如何通过 4 个简单步骤构建和实施项目透明度计划

已发表: 2022-08-16

我们系列的第二部分为您提供了建立项目透明度计划的实用步骤。

项目管理沟通计划必须包括所有利益相关者的透明度，以确保项目按计划推进。 这使利益相关者能够按时、按时完成任务并保持警觉。 项目透明度计划允许您作为小企业主或项目经理，让每个人都对截止日期负责，以便项目能够向前推进。

事实上，员工和项目经理更喜欢在他们的项目管理工具旁边使用某种类型的协作软件。 我们在关于在项目管理规划中优先考虑透明度的系列文章的第一部分中概述了项目透明度的这个和其他原因，而不是事后才考虑。

对于第二部分，我们将深入探讨使项目管理沟通计划有效的关键因素、构建有效沟通计划的四个步骤，以及帮助您为成功做好准备的工具。

项目管理沟通中的关键因素是什么？

在您的 PM（项目管理）战略的更广泛范围内，您的项目管理沟通计划应侧重于有效沟通的四个关键组成部分。 清晰的沟通有助于您的内部团队按时完成任务，从而成功完成项目。

频道

每个人都应该使用相同的沟通渠道来讨论项目，同时拥有平等的机会。 为方便起见，您可以在消息传递系统中设置组，并根据项目类别、利益相关者级别（经理、主管、团队负责人）、任务类型（研发、原型设计、工程）或团队名称（老虎、狮子、鸭嘴兽）。

例如，您可以在系统中设置电子邮件组，将消息发送给团队的每个成员进行讨论。 为了更轻松的交流方式，大量实时聊天软件选项允许群组同时交谈。

结果

你想达到什么结果或目标？ 您的利益相关者必须执行的每项任务的最终目标是什么，以保持项目向前发展？ 利益相关者之间的沟通必须参考特定任务，因此每个人都了解参考了什么来满足任务目标并获得结果。

例子

Chuck 向 Stacy 发送有关分析报告时间表的信息，以便他确定利用数据的方法。 该消息应在该任务中发送或与参考一起发送，以确保 Stacy 和 Chuck 立即了解他们正在讨论的内容。 此外，如果其他员工在开始任务之前依赖这些分析报告完成，那么在项目管理软件中看到这种通信有助于他们了解任何延迟或更改的截止日期，而无需发送额外的电子邮件或安排会议讨论混乱。

观众

看到信息的听众必须尽可能简单地传达给他们的意思。 这很重要，因为内部利益相关者和外部利益相关者在项目中的参与程度可能不同。 当您概述项目管理沟通计划时，您可以指定谁与谁联系。

假设项目经理每月与客户的董事会会面一次。 经理应该传达他们容易理解的信息，而不涉及太多细节，同时能够就当时传播的任何书面报告发表意见。

信息

给利益相关者的信息必须以最小的摩擦和尽可能清晰、简单的含义传达含义。 为什么？ 因此，收到消息的人可以在必要时采取适当的行动。

例子

假设 Stacy 告诉 Chuck 她的详细分析不会按时完成，这会耽误 Chuck 的工作。 然后，查克可以决定请求延长他的截止日期，询问史黛西是否需要帮助，或者向主管寻求建议。

检查这四个实际步骤以建立 PM 沟通计划

准备好创建透明的项目管理沟通计划了吗？

考虑使用敏捷方法和集成项目管理方法。 每个项目经理都有不同的方法来管理项目生命周期。 在我们的调查[*]中，我们发现只有 17% 的经理完全依赖敏捷方法，而 51% 相信集成项目管理方法。 两者结合可以获得更好的结果。

1

选择文档格式或工具来容纳计划

项目管理软件的选择比比皆是。 有超过 1,350 个可用，如果您还没有一个，您可以选择适合您需要的一个。 正确的软件通过简单的沟通渠道和警报系统使协作变得容易。

具有综合平台的 PM 软件具有自动化功能，可以在任务完成时自动向前推进时间线，同时跟踪任务和项目的时间。 选择一个易于使用且具有报告功能的产品。

2

确定利益相关者

项目中的每个人都应该了解每个团队成员在项目管理系统中的角色。 您可以在一份计划文件中概述这一点，每个人都会在利益相关者范围的会议期间审查该文件以启动项目。 开会的目的是让人们提出一些问题，例如“如果发生 X，我应该向谁报告？” 在初次启动后举行定期会议以获取问题和答案，因为您永远不知道谁可能需要听取他们的意见。

3

计划变量和灵活性

德怀特·艾森豪威尔[1]曾经说过：“计划是无用的，但计划是必不可少的。”

无论您如何制定计划，都会出现问题，或者至少会提出不同的行动方案。 这就是为什么您需要在项目框架内规划变量和灵活性的原因。 应尽可能遵守最后期限，但在整个项目中为不可预见的情况留出一些回旋余地，例如人们离开公司或客户/客户有阻力。

4

设置与里程碑一致的更新和沟通时间表

除了定期会议之外，当团队达到某些里程碑时召开更新会议。 这些对于与所有利益相关者进行沟通非常重要，以确保每个人都知道接下来的步骤是什么以及接下来需要发生什么。

选择正确的项目管理工具以促进透明度和沟通

数字工具可以为您的项目管理沟通计划提供一个实用的框架，供包括远程团队在内的人员聊天、提交文件、进行修订、设定截止日期和发送可交付成果。

寻找完全集成的项目管理平台，这些平台具有每个人都可以看到的共享日历、团队讨论的聊天门户、视频会议功能、文件共享和任务完成的自动警报。

当每个人都在同一个项目中并在同一页面上时，您的透明度就会得到回报。 看看我们用于项目可视化的前五个项目管理解决方案作为一种可能的选择。

利用正确的工具和上面提到的四个实际步骤，您可以从头到尾实现利益相关者之间的透明度。 您的团队将按时完成项目，同时达到或超过预期，并且随着客户满意度的提高，您和您的公司将获得更大的成功并继续发展。

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调查方法

* Capterra 的项目管理用户调查于 2021 年 3 月在 422 名美国项目经理中进行。 合格的受访者是决策者或在其组织中参与了日常项目管理。 我们对问题的措辞是为了确保每个受访者都完全理解手头的含义和主题。

来源

  1. 德怀特艾森豪威尔引用，Goodreads