3 件必须做的事情来让您的软件实施成为王牌
已发表: 2022-05-07检查点、定制和持续的沟通导致实施成功。
启动和运行新软件是关键步骤，但如果没有具体目标、重要里程碑和清晰的沟通，它可能会分崩离析。
每个软件和每个公司都需要一个独特的计划来获得最好的结果，但我们发现了任何成功实施中常见的三件事。 这些不仅仅是清单上要检查的项目，而是贯穿整个实施过程的主题。
我们将介绍三件事：
- 不断沟通
- 自定义或个性化软件
- 创建检查点
1.不断沟通
可以说，每个成功实施的最重要特征是整个过程中的清晰沟通。 确保您创建的每个计划都使用持续的沟通来执行。
以下是在开始实施之前要完成的一些通信任务：
| 任务 | 为什么它很重要 |
|---|---|
| 沟通渠道 | 建立默认的通信方法，可以包含在项目管理系统或通信工具（如 Slack）中。 如果您将一个空间用于所有实施讨论，那么您错过重要信息的可能性就会大大降低。 |
| 会议节奏 | 与供应商和内部代表举行一些正式的签到会议，以解决问题并确保在进入下一阶段之前完成所有步骤。 根据实施的时间长短，您可以每周或每月举行一次。 |
| 分享重要文件的方法 | 如果可能，也使用相同的通信软件来共享文档。 这样，供应商或公司方面的任何人都可以轻松获得适当的信息。 |
Wiss and Company 的软件项目经理 David Singletary 拥有超过 25 年的丰富实施经验，并表示定期沟通是关键。 这还应该包括为员工提供一个渠道，以提出他们在使用新软件时遇到的任何问题。
“你可以每天或每周都有接触点来讨论系统的性能，讨论最佳实践，并在需要时进行系统或操作调整，”他说。 “人们在挣扎时可能不会举手； 这将为这样做提供论坛。”
您还可以建立一个 RACI 图表，以便参与实施过程的每个人都知道该联系谁以保持项目的进展。 人们被归类为以下一种或多种：
- R：责任人——为实现目标而对工作负责的人。
- A: Accountable—— “所有者”或最终为项目完成负责的人。
- C：咨询——提供意见或意见的人。
- I: Informed——那些随时了解进展的人。
您的 RACI 图表将类似于此示例：
| 活动或可交付成果 | 专案经理 | 首席信息官 | 组长 |
|---|---|---|---|
| 确认功能需求 | 应收帐款 | C | 我 |
| 建立新的工作流程 | 应收帐款 | 我 | C |
| 完整的会计整合 | 一个 | R | 我 |
在业务领导者、供应商和您的员工之间实施之前、期间和之后，清晰的信息沟通和共享至关重要。
2. 定制或个性化软件
今天的典型软件是基于云的，可以在任何设备上交付，并且能够进行深度定制，因此您的员工可以以最有效的方式工作，从而提高生产力。
与供应商合作创建您想要修改的列表，并为供应商建立实施检查点，以审查您请求的自定义调整。 例如，项目管理软件用户经常希望将特定的工作流程添加到系统中，而销售团队喜欢自定义字段以使数据输入更加顺畅。
您的行业和您需要的工作流程类型将影响应该定制的内容，但列表可能包括：
-
添加或删除字段
建立自定义工作流程
按角色设置对功能的访问
将用户界面与品牌颜色和徽标相匹配
具有特定要求的集成
个性化是指个人用户如何在他们自己的软件视图中调整导航、仪表板布局或功能。 让供应商代表演示个人用户如何在上线日期之前个性化系统。
提前管理定制和个性化可确保用户从一开始就从软件中获得最大价值。
3. 创建检查点
大多数供应商都有实施过程的模板，您可以与他们合作以确保它满足您的需求。 但对于如此关键的任务，正式跟踪检查点和里程碑以了解一切按计划进行是很重要的。
“在项目计划中设置检查点将确保您的目标和期望得到满足，并以及时和响应的方式回答任何问题，”笔记本电脑和平板电脑新闻和评论资源 NetBookNews 的创始人 Kenny Trinh 说。
您创建的检查点将取决于您的独特计划，但应包括连接现有软件、传输重要数据、开始定期培训研讨会和最终上线日期的任何主要里程碑。
Trinh 在离开创办 NetBookNews 之前曾担任一家教育技术公司的首席执行官，他说一个常见的问题是新软件在没有历史数据的情况下上线——但是有了检查点，所有利益相关者都可以知道在实施过程中如何以及为什么做出每个决定。
“这里的目标是消除沟通不畅，并确保协议的所有各方都对其交付成果负责，”Trinh 说。
准备好确定您的软件实施了吗？
通过规划定制和建立定期签到以实现一致的沟通，您更有可能实施专门为您的需求量身定制的高效新系统。
聪明的商业领袖会提前计划，所以也许你会在这个话题上领先一步。 如果是这样，请务必查看我们关于其他软件购买里程碑的报告：
- 也许你还在做演示——这里是如何充分利用它们的方法。
- 在签订合同之前，请务必考虑这四个方面，以免造成令人遗憾的软件投资。
2019 年小型企业软件购买趋势调查方法
提供的结果基于 Gartner 的一项研究，旨在了解过去 12 个月中中小型企业所有者的软件购买行为。
主要研究是在 2019 年 9 月至 2019 年 10 月期间在美国、加拿大、德国、法国和西班牙的 488 名受访者中在线进行的。
对公司在 2018 财年的员工人数和收入进行了筛选，以进入中小型企业。 他们还被要求在过去 12 个月内以 5,000 美元或更多的价格购买了至少一个软件系统。
要求受访者至少是办公室经理，影响其组织中的软件购买决策。
该研究由 Gartner 分析师和关注数字市场的主要研究团队合作开发。
免责声明：结果不代表“全球”调查结果或整个市场，但反映了受访者和接受调查的公司的情绪。
注意：本文中选择的应用程序是在上下文中显示功能的示例，不作为认可或推荐。 它们是从在出版时被认为可靠的来源获得的。