提案软件如何帮助节省时间和提高效率

已发表: 2022-05-06

什么是提案软件？

提案（管理）软件是允许用户创建、管理、发送和跟踪业务提案的应用程序。它将所有提案编写、设计、发送和跟踪工具组合到一个平台中，以简化最终的提案创建过程。

提案软件如何提供帮助

提案软件（也称为提案自动化软件）可帮助销售团队加快提案流程并提高完成率。事实上，与行业平均水平相比，使用 Proposify 创建和发送的提案的关闭率高出 111%。古老的销售格言“时间会杀死所有交易”在提案软件中已经失效，因为超过 64% 的提案提案是在一个小时内创建和发送的，25% 在 5 分钟内完成。

我们调查了数千名销售专业人士，以了解提案软件如何影响他们的关闭流程，结果很有启发性：

可预测性。 与不使用提案软件的团队相比，使用提案软件的销售团队同意或强烈同意他们的结束流程是可预测的的可能性要高出 36.4% 。
一致性。 与不使用提案软件的团队相比，使用提案软件的销售团队同意或强烈同意他们的结束流程一致的可能性要高出50% 。
可扩展性。 与不使用提案软件的团队相比，使用提案软件的销售团队同意或强烈同意他们的结束流程具有可扩展性的可能性要高46.9% 。

这些回应非常清楚地表明，提案软件改进了成交流程，并使销售专业人员更容易达成交易。

这就是这一切的可能：

提案模板

创建一个成功的提案可能会很耗时，尤其是如果您经常从头开始。使用提案模板（大多数提案软件中的一项功能），您可以从既定的起点开始，从而摆脱流程中的繁琐工作。您可以通过两种方式使用提案模板来发挥自己的优势：

创建您自己的模板

每个团队都有不同的提案创建方法，因此定制是关键。使用提案软件，您可以为各种产品或服务创建自己的主模板或单独的模板。每个新提案都可以从您创建的相关模板开始，然后可以为每个潜在客户定制信息。这有助于销售团队通过确保每个提案中包含所有必要的部分和组件来保持对其流程的控制。

选择预制模板

如果您在提案过程中不需要那么大的灵活性，那么预制提案模板是您的最佳选择。有各种专为不同行业设计的提案模板，因此无论您从事什么业务，都可以更快地发送提案。您只需从选项库中选择一个模板，然后填写信息当你去时。您仍然可以通过添加或删除部分、元素、信息等来自定义您的提案，但您将从一个更通用的模板开始，而不是您自己的自定义设计。

在任何一种情况下，模板都是完全可定制的，因此销售团队可以针对每个机会定制提案。提案模板可以在未来的提案中重复使用和重新调整用途，因此您永远不需要从空白的提案文档开始浪费时间。此外，一旦您决定了提案模板，您可以添加您的公司信息、徽标和其他详细信息以对其进行个性化，从而展示您的品牌并确保文档之间的一致性。

内容库

任何好的提案软件都有一个内容库，允许您保存和存储已批准的最新信息以供以后使用。无需费力地从电子表格、电子邮件、旧提案和便笺中提取和验证信息，您可以从库中获取内容并在几秒钟内将其直接放入您的业务提案中。但除了节省时间之外，经过批准的内容库还可以让销售代表轻松找到他们需要的信息，并让他们高枕无忧，因为他们始终使用正确的信息。

这也适用于大事。内容库可帮助您停止浪费时间寻找团队简介、定价表、社会证明和其他您经常使用的主要信息块。一旦你建立了一个部分的集合并将它们保存到你的库中，你可以将它们拖放到你的提案中，并根据你认为合适的方式对其进行调整。

改善协作

如果没有提案软件，您的销售团队很有可能会有六个版本的相同提案文档四处飘荡，没有明确的方向来说明使用哪个版本，或者谁需要做什么。缺乏透明度和低效的文档管理会导致销售团队成员在等待输入或反馈时无法推进提案的瓶颈。

借助提案软件，您的提案可以在线发布并实时更新，因此在通过销售渠道时不会再有任何延迟或障碍。它通过允许您设置角色和权限来确定谁可以查看、编辑、评论和批准提案，从而促进提案协作。这样可以确保只有预先批准的人员才能进行调整，同时让您放心，未完成的提案在准备好之前不会被发送出去，或者带有不正确的信息（如定价）。

集成

数据输入和对最新资源的无休止搜索是关闭流程效率低下的两个最大原因。这些繁琐的任务不仅会占用销售代表的销售时间，而且由于复制过时的定价信息或交易条款和条件而产生的错误可能会对您的收入产生严重影响（而不是好的影响）。

提案软件集成可确保您的整个销售技术堆栈作为一个高效系统运行。这意味着一旦您连接上，更新一个系统可以使所有内容保持最新，因此您的代表总是可以在他们面前获得他们需要的正确版本。您可以将 CRM 中的客户信息和定价详细信息直接提取到您的提案中，从一个地方监控交易进度，并在客户签署您的提案后立即请求（和接收）客户付款。

从 HubSpot、Salesforce、Stripe、Zapier 等，Proposify 拥有超过 30 种集成，可以通过利用您已经使用的工具来帮助您提高关闭过程的效率。

结论

在线提案软件是您可以做出的最大改变，以大幅提高提案流程的效率。它简化了整个工作流程并使协作变得无缝，以便您的团队可以专注于达成交易。试试我们的免费提案软件，亲眼看看。