如何写一封温柔的提醒邮件？ （步骤和示例）

无论您身处哪个专业领域，在当今快节奏的全球化世界中，一切都在朝着数字化方向发展。

如果涉及一种或另一种形式的电子邮件营销，您可以从事任何业务，只要知道提醒是您需要考虑和处理的事情。

提醒邮件可以有效地将话题引回到您想要的地方，将帮助您将对话引导至特定方向，增加与消费者的互动和互动，并有助于建立持久的业务关系。

虽然温和提醒邮件的概念看起来很简单，但必须精心策划。 通过这个，我们的意思是必须在它的写作方式、语气、用词的选择等方面进行深思熟虑。小细节大有帮助，因为在一天结束时，一封提醒邮件旨在说服读者。

继续阅读此博客，了解您需要了解的有关制作温和的提醒电子邮件的所有信息，我们精选了最佳技巧来帮助您完善提醒电子邮件。

什么是提醒电子邮件以及何时应该写一封？

提醒电子邮件是您发送给某人以请求他们采取行动的友好电子邮件。 它们是携带信息的电子邮件，这些信息可以传达某一点，但不会产生难过的感觉。 他们天生专业高效，但同时又友善温和。

这是一个简单的例子，这样你就更清楚了——如果你的客户错过了付款的最后期限，你发送的电子邮件温和地提醒他们，甚至可能询问你什么时候可以期待付款，这就是所谓的提醒电子邮件。

发送提醒邮件有两个主要目的——第一个是提示客户以礼貌的方式更快地回复，第二个是它有助于重新建立沟通渠道，使您和人们能够谁收到电子邮件以留在同一页面上。

在许多情况下，需要一封温和的提醒电子邮件，例如某些重要事件应该发生或某些事情应该发生但没有发生的情况。 我们列出了一些需要发送提醒邮件的关键场景。

1.即将发生的重要事件

只是有些事件您不能冒被人遗忘的风险。 因此，发送提醒电子邮件是必要的。

2.延迟付款

这是显而易见的。 当付款期限未到时，发送一个温和的提醒是必须的。

3. 错过工作截止日期

每个企业都有时间限制。 需要以礼貌的方式提醒员工错过了工作截止日期。

4. 未决约定

无论是待定的工作面试还是申请，在这些情况下你都必须发送一封温和的提醒邮件。

5. 沟通失误

每个人都在忙碌的日程中，很容易答应做某事而忘记去做。 我认为我们都为此感到内疚。 因此，发送一封温和的提醒电子邮件以重新建立联系对您来说是一个很好的举措。

现在您对提醒邮件有了一些了解，让我们看看发送提醒邮件的合适时间吧！

发送温和提醒电子邮件的合适时间是什么时候？

确定发送提醒电子邮件的正确时间可能很棘手。 您不想过早发送它，因为您不想冒被视为专横的风险。 这在很大程度上也取决于您通过电子邮件发送的内容。 是私人朋友吗？ 是关于一个重要的事件吗？ 或者可能错过了工作截止日期？ 会不会是求职面试回调？ 主题的性质将决定时间范围。

例如，如果错过了工作截止日期，您可以在一个工作日内发送一封提醒邮件。 类似的情况是，如果错过付款截止日期，则在截止日期后一个工作日发送一封提醒电子邮件是合适的。 如果你一直拖延，那么这个人最终可能会忘记它。 然后在长时间后重新建立通信将更加困难。

但是，如果您打算跟进没有指定具体截止日期的事情，最好多等一会——甚至一周。 尤其是在有帮助的情况下，过早发送提醒邮件会给人留下不好的印象。

对于求职面试的后续电子邮件，您必须记住，任何公司的招聘流程都无法迅速完成。 如果您可以等待至少一两周（最好是 10-14 天），而不是急于发送一封温和的提醒电子邮件，这将展示您的耐心以及对潜在雇主的时间和权威的尊重.

如果是为了某项活动（工作或个人），提前 2 个工作日的温和提醒会让接收者有足够的时间为活动做好身心准备。

我们解释的所有这些示例的要点是让您了解适当的时间范围，具体取决于电子邮件的性质。

由于您现在知道发送电子邮件提醒的适当时间，让我们看看如何写一个！ 没有“完美”的温和提醒电子邮件，但在起草提醒电子邮件时请牢记以下提示。

如何写一封温柔的提醒邮件？

1.适当的主题行

这将是收件人在打开您的提醒电子邮件之前看到的第一件事。 因此，选择合适的主题行很重要。 添加主题行可确保收到您电子邮件的任何人都知道您不是垃圾邮件发送者。 尤其是在求职面试官甚至供应商不了解您并且不一定有您的联系信息的情​​况下。

如果您的提醒电子邮件是关于紧急事情，例如错过工作截止日期或错过付款，那么主题行如“需要采取行动”或“需要回应”可以吸引注意力并说服人们打开您的提醒电子邮件。 如果是在提醒某人他们承诺要做的事情时，像“Following Up”这样的短语是礼貌的。

2. 问候你的收件人

一封温和的提醒邮件应该始终以问候您的收件人开始。 直接进入提醒是粗鲁的，并且可能会让读者反感。 立即问候你的收件人会给提醒邮件一种友好的氛围，并为邮件的其余部分定下基调。

虽然决定如何问候您的收件人可能很困难，但您无需为此感到压力。 如果主题与工作有关，那么标准的“Mr.” 或“夫人” 是专业的； 如果是比较私人的话题，可以用“亲爱的”之类的称呼。 要设置随意的语气，您还可以使用“嗨”或“你好”等问候语。

3. 从友好的信息开始

在最初的问候之后，您应该始终以友好的信息开始您的温和提醒电子邮件。 不要跑题； 最好是具体并参考与收件人相关的内容。 例如 – “我希望工作一切顺利”或“祝贺您最近取得成功……”。

如果收件人为您做了一些好事或承诺会帮您一个忙，您可以通过感谢他们来开始您的提醒邮件。 这方面的一个例子是——“非常感谢你的贡献……”或“感谢你对……的建议”。 如果您不知道您要向谁发送提醒电子邮件，那么谨慎行事并用“我希望你今天/这周过得愉快”来问候也很好。

4.避免使用指责的语言

注意你的写作方式，尽量不要使用指责性的词语或任何暗示对方有过错的词语。 最好避免使用诸如“您的付款迟到……”或“您已经错过了最后期限……”之类的字面陈述，而是选择“我们想提醒您……”这样的陈述。 这样做可以让您传达您的信息，而不是将责任完全推给收件人。

5.具体化

在提供适当的主题行并完成问候后，最好不要拐弯抹角太多。 无论内容的性质如何，没有人有时间或耐心阅读冗长、详尽的电子邮件。 所以，你应该直截了当地切入正题。

提醒邮件的最终目的是促使采取后续行动。 因此，您必须明确表示他们需要采取后续行动。

您可以这样做并保持友好的语气，方法是使用诸如“如果可以……，我将不胜感激”或“请让我知道什么时候可以……”之类的陈述。

6.鼓励后续沟通

您的提醒电子邮件应鼓励后续沟通。 传达必要的信息后，您应该包括一两行来打开沟通渠道。

一个例子是使用诸如“如果您有任何问题，请随时与我们联系……”或“我期待您的来信……”之类的陈述。 此类声明为建立亲切关系奠定了基础，并为后续沟通开辟了渠道。

7. 总结

最后一个提示是永远不要忘记通过正确签名来结束您的提醒电子邮件。 一些合适的结束语是——最好的问候、亲切的问候、真诚的等等。

在此之后，您可以以全名结尾，或者如果收件人是私人朋友，您可以仅以您的名字结尾。 您还应该注意，在您结束之前，应该在结束之前添加一个很好的结束语，例如“感谢您优先处理这封电子邮件……”或“我期待收到您的来信……”。

现在您知道如何起草一封温和的提醒电子邮件了，但我们仍然想向您展示一些示例，以帮助您了解它是如何工作的！ 看一看！

提醒电子邮件示例

以下是我们为您精选的三个提醒电子邮件示例：

1.温柔的付款提醒邮件

主题行：发件人：发票 (76543) 逾期付款

莉娜夫人，

我希望你有一个愉快的一周。

谨此提醒，我们尚未收到您就 2022 年 11 月 15 日到期的发票 (76543) 支付的 200 美元款项。

这张发票现在已经过期了，对我们来说是个大问题。 如果您能告诉我们您何时可以付款，我们将不胜感激，因为这是一件非常紧急的事情。

此致，

阿什利·迈尔斯

2. 活动提醒邮件

亲爱的苏珊，

这是一封温馨的提醒电子邮件，提醒我们即将于 2022 年 12 月 3 日上午 10 点举行的公司产品发布会。 我期待在那里见到你。 请随时联系并询问有关该活动的任何问题。

温暖的问候，

安妮·塔克

三、面试提示

你好，

这是对您预定于 2022 年 12 月 5 日在 Avery 大楼（3 楼 3B 室）与公司面谈的善意提醒。

我们期待着讨论和测试您的专业知识，并评估您是否适合我们公司。

如果你有问题，请告诉我们。 预先感谢您的宝贵时间。 我们期待尽快与您交谈！

真挚地，

贾登洛克

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包起来

一封很棒的提醒邮件既高效又有影响力。 它以一种友好的方式实现了预期的目的。

提醒电子邮件有助于记住有用的信息，并鼓励收件人意识到即将到来的截止日期和事件，同时保持友好关系。

现在您已经了解了制作温馨提醒电子邮件的来龙去脉，剩下的就是开始起草了。 有了elink，在您身边，您的工作也变得轻松多了！ 快乐的电子邮件，伙计们！

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