8 个远程协作技巧，可最大限度地提高工作效率

对于员工来说，远程协作是新常态。 但是许多组织都在努力达到远程之前的生产力水平。

这是预期的。 当员工习惯于面对面的会议，或者只是顺便拜访另一个办公桌讨论问题时，即使是小任务也会膨胀成长长的电子邮件链、错过最后期限以及在需要远程协作时忘记即时消息。

但它不需要是这样的。 这里有 8 个技巧可帮助您改进远程协作。

8 远程协作技巧

1.减少亲和距离

对于任何人来说，距离都会让人感到孤立，但对于远程团队成员来说尤其如此。 除了物理距离之外，团队还必须克服其他两种类型才能高效工作：

• 操作距离（团队规模、带宽和技能水平）
• 亲和距离（价值观、信任和相互依赖）

根据 Erica Dhawan 和 Tomas Chamorro-Premuzic 的一篇 HBR 文章，远程团队受亲和力距离的影响最大。 如果没有一致的面对面互动和团队合作来建立信任，远程员工可能会感觉不像是团队的一员，而更像是与电子邮件头像互动的人。 缺乏肢体语言、模棱两可的文本以及工作和家庭之间不断缩小的界限都对远程协作构成了威胁。

但即使你不能消除亲和距离，Dhawan 和 Chamorro-Premuzic 建议有一些简单的方法可以减少它：

尝试将大多数远程通信切换为常规视频通话，与电子邮件或语音通话相比，视频通话是建立融洽关系和培养同理心的更好方式。 并设计虚拟团队建设仪式，让人们定期互动并在行动中体验他们的协作技能。

视频聊天很容易融入您的沟通渠道。 至于团队建设，有很多以主题日或有趣的练习为中心的虚拟聚会的想法。

你越努力克服远程工作固有的孤立性，亲和距离对你的团队的负面影响就越小。

2. 设定界限并遵守

对于远程团队，工作几乎从不在上午 9 点开始或在下午 5 点结束，即使以前在办公室也是如此。 当您的生活空间与您的工作空间相同时，界限并不明显，但设置它们至关重要。 Dhawan 和 Chamorro-Premuzic 提出了两个场景来说明原因：

晚上 10 点，一位公司律师收到一位同事的短信，他想知道（这不是第一次）在特定时间后是否有关于与工作相关的短信的协议。

在一顿漫长而流畅的客户晚餐后，一位广告主管打开了他老板发来的一封电子邮件，提醒他按时提交费用。 对这种微观管理感到恼火，他立即以未经审查的想法做出回应。

很容易看出为什么这两种交互都会让远程员工感到不安。 同样容易理解的是，广告主管的老板无法知道他正在吃晚饭，公司律师的老板可能会忘记时间，或者认为她所有的同事都是工作狂。

这就是为什么边界对于远程团队如此重要的原因。 它们减少了可能破坏团队关系的假设和沟通不畅的可能性。 不出所料，FYI 的一项调查显示，远程工作者面临的两个最大问题与沟通和设定界限有关：

如何设置边界

设置这些界限的两种重要方法是沟通时间和类型：

• 时间：如果你在办公室的工作时间是早上 9 点到下午 5 点，确保你的远程团队知道 5 点后的任何通信可能要到第二天早上 9 点才能得到答复。 即使这不是您在办公室时的政策，但当远程员工已经觉得他们一直在工作时，设置类似的东西也很重要。 它还将确保不会发生上述情况。
• 类型：如果同事发送电子邮件，您不会觉得必须立即回复。 另一方面，如果他们发送 Slack 消息，您可能会更快地做出响应。 无论我们是否认识到，通信类型都具有一定程度的紧迫性。

在我们日常使用的应用程序中，电子邮件的优先级最低，即时消息稍高，短信稍高，电话最高。 每个都应该相应地使用。 不要因为不紧急的事情而打电话，同样，不要因为重要的事情而发电子邮件。

如果您是那种在多个平台上接触的人，那么这种沟通层次结构适合您。 短信和电话应留待紧急问题使用，不得滥用。 努力将所有业务通信保持在工作时间内，除非是非常重要的事情需要发短信或打电话。

当工作和家经常在同一个地方时，远程员工需要时间和空间来关闭和充电，无论是独自坐在沙发上还是与朋友一起在餐厅。 如果没有明确的界限，远程团队将不知道工作何时结束，而管理人员也不知道他们何时越界了。

3. 及时应对故障

Microsoft Teams 崩溃，Hangouts 不支持屏幕共享，流氓轰炸你的 Zoom 会议……

我们都经历过远程协作工具的技术难题，所以现在，我们应该为它们做好准备。 尽管如此，一些远程团队还没有。 解决这些问题通常需要在平台上摸索、切换到另一个平台、推迟其他预定的事件，甚至将它们暂停到以后的日期。

那么你如何为他们计划呢？ 根据组织行为专家鲍勃·萨顿 (Bob Sutton) 的说法，如果内容相似，您应该期望虚拟演示比面对面演示的持续时间长 25%。 换句话说，对于您希望会议持续的每一小时，运行时间增加 15 分钟。 如果计划为半小时，则预计需要 40 分钟左右。 您不太可能发现自己杂乱无章或惊慌失措地即时纠正问题。

4. 使组织可以访问数据

远程协作的最大问题之一是距离本身会产生孤岛。 当人们不在一个地方时，从他们那里获取信息就没那么容易了。

例如，如果你的设计师对电子邮件和 Slack 没有反应，而你需要他们硬盘上的图像文件，你就不能沿着大厅走到他们的办公室。 你被迫等待。

当作者需要图片来写标题，开发人员需要线框来制作页面，客户正在等待经理批准成品时，很容易看出一个障碍如何拖慢整个项目显著地。

为确保这种情况不会发生，信息应该在组织中自由流动。

• 将数据在线存储在所有人都可以访问的中央位置。
• 授予部门访问相关文件和文件夹的权限。
• 在员工之间共享时间表，以便他们了解可用性。

尽管许多组织已经做出这些改变，但一些传统组织已经能够摆脱旧方式的影响。 但现在大多数人都在远程工作，如果不优先考虑信息访问，远程协作肯定会受到影响。

5.不要吝啬项目管理

管理远程工作与管理面对面工作不同。 当您的团队在办公室时，您可能可以在没有项目管理工具的情况下进行操作，但很快就会发现您不能进行远程操作。

出于同样的原因，远程业务需要以可访问的方式组织数据； 你不应该吝啬项目管理软件。 Trello 和 Asana 等工具通过让成员负责并使管理人员能够将项目组织成更小的单个任务来帮助团队按时完成任务。 这些任务被详细记录并分配给特定的团队成员：

如果上述示例中的团队使用的是 Trello，则经理可以指定设计师在特定日期之前将其文件上传到该软件或 Dropbox 等文件共享平台。 这样，一旦设计完成，设计师就会知道他的任务尚未完成，直到他将文件上传到共享文件夹。 设计师可以将任务标记为完成，软件会通知撰稿人开始为页面撰写标题。 该流程通过即时消息和更长的视频通话最大限度地减少签到，从而腾出时间专注于项目。

这听起来可能很简单，但以错过最后期限而告终的障碍并不需要复杂的解决方案。 他们需要一个有组织的解决方案。 当每个远程工作者都有自己的工具和工作流程、不同的时区时，任务管理解决方案是保持远程团队正常运转的必要条件。

6. 投资远程协作工具

自从开始在家工作以来，近三分之二的知识工作者增加了对协作工具的使用。 但为工作找到合适的协作软件并不总是那么容易。

例子

在需要深入、面对面会议的部门，投资 Zoom 等高性能视频会议解决方案是有意义的。 对于那些更依赖内容的人，类似于谷歌文档的允许评论和群组编辑的工具更有用。

但是，专注于设计的广告部门又如何呢？在这些部门中，作家、设计师、开发人员、战略家甚至经理都需要投入才能完成一个项目？

通常，页面设计上的团队协作可能意味着混乱的电子邮件链和标记的屏幕截图。 不适用于 Instapage。

当您需要与团队一起创建点击后登录页面时，Instapage 协作解决方案允许每个成员实时在同一页面上工作。 设计页面元素、撰写文案、编辑代码、发表评论并提交给经理审批。 在此处详细了解 Instapage 协作解决方案如何立即提高您的工作效率。

7.重新评估你的生产力标准

当前的远程工作环境是一种没有人为之做好准备的特殊现象的结果。 团队没有接受过远程工作培训，系统也没有到位。 出于这个原因，认为远程团队的生产力将达到过渡前的水平是不现实的。 至少在短期内。

通过过度工作的团队来弥补这种生产力差距将产生相反的预期效果。 更有可能发生的是你会耗尽他们的精力或创造一个充满敌意的工作环境。 当前的生产力水平并不总是那么容易提高。 经理最好重新评估他们当前的生产力衡量标准，并努力为远程员工提供他们完成工作所需的支持。

8. 询问你的员工他们需要你做什么

远程员工经理的期望与普通办公室经理有很大不同。 作为一个以人为本的职位，经理可能难以过渡到一个孤立的环境，在这个环境中沟通不容易，而且很少面对面。

如果您发现自己领导着一个新的远程团队，但您不确定如何支持他们，那么您能做的最糟糕的事情就是假装您知道自己在做什么，或者假设您知道您的员工想要什么。 每个企业都是不同的。

一个人可能会从新软件中获益，而另一个人可能需要更严格的界限才能在工作日结束后重新充电。 不确切知道您的团队需要什么并没有错。 询问他们总比将资源浪费在不会推动更好的远程协作的解决方案上要好。

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