超越 Excel 或 Notes：简化中小型企业运营的基本技巧

当你开始创业时，你只有少数客户。 在Excel电子表格中存储和管理他们的详细信息是有意义的。

但随着您的公司不断发展，您的客户群也在不断扩大。 如今，您或您的销售代表必须滚动电子表格中的数百（如果不是数千）行才能找到必要的客户详细信息。

如果您的中小型企业一直在应对这些挑战，那么您并不孤单。 最近的一项法案！ CRM 调查报告显示，39% 的中小企业所有者使用电子表格来管理客户信息。

但是，随着数字化转型成为所有行业企业的常态，笔记和电子表格不再适合管理客户关系和满足您的业务需求。 以下是您需要用可扩展的 CRM 解决方案替换它们的原因，以及停止使用Excel作为 CRM 时应考虑的事项。

停止使用笔记和Excel管理客户数据的原因

首先， Excel电子表格非常适合存储来自各种来源（例如 Quickbooks 和LinkedIn）的数据集、运行快速计算以及创建图表和图形。 同样，笔记应用程序可以帮助您快速记下与客户互动的关键要点。

但当涉及到有效的客户关系管理 (CRM) 时，这些功能还不够。 以下是使用Excel作为 CRM 系统的一些常见缺点：

版本控制问题

想象一下：您与销售团队共享包含客户数据的电子表格。 每个团队成员都将文件下载到自己的计算机上，并在与客户交谈后更新相关详细信息。 用不了多久，您就必须处理重复或不准确的数据，从而导致通信不一致。

缺乏可达性

电子表格并不是特别适合移动设备。 这使得销售代表在移动时很难访问和更新客户数据，并且可能会影响面对面客户会议的结果。

安全问题

除了使用密码保护您的客户数据电子表格之外， Microsoft Excel不提供强大的安全功能。 您无法采取太多措施来防止对敏感数据的未经授权的访问。 更糟糕的是，如果员工在计算机上下载该文件并离开您的公司，他们可以继续使用您的客户数据。

分析能力有限

注释和电子表格可以包含大量有关客户行为、购买历史记录、服务请求等的有用数据。 然而，它们缺乏复杂的分析功能来将可用数据转化为可行的见解。

可扩展性挑战

随着客户群的增长，在电子表格中管理客户数据将成为一场噩梦。 想象一下，滚动浏览无数行来找出最后一次联系潜在客户的时间。 或者因为销售代表忘记更新详细信息而向错误的电话号码发送后续短信。 这种低效率可能会导致销售线索从漏斗中溜走。

为什么 CRM 软件比电子表格更好

您是否知道超过四分之一开始使用 CRM 软件的中小企业看到了收入和公司增长的显着提升？ 但收入的提高并不是您应该使用 CRM 软件而不是Excel 的唯一原因。 您应该使用 CRM 而不是Excel 的原因有很多。

改进的客户数据管理

像Act!这样的 CRM 平台！ CRM提供集中式仪表板来收集、存储和管理客户信息。 它创建了单一事实来源，不同部门的员工可以利用文件共享并在与客户互动之前参考它。 如果他们编辑任何信息，更改会实时反映。 这为每个人提供了每个客户端的统一且更新的视图，从而提升了用户体验。 它还可以加快决策速度并简化业务流程。

行为！ 甚至提供高级搜索过滤器来帮助员工快速找到必要的信息。 这促进了无缝的客户互动，并最终改善了购买体验。

此外，具有云服务的 CRM 解决方案使多个团队成员可以同时访问和处理客户数据，无论他们身在何处。 与本地团队相比，这使得它们特别适合混合或远程团队。

更深入地洞察客户生命周期

借助 CRM 解决方案，您对客户的了解不仅限于姓名、电话号码和上次购买日期等少数字段。 相反，像 Act 这样的平台！ 让您绘制出潜在客户的整个旅程，并帮助您了解他们在销售漏斗中的位置。

有了这些见解，您可以针对每个潜在客户定制您的营销和销售工作，而不是遵循千篇一律的方法。 您还可以监控不同的潜在客户如何通过销售漏斗，并识别导致潜在客户流失的摩擦点。

通过自动化工作流程提高效率

现代 CRM 系统具有广泛的自动化功能。 例如，行动！ 让您设置自动提醒和警报。 您甚至可以向销售代表分配特定任务，并让软件自动通知他们。 这些功能对于确保及时跟进和最大化转化非常有用。

另外，行动！ 允许您配置根据特定客户端操作触发的自动化工作流程。 例如，您可以设置一封欢迎电子邮件，当新的潜在客户进入您的渠道时，该电子邮件会自动发送。 同样，当客户完成首次购买时，您可以发送电子邮件调查。

这种自动化的工作流程消除了手动跟进的需要，并有助于简化操作。 客户支持和销售团队可以专注于更重要的任务，例如提高保留率和转化率。

高级分析和报告

先进的CRM 解决方案不仅仅存储客户信息。 它可以帮助您分析可用数据并跟踪关键指标，例如客户获取成本 (CAC)、客户终身价值 (CLV) 和客户满意度评分 (CSAT)。

有了这些指标，营销和销售团队就可以做出更明智的决策。 此外，您还可以将这些见解转化为有意义的报告，这些报告对于生成收入预测非常有用。

随时随地访问

许多 CRM 平台（包括 Act!）都提供移动应用程序，使员工无论身在何处都可以轻松访问客户数据和见解。

Act! 的移动应用程序（Android 和iOS ）为销售代表提供驾驶和目的地见解。 他们还可以在应用程序中更新客户的信息，确保其他团队成员在同一页面上。 还可以自定义通知以提高销售代表的工作效率并建立高绩效团队。

额外的好处

CRM 平台还提供其他一些好处，通常包括集成营销自动化和个性化以及电子邮件模板库以及与第三方工具的众多集成。 行为！ 甚至使用加密和多因素身份验证等强大的安全措施来保护客户数据。

从电子表格切换到 CRM：关键考虑因素

虽然 CRM 软件具有多种优势，但找到适合您的小型企业的软件至关重要。 并非所有 CRM 平台都是一样的，错误的解决方案可能会增加比其解决的更多的瓶颈。

以下是一些技巧，可帮助您确定合适的 CRM 平台，以实现流程优化和业务不受阻碍的增长。

概述您的需求和预算

CRM 平台提供广泛的功能，从自动化工作流程和数据快捷方式到管道管理和报告。 但是，您的企业可能不需要所提供的所有功能。 评估您的独特需求并创建必备清单。 然后，根据您的需求制定切合实际的预算，并寻找定价在该范围内的 CRM。

检查兼容性

无论您选择哪种 CRM 平台，请确保它与您现有的技术堆栈兼容。 寻求与常用工具的集成，例如 Google Workspace 、 Microsoft 365、Shopify、日历应用等。 另外，检查它是否可以在您的操作系统（例如Windows或macOS）上运行。

考虑学习曲线

找到功能齐全的 CRM 解决方案只是工作的一半。 您还必须确保您的员工充分利用它。 因此，评估他们当前的技术技能并确定他们是否可以使用新的 CRM 软件至关重要。 您可能还需要实施培训计划，以确保从电子表格无缝切换到 CRM。

通过 Act! 升级您的 CRM 游戏！

将客户数据存储在电子表格中只能让您的小型企业到目前为止。 如果您想建立持久的客户关系并推动公司发展，请使用 Act! 等强大的解决方案！ 是没有商量余地的。 借助自动化工作流程和报告等高级功能，您可以更有效地培养潜在客户并增加销售额。

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