克服计划谬误及其负面影响

您是否低估了完成一项任务或项目所需的时间？ 还是最终超出了您的原始预算？

即使您的时间管理、组织和计划技能恰到好处，您也很有可能拥有。

此外，我们似乎都在系统地、反复地这样做。

当然，我们总是可以将其归咎于墨菲定律，而对错误的预测不承担任何责任。

然而，真相就在于我们大脑的布线——具体来说，就是一种称为计划谬误的认知偏差。

在本文中，我们将通过涵盖以下主题来深入了解它：

• 什么是计划谬误，
• 如何识别认知偏差，
• 变得更加客观的步骤，以及
• 时间跟踪对于养成健康习惯和监控进度的重要性。

我们还将提供现实生活中的示例，并分享一些有价值的提示和技巧，以帮助您克服计划谬误问题，请继续阅读。

计划谬误现象

让我们首先定义导致我们一厢情愿的想法和设定不切实际的期望和期限的现象。

1977 年，丹尼尔·卡尼曼 (Daniel Kahneman) 和阿莫斯·特沃斯基 (Amos Tversky) 提出了计划谬误一词，他们试图解释人们的这种倾向。

他们制定了现象的定义，称计划谬误是：

“倾向于低估完成一个项目所需的时间，同时知道类似的项目在过去通常需要更长的时间。 因此，它是在面对更普遍的知识时对特定案例的乐观预测的组合，否则会提出其他建议。 ”

简单地说，计划谬误是指在估计我们完成未来任务所需时间时的一种预测现象和不切实际的乐观主义。

听起来太熟悉了？ 你不应该为此自责，因为它发生在我们最好的人身上。

幸运的是，有一些策略可以使提前计划变得更加现实。

但在我们着手解决计划谬误之前，让我们先看看为什么会发生这种现象。

为什么人们倾向于屈服于计划谬误问题？

人们继续对自己的预测过于自信（即使他们每次都错了）的原因有很多，例如：

• 乐观偏见，
• 目前的偏见，
• 动机，和
• 社会压力。

从行为的角度来看，计划谬误会影响人类行为的两个重要方面：

• 批判性思维，和
• 决策过程。

当这两个方面都受到损害时，我们就不太可能预测后果并做出正确的假设，这使我们变得不那么理性，也不太可能从不同的角度看待任务。

此外，我们的组织和时间管理技能高度依赖于批判性思维和决策制定，这进一步增加了有害影响的可能性。

此外，我们每个人都可以将无数更个性化的原因添加到上面的列表中，例如我们无法将任务分解为更小的组件。 这主要取决于具体任务以及我们对完成这些任务的感受。

现在让我们解释计划谬误与上面列表中的关键原因之间的联系。

原因#1：乐观偏见

乐观偏见在我们的大脑中根深蒂固，本质上是指总是看到半杯水的倾向。

全世界的人都倾向于有这种错觉，所以过度乐观不是一种文化，正如认知神经科学家 Tali Sharot 在她的书《乐观偏见：非理性积极大脑之旅》中解释的那样。

同一本书的另一个相关要点是，我们对世界的看法通常依赖于对结果的积极预期——这不是坏事。

我们只需要记住，结果并不总是像我们预期的那样令人满意，因此要考虑假设。

有趣的是，一项关于乐观偏见的研究报告称，乐观偏见也发生在其他物种身上，例如鸟类和老鼠——这表明这是一种根深蒂固的进化现象。

另一方面，抑郁症患者缺乏乐观倾向。 根据《精神疾病诊断与统计手册》，悲观情绪是一系列抑郁症的主要症状。

那么，关于计划谬误与乐观主义之间的联系，我们可以得出什么结论呢？

乐观是一种健康的大脑机制，可以帮助我们更快乐、更自信地应对生活给我们带来的挑战。

然而，如果我们想从中获益并避免计划谬误，我们必须充分意识到我们是有偏见的。 这是不低估风险并在充满不确定性的世界中取得成功的唯一方法。

原因#2：现在的偏见

另一个影响我们决策过程的偏见，从而导致计划谬误的存在，是现在的偏见。

我们过去、现在和未来的自我之间的关系往往归结为寻求即时奖励——对现在的自我有益——即使我们知道未来的自我会后悔这个决定。

在计划谬误的背景下，当前的偏见使得很难客观地看待未来的事件。 为了证明满足我们现在的自我是合理的，我们将创建一个完成任务的理想场景，而不考虑任何障碍或中断。

或者，用我们最喜欢的卡通人物之一的话来说：

“这是未来荷马的问题！ 伙计，我不羡慕那个家伙！”

原因 #3：动机

有两种类型的动机——内在的和外在的——它们都在计划谬误的存在中发挥作用。

内在动机是我们内心的驱动力，在我们自己的满足感就是奖励本身的情况下。 另一方面，外在动机围绕外部奖励因素，如金钱、表扬等。

与计划谬误的联系在这里非常明显——低动力会削弱我们采取行动的能力，但我们无法真正预料到未来我们会感受到多大的动力。

此外，我们的初始动机水平通常在任务或项目仍然抽象的阶段最高。 那是我们意识到好处的时刻，但仍然没有意识到挑战，例如：

• 我们可能遇到的障碍，
• 拖延症及其负面影响，以及
• 实现我们觉得不愉快的任务。

因此，我们正在制定一个计划或时间表，确信上述水平会保持那么高，不幸的是，情况往往并非如此。

理由四：社会压力

人天生就是社会生物——我们的生活受到社会规范以及我们与他人的关系和互动的影响。

我们在家庭中成长，在团队中工作，发展友谊和恋爱关系，所以我们周围的人对我们的行为产生影响是很自然的。

然而，这种影响会变成适应和遵守特定标准的压力。

这种压力叫做社会压力。

考虑以下情况：

今天是星期一，您正在与您的业务合作伙伴通电话。 你们两个正在讨论下周的时间表和职责，所以你们都完全清楚需要做什么。

在某些时候，您会做出自信的声明，例如“考虑在本周末完成！”

然后出现意想不到的障碍，你最终不得不请病假。 一周过去了，您只完成了计划活动的 70%。 现在你不得不要求延长截止日期，而且很可能对此感到难过。

我们都想给别人留下好印象，这是很自然的，对吧？ 这就是社会压力的来源，以及对未来的自己过于乐观甚至过于自信的倾向。

然而，实际上，当我们想给别人留下深刻印象并向他们展示我们的能力时，又一次出现了计划谬误，正如 Dyedra KC Morrissey 在她在牛津大学的博士论文中所解释的那样。

原因有很多，从计划外请病假到计划谬误问题的核心——低估了我们完成任务所需的时间。

计划谬误的负面影响

做出不切实际的预测在我们生活的私人和职业方面都是危险的。

在个人层面上，对于初学者来说，它会导致我们错过最后期限并损害我们的声誉或人际关系——让我们看起来不可靠。 此外，它可能会产生经济后果并导致一个人的心理健康恶化。

但也有大局，例如世界经济和气候变化。

这是一个（并非如此）有趣的事实：一些经济学家和神经科学家，包括前面提到的 Tali Sharot，声称乐观主义偏见，以及隐含的计划谬误，是“ 2008 年金融崩溃的核心原因之一”。

现在让我们看看计划谬误问题的负面影响的其他一些例子。

负面影响 #1：次优项目结果

我们已经提到计划谬误会对我们的批判性思维和决策过程产生负面影响。 因此，让我们看看在业务环境中设置不切实际的目标和截止日期的影响，特别是对于项目规划和实现。

在项目管理方面，计划谬误的一些常见影响是：

• 关于质量的次优结果，
• 错过最后期限，以及
• 经济损失。

原因是当我们低估完成一项任务所需的时间时，还有 2个我们没有考虑的额外因素。 所述因素是：

• 决策不当的负面后果，以及
• 由于计划进度延误或估计不准确而发生的财务成本。

因此，项目越复杂，这些后果的破坏性就越大。 这里举几个例子：

• 员工不满和离职，
• 诉讼的可能性，以及
• 破产。

这不仅适用于单个项目，也适用于公司或组织的整体商业声誉。

负面影响 2：生产力和效率下降

意识到我们落后于计划的时间表简直令人沮丧。

我们对自己的能力和判断力设定了一定的期望，当这些期望得不到满足时，我们自然会感到沮丧甚至对自己感到失望。

那是我们压力水平上升的时候，我们倾向于担心未来的结果，而不是活在当下。

这些负面情绪会影响我们的积极性，因此会降低我们的生产力和效率水平。

因此，除了已经没有走上正轨之外，错误的幅度也会增加，我们更有可能拖延和想得太多。

与其再次自责，不如提醒自己，原来的计划是错误的，过于乐观了。 接受这一事实是在未来战胜计划谬误的第一步。

毕竟，只有当我们意识到这个问题时，我们才能记录并在以后分析数据，以防止类似的问题再次发生，并更好地做出准确的估计。

负面影响#3：自尊心和心理健康不佳

正如我们上面提到的，未能达到我们的期望会直接导致失望、过度工作和压力。

如果没有正确理解计划谬误的作用，我们就会把责任推到自己身上，开始感到沮丧和不足，甚至会出现冒名顶替综合症。

正如伯克利幸福研究所的 Tchiki Davis 解释的那样，这种感觉与低自尊和自信心直接相关。

紧接着，一项关于自尊的研究指出，自尊与我们的心理健康密切相关，并且是它的重要预测指标。

有趣的是，这与我们创建同样不切实际的时间线时发生的情况恰恰相反。 因此，与过度热情相反，我们最终会经历动力下降，随之而来的是对我们的专业知识和能力的怀疑。

负面影响#4：人际关系受损

除了让自己失望之外，计划谬误还会导致让其他人失望。 当错过最后期限和违背承诺成为一种模式时，所有参与或受影响的人都会认为你不可靠和不值得信任。

您的诚信和声誉都会受到损害，因为您会被视为言行不符的人。

例如，在个人生活方面，你可能最终成为那个人——每个人都希望他在家庭聚会中迟到。

另一方面，正如我们上面提到的，商业计划谬误的影响有可能破坏你的信誉，甚至导致你的公司倒闭。

原因之一是涉及更多的依赖关系，因此一个延迟会影响每个后续步骤。

因此，您的客户和业务合作伙伴会认为您不专业，不希望与之合作。

应对计划谬误的 7 个有用策略

现在我们已经介绍了基础知识，让我们看看我们可以做些什么来克服计划谬误问题。 不幸的是，没有永远有效的神奇公式，但确实存在有用的策略和技巧。

这里有 7 个好的实践示例和想法，您可以用来注意和打击计划谬误。

策略#1：持续研究、数据分析和反思

让我们从可以说是最重要的一步开始——利用数据和以前的经验来发挥你的优势。 正如我们所解释的，计划谬误的发生是由于做出假设并遵循我们的直觉，对吗？

因此，相反，我们应该尝试更加客观，并根据证据创建未来的估计。 这就是为什么跟踪花在不同任务和活动上的时间对于克服计划谬误至关重要的原因。

软件解决方案可以简化此过程，因为许多软件解决方案都提供报告和预测功能。

这非常有益，因为所有团队成员和所有项目的数据都将被考虑用于未来的估算。

正如您从上面的屏幕截图中看到的那样，您将能够可视化进度并比较预期完成时间与实际完成时间。 此外，报告和项目预测将帮助您找到模式（如果有的话）。

因此，例如，您将能够查明延迟或故障发生的时间，从而采取措施防止它们再次发生。

最后但同样重要的是，您甚至可以确定一些可以轻松解决或处理的具体问题。

例如，您的总结报告可能表明：

• 其中一名团队成员不断错过他们的最后期限，这总是导致进一步的延误和整个项目的延期，
• 来自特定公司的外部交付通常会延迟，并且类似。

策略#2：项目的团队和预算跟踪

我们已经指出了项目实现过程中出现的计划谬误的一些负面影响。 现在让我们看看我们可以做些什么来迅速识别是否有事情偏离轨道并避免破坏性后果。

首先，必须跟踪和记录时间，以及使用频率超过您认为需要的所有其他资源。

您在项目路线图中确定的里程碑越多，注意到失败或可能的延迟并做出反应的机会就越大。

此外，对于项目来说，打击计划谬误必须是团队的努力，这就是为什么最好为此目的使用团队跟踪应用程序。 这样，每个人都可以检查项目的进度，看看谁在做什么。

幸运的是，有比以往任何时候都多的有用工具——这里有一个在 Clockify 中跟踪团队和预算的例子。

策略#3：将复杂的任务分解为更小、更易于管理的任务

一个项目的特定任务的可靠分解过程可以走很长一段路，并显着减少计划谬误的危险。

您正确识别任务的能力将为更详细的时间表和具有更多里程碑的时间表创建框架。 这种能力被称为微生产力，其目的是让我们使用一次一步的策略。

它为什么如此重要？

首先，较小的任务变得更易于管理，我们认为它们更可行，这进一步使我们更有动力去完成任务。

其次，跟踪您分配给较小任务的时间将为您提供有关整个过程的更多相关和精确信息。

第三个重要原因是更容易查明并及时响应较小的延迟。

例如，与其估计完成“写月度报告”任务需要 4 天，不如尝试将其分解成多个部分。

分解之后，您将有几个时间分配更小的小任务（数据收集、创建视觉效果、撰写电子邮件等），从而更好地了解哪个步骤实际花费的时间比预期的要长。

这样，下次您的计划包括相同的步骤时，您将做出更好、更准确的估计。

策略#4：持续改进时间管理技能

除了准确估计完成任务所需的时间之外，您还应该专注于找到一种最终能在更短时间内完成任务的方法。

而且，毕竟，我们的主要时间管理技能包括：

• 调度，
• 规划，
• 组织，和
• 优先考虑。

这就是时间管理相对于计划谬误的重要性变得显而易见的地方。

您不仅会显着降低计划谬误发生的可能性，而且改进技能集的步骤也会促进健康习惯的有机发展。

策略#5：三点估算以设定更现实的截止日期

在创建时间表并估算特定任务的时间时，使用三点估算技术将帮助您变得更加客观。

这个过程让你至少考虑最坏的可能结果，以及其他结果，因为使用了以下 3 个指标：

• 最乐观的估计，
• 最有可能发生的情况，以及
• 最悲观的估计。

很有可能，在创建最悲观的估计时，您已经想到了一些可能对项目执行产生负面影响的因素。

关键是要设定更切合实际的截止日期，因此您将这些因素考虑在内就意味着您走在了克服计划谬误问题的正确轨道上。

策略#6：咨询外部各方

正如我们在开头提到的，计划谬误是由于我们大脑的线路而发生的——这意味着它是一个内部问题。

幸运的是，可以避免让自己相信我们会按时完成任务，然后不断地失败。

为避免提交过于乐观的计划，重要的是在执行之前征求外部反馈并听取其他人的意见。

向同事或朋友介绍您的计划将帮助您远离以直觉为导向的方法。

此外，公正的第三方的意见可以以您意想不到的方式为您提供帮助，并且您可能会听到一些很棒的建议。

策略#7：从错误中学习

最后但并非最不重要的一点是，请记住，我们有能力阻止我们上面提到的一系列负面情绪，并最终阻止我们心理健康的恶化。

如何？

首先，我们必须接受这样一个事实，即我们有时贪多嚼不烂。

此外，承认它发生在每个人身上。

因此，与其自责，我们实际上可以从错误中吸取教训，并在下一次考虑到这些知识。

犯错误是人的本性，有时甚至完全失败。 最重要的是我们对此类事件的看法——因此我们应该将它们视为成长和发展的机会。

由于我们的大脑并没有真正“积极”地处理错误，我们必须积极主动地采取行动并将事情掌握在自己手中。

总结：为计划外的事情做计划并克服计划谬误

您可以从这篇文章中得出结论，不存在一种简单且放之四海而皆准的方法来处理计划谬误。

此外，毫无疑问 - 克服源于我们自己大脑的问题具有挑战性，需要积极和持续的努力。 这并非不可能，但如果不加以治疗，它仍然会成为阻碍成功的一个问题。

因此，底线是——可以克服计划谬误问题。 它只需要一种战略方法和正确工具的一点帮助。

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