为什么 Notion 知识库还不够 + 5 个替代方案

我最近遇到有人在解释使用 Notion 进行个人规划如何改变了他们的生活。

那是我们在工作中使用 Notion 作为团队的时候。 我从未完全使用过 Notion，并且对这篇个人使用的 Notion 帖子很感兴趣。 所以我尝试了 Notion。

我没有被完全打动。

它非常适合个人使用，但我意识到它对团队合作几乎没有那么好。 它根本不具备知识数据库所需的一些高级功能。

所以我对替代品进行了一些个人研究

但是，嘿，在我开始我的发现之前，让我们来看看：

• 什么是概念，
• 为什么它可能不是知识库的最佳选择，然后
• 一些可以取代 Notion 作为知识库的好工具

让我们开始吧。

什么是概念？

Notion是一个一体化的工作空间，它汇集了一些很酷的功能，如笔记、项目跟踪、知识库等。 Notion 适合个人和企业使用，也是协作工作的好地方，可以离线使用。 自 2016 年发布以来，凭借其极简设计和高度易用性，多年来越来越受欢迎。

Notion 是知识管理系统吗？

是的。

凭借其紧凑但广泛的产品设计和简约的界面，Notion 可以用作个人任务管理系统、项目管理系统以及知识管理系统。

因此，基本上 Notion 是一个个人或公司 wiki，您可以使用它做笔记、存储公司资源或放入任何知识集合。

但这并不意味着它是完美的。

因为在用例方面，Notion 是如此通用和灵活，所以它在成为一个成熟的知识库方面受到了阻碍。

如果您正在为您的团队/公司寻找知识管理工具，让我们谈谈为什么 Notion 可能不是您的最佳选择。

Notion 可能不是知识库的最佳选择的 4 个原因

无论您是小型企业还是企业，您都可以为您的知识库选择比 Notion 更好的工具，有 4 个原因。

这些都是：

1- 无法使用成熟的知识库工具

Notion 是一种万事通的工具。

它确实擅长这一点。 而问题正是如此。

概念是你在高中时有一个朋友，他无法决定他们想做什么。 他们在任何事情上都尽力而为，最终在所有事情上都变得平庸。

然后他们发现自己从事着朝九晚五的工作，他们甚至不想在其他所有事情上提供太多信息。

更重要的是，随着 Notion 在他们试图擅长的一切方面变得更好，他们将不得不收取更多费用。 对于知识库，您可能不会使用的功能。

三思而后行。

2- 专为个人使用而设计

如果您正在创建个人知识库，那么概念还不错。

没有那么多的合作。

Notion 之所以被个人如此推荐用于个人使用，是因为它是为个人使用而设计的。 当两个或更多人使用时，它会变得草率且非常无组织，更不用说大团队了。

3- 不兼容多通道使用

使用 Notion 作为知识库的最大问题之一是它不能在不同的环境中使用。

您必须打开一个新选项卡才能访问 Notion。 每次。

显然，当您想要创建一个应该易于使用且所有人都可以访问的知识库时，这不是很理想。

4-太复杂了

Notion 以其具有看板、视图选项和酷模板的高度可定制的 UI 为荣。

我们必须把它给他们，他们非常好。

但它们也是 Notion 有时会变得过于复杂的原因。 麦当劳在标准化菜单并保持比以前更少的选择时出名。

成功在于产品两端的简单性。

因此，总而言之，当您将 Notion 用作个人知识库或项目管理工具时，它非常棒。 但是，嘿，谈论概念就够了。

让我们来看看一些可以替代 Notion 的数字工具。

概念知识管理的最佳替代品

1-大师

整理公司资料。 随时随地访问它。

他们通过简化内部沟通、帮助新员工入职以及随时随地访问信息来实现这一目标。

其值得使用的集成是一大优势。

大师主要特点

Guru 提供针对各种重点用例的功能，具有一组真正突出您的工作的功能。

• 内容创建和存储
• 用户、角色和访问管理
• 协作工具
• 分析
• 智能搜索
• 知识共享
• 编目/分类

大师与概念

在功能方面，Notion 和 Guru 非常相似。 尤其是作为一个专用工具。

但是，它们也有很大不同。

Guru 的一个 Notion 没有的功能是论坛，它使协作更容易。 Guru 还使知识库在不同的渠道上可用，而 Notion 没有。

总体而言，Notion 仍然是一个非常受欢迎的工具，但 Guru 似乎几乎和刚刚获得较少关注的一样受欢迎。

大师定价

Guru 有 3 个不同的计划和一个免费版本，以及一个免费试用选项。 这些计划是：

Starter – 3 位用户免费，3 次/月后每位用户 5 美元

Builder – 10 美元用户/月

专家 – 20 美元用户/月

您知道您可以将 Guru 与 UserGuiding 的资源中心功能一起使用吗？ 试试看！

2-汇合

正如他们在首页上所说，Atlassian 的 Confluence 是一个“知识与协作相遇的远程友好型工作空间” 。

从正面的评论来看，这是非常有说服力的。

就像 Notion 一样，Confluence 是一个帮助公司构建 wiki、创建入职检查表和共享内部知识的工具。 然而，尽管 Confluence 与 Notion 非常相似，但还是有一些根本的区别使 Confluence 成为一个更加专注和经验丰富的工具。

Confluence 主要功能

• 内容和空间管理
• 内容反馈
• 现场管理
• 定制
• 版本控制和版本历史
• 模板

汇合与概念

尽管我们已经说过 Notion 和 Confluence 非常相似，但它们在重要的方面也有很大不同。

例如，Confluence 是一个 Atlassian 产品，它与 Jira 和其他 Atlassian 工具完美集成，总体上比 Notion 有更多的集成选项。

虽然 Notion 只允许评论，但 Confluence 允许个人用户在工具内相互发送消息。 无论他们的公司级别如何。

Confluence 不如 Notion 灵活和可定制，但是，考虑到第一次设置和使用该工具变得多么容易，这可能是一个专业人士。

公平地说， Confluence 是 Notion 的一个很好的替代品，可以提供更多的协作选项和集成。

Confluence 定价

Confluence 提供免费版本和其他三个计划。 免费版最多可与 10 个个人用户一起使用，而其他计划则根据用户数计费。

标准– 每用户每月 5.50 美元

高级版– 每位用户每月 10.50 美元

企业– 自定义，按年计费

您知道您可以将 Confluence 与 UserGuiding 的资源中心功能一起使用吗？

3- Document360

Document360 也是最流行的工具之一，尤其是在成长型公司中。 它有助于为内容创建者提供力量，同时为内容消费者提供简单性。

Document360 的强大之处在于其时尚的知识库设计及其内部和外部知识库。

因此，如果您正在寻找一种工具来减轻客户支持团队的负担，同时将您的内部知识保存在单一来源中，那么 Document360 就是其中之一。

Document360 主要功能

• 自助服务门户
• 编目/分类
• 讨论/论坛
• 内容管理
• 全文搜索
• 自助服务门户

Document360 与概念

可能更喜欢 Document360 而不是 Notion 的最大优点是能够创建内部和外部知识库。

虽然这两种工具都可以邀请个人用户访问某些文档、wiki 和表格，但 Document360 还允许用户将角色分配给他们邀请的个人用户。

Document360 与 Google Analytics、Olark、Hotjar 和 Intercom 等流行工具有很多集成，而 Notion 没有那么多。

Document360 定价

Document360 提供完全免费试用，并有 4 种不同的计划。

启动- 每个项目/每月 79 美元

商业– 每个项目/每月 239 美元

企业– 每个项目/每月 399 美元

Enterprise Plus – 自定义

您知道您可以将 Document360 与 UserGuiding 的资源中心功能一起使用吗？

4- ProProfs 知识库

ProProfs Kowledge Base 被评为目前最好的知识库软件之一，是一款真正专用的知识库工具。 这就是我所说的 Notion 无法与成熟的知识库软件相提并论的意思。

有什么区别？

ProProfs 的方式确切地知道他们想要做什么以及他们正在做什么。 专注会产生巨大的影响。

ProProfs 主要特点

• 编目/分类
• 协作工具
• 内容管理
• 讨论/论坛

• 知识库管理
• 自助服务门户

ProProfs 与 Notion

Notion 和 ProProfs 之间最重要的区别之一是 ProProfs 还允许用户创建外部知识库，无论是针对常见支持问题还是针对独立帮助中心。

由于 ProProfs 还处理您的知识库的外部事务，因此它也有助于 Google 排名和 SEO。 这样，用户就可以轻松找到您的知识库并与之交互。

ProProfs 知识库具有一组非凡的集成，从 Google Apps、Jira 和 Salesforce 到 Zendesk 和 Freshdesk。

ProProfs 定价

ProProfs 有 15 天的免费试用期，并为知识库创建者和帮助中心创建者提供三种不同的计划。

公共帮助中心计划

Essentials – 30 美元作者/月

高级版– 40 美元作者/月

企业– 定制

私人知识库

Essentials – 2 美元用户/月

高级版 – 3 美元用户/月

企业 – 定制

您知道您可以将 ProProfs 知识库与 UserGuiding 的资源中心功能一起使用吗？

5-点击向上

就受欢迎程度而言，ClickUp 是与 Notion 处于同一联盟的工具之一。

甚至可以轻松应对。

关于 ClickUp 的问题在于，它本质上是一个项目管理工具，同时也在尝试成为一个知识库工具。 Notion 本质上就是这种情况，这是一个试图成为知识库工具的笔记工具。

那么，当您创建知识库时，这些工具的哪些主要重点对您更有帮助？

现在，如果不查看某些功能，您就无法决定。

ClickUp主要特点

• 访问控制/权限
• 警报/通知
• 作业管理

• 工作流程管理
• 实时聊天
• 内容管理

ClickUp 与 Notion

ClickUp 相对于 Notion 的最大优势在于其任务管理功能。 您可以创建任务、为其设置截止日期、将其分配给具有特定角色的用户，甚至可以在这些任务中创建子任务。 同时在 Notion 中，你可以在没有太多进度跟踪的情况下进行基本分配。

ClickUp 的不同视图类型（如日历和工作负载视图）让用户知道每个用户何时有任务到期或每个用户有什么任务。 这样，用户更容易协作并请求在知识库中收集某些知识。

因为 ClickUp 本质上是一个项目管理工具，所以将文档、wiki 和任何类型的注释链接到任务并通过给定任务访问它们自然更容易。 因此，可以公平地说，与 Notion 相比，ClickUp 自身内部和工具外部的集成更多。

ClickUp定价

ClickUp 有一个免费版本和 4 个其他计划：

无限制– 每位会员/每月 5 美元

商业– 每位会员/每月 9 美元

Business Plus – 每位会员/每月 19 美元

企业– 定制

您知道您可以将 ClickUp 与 UserGuiding 的资源中心功能一起使用吗？

结论

有一件事是肯定的：概念是一种称职的工具。

毫无疑问，它是市场上最好的。 使我们寻求替代方案的原因是，它可能不是每个人的正确选择，尤其是那些不需要这位万事通大师的所有行业的人。

因此，希望这份替代方案列表对于那些认为 Notion 可能对你来说太过分的人来说会很方便。

祝你的知识库好运！

经常问的问题

概念是知识管理系统吗？

是的。 但 Notion 也是一个笔记工具，也是一个项目管理软件。

您如何使用知识管理概念？

要将 Notion 用作知识管理系统，用户可以创建自己的 wiki、知识库和文档。

什么是好的知识库？

一个好的内部或外部知识库是一个易于访问、易于使用、分类和定义清晰的知识库。

知识库有什么用？

知识库可以是内部的也可以是外部的，前者用于员工和公司文档，而后者用于为用户提供自助服务支持。

如何创建个人知识库？

Notion 是创建个人知识库的绝佳工具，以及 Guru、ClickUp、ProProfs Knowledge Base、Document360 和 Confluence 等其他工具。

如何建立知识管理系统？

要建立内部或外部知识库，用户可以使用 Notion、Guru 或 Confluence 等无代码工具。

黑曜石比概念更好吗？

Obsidian 和 Notion 等工具都有其强项，因此取决于用户寻找的功能来决定哪个更好。

您如何组织知识管理系统？

借助 Notion、Guru 和 Confluence 等工具，用户可以轻松地对知识库进行分类和分类。