项目会计终极指南：定义、重要性和提示

项目会计是项目管理的一个非常有价值的方面。 它可以帮助企业主和项目经理：

• 计划，
• 控制，和
• 评估每个项目的财务方面。

跟踪财务对于任何项目的成功都至关重要，这就是为什么必须更多地了解项目会计的原因！

在这篇博文中，我们将介绍每个项目经理都应该知道的项目会计信息，包括：

• 什么是项目会计，
• 它有什么好处，
• 项目会计阶段，
• 成功项目会计的技巧，以及
• 如何找到好的项目会计软件。

什么是项目会计？

项目会计是一个过程，涉及跟踪项目的财务并使用该信息有效地管理该项目。 简而言之，它是一种特殊的会计形式，用于跟踪某个项目的财务进度。

即使是较短的项目也有多个阶段，并且可能非常复杂。 因此，可能很难跟踪所有变化和与之相关的费用。 幸运的是，项目会计可以让事情更有条理。

项目会计记录与特定项目相关的每项成本。 这些费用包括：

• 材料，
• 劳动，和
• 所有其他可能产生的费用。

然后使用从会计中收集的信息来确保项目保持在预算之内。

更重要的是，在估算未来项目的费用时，项目会计非常有价值。 它允许企业所有者和项目经理轻松生成报告和做出预测，并让相关利益相关者了解情况。

项目会计一般包括：

• 为项目创建会计系统，
• 指定关键绩效指标 (KPI)，
• 跟踪每笔交易，
• 管理资源信息，从可用的材料和设备到花费的时间，
• 定期更新成本信息，以及
• 根据收到的信息进行预测。

谁使用项目会计？

任何了解项目财务的人都可以从项目会计中受益。 最常使用项目会计的用户是：

• 项目经理，
• 会计师，以及
• 企业主。

该系统可用于必须跟踪成本和收入、预算和里程碑的任何类型的项目。 这就是为什么项目会计必不可少的行业是：

• 建造，
• 工程，
• 制造业，
• 它，和
• 咨询。

IT 行业的项目会计示例是什么？

项目会计可用于您在 IT 行业中可以想到的任何项目。

假设某 IT 公司正在为新应用程序的软件开发项目使用项目会计。

该项目的经理将使用项目会计来：

• 跟踪项目预算，
• 监控成本和收入，
• 记录雇用开发人员的费用，
• 购买软件许可证，
• 租用办公空间，以及
• 监控成品应用的销售收入。

为了简化此过程，项目经理或会计师可以使用项目时间跟踪器来创建完成项目所需的任务列表。 然后，他们可以将成本与每项任务相关联，因为这将使他们对整个项目的财务状况有一个清晰的了解。

清楚地了解财务状况有助于项目经理确保项目不超出预算。

此外，会计将使他们能够确定项目经理是否应对计划进行任何财务调整，以保持项目正常进行。 这可能涉及寻找增加收入的方法来抵消预算中的任何超支或谈判降低开发成本。

区分常见的会计类型

如果您刚刚熟悉术语“项目会计”，您可能会开始将它与其他类似术语混淆。 让我们分解一下最流行的会计类型以及它们与项目会计有何不同。

项目会计与常规会计

项目会计是定期会计的一种特殊形式。

定期会计涉及企业的整体财务事项。 它通常涉及跟踪整个企业的收入和支出。 相比之下，项目会计侧重于特定项目的财务方面，并涉及跟踪与该项目相关的成本和收入。

项目会计和常规会计之间的另一个主要区别是详细程度。 项目核算通常涉及在非常精细的级别跟踪成本，例如跟踪单个材料或工时的成本。

另一方面，常规会计通常涉及跟踪更高级别的支出和收入，其中包括部门或业务单位的总体成本。

项目会计与管理会计

项目会计和管理会计之间的主要区别在于这两个学科的重点。

项目会计侧重于特定项目的财务方面，并涉及跟踪与该项目相关的成本和收入。

相反，管理会计专注于提供信息，管理人员可以使用这些信息就企业运营做出明智的决策。 它通常涉及分析更高级别的财务数据，例如跟踪业务单位或部门的整体绩效。

项目会计与成本会计

成本会计是一种会计类型，它通过检查供应链中的每笔费用来确定与服务或产品制造过程相关的成本。 所以，它没有连接到特定项目，但它可以。

根据这个定义，我们可以推断项目会计是成本会计的一种形式。 因此，您可以将成本会计视为一个更广泛的术语，它涉及项目会计范围之外的费用。

项目会计的主要好处

项目会计是一种有价值的工具，可以帮助项目经理和企业主更有效地管理他们的项目并做出更好的决策。 以下是您应该为下一个项目使用项目会计的主要原因。

好处 #1：项目会计使您可以控制项目成本

会计和项目管理齐头并进！ 在处理项目时，您可以使用项目会计来获取有关正在进行的项目的财务状况的准确和最新信息。

此外，您可以使用项目会计来检查每个阶段的项目进度。 项目经理可以使用生成的信息来确定潜在的成本节约，并随时调整项目预算。

此外，通过全面的项目会计，更容易理解和管理延误的可能性及其对项目最终支出的影响。

好处 #2：项目会计会告知您潜在的费用并帮助您为未来的项目做准备

项目会计为项目经理提供他们需要的财务信息，以便就他们的项目做出明智的决策。 然后，项目经理可以评估不同项目选项的可行性并确定最佳行动方案。

更重要的是，项目会计的好处不会在项目完成时结束。 预测是每个企业的重要方面，它对于预测未来费用以及未来类似项目的长度非常重要。 通过项目核算，一个项目的财务数据可以为以后类似的项目提供参考。

好处 #3：项目会计可帮助您创建详细的项目报告

有了清晰的项目财务图，项目经理可以轻松创建报告并向利益相关者更新项目进度。

此外，项目核算数据包含必须包含在最终项目报告中的关键信息：

• 投资者，
• 管理，和
• 利益相关者。

项目会计使创建最终项目报告变得非常容易，因为所有数据都已记录和跟踪！

项目会计的 4 个基本阶段

项目会计过程将经历的阶段数取决于项目经理或会计部门。 尽管如此，项目会计仍有四个阶段对于特定项目的全面财务概览至关重要：

• 规划和预算，
• 跟踪和监控，
• 报告，以及
• 关闭。

我们将在以下几行中详细解释每个阶段。

阶段1： 规划和预算

计划和预算阶段在项目开始之前就开始了。 此阶段是成功项目会计的关键步骤，因为它预测潜在成本并设置必须实现的里程碑。

规划和预算阶段包括估算项目将承受的每项成本，包括：

• 劳工，
• 小时，
• 设备，
• 运输，
• 材料，和
• 高架。

此外，项目经理会制定项目时间表，并概述为使项目成功而必须完成的每项任务。

阶段 #2：跟踪和监控

一旦项目开始，就必须密切监控项目的进度和预算。

在此阶段，拥有项目会计软件或聘请项目会计师对于项目的成功至关重要。 这是因为项目会计涉及定期将实际收入和成本与估计预算进行比较。 通过定期监控成本情况，项目经理可以毫不拖延地做出调整或要求增加预算。

好的项目管理软件，例如 Clockify，可以让您轻松监控项目的进度。 您可以登录所有任务、它们的持续时间以及所有与之相关的成本。

然后，您还可以比较项目和任务的跟踪时间和估计时间。

例如，在上面的屏幕截图中，我们可以看到开发任务的估计时间比跟踪时间长。

第三阶段：报告

项目会计使创建项目报告变得更加容易，因为它们会跟踪项目必须经历的每一项次要和主要费用。 项目经理可以使用从项目会计中收集的数据来创建报告并将其呈现给利益相关者和投资者。

项目会计的一个重要方面是它是在项目进行时进行的。 因此，项目经理可以定期更新所有涉及的利益相关者并在每个项目阶段提供报告。

阶段#4：结束

在这个最后阶段，项目经理完成项目的财务记录并关闭所有未清账目。

这可能涉及核对项目的财务记录与组织的主要会计系统或完成任何必要的税务或合规表格。 一旦项目结束，项目会计记录可以存档以备将来参考。

成功项目会计的 4 个关键提示

拥有项目会计师或投资会计软件对您没有多大帮助，除非您确保已涵盖成功项目跟踪的所有基础知识。 这里有一些提示，可帮助您充分利用可用的项目会计技能或工具！

提示#1：为项目设定预算

根据研究，近 30% 的组织表示资源管理不善是项目成功的巨大挑战。 资源管理是指以最有效的方式使用可用资源，例如时间、设备、人员和资金。 项目经理应始终制定预算，概述可以使用所拥有的资源完成的工作。

通过从一开始就概述您的预期成本和收入，您将拥有一个清晰的基准，您可以根据该基准衡量项目进展过程中的实际支出和收入。 这样，您就可以轻松地跟踪成本的任何变化，并使用项目会计监控项目的进度。

此外，您将能够更好地处理意外开支和项目计划变更。

您可以先列出所有预期费用，例如：

• 材料，
• 劳动，和
• 管理费用。

不要忘记包括一些回旋余地以应对意外情况。 全面了解预计成本和收入后，您将能够最大程度地利用项目会计。

提示 #2：仔细跟踪成本

不要忘记密切关注您的实际成本和收入。 通过准确跟踪这些指标，您将能够识别潜在问题或需要改进的领域，并根据需要对您的项目进行调整。

通过跟踪项目成本，您也更有可能控制在预算范围内。 更重要的是，您可以在任何超支成为主要问题之前发现它。

您应该始终保留所有支出和收入以及员工工作时间的详细记录。 这些费用可能包括收据、发票和其他显示您的支出和收入的文件。 请务必定期更新您的记录，并将它们与您的原始预算进行比较，以了解您的表现。

提示#3：定期创建财务报告

拥有定期的财务报告对所有项目经理来说都是必不可少的。 报告包含有关项目财务状况的详细信息。 他们将帮助您与利益相关者（例如投资者或执行管理层）进行沟通。

创建一份好的财务报告的第一步是收集所有相关的财务数据，例如收据、发票和其他显示您的支出和收入的文件。 然后，您应该将这些数据组织成一份清晰简洁的报告，以一种易于理解的格式呈现最重要的信息。

一份成功的项目会计报告应包括：

• 总结，
• 关键绩效指标，
• 图形和图表更容易理解，
• 数据解读，
• 实现的目标，以及
• 预测。

此外，通过将有关项目财务的所有相关信息集中在一个地方，您将能够轻松查看自己是否在实现财务目标的轨道上。 您还将看到您的支出和收入实际如何转移。 因此，您将能够更好地确定可以节省时间、金钱或资源的领域。 这可以帮助您简化项目并提高整体效率。

提示#4：识别潜在问题并纠正它们

项目会计使您可以清楚地了解项目财务事项的全部范围。 但是，如果您不准备定期审查财务状况并改变任何可以做得更好的事情，它对您没有多大帮助。

此外，如果您发现项目存在任何潜在问题，请务必立即采取行动。 这可能意味着调整项目进度、改变项目范围或实施其他策略以确保事情顺利进行。

通过尽早解决潜在问题，您可以防止重大挫折并确保您的项目保持在正轨上。 此外，您可以将此项目的经验教训用于将来的任何类似项目。 因此，仔细监控财务状况并找出可以纠正的问题，对项目的成功至关重要！

如何找到好的项目会计软件

希望您现在了解项目会计的重要性。 投资好的项目会计软件可以使项目会计变得更加容易，从长远来看肯定会为您节省很多时间。

但是，有这么多不同的软件可供选择，可能很难知道从哪里开始。 这就是为什么花时间研究您的选择并比较每个程序的特性和功能很重要的原因。 通过做功课，您将能够为您的企业找到完美的项目会计软件！

以下是我们的提示，可帮助您做出完美的选择。

提示 #1：确定您的项目会计需求

在开始寻找软件之前，请花点时间考虑一下您需要从项目会计系统中获得什么。 通过专注于根据您的需求量身定制的软件，您将能够避免在不满足您需求的系统上花费时间和金钱。 那么，您如何从项目会计系统中找出您需要什么？

您可以先列出您的具体要求，例如：

• 您需要跟踪的任务类型，例如设计、开发和营销，
• 需要访问系统的用户数量，以及
• 您需要的任何其他功能，例如时间跟踪、计费时间、管理多个项目的能力、发票等。

然后，您可以缩小选择范围并专注于根据您的特定需求量身定制的软件。

提示 #2：对特征的质量做一些研究

一旦确定了会计师、项目经理和企业主需要项目管理软件的哪些功能，就该研究这些功能的质量了。 幸运的是，互联网提供了很多方法来确保您做出正确的选择。

您可以浏览流行的选项并创建一个列表，其中包含您需要的功能。 然后，您应该探索这些功能的实际工作原理。 您可以阅读评论、征求其他企业的建议，甚至可以免费试用以了解该软件在实践中的工作原理。

Tip #3：看一下界面

项目会计软件是专为复杂任务设计的高级工具。 但是，这并不意味着您必须是世界知名的会计专家才能使用它！

因此，您应该寻找具有用户友好界面的软件。 评论、推荐和试用版可帮助您找到功能强大且易于使用的程序。

提示#4：考虑定价

项目会计管理软件可能很昂贵。 因此，您要确保物有所值。 这就是为什么您应该寻找一个能够提供良好的功能平衡并且不会让您超出预算的程序。

结论：项目会计是项目成功的重要工具

您对项目会计的重视程度可以决定一个项目的成败！ 这就是为什么了解什么是项目会计以及如何充分利用它很重要。

在本文中，您了解了有关项目会计及其多种用途的更多信息。

此外，您现在已经熟悉它提供的所有好处，例如控制成本和为未来的项目做准备，以及项目成功所必需的项目会计阶段。

更重要的是，您始终可以依靠项目会计软件来简化成本跟踪过程！ 您应该使用本文中的提示来找到市场上的最佳选择。 例如，花一些时间研究和分析适合您需求的功能和定价将在此过程中大有帮助。

我们希望这篇博文能帮助您关注您的项目并充分利用项目会计。

️ 项目会计对您和您的项目有多重要？ 关于如何充分利用项目会计，您有什么建议吗？ 请随时通过 [email protected] 与我们分享您的经验。 另外，如果您喜欢这篇文章，请务必将此消息传播给您的朋友和同事！