VoIP 提供商以确认他们对您公司的安全设置。

9. 保护个人隐私

甚至现场工作人员也会与办公室外的客户和同事进行交流。 发生这种情况时，他们经常使用个人联系信息进行商务通话。

不幸的是，这也会通过贵公司无法管理的通信渠道邀请不必要的联系。 当涉及到他们的个人手机号码时，人们非常保护。

从商业角度来看，这些情况会严重损害信誉。 通过个人手机或家庭电话号码联系客户是不专业的。

基于云的 VoIP 系统将企业电话号码和个人号码分开。

从家庭或个人计算机访问您的电子邮件非常简单。 为什么您的商务电话系统不应该同样灵活？ 最好记录并记录您的所有业务通信以供日后参考。

相关：在家工作与在办公室工作的优缺点

如何设置远程办公电话系统

1. 测试您的互联网连接以确保它可以支持所有 VoIP 功能。

首先，您应该有一个可以支持您感兴趣的所有 VoIP 功能的 Internet 连接。一般的经验法则是，您需要每行大约 100 kbps 的上传和下载速度。

进行此VoIP 速度测试，看看您的互联网连接是否已准备好处理 VoIP。

2. 选择 V​​oIP 提供商和计划。

当然，我们希望您选择我们 — Nextiva — 作为您的 VoIP 服务提供商，但您应该选择具有您业务所需功能的提供商。

首先，考虑对您的业务最重要的VoIP 功能。 了解您的首选功能列表将帮助您缩小业务的最佳供应商范围。

3. 获取业务电话号码。

如果您已经有一个商务电话号码，许多 VoIP 提供商可以在设置您的远程办公电话系统时使用您现有的电话号码。

如果您还没有商务电话号码，许多 VoIP 提供商会在您的套餐中包含一个电话号码。 要获得商务电话号码，您只需要知道您想要什么类型的号码 - 本地号码、免费电话号码、虚荣号码或虚拟号码。

4. 设置您的远程办公电话。

有了提供商和硬件后，就可以在办公室完成设置了。 具体步骤取决于硬件和员工人数。 查看 Nextiva 的这段视频，了解所有详细信息。

远程办公电话系统的未来

随着员工变得与位置无关，公司的电话系统也将如此。 企业领导者将看到基于云的电话系统的成熟优势。

公司已经意识到云的好处。 数以百万计的企业使用 Google 和 Office 365 发送和接收电子邮件，从而使他们免于维护昂贵的服务器。

迁移到远程办公室电话系统是下一个重大举措。

企业将继续发展他们的技术和平台来支持他们的员工。 Upwork项目表明，到 2028 年，近四分之三的雇主将拥有一个远程团队。

这种戏剧性变化的一个例子是传真机。 曾经被认为是典型办公室的必备品，现在已经很少见了。 今天，您可以像使用电子邮件一样使用在线传真服务发送和接收传真。 在线传真为企业节省了笨重的硬件、碳粉，并改善了内部工作流程。

保持电信的多功能性有助于企业为不可预见的情况做好准备。 将您的电话系统迁移到云端将帮助您的组织进行创新并抵御市场的任何变化。