什么是采购订单？ 如何创建自己的？

关于供应商管理，您需要特定的产品或服务来经营您的小型企业，因此您可以联系您的供应商并告诉他们您的需求。 他们提供它。 你付钱给他们。

似乎太容易了？ 是的，购买产品的过程可能比描述更复杂。 可能会出现付款问题、供应不足、沟通不畅导致不正确的装运以及调度中断。

尽管如此，以无缝、及时的方式从可靠的卖家那里获得服务并不一定是真的——这是可能的，选择采购订单会有所帮助。 这就是为什么您应该仔细遵循以下文章什么是采购订单以及如何创建自己的？

什么是采购订单？

定义

采购订单，也称为采购订单，是由采购商发送的官方文件，采购商承诺向供应商支付未来要运送的某些商品或服务的销售费用。

购买者获得的好处是无需即时付款即可关闭订单。 从供应商的角度来看，采购订单是一种向购买者提供无风险信用的方法，因为购买者有义务在货物或服务发货时付款。

每个采购订单都附有一个唯一编号，可帮助采购商和供应商跟踪交货和付款。 一揽子采购订单承诺不断购买商品或服务，直到达到特定的最大值。

例子

不同类型的采购订单

1.标准采购订单

标准采购订单是最受欢迎和认可的。 在这种情况下，购买者清楚购买信息，并且可以确定他们购买的产品或服务、数量、交货时间表和付款政策。

例如，一家打印机墨盒不足的企业可能会关闭标准采购订单，因为他们准确地知道他们需要多少以及何时需要获得它。

2. 计划采购订单

在制定计划采购订单时，采购员通过提前下采购订单来预测其公司对相关产品的未来需求。 在这种情况下，产品、价格和付款政策等信息是已知的，但数字是基于有根据的猜测，发货日期是暂定的。

例如，如果同一家企业的打印机墨盒数量不足，则制定了计划采购订单，购买者将估计他们需要的打印机墨盒数量，并提供更灵活的交付时间表。

3. 一揽子采购订单

使用一揽子采购订单时，采购员同时下许多订单以协商价格折扣。

例如，如果同一家企业可以通过承诺从一个供应商处订购许多打印机墨盒和纸张来谈判一项有利的交易，他们可能会考虑使用一揽子采购订单来获得这些产品。

4. 合同采购订单

合同采购订单被认为是最正式的变体。 在这种情况下，采购方和供应商在下达参考合同的采购订单之前就采购方的条款签订合同。 这种采购订单为相关人员提供了最大的法律保护。

例如，如果同一企业与其供应商签订合同，概述承诺商品的产品、数量、定价和交货时间表，并跟进标准采购订单，则这些企业将继续遵守合同采购订单协议。

采购订单与发票：有什么区别？

采购员创建采购订单，供应商创建发票。 供应商可以发送发票作为收取付款的一种方式 - 如果有特定的付款条款，或者可以发送余额为零的发票作为记录订单已确认付款的方法。

采购订单和发票都包含相同的详细信息，例如帐单地址和发货目的地，发票通常会参考采购订单编号，并带有发票编号以阐明两个文档相互关联并相互对应。 主要区别在于采购订单中包含的订单信息和附加技术信息未添加到发票中。

看看下面的例子：

买方约翰从他组织内的一个部门得到信息：办公室的计算机需要新的显示器。 他制定了显示监视器数量和详细要求的采购订单。

销售显示器的公司获得订单。 当他们确认他们可以提供订单时，他们会通过 PO 并接收付款，或者发送商品，期望付款是基于最后商定的付款条件。 收到付款后，订单完成，监控器会收到交货日期和跟踪详细信息，John 会收到发票。

发票要么标识在商品交付之前发送的付款，要么包含付款到期日期（如果没有先付款）。 John 检查发票以确保其与采购订单匹配，并检查装箱单以确保收到订购的所有产品，并且仅对订购和收到的货物发出付款，这一过程称为三向匹配。

采购订单经常与其他类型的文件混淆。 了解订单与合同之间的差异，采购订单与工作订单之间的差异，以及采购订单与销售订单之间的差异，这一点至关重要。

采购订单的功能

采购商选择从供应商处订购产品

在关闭订单之前，购买者必须明确供应商的项目或服务可以满足的需求。 在此阶段，购买者应确定需要什么商品或服务、需要多少物品（如果可能）以及何时需要。

例如，如果您必须订购新盒子才能将产品订单交付给消费者，请计算您需要的盒子数量以及需要它们的时间。

假设您有一个预期的假期即将到来； 您可能会查看上一年的盒子订单，并将其乘以您在这个假期的估计增长，以订购确切的数量。

采购员草拟采购订单并发送给供应商审批

使用上述详细信息，购买者应概述采购订单并将其发送给供应商以供批准。 将采购订单发送给供应商时，表明需要批准以确保流程按计划进行。

理想情况下，响应应该及时到达，以便按时获得商品或服务，或者让购买者有足够的时间从其他供应商处采购。

从上面的示例中，当您明确了可以提供您的盒子的卖家，知道您需要多少盒子以及何时需要它们时，您可以使用此信息来起草您的采购订单。

供应商审查采购订单并确认是否可以满足要求

当供应商收到采购订单时，取决于他们审查请求并检查库存或可用性，以确认是否可以在采购的到期日之前完成。

在盒子装运的情况下，卖家已经审查了您的订单，在审查了他们的库存和交付能力后，他们确定他们可以满足您的要求。

采购订单审批

如果供应商可以按照采购员的指导完成请求，他们将批准采购订单并使其具有法律约束力。

因为盒子公司可以满足您的要求，所以他们会向您发送一份经批准的采购订单副本以进行确认。

产品或服务履行

采购订单获得批准后，供应商负责按照约定提供货物或服务。 在此步骤中，他们可以为采购订单中的数量创建发票并将其发送给采购员。 发票应概述所提供的产品、相关数量和欠款金额。

例如，在批准箱子装运后，您应该获得已履行的订单和所欠数量的发票。 该卖方有净 30 个付款期限，预计在开具发票后 30 天内付款。

已付发票

在这最后一步中，买方的责任是按照卖方的付款条件支付发票。

这取决于购买者提交具有批准付款条件的发票付款。

如何创建采购订单？

您要创建采购订单吗？ 以下是您需要包括的内容：

• 标题 - 显示您的公司信息，包括公司名称、营业地点、采购订单日期和订单号。
• 卖家信息 - 包括采购订单的正确接收方。 您可以在此处输入供应商公司的名称、详细的联系人姓名和供应商公司的地址。
• 运送至 - 确定应将订单运送到哪里、运送方式是什么、运送条款和暂定运送日期。
• 订单信息 - 对于订单中包含的每件商品，请提供包含产品代码或 SKU 编号、商品名称或描述、所需单位数量、每件价格以及每件产品的发货日期的行项目。
• 总结 - 通过提供小计、任何适用的折扣、税金、运费和总计来完成采购订单。

概括

通过本文，我们希望您能够了解采购订单的定义以及如何创建它。 我们还为您提供有关采购订单和发票之间差异的知识。

在评论框中留下您的任何问题； 我们在这里为您提供帮助和支持。 请随时与我们联系。