薪资服务的前 5 大优势

了解您是否以及为什么应该为您的企业聘请薪资服务提供商。

雇用新员工对于任何企业来说都是激动人心的里程碑。 这意味着您的公司正在成长，但也意味着您必须支付工资。 无论您只有几名员工还是整个团队，掌握工资单都需要时间，并使本已繁忙的工作日程变得更加复杂。

弄错工资单也可能代价高昂。 如果你的总工资有误，你的企业最终可能会支付更多的 FICA 税。 工资单上的错误也可能意味着您必须向美国国税局支付罚款。 美国国税局仅在 2021 年就收取了近 70 亿美元的罚款^{[ 1 ]} 。 并非所有这些处罚都与工资单有关，但美国国税局估计每年约有三分之一的雇主在工资单上出错。

雇用薪资服务可能是您业务的解决方案。 如果您想知道薪资服务提供商可以为您的企业做什么以及雇用薪资服务提供商的好处是什么，本文适合您。

什么是发薪服务？

薪资服务提供商是一家为其他企业处理薪资计算、工资税、年终税等的企业。 许多雇主使用工资单提供商来简化业务运营，并确保他们的员工和税款得到准确、及时的支付。

薪资服务提供哪些服务取决于提供者和他们可用的定价层。 以下是薪资服务提供的一些常见服务：

• 薪资处理：薪资服务为您的员工计算总工资、应税收入和净工资，并为他们开具支票或将他们的薪水存入他们的银行账户。

• 预扣税款：薪资服务可确保每个员工的应税收入都是正确的，并预扣所得税和 FICA 税。 某些服务可能会提供无错误保证并支付因错误导致的罚款。

• 工资扣押：如果员工有法院命令要求扣押他们的工资，工资单提供者可以处理。

• 新雇员报告：联邦政府要求在雇用日期后 20 天内提供有关任何雇用或重新雇用的信息，而这正是薪资服务可以为您做的事情。

• PTO 管理：许多薪资提供商在其软件中内置了人力资源功能，可以跟踪员工出勤情况。 这些系统允许员工申请休假并由经理批准。

• 薪资报告：许多薪资服务为客户提供详细的报告或报告功能，使企业领导者可以更深入地了解薪资细节。

• 集成：大多数薪资系统连接到您使用的其他系统，例如您的会计软件，因此数据可以在它们之间自由流动，以获得准确、最新的财务报告和见解。

• 自助服务：大多数薪资服务都提供在线门户，管理人员可以在其中查看报告，员工可以查看自己的工资单或自行更新信息。

现代薪资服务在云中运行，不需要您或您的员工下载和安装软件，这意味着您可以运行薪资，员工可以从任何地方通过任何设备查看和更新​​他们的详细信息。

我需要薪资服务吗？

如果您的团队中已有会计师或簿记员有带宽，或者您有财务技能和时间，答案可能是否定的。 但在您决定之前，请确保您为此任务添加了足够的时间。 据彭博社报道，这是许多公司误判的事情，尽管 80% 的雇主认为他们最有资格处理自己的工资单，但 65% 的雇主表示他们宁愿将其外包^{[ 2 ]} 。

这就是为什么许多企业从雇用第一位员工时就选择外包他们的工资单。 他们不必担心不准确的工资单和税收，也不必担心正确处理所需的时间。 在决定使用薪资服务是否适合您时，请问自己以下问题：

• 您想准确计算员工薪水吗？

• 您是否希望计算和缴纳工资税变得更简单，因为您不必这样做？

• 您想遵守新员工文书工作规定吗？

• 您希望工资单没有错误吗？

是的，您可以自己完成所有这些，但请确保您知道自己要做什么。 您可以聘请会计师，但这会花费您。 在您做出决定之前，让我们看看外包薪资的一些好处。

外包薪资的好处

在内部处理薪资有一些好处，但超过一半的企业领导者选择外包薪资的原因有很多^{[ 3 ]} 。 如果您仍然想知道为什么要使用薪资服务，以下是使用薪资服务的最大好处：

节省时间

处理工资单并不容易，而且需要时间——即使对于每天都这样做的人来说也是如此。 跟踪福利扣除、扣押、新员工、解雇和带薪休假，同时确保您的企业遵守联邦和州法规，这是一种很少有人觉得有趣的杂耍行为。

此外，如果处理工资单不是您或您团队中的某个人每天都做的事情，那么这将比专业人员准确完成工资单所花费的时间更长。 当您的团队处理工资单时，他们很可能必须平衡他们仍然需要有效完成的其他任务。

将薪资外包给薪资服务意味着每个人都在做他们擅长的事情。 您的团队可以专注于建立您的业务的任务，而您雇用的薪资专业人员可以快速准确地完成薪资。 这也有助于记住工资单不是一次性的。 一旦你接下了这个任务，你必须在每个发薪期结算它。

责任最小化

每年，由于延迟或不正确的申报，各种规模的企业都必须向美国国税局支付巨额罚款。 不精确的工资单不会让您的员工开心，并可能导致您错误地报税。 这可能会导致处罚，在最坏的情况下，还会导致审计。

雇主必须缴纳联邦、州和地方所得税、FICA 税以及联邦和州失业税。 还必须每月、每季度和每年提交工资单申报表，并每年预扣税款。 这需要跟踪很多，如果你有来自多个州的员工，工资单就更复杂了。 众所周知，美国国税局和州政府会将规则从一年更改为另一年。

当可以留给每天这样做的专业人员时，为什么要冒着受到处罚的风险并自己跟踪所有规则和规定？ 薪资服务可以确保您的薪资准确无误，而无需担心细节、罚款或审计。 一些供应商甚至保证准确性，如果他们的工资单有误，他们将支付罚款。

降低成本

对于中小企业来说，薪资外包可以省钱。 大型、成熟的公司有能力拥有自己的薪资部门，或者薪资可能是他们现有的会计师团队可以处理的事情。 但是，如果您的企业资源有限，那么即使雇用一名会计师或簿记员也可能不在预算之内。

一些小企业主认为他们可以通过自己发工资来省钱。 如果你是，有一种简单的方法可以确定你是否真的在储蓄。 估计您的团队每年花在处理工资单上的时间。 然后计算他们为完成这项任务获得的报酬。 如果您必须购买薪资软件才能做到这一点，那么还要加上这笔费用。 然后将此成本与薪资服务向您收取的费用进行比较。

您很可能会省钱。 该计算中没有的一件事是，您自己运行工资单的其他重要任务的延迟会给您的业务造成多少损失。

接触专业专家

外包您的工资会计意味着您有专家来处理它。 这些专家花费大量时间了解最新的政府法规，以确保他们客户的工资和税收计算是正确的。

你可以让自己或团队成员做同样的事情，但他们需要多少时间来做这件事？ 他们会知道边缘情况吗？ 人们需要时间来适应任何任务的所有来龙去脉，并了解什么时候出现问题。 如果他们犯了一个直到年底才被发现的错误，会发生什么？

改进的技术和可扩展性

除非您使用纸张手动支付工资并且只通过支票支付员工工资，否则您将需要工资软件。 这意味着大量的前期投资和定期升级费用或每月订阅您的企业不仅必须使用而且配置和管理的软件。

许多小型企业买不起昂贵的软件，或者没有具备管理软件专业知识的员工。 通过薪资服务，您可以获得最新的薪资软件，该软件将作为软件包的一部分随着您的业务增长而扩展。 当您遇到问题或需要进行更改时，薪资专家将在那里提供帮助。

了解有关薪资服务的更多信息

如果您决定外包薪资将对您的业务有利，那么您并不孤单。 它是对您的业务至关重要的非核心功能。 这使其成为外包的绝佳选择，也是超过一半的企业这样做的原因^{[ 3 ]} 。 为帮助您找到合适的，请查看我们的薪资服务提供商目录，您可以在其中缩小选择范围以适应您的预算和需求。 在 Capterra 的薪资服务公司招聘指南中阅读更多内容。