将 PBX 迁移到 VoIP 的终极指南

“我们希望慢慢地做事情，解决一堆技术问题，花几个小时来接听客户电话或解决他们的基本问题。”

……从来没有说过没生意。

当客户对您的业务给予信任和金钱时，他们的期望恰恰相反。 这就是伟大的公司——小企业和大型企业——努力为他们提供的东西。

但这些企业如今的工作方式——通常将办公室工作与远程和混合方法结合起来——确实对业务沟通方面提出了挑战。

如何确保内部以及与客户的沟通仍然顺利进行并有效解决问题？

使用传统的 PBX 电话系统则无法做到这一点。 但对于基于云的 PBX ，一切皆有可能，因为您可以根据您的业务和工作方式的需要来调整它。

如果您正在考虑用 VoIP 电话系统替换 PBX，本指南适合您。

为什么企业要更换 PBX 系统

专用交换机 ( PBX ) 在公司的内部电话网络上运行。 它很强大。 它处理来自外界的呼叫，并提供定制问候语和呼叫路由等功能。

但是，PBX 设置有很大的局限性。 您的业​​务越快速、灵活、现代化，传统 PBX 的障碍就越大。

以下是让您的本地电话系统变得麻烦的原因：

• 设置成本高：设备、安装和空间（例如服务器机房）是一笔相当大的开支。 每个用户的 PBX 设置成本约为 1,000 美元，再加上硬件成本。
• 维护挑战：您需要随时待命或内部 IT 专家来解决任何故障。 每个用户每月 PBX 系统的持续成本可能高达 100 美元。
• 可扩展性、灵活性和升级选项有限：每个新用户都需要添加新的物理电话线，而开设新地点或办公室是一项艰巨且成本高昂的工作。
• 对物理基础设施的依赖：您想要对 PBX 电话系统进行的许多更改都需要专家在场，并且可能需要停机。
• 缺乏与现代业务工具的集成：想要与 CRM、网络研讨会工具或团队聊天应用程序集成吗？ 倒霉。

更好的方法是什么？ 一种可以实现这一切的统一通信方法 - 在一个地方和任何设备上进行商务电话、电子邮件、视频和协作。

选择 VoIP 电话服务的优势

采用基于云的路线可以使您的商务电话系统的一切变得更好，包括：

可扩展性和灵活性

您的业​​务对电话线的需求是否会随着时间而变化？ 想一想：为新员工增加新的电话线路，在假期期间扩大呼叫中心的容量并在假期后减少容量，或者开设新的临时或永久地点和办公室。

借助云 PBX，您不需要额外的物理基础设施、新的铜线或您所在位置的顾问。 只需在您的电话系统管理仪表板中进行调整，这样您就可以在数小时而不是数周内扩展您的电话系统。

节约成本

托管 PBX 的前期成本很低甚至为零，因为您需要的唯一硬件是互联网路由器和连接互联网的设备（例如笔记本电脑和智能手机），而不是巨大的服务器机房或模拟电话。 在您的系统中使用 IP 电话可能很棒，但它是可选的。

此外，您还需要支付稳定、可预测的每月订阅费用，每个用户每月的费用低至 25 美元，并且您的 VoIP 提供商会处理所需的任何维护。 它无需干预且具有成本效益。

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高级功能和集成

到目前为止，您可能对基本的电话通话感到满意，但 VoIP 通过语音邮件到电子邮件、自动助理、通话录音、高级通话管理、路由等通话功能增强了通话功能。 还有额外的渠道，例如视频会议和短信。

它还允许您将电话与您已使用的强大工具集成，例如帮助台平台、CRM 工具或协作平台。 一切都会自动发生，而不是从一种工具跳到另一种工具来记录客户对话。

移动性和远程工作

您是否有在家工作或经常出差的员工？ VoIP 允许您企业中的任何人在任何有互联网连接的地方访问您的电话系统。

这要归功于软件电话：一种移动应用程序，允许您通过企业电话号码拨打和接听电话。

这样，您就可以继续与客户交谈或进行内部协作，而不会出现任何摩擦。

可靠性和正常运行时间

基于云的电话安全可靠。 例如，Nextiva 的网络依赖于多个运营商级数据中心 - 如果其中一个数据中心出现问题，其他数据中心也会在那里，因此您的电话系统无论如何都可以保持平稳运行。

通话加密、最高安全标准和全天候监控可确保 99.999% 的正常运行时间。 借助 VoIP，您将永远不会错过与客户的任何交流。

终极 PBX 迁移清单

成功的 PBX 更换计划分为四个阶段：

• 第一阶段：迁移前规划
• 第二阶段：技术准备
• 第三阶段：迁移
• 第四阶段：迁移后

我们涵盖了从 PBX 电话系统顺利过渡到基于云的 IP 语音系统所需的每个阶段的每一个步骤。

第一阶段：迁移前电话系统规划

在规划阶段，您需要完成三项基本任务。 您可能已经在升级公司的电信系统方面占据了先机。

列出您的电话系统所需的要求

要为您选择合适的商务电话服务，请首先列出您需要的服务，以便稍后将其与提供这些功能的提供商进行匹配。

• 线路和分机数量：您有多少员工需要自己的电话线？ 每个部门和特定的电话分机怎么样？
• 必备通信功能：考虑国内和国际分钟、高清电话、自动助理、呼叫路由、语音邮件功能、呼叫筛选和录音、呼叫转接和自定义等待音乐。
• 业务工具集成：列出您想要与新电话系统集成的工具类型和特定提供商。 例如，如果您需要 CRM 集成，请注意是 Salesforce、HubSpot 还是其他集成。 对帮助台、生产力和协作工具采取相同的方法。

确定您的预算和您将产生的费用

迁移到云电话系统（即设置本身）不会是一笔很大的开支。 您不需要技术人员花费数小时的时间。 对于大多数提供商，您所需要的只是供应商向您提供帐户详细信息，然后移植现有号码或创建新号码。

如果您还没有这些，以下可能会增加您的VoIP 成本：优质宽带连接、以太网端口、适配器和 IP 电话（如果您需要）。

此时，请花一些时间来衡量您已经为 PBX 电话系统持续支付的费用，可能每个用户每月大约 100 美元，加上随着时间的推移需要更换的任何定期维护和硬件。

与大多数 VoIP 服务提供商按每个用户每月收取的费用相比，丰富的功能集通常在 30 到 50 美元之间。

使用此信息来估计您的前期成本和您需要的每月预算。

研究并选择您理想的服务提供商

进行研究以找到符合您的需求和预算的提供商。

您会发现市场上最好的选择是 GetVoIP、G2 和 Trustpilot 等评论网站。 分析每个提供商的网站并注意：

• 提供的功能：包括基本功能和可选附加组件
• 定价：它如何根据您需要的功能、您选择的付款频率以及您将拥有的用户数量而变化
• 现有电话号码：他们是否会移植您当前的号码，以便您可以继续不间断地使用它
• SLA：提供商的服务级别协议和平均正常运行时间

最后，分析与您类似的客户（来自同一行业、规模相似、需求与您相似）的评论，以缩小 VoIP 提供商的选择范围。

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第二阶段：网络和环境准备

以下是技术准备阶段重要的事情：

进行网络评估

如果没有互联网连接，您的VoIP 电话系统将无法工作。 而且不仅仅是任何类型 - 您需要每条电话线路、上传和下载的速度至少为 100 kbps 的高速宽带连接。

对于大多数优质互联网服务提供商来说，这应该是一件轻而易举的事，但请花一些时间与您的电信提供商核实您现在需要的电话线数量以及将来可能增加的数量。

另外，请确保实施服务质量(QoS)，这是一种优先考虑通过路由器的网络流量的方法。 VoIP 可能会受到网络拥塞和抖动的影响，从而产生回声、延迟和掉话。

您需要您的设置优先考虑语音流量。 以下是您需要了解的内容：

采取相关安全措施

每个电话，无论是与客户还是与同事通话，都必须加密。 否则，您的企业可能会面临数据泄露、网络钓鱼、垃圾邮件和恶意软件的威胁，并导致客户信任度下降。

主要VoIP 安全措施包括 SOC 2 合规性（针对隐私、安全性、可用性和数据完整性）、PCI 合规性（针对卡支付）和 ISO/IEC 20071（针对安全威胁）。

您还需要使用传输层安全和安全实时传输协议等标准进行呼叫加密，以保护您的所有呼叫免遭拦截。

如果您处理特别敏感的数据（例如患者信息），请确保您选择的提供商符合 HIPAA 要求。

测试您想要使用的每个集成

在规划阶段，您确定了想要集成 VoIP 服务的工具。 现在，是时候测试这些集成了。

例如，如果您将电话服务与 HubSpot 等 CRM 集成，请测试来自 VoIP 提供商的信息是否无缝进入 HubSpot，反之亦然。 如果没有，请与您的提供商联系以探索修复方法并调查从长远来看这是否会成为问题。

您希望确保一切顺利运行，以便您可以在未来的许多年里依赖您的提供商。

第 3 阶段. 电话系统设置

从技术上讲，迁移阶段不在您的待办事项列表之内——这些是您的服务提供商将为您处理的步骤。

尽管如此，了解未来的发展还是值得的。 这些关键流程将在 PBX 更换流程的此阶段进行。

备份所有 PBX 配置、语音邮件和所有相关数据

您不想从头开始使用新的通信系统。

没有什么比知道有一个电话号码、一条便条、一条语音邮件、一个已经存在的设置，却发现你不再拥有它们更糟糕的了。

这种情况会减慢您的工作速度，使您的客户等待您的支持的时间更长，并且会让所有相关人员感到沮丧。

尽可能记录您现有的 PBX 配置，这样您就不会在以后猜测。 这就是为什么可靠的提供商将确保您可以在之前的 PBX 设置中准确地启动并运行。

将您现有的电话号码移植到新的电话服务

号码移植是将您之前的运营商和服务提供商之间的现有电话号码转移到新的过程。

对于您来说，这意味着您必须证明您拥有要移植的号码。 然后，您的提供商的移植专家将与运营商合作，确保一切正确转移。

与您的提供商联系，在您现有的号码转移后对其进行测试，以验证它们是否正常运行 - 您希望确保您的客户在与您联系时不会陷入死胡同。

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设置系统配置以满足您的需求和工作流程

仔细检查您的电话系统的设置方式以及它是否符合您的需要。

这可以包括：

• 每个地点或部门的分机编号方案。
• 为主要地理位置的非本地客户提供的免费电话号码。
• 基于工作时间、菜单、分机或部门的高级呼叫路由和呼叫流程。
• 语音邮件收件箱，包括问候语、转发、语音邮件到电子邮件以及语音邮件到文本。
• 为等待、排队或转接的呼叫者定制音乐。

这样您就可以确保从安装新电话系统的第一天起就可以正常运行，不会出现任何问题或客户感到沮丧。

培训并赋予员工权力

最好的商业工具是您实际经常使用的工具。

这就是为什么您需要确保所有员工都已加入并舒适地使用您的新电话系统。

有两种关键方法可以确保这一点：

• 举办重点培训课程，重点介绍新手机和应用程序的关键特性和功能。 当员工了解您的系统的功能时，他们将能够充分利用该系统并高效工作。
• 允许访问资源、指南和教程的知识库以供将来参考。 为此，请依靠您的提供商 - 例如， Nextiva 的支持中心包含针对不同功能、设备和目标的视频和指南。

第 4 阶段：迁移后 VoIP 电话系统启动

PBX 迁移完成后，这些是您的最终待办事项：

彻底测试呼叫管理功能

通过您的新电话服务对您重要的一切进行彻底的测试。

这可以包括：

• 即使在繁忙时段也可同时拨打电话以确保清晰、优质的音频
• 在不同时间呼叫不同的分机和电话号码，以检查呼叫流程是否按预期运行
• 检查业务工具集成是否双向工作
• 留下测试语音邮件以确保您的语音邮件收件箱和转发功能正常
• 测试路由呼叫以确认其正常工作

监控系统性能并在需要时进行优化

定期运行性能测试（例如速度测试），为高质量语音通话创造最佳条件。 任何网络问题、低于预期的带宽或不太理想的网络设置都可能影响您的客户体验。

使用Nextiva 速度测试，您可以检查：

• 潜伏
• 下载和上传速度
• 数据包丢失
• 抖动

如果您发现每条电话线的速度至少低于 100 kbps、丢包率超过 0%、ping 时间超过 70 毫秒或抖动超过 70 毫秒，则值得联系您的互联网服务提供商。 检查您的 QoS 配置也是有好处的

收集员工对新系统的反馈

主动寻求员工对新系统及其体验的反馈。

发送一份调查问卷，其中包含以下问题：

• 到目前为止您使用过哪些功能？
• 您日常使用哪些功能？
• 您在使用新电话系统时遇到过任何问题或挑战吗？
  • 如果是这样，您是否能够自己解决和/或在提供商支持团队的帮助下解决该问题？
• 您是否缺少迁移前的任何电话系统功能？
• 您是否能够定期高效、顺利地进行沟通？

使用这些答案来开发潜在的改进并在一段时间后生成未来的调查。

确保您的提供商向所有员工提供持续支持

您的企业 VoIP 提供商应该提供良好的支持，以便您永远不必担心个别员工遇到服务问题。

在培训期间和持续的基础上，明确告知您的团队获得支持的最佳方式以及期望的标准。

最好的提供商会确保您始终对他们的服务感到满意，而不仅仅是在设置和入职期间 - 他们的客户支持应该反映这一点。

Nextiva 的客户支持方法被称为“卓越服务” ——我们确保我们的技术简单有效。 但如果您需要联系我们，我们会处理一切。

持续的白手套服务是我们的客户能够一次又一次获胜的方式。

PBX 到 VoIP 迁移清单

第 1 阶段. PBX 迁移规划

• 列出您电话系统所需的一切
• 确定您的预算和您将产生的费用
• 研究并选择您理想的服务提供商

第二阶段.网络和环境准备

• 进行网络评估
• 采取相关安全措施
• 测试您想要使用的每个集成

第 3 阶段. 电话系统设置

• 备份所有 PBX 配置、语音邮件和所有相关数据
• 将您现有的电话号码移植到新的电话服务
• 以符合您的需求和工作流程的方式设置系统配置
• 培训并授权您的团队成员

第四阶段：VoIP电话系统推出

• 彻底测试每个呼叫管理功能
• 监控系统性能并在需要时进行优化
• 收集员工对新系统的反馈
• 确保您的提供商持续提供支持

Nextiva 让电信迁移变得简单

聪明、雄心勃勃的企业知道他们的旧 PBX 系统已经没有时间了。 他们渴望一种现代化、灵活的电话服务，能够不断发展并适应他们的需求。

借鉴 Shelby American 的经验，他们将 PBX 电话系统迁移到云端。 他们希望改善客户体验、增强团队沟通并简化常见管理功能。

该公司的 PBX 迁移快速、无缝，即使在客户需求不断增长的情况下，他们维持业务运行所依赖的呼叫也能保持顺利。

这就是关键：选择一家能够指导您完成每一步的提供商来帮助您更换 PBX 系统。

当您选择 Nextiva 的商务电话服务时，您就会得到这一点。 您将摆脱过去的 PBX 困境，在现在和未来实现更智能的沟通。