多线电话系统和热门电话选择的初学者指南
已发表: 2022-10-06
如果您的公司发展迅速，那么您的公司电话系统很可能已经超出了您的要求。
无法同时处理多个电话会降低您的销售额并损害客户体验。 多线电话系统提供保持通话等基本功能。
最好的部分是您不再需要电话插孔或更改电话号码。 有几种方法可以设置商务电话系统以支持多条线路。
本指南将帮助您找到适合您需求的正确多线电话系统。
- 什么是多线电话系统？
- 多线电话系统如何工作？
- 多线电话的类型
- 如何设置多线电话系统
- 先进的电话系统功能
- 多线电话系统的好处
什么是多线电话系统？
多线电话系统可让您同时处理两个或多个呼叫。 它使员工能够保持呼叫、拨打内部或外部号码并返回线路。
多线电话与单线电话不同，单线电话一次只能保持一个电话通话。 同样，他们有一个电话号码分配给他们。 当线路在使用时，呼叫者将被定向到语音信箱或忙音。
当您雇用新员工并扩大客户群时，单线方法会阻碍您的发展。
企业可以通过以下两种主要方式之一建立多线电话系统：
- 本地多线电话系统——这种老化的本地电话系统需要电信设备。 示例包括专用交换机 (PBX) 或密钥系统单元 (KSU)。 两者都需要许多技术技能来管理。
- 基于云的多线电话系统——这种现代电话系统存在于云端，提供无限的电话线供电话使用。 云电话系统不需要用户在现场就能听到拨号音。 这方面的示例包括较新的 VoIP 电话服务和一些 IP PBX。
企业主在安装传统电话系统后很少接触它们。 在大多数情况下，具有多个线路和电话号码的单个设备可以满足他们的业务需求。
曾几何时， PBX 系统的设置和维护成本低廉。 随着技术的发展，合格的技术人员变得稀缺。 硬件和人才使这些保持起来相当昂贵。 此外，它们缺乏远程工作的重要功能。
基于云的多线电话系统利用互联网协议语音 ( VoIP ) 技术。 这个较新的电话系统使用互联网连接而不是单独的线路工作。 对于各种规模的公司而言，这些电话系统功能更强大且更具成本效益。
多线电话系统如何工作？
多线电话系统创建具有单独分机的内部电话网络。 此功能使操作员可以保留来电并查看其他分机的实时状态。
传统和基于云的电话系统是支持多条电话线的两种电话系统。 您应该知道每种电话系统之间的区别。
传统的多线电话系统
模拟多线电话系统有两种形式。
第一种是单一固定电话使用现有线路提供两线功能。 您可以使用黄色和黑色电线将它们连接到电话插孔。 您需要支付电话公司的额外线路费用才能使用它。 模拟手机可以使用闪光灯按钮切换线路和保持呼叫。
第二种类型是 Private Branch Exchange — 或简称PBX 。 它通过基本的固定电话或中继线接受多条电话线。 这些提供电话功能，例如语音邮件、呼叫转移和免提电话。 如果您必须拨 9 才能接通外线，则您有一个 PBX。
当您的来电线路正在使用时，来电者将收到忙音信号。 对于需要发展的企业来说，这种限制是一个值得注意的问题。
传统电话系统需要可以接受多条线路的桌面电话。 这些电话提供耳机或无绳电话(DECT) 功能等功能。 然而，它的受欢迎程度继续下降，取而代之的是它的替代品：VoIP。
在云中运行的多线电话系统提供 VoIP 和 PBX 系统的最佳性能。 让我们深入了解它们是如何工作的。
基于云的多线电话系统
传统电话系统的继任者是云电话系统。 它们提供具有无限可扩展性的多线功能。 此外，它们还提供许多按需业务功能。
这怎么可能？
这种类型的多线电话系统使用互联网协议语音。 使用 VoIP 完全绕过本地电话公司。 作为一家可靠的商务 VoIP 提供商，Nextiva 在云中提供了一个完整的电话系统，并具有令人印象深刻的正常运行时间。
云电话系统将呼叫转换为数据包。 它将它们传输到附近的数据中心。 在几毫秒内，IP 电话将音频转换为您可以听到的声音。 VoIP 提供商为其企业级用户提供专用的虚拟 PBX。
“虚拟”是多线电话系统的一个重要区别。
电话分机不是物理电话线。 也没有任何电话插孔。 它们是云 PBX 排队呼叫或提供呼叫暂留的逻辑表示。 每条线路最多可以排队 525 个呼叫。 这是很多电话！
只要您有可靠的互联网连接，您就可以拥有任意数量的线路。
多线电话的类型（和用例）
为您的公司挑选手机不一定是机会游戏。 您的多线电话系统可以使用几种类型的电话。 拥有更多行并不总是意味着更好。
我们根据行数和示例对电话进行了细分。
2线电话
两线电话系统非常适合具有可预测通话量的小型企业。
可以使用两行代码的公司用例示例包括：
- Solopreneurs有一条销售线和一条服务线。
- 有两名员工的小型办公室，所以他们每个人都有一条线。
- 小型零售商接受来电和一条线进行管理。
你可以找到大约 80 美元的两线VoIP 桌面电话。 Poly VVX 150 是预算有限的人的绝佳选择。
4线电话
如果您发现员工需要保留电话、热转接，那么四线电话非常适合。
查看这些正在使用的四线电话示例：
- 具有销售代表和客户经理的小型代理机构可以接听客户来电。
- 具有支持代表的客户服务团队回电客户、供应商和员工。
- 需要接听和转接多个来电的接待员。
四线电话的起价约为每部手机 160 美元。 Poly VVX 250 或 Cisco IP Phone 6851 是重型VoIP 电话的绝佳选择。
6-12线电话
下一层的多线电话提供了比较小的 VoIP 电话更好的性能。 与标准手机相比，它们拥有更快的芯片组、更多的内存，甚至更多的定制。 在此级别，它们提供高级功能，例如线路存在和软键。
这些将是满足这些业务需求的最佳选择：
- 筛选并需要了解其执行人员线路状态的执行助理。
- 需要同时监控多个呼叫的团队主管。
- 需要与管理层一起检查库存和定价的高级客户经理。
五线以上的桌面电话通常在 250 美元以上。 具有成本效益的 Nextiva X-885 VoIP 电话只需 190 美元即可支持 12 条线路。
要获得最大的灵活性，请尝试 Nextiva X-835 VoIP 电话。 以下是商务电话系统爱好者Prince Rich的评论：
视频：Rich Technology Group 的 Nextiva X-835 设备评测
灵活的电话线数量
选择具有预定义可用电话线数量的电话的挑战？ 您必须了解您的业务通信需求并预测您未来的需求。
无论您的公司使用多少线路，拥有可以处理更多线路的电话总是更好。 重要的是要指出这些电话只需要一根电线，这使得安装变得轻而易举。
如果您一年中大部分时间都需要四条电话线，但在繁忙的季节最多需要十条电话线怎么办？
使用传统电话系统，您无法快速扩展通话量。 如果你正在积极招聘，你将不得不增加更多的线路并购买新手机。
这就是托管 VoIP的用武之地。当您的需求发生变化时，您可以在需要时直接从管理仪表板添加更多电话线路。
他们可以在智能手机上使用商务电话应用程序，而不是购买新手机。 轰隆隆，搞定！
如何设置多线电话系统
如果您采用传统的电话系统路线，则需要电话公司安装每条线路。 您还需要为内部部署的 PBX 和技术人员留出巨额预算来设置一切。 您需要将桌面电话配置为与您的 PBX 接口。
基于云的多线电话系统是一种更简单的替代方案。 您只需要一个互联网连接，只需大约 20 分钟。
以下是设置具有多条线路的虚拟电话系统的四个步骤：
- 选择商务电话服务。 根据您的业务需求选择计划。 Nextiva 拥有一系列包含强大功能的电话套餐。 您也可以免费试用。
- 分配电话分机。 在您的管理门户中，您可以开始添加每个团队成员的内部扩展。 这使得内部拨号和呼叫转移变得容易。
- 记录您的电话问候。 上传您的自定义问候语或从您的手机（或计算机）录制一个。 当人们打电话给你的公司时，留下持久的第一印象。
- 开始拨打和接听电话：如果您还没有 VoIP 电话，您不必等待电话到达。 借助软件电话应用程序，从您的 iOS 或 Android 智能手机开始。
您将在不到一个小时内拥有一个多线电话系统。 Nextiva 的 VoIP 电话配备了您的所有设置，因此您需要插入它们。
多线电话系统中的高级功能
多线电话系统可以做什么？ 他们提供的不仅仅是多个电话分机。 本地 PBX 和云电话系统之间的某些功能有所不同。
让我们深入了解您希望在多线电话系统中拥有的顶级VoIP 功能。
1) 自动话务员
自动助理会根据呼叫者的键盘输入将来电定向到正确的人员或团队。
使用自动助理通过减少等待时间来改善客户体验。 无论您的公司规模如何，您还将传达专业企业的形象。
借助这些现成的自动助理脚本，您可以节省时间。
2) 呼叫保持和呼叫驻留
通话保持可让您暂停通话，以便与同事通话或接听另一个电话。 呼叫停放是类似的，但还有一个额外的好处是允许其他人取回您搁置的呼叫。
保持和驻留呼叫使您能够解决每个客户的呼叫。 此外，等待音乐会吸引来电者并宣布自定义消息，例如付款选项。
3) 通话分析
衡量呼叫量并将其与业务活动相关联可帮助您扩展您的组织。 Nextiva 的商业级互联网电话服务显示实时通话数据和商业分析。
一目了然，主管可以查看报告并创建自定义仪表板，让领导和员工发挥最佳表现。
4) 呼叫转移
呼叫转移功能允许您将呼叫转移到任何电话号码或设备。 根据您的提供商，您还可以将呼叫路由到您的语音信箱、桌面电话或手机。
呼叫转移可帮助您保持运营，包括您不在办公室时。 您可以消除未接来电和错过的商机。
5) 呼叫路由
呼叫路由是一种 VoIP 功能，可根据您定义的任何标准将入站呼叫定向到任何人。 此逻辑包括时间、呼叫者 ID 和自动助理选择。
您可以使用以下任何策略将呼叫路由到您的团队：
- 循环：呼叫在整个团队中以平等的方式分配
- 常规：按时间顺序接听电话
- 统一：呼叫转至空闲时间最长的座席
- 同时：所有电话响铃，首先接听的座席接听电话
- 加权：您设置要路由到每个代理的呼叫的比率
6) 商务语音信箱
如果您没有按时接听电话，请允许您的来电者留下语音信箱。 这意味着您不会失去潜在的潜在客户或取悦客户的机会。 否则，他们可能会转向你的竞争对手。
商务语音信箱还可以将语音信箱转录内容发送到您的电子邮件或短信中。 随时掌握您的语音邮件，以便及时跟进。
7) 屏幕弹出
屏幕弹出会在您的电话响起时显示有关呼叫者的实时信息。 Nextiva 的 Call Pop 可显示客户情绪和过去互动等数据。 这与您的 CRM 集成将您的客户体验提升到一个新的水平。
8) 免费电话号码
免费商业电话号码可帮助您在全国范围内开展业务。 免费电话号码具有 800/888/866 区号，不向固定电话呼叫者收费。
与您的受众建立信任并跟踪营销活动中的来电。 您还可以获得像 1-800-CONTACTS 这样的免费电话号码并建立更强大的品牌。
9) 音频会议
使用电话或互联网连接召开电话会议。 电话会议是任何现代电话系统的主要内容，但它通常是固定电话设置的附加组件。
电话会议将参与者聚集在一起，无需昂贵的 PBX 或第三方服务。 您可以与同事、合作伙伴或客户进行富有成效的会议。 基于云的 VoIP 解决方案意味着参与者也可以体验高清通话质量。
10) 通话录音
记录电话可以增加团队的责任感和培训机会。 它揭示了有关您的潜在客户和客户体验的强大见解。
改编自大容量呼叫中心， VoIP 通话录音不需要任何磁带或设备。 自定义此功能以记录所有呼叫、选择用户或按需记录。
多线电话系统的好处
您还需要说服多线电话系统的优势吗？ 这里有一些需要考虑的好处。
降低成本
走云电话系统路线是为您的团队提供多条电话线路的最佳方式。
基于普通老式电话系统 (POTS) 的固定电话系统平均每条线路成本为 50 美元。 该通话计划通常仅适用于本地通话。 它还缺少公司今天使用的任何商务电话功能。
从 AT&T、Verizon、CenturyLink 和 Frontier 等公司转向云计算，这已经不是什么秘密了。 他们节省了高达 65% 的通信成本。
VoIP 供电的电话系统每月每条线路的成本不到 20 美元。 由于无限制通话，您也无需支付安装、PBX 服务器或通行费。
可靠性
您的电话系统需要可靠且安全。 本地电话系统使您容易受到电源或网络中断的影响。
VoIP 电话系统依赖于多个数据中心来实现冗余。 无论电话基础设施发生什么变化，您的业务都不会中断。
最重要的是，顶级服务提供商遵守标准，包括 PCI、SOC 2 和HIPAA 。 专注于您的客户，而不是担心安全审计。 万岁！
灵活性
假设您正在远程招聘、开设新办公室或切换到混合劳动力。 在这种情况下，您需要一个允许员工在任何地方工作的电话系统。
传统的多线电话系统将它们限制在办公室内。 当他们远程工作时，这会使沟通变得困难。
基于云的电话系统使您可以灵活地为您的团队配备他们需要的工具。 他们可以通过手机和互联网连接来完成工作。
可扩展性
如果您的公司正在成长并且您不希望技术成为阻碍，那么云 VoIP 系统是您的最佳选择。 它使您可以轻松添加电话线。 甚至可以在没有任何技术技能的情况下向同一个电话系统添加更多位置。
当您的需求激增或员工人数增加时，您的电话服务不会阻碍您。 寻求呼叫排队以另一种方式来扩展您的客户服务团队。
像 Nextiva 这样的云电话提供商拥有令人印象深刻的 99.999% 的正常运行时间和可用性。
方便
多线电话系统简化了您和您的员工的生活。 他们变得更有效率，可以推动公司前进。
借助自动助理和免费电话等功能，您将赢得客户的信任。 如果您需要设置呼入呼叫中心，您可以在不到一天的时间内完成。
电话公司让您陷入困境的日子已经一去不复返了。 如果您需要帮助，请 24/7 联系我们。
体验最好的商务电话系统
选择商务电话系统时，请考虑您今天和几年后的需求。 您希望与客户互动的理想方式是什么？ 您的通信平台可以成就或破坏您的成功。
本地多线电话系统可能会限制您的潜力。 它通过增加成本和拒绝您的团队所需的高级功能来阻碍您。
基于云的电话系统是初创公司、中型企业和企业的黄金标准。 US News将 Nextiva 评为 2020 年和 2021 年全国最佳商务电话服务。
Nextiva 提供完整的多线电话系统，成本不到固定电话的一半。 每月 18.95 美元起，您将不会回头。