项目成本管理：基础知识、步骤和主要目标

当您的企业承担新项目时，工作的成败取决于项目管理工作的效率 — 而项目管理工作中最重要的因素是处理项目管理成本。

此外，不准确的项目成本估算可能是项目超出预算或完全失败的主要原因之一。

为了能够成功完成您的项目，您需要能够更准确地控制、分析和预测成本并防止不良结果。

为了帮助您控制在项目预算之内，我们将解释以下内容：

• 项目成本管理的定义，
• 项目成本管理的主要目标，
• 计算项目管理成本的方法，以及
• 项目成本管理的 4 个步骤。

我们还将介绍一些有关项目成本管理的常见问题，请关注我们。

什么是项目成本管理？

项目成本管理是一个涉及项目预算和后续成本的估算和分配，以及项目成本控制的过程。

项目成本管理使您可以清楚地了解项目的财务状况。 它可以帮助项目经理预测未来的费用并采取相应的行动。

项目成本管理的一些好处是：

• 减少开支，
• 提高效率，以及
• 进度跟踪。

重要的项目成本管理术语

为了让您更容易理解与项目成本管理相关的一些重要术语，我们将对它们进行更详细的解释。

在本节中，我们将解释以下术语：

• 项目成本，以及
• 项目预算。

什么是项目成本？

总体而言，项目成本是用货币支付和完成业务交易或工作项目所需的总资金。

项目成本涉及：

1. 直接成本——直接成本是指与项目直接相关且为完成上述项目所必需的成本。
2. 间接成本——项目的间接成本是指不会直接导致项目完成但对从事该项目的公司或个人仍然至关重要的成本。 因此，它们是单个项目成本的一部分。

直接成本包括以下成本：

• 从事该项目的专业人员——即公司员工或外包承包商和自由职业者。
• 设备——即员工、承包商或自由职业者用来完成项目的工具和机器。
• 材料——即完成项目所需的物理材料（不是工具或机器）。
• 项目管理任务——即旨在促进项目在给定时间之前并根据特定要求完成的所有任务。
• 工程任务（如果需要）——即为完成项目而进行的所有研究、设计工作和设备安装。
• 运输（如果有）——即关税，将成品运送到零售商等。

间接成本包括以下成本：

• 运营管理费用——即办公室租金、水电费、保险、一般办公设备和材料。
• 目标年薪——即公司或个人想要赚取的净利润，以及支付管理费用和其他费用所需的资金。

处理直接和间接成本并将其控制在预算范围内对于顺利进行项目成本管理至关重要。

项目预算是多少？

项目预算是在特定时间段（截止日期）内为执行项目而计划和分配的资金总额。

项目预算基于项目的初始成本估算，通常取决于项目成本控制的有效性。 有4种主要的项目预算管理技术：

1. 增量- 您跟踪项目中任务的时间，并了解将来完成上述任务所需的实际时间。
2. 基于活动——你计算你的理想收入，考虑你在一年中需要从事多少项目以及它们的价格才能达到所述收入，并通过计算该项目的成本来确定每个项目的预算。
3. 价值主张——根据项目给项目带来的价值将项目添加到预算中。 如果某个项目/任务/专业人员对项目很重要，它们就会添加到您的计划预算中。
4. 零基础——这种预算管理技术类似于价值主张。 不同之处（以及该项目包含在预算中的条件）是该项目必须经过论证并证明对每个新的业务周期都是有用的，而不仅仅是一个项目。 对新业务时间段重要的所有项目都已批准用于预算。

要详细了解管理与项目预算相关的所有成本的最佳方法，请查看这些预算成本​​管理技术。

预算成本管理技术

为了确保您遵守预算（并尽可能削减成本），您应该：

• 培训员工高效利用时间——遵循正确的时间管理技巧并提高正确的时间管理技能将帮助您的团队提高时间效率，进而帮助您节省成本。
• 利用最新技术——除了项目管理工具外，尝试引入其他业务工具以帮助员工以经济高效的方式实现工作自动化。
• 外包任务——从公司外部聘请信誉良好的专业人员来处理您的部分工作（与业务相关或特定于项目的工作）将帮助您削减成本。
• 减少您的管理费用——保险是一项不可协商的管理费用，但有些管理费用您可以在没有的情况下工作（和生活）。 示例包括位于市中心的时尚办公室，供您从事自由职业或时尚但不实用的公用设施。 尽可能削减预算以充分利用预算。

成本管理在项目中的重要性和列出的成本管理技术几乎是不言自明的——当您旨在管理成本以遵守设定的项目预算时，您实际上是在让设定的预算指导您的决策。

如果您不打算管理您的项目成本，它们很可能会失控，并且您的整个项目可能会因管理不善而分崩离析。

项目成本管理的主要目标是什么？

适当的项目成本管理的好处源于项目成本管理的主要目标，其中包括：

• 基于项目开始时建立的价值标准，专注于项目交付，
• 监控和记录所有交易、付款和与项目相关的变更，以及
• 努力降低企业综合成本。

一般来说，适当的项目成本管理的主要目的是帮助项目经理顺利完成项目，同时也减少不必要的项目开支。 只有跟踪成本并保持在项目预算之内，项目才能真正成功。

如何计算项目管理成本

在确定其重大设施项目的项目管理费时，西北大学坚持以下原则——项目越大，项目管理成本相对于项目本身的总成本越低。

要了解他们如何根据项目规模计算项目管理费用，请查看下表。

随着项目变得越来越昂贵和规模越来越大，项目管理成本正在逐渐降低——根据他们使用的分级项目管理收费系统。

他们的费用基于项目本身开始时确定的项目预算，并且在该项目的整个持续期间也应保持不变。

从本质上讲，您的项目管理成本将取决于您的项目规模，但它们也将取决于您选择使用的项目管理软件的价格，这也必须包含在预算中。

项目成本管理的四个步骤是什么？

要以最佳方式管理您的项目成本，请遵循以下 4 个简单步骤：

• 规划资源，
• 估算成本，
• 确定成本预算，以及
• 控制成本。

步骤 #1：规划资源

资源规划包括审查项目范围，然后确定未来的资源——这些资源是完成项目所必需的。 项目范围是一个项目大纲，它确定了为完成项目需要完成的工作的所有方面。

该项目的资源可以包括：

• 执行项目所需的人员，
• 设备和工具，以及
• 每项任务所需的时间。

使您能够成功完成项目的一切都被视为资源。

要创建全面的资源计划，您必须定义：

• 一个项目需要多少人，
• 他们需要具备什么样的经验，
• 需要什么类型的设备，以及
• 每项活动的确切时间表是什么。

然而，无论您在资源规划方面付出了多少努力，总有可能出现一些不可避免的障碍。 如果发生这种情况，您需要考虑某些资源变得不可用的可能性。

跟踪资源分配也很重要。 跟踪资源分配可以让项目经理清楚地了解需要完成的工作，并帮助他们促进任务的委派。

一旦我们拥有所需所有资源的完整清单，我们就可以估算成本，正如我们在下一步中看到的那样。

步骤 #2：估算资源成本

完成资源计划的制定后，您需要估算之前分配的资源的所有成本。

确定每种资源的成本并考虑可变因素对于涉及用品、工具和总体项目预算的每个决策过程都至关重要。

在收集了所有必要的定价信息后，您将得到费用的估计计算。

为确保获得最准确的数字，您可以：

• 跟踪您的项目时间和费用，
• 监控参与项目的每个人的活动，以及
• 实时查看资金流向。

要了解有关成本预算的更多信息，让我们直接进入第三步。

步骤#3：确定成本预算

成本预算的确定是项目成本管理的核心。

简而言之，成本预算是项目旨在实现的所有任务和里程碑所需的所有成本的总和。 了解您的成本预算有助于您管理与估计成本相比的实际成本。

成本预算的确定在很大程度上取决于项目进度。 此外，了解任务持续时间和里程碑可以更轻松地跟踪项目截止日期。

制定成本预算策略还可以让项目经理为未来阶段做出更准确的预算估算，甚至可以防止超支。

步骤#4：控制成本

控制成本意味着随着项目的进展密切关注所有成本，并记录下来。

此过程允许您在发生某些调整时采取适当的行动，例如材料或服务价格的变化。 成本控制很重要，因为它可以帮助您降低成本并确保您的项目保持盈利。

要以最佳方式控制成本，您应该执行以下操作：

• 确保项目在范围内，
• 与利益相关者合作，
• 遵循时间表并管理您的时间，以及
• 使用项目管理软件。

项目成本管理常见问题

如果您仍然对项目成本管理有疑问，让我们回顾一些常见问题并研究您需要了解的所有内容：

• 项目管理软件，以及
• 项目成本估算。

您需要项目管理软件吗？

项目管理中更重要的项目成本之一是项目管理软件——而更重要的项目管理问题之一是项目管理软件成本。

当然，使用项目管理软件的全部目的是为了加快项目管理过程，并使其更加：

• 精确的，
• 准确，并且
• 性价比高。

因此，通过使用此类软件，从长远来看，您实际上是在省钱。

有许多项目管理工具可用于项目规划，但找到合适且易于使用的项目管理软件可以简化项目跟踪过程。

例如，在 Plaky 等项目管理工具中，您可以：

• 与队友合作，
• 将所有任务放在一个地方，并且
• 跟踪项目的进度。

虽然您应该在项目规划中包括项目成本管理软件的成本，但还有一些其他选项，例如 Plaky，您可以在其中免费使用大量功能。

什么是项目成本估算？

项目成本估算是预测以下内容的过程：

• 成本，
• 数量，和
• 完成项目所需的所有资源的价格。

然而，考虑到估算是在项目完成之前进行的（这意味着它不能解释意外费用和变化），它通常是不确定的，只能作为设定项目预算和处理成本管理的起点。

在估算项目成本时，请确保涵盖以下内容：

• 精确——尽量不要高估或低估你的成本。 根据您希望完成的任务、您的资源和时间段进行估算。
• 准确——虽然你的顾问、工人和自由职业者对你的项目成功至关重要，但项目估算中最重要的因素是你将花费在项目上的时间。 因此，跟踪所有项目的时间非常重要。 通过这种方式，您将获得每种项目类型的准确小时数，因此可以更轻松地估算未来完成项目所需的时间。
• 了解项目要求（和限制） ——注意不要低估完成项目所需的时间、团队成员数量和资金。

不同的专业人士以不同的方式进行项目估算，所以让我们看看您可以使用哪些类型的成本估算来管理您的项目。

项目管理中成本估算的类型

项目管理中有几种有效的成本估算类型：

1. 专家判断——这种估计最适合经验丰富的专业人士，因为它是基于估计者以前的知识和经验。
2. 质量成本——该估算基于用于管理潜在故障和防止项目质量不佳所花费的资金。 它可以帮助您最大程度地减少损失并分析可以省钱的地方。
3. 供应商出价分析——这种估算主要用于公共项目招标，因为它要求您在进行自己的竞标之前分析您的竞争对手并猜测他们的出价。
4. 使用项目估算软件——这种估算依赖于专业项目估算软件提供的数字。
5. 储量分析——该估计用于考虑潜在的项目风险和需要确保以适应所述风险的储备资源。
6. 三点估计——这种估计包括最可能估计 (A)、乐观估计 (B) 和悲观估计 (C) 的平均估计。 例如：A = 60,000 美元，B = 55,000 美元，C = 80,000 美元。 根据公式 (B + 4A + C)/6，示例估算的三点估算为 62,000 美元。
7. 类比估算——这种估算是基于从以前的类似项目中收集的数据。 它通常用于新项目的早期阶段。
8. 参数估算——这种技术类似于类比估算技术，不同之处在于所使用的历史数据是基于各种项目变量之间的关系。
9. 自下而上的估算——这种估算是通过将当前项目与您已经建立的工作包进行比较来计算的。 之后，您对当前项目进行估算。

如何最好地估算一个项目——例子

我们将通过项目成本估算示例向您展示如何估算项目。 这个例子考虑了：

• 从事该项目的专业人员，
• 他们的小时费率，
• 他们使用的材料，以及
• 他们完成特定任务所需的时间。

如果您想估算您的项目，请执行以下操作：

1. 列出所有专业人士，
2. 列出他们各自的小时费率，
3. 列出您需要的所有物理资源，包括所有设备和材料，
4. 估计完成项目所需的时间，以及
5. 计算最终价格。

现在您估计您的团队成员将总共花费 300 小时来执行分配给他们的与项目相关的任务——更具体地说：

• Lisa Johnson（时薪：45 美元）将在任务 1 上花费 30 小时
• John Bautista（时薪：45 美元）将在任务 2 上花费 70 小时
• 凯蒂·史塔克（时薪：50 美元）将在任务 3 上花费 50 小时
• Austin White（时薪：40 美元）将在任务 4 上花费 120 小时
• Thomas Clark（时薪：50 美元）将在任务 5 上花费 30 小时

这是估计的总 300 小时的公式：

时薪 x 工作时间（每位员工）

这是方程式的样子：

45 美元 x 30 + 45 美元 x 70 + 50 美元 x 50 + 40 美元 x 120 + 50 美元 x 30 = 13,300 美元

正如我们提到的，除了包括您的员工外，您还需要考虑材料和设备的清洁成本。 在材料方面，您必须包括单位数量以及单位价格。

此外，当您将计划预算与实际支出进行比较时，您会发现两者之间的差异。

最后，如果您跟踪您的进度，您将能够更改您的日程安排，以便为某些任务留出更多时间，并跟踪计划预算何时即将达到限额。

结论：对于一个成功的项目，适当的项目成本管理是必须的！

最后，您的预估时间、资源和费用决定了您的预算。

另一方面，您的预算和项目规模决定了您的项目管理成本和项目管理软件的成本。

考虑到所有因素，您与项目相关的决策应受您估计的项目预算的约束。

如果您的总体项目成本没有超过预算，您可以断定您的项目成本管理是成功的。

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