如何管理风险：项目经理指南
已发表: 2022-05-07项目经理降低风险并获得更高成功率的五个有效技巧。
作为项目经理，当您阅读“项目管理风险”时，您首先想到的是什么？
如果您的目标是使您的项目没有错误，那么“项目管理风险”这个短语可能看起来令人担忧。 风险有各种形式和大小，但这并不意味着您对它们无能为力。 风险可以是追求的机会，也可以是避免的威胁——这完全取决于你如何应对。
管理风险对于项目的成功至关重要。 但是，您如何正确管理风险？ 你从哪里开始？ 你如何确保你的项目不会失控？
为了帮助您，我们在此博客中回答了所有这些问题。 我们还分享了正确有效地管理风险的实用技巧，这样您的项目就不会脱轨。
风险如何影响项目的成功？
“风险”一词通常用于生活的许多方面。 在项目管理方面，风险被定义为影响项目目标的任何障碍或不良事件。 它可以是任何事情，从延迟完成任务到增加成本。
风险以多种方式影响整个项目的成功：
- 它们增加了出现问题并对项目结果产生不利影响的机会。
- 它们导致项目完成延迟，或者更糟糕的是，完全取消。
- 它们会导致成本增加，从而损害项目的底线。
简而言之，风险有可能对项目成功产生负面影响； 因此，必须这样对待它们。 因此，在招聘项目经理时，管理项目风险的能力被认为是一项基本技能。
风险主要影响项目的以下几个方面：
- 范围：风险导致项目范围发生变化，影响完成项目所需的时间。
- 进度：风险延迟项目进度，影响项目的完成日期和总成本。
- 成本：风险会增加与项目相关的成本，从而阻碍整个项目预算。
- 质量：风险会影响项目可交付成果的质量，从而影响项目的声誉。
1. 将风险识别作为团队活动
在项目风险管理方面，您可以做的最重要的事情之一就是让风险识别成为团队活动。 通过让整个团队参与进来，您将更有可能识别与您的项目相关的潜在风险。
此外，通过让您的团队参与风险识别过程，您将获得他们的支持，以实施风险管理策略。 以下是如何让项目风险识别成为团队活动：
- 让每个人在会议期间贡献自己的想法：这将使您的团队能够集思广益不同的风险情景并提出可能的解决方案。 在这些头脑风暴会议期间，要求团队成员也报告他们在日常业务运营期间在团队会议之外遇到的风险。
- 确保每个人都了解风险管理流程：这将有助于确保您的所有团队成员就如何管理风险达成共识。
使风险识别成为更有效的团队活动的提示
这些提示可以帮助您的团队识别和解决所有潜在风险，帮助避免问题和延误：- 与所有团队成员讨论风险，并就哪些风险最需要解决达成共识。
- 现实点。 不要试图识别不太可能发生或您无能为力的风险。
- 花点时间进行风险评估。 不要急于完成这个过程，因为这会导致不准确的结果。
- 使用各种风险识别方法，因为它们有助于确保识别所有潜在风险。
- 定期跟进以确保风险得到有效管理。
确定风险后，与您的团队合作制定策略以减轻或避免风险。 这可能涉及制定应急计划、修改项目进度，甚至更改项目预算。
2. 确定你的风险承受能力
风险容忍度是项目经理为实现项目目标愿意接受的风险量。 它指的是可接受的不确定性水平和可容忍的潜在损失量。
确定风险承受能力的一种方法是使用项目管理软件的风险管理功能。 这将允许您输入与您的项目相关的所有风险，然后确定每个风险的概率。 您可以使用结果来创建风险应对计划。
例如，如果风险不太可能发生但会对项目产生严重影响，您可能需要采取措施来避免它。 另一方面，如果风险更可能发生但只会产生轻微影响，您可能会决定接受它。
Capterra 的 2021 年项目管理用户调查发现，43% 的项目经理在其项目管理软件中具有风险管理功能，并且他们主动使用它。 （请参阅此处的调查方法。）
在确定您的项目风险承受能力时，请考虑以下因素：
- 项目目标的重要性
- 潜在风险对项目目标的影响
- 发生风险的可能性
- 您的团队处理潜在风险的能力
3. 决定要管理的风险
并非所有项目风险都可以或应该得到管理。 您需要权衡管理风险的潜在收益和成本与不管理风险的潜在收益和成本。 一旦您确定并评估了风险，请根据您的风险承受能力和可用的资源来决定对哪些风险采取行动。
您可以决定管理所有已识别的风险或仅管理其中的几个。 例如，如果您的容忍度较低，您可以选择只解决最严重的风险——即对您的项目目标构成重大威胁的风险。 无论您选择管理哪些风险，请确保您有适当的风险缓解计划来解决这些风险。
在决定管理哪些风险时考虑以下因素：
- 影响的严重性：如果风险可能对您的项目产生严重影响，您必须优先考虑它。
- 发生的可能性：如果风险极有可能发生，您必须采取措施减轻或避免它。
- 可用资源：如果您的资源有限，明智的做法是首先将时间和金钱花在最严重的风险上。
- 风险承受能力：一些风险比其他风险更容易接受。 您决定优先考虑哪些风险取决于您的风险承受能力。
4. 制定降低风险的计划
在您决定要管理哪些风险之后，您需要制定一个行动计划来避免或解决这些风险，并确定谁负责计划中的每项任务。 该计划应针对您面临的特定风险和您可用的资源进行定制。
此外，您的计划可能会涉及多种策略——制定应急计划、修改项目进度和更改项目预算。 随着项目的进展，您还需要建立一个监控和更新计划的流程。
在制定规避或应对风险的计划时考虑以下因素：
- 谁负责每项任务？ 确定谁负责每项任务至关重要，这样每个人都知道他们需要做什么。
- 应该做什么？ 确保明确定义每项任务，这样就不会混淆需要做什么。
- 什么时候需要做？ 确保每项任务都有截止日期，以便按时完成。
- 它将如何完成？ 确保将每项任务指定给具有完成任务所需技能和资源的团队成员。
创建可靠的风险管理计划的关键是利用具有项目规划功能的正确项目管理软件。 该软件有助于及早识别潜在风险、制定所需策略并减轻威胁以防止项目失败。
5. 跟踪整个项目生命周期的风险
制定风险缓解计划后，您需要在整个项目生命周期中对其进行跟踪。 这将帮助您识别出现的新风险，并确定现有风险是变坏还是变好。
跟踪风险包括监控它们的严重性或可能性变化，以及跟踪缓解和避免工作的进展。 您可以使用各种工具和技术来做到这一点，例如创建风险登记册或召开定期风险会议。
我们采访了 TRG Datacenters 的高级网络工程师 Eric McGee，他负责管理所有涉及网络和系统工程的项目，讨论了风险登记的重要性以及他如何使用它来改进风险监控和评估。
Eric 告诉我们，他管理项目风险的首选方法是创建一个风险登记册，他和他的团队在其中写下项目的所有潜在危险。 由于风险登记册通常以图表形式呈现，每个风险逐项列出，优先级、潜在影响和建议的缓解措施清晰显示，因此管理风险变得简单。
“在风险登记册中包含定性和定量信息使风险评估和可视化更加全面。”
埃里克·麦基
TRG Datacenters 高级网络工程师在跟踪整个项目生命周期的风险时，请考虑以下因素：
- 需要跟踪什么？ 确保您跟踪正确的信息以识别任何新的或潜在的风险。
- 谁来追踪它？ 指派专人跟踪风险，以便及时监控和解决风险。
- 你什么时候应该跟踪它？ 跟踪整个项目生命周期中的风险，以便在出现新风险或潜在风险时识别它们。
- 你应该如何追踪它？ 定义跟踪流程，让每个人都知道需要做什么。
创建一个系统以在新风险出现时进行报告，并定期与所有项目利益相关者进行沟通。 进行定期风险审查，相应地更新风险登记册，并在必要时采取缓解措施。 此外，进行项目后审查，以了解项目期间出现的任何风险。
额外提示：利用风险
如果管理得当，一些风险实际上可以使您的项目受益。 这些被称为“机会”。 机会是一种积极的风险，如果管理得当，可以为项目带来更好的结果。
例如，新产品发布可能会带来多重风险，但它也提供了获得市场份额的机会。 如果您管理得当，您的公司可以利用这个机会并提高其在市场中的地位。
使用风险管理确保项目成功所有项目都有一些固有风险，但使用上述技巧将帮助您制定管理这些风险的合理策略。 您可以通过及早识别风险、确定风险承受能力、决定需要管理哪些风险、制定预防和解决风险的计划以及在整个项目生命周期中对其进行监控来提高项目成功的机会。 项目完成后，不要忘记评估风险管理工作的有效性。 这将帮助您从经验中学习并为未来的项目做出改进。 |
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调查方法
Capterra 于 2021 年 3 月对 422 名美国项目经理进行了项目管理用户调查，其中 367 名是项目管理软件用户。 合格的受访者是决策者或在其组织中参与了日常项目管理。 我们对问题的措辞是为了确保每个受访者都完全理解手头的含义和主题。
Capterra 于 2021 年 12 月对 528 名在中小型企业管理项目的美国专业人士进行了工作场所情商调查。 对受访者的就业状况（全职）、企业规模（2 至 500 名员工）和参与项目管理（极度参与）进行了筛选。