如何最大限度地减少时间表中的错误

您工作时忘记打卡或打卡的频率是多少？ 即使你是一个组织良好的员工，我们敢打赌，在特别忙碌的日子里，填写时间表通常会让你忘记。 而这个微小的错误可能会影响您的时间表的整体准确性。

为了帮助您更好地理解时间表错误的主题，我们将阐明工作场所可能发生的最常见情况。 更重要的是，我们将向您展示如何最大限度地减少时间表中的错误。

纸质与数字化时间表

在深入探讨时间表错误的基础知识之前，让我们首先澄清纸质时间表和数字时间表之间的区别。

使用纸质时间表时，员工必须手动输入工作时间。 然后，他们每天、每周、每两周或每月将时间表交给主管或经理。 纸质时间表通常包括以下详细信息：

• 开始时间，
• 时间结束，
• 午休时间，
• 加班时间。

工人完成时间表填写后，由他们的经理来计算总工作时间。 此外，一些时间表包含休假时间、病假等类别。

另一方面，数字时间表使跟踪工作时间的过程变得更加容易。 员工可以在一天结束时手动输入他们的工作时间，也可以在工作时使用计时器跟踪时间。 然后，数字时间表将自动计算每天、每周、每月或每年的总工作时间。 接下来，经理或主管可以分析员工登录的时间。 另一个方便的功能是工作人员可以记录项目的计费和非计费时间。

那么，使用任何类型的时间表的主要好处是什么？ 除了记录时间，时间表还可以帮助您：

• 跟踪出勤率和加班时间，还可以更好地了解应该支付多少员工。
• 密切关注您的项目，以确定您在特定项目上工作了多少小时。 因此，您将知道需要向客户收取多少费用。 此外，时间表将使您能够制定更好的项目预算。
• 遵循行业标准和合规性，例如公平劳动标准法 (FLSA) 和国防合同审计署 (DCAA)。

最常见的时间表错误是什么？

即使您熟悉时间表以及如何填写它们，仍然可能会犯错误。 这很好。 但是，有一件事，一旦你能够识别出最常见的时间表错误，你就不太可能弄乱你的时间表。

打字错误

对于纸质时间表，员工必须手动完成。 随后，管理人员审查这些时间表并分析数据。 因此，您可以猜到，如果员工的笔迹难以辨认，经理或主管可能会误解某些数字。 例如，数字 1 可能看起来像数字 4，等等。这就引出了我们的下一个错误。

计算错误

如果经理误读了时间表的特定部分，他们将无法计算正常工作的总小时数。 除了由于不可读的笔迹而犯错误外，其他类型的计算错误是反转数字和添加错误的数字。

在实践中意味着什么？ 如果管理人员计算错误，员工将无法为总工作时间获得适当的金额。 因此，工人将被少付或多付。

此外，计算错误也会影响客户。 原因如下：拥有精确的时间表意味着您的公司也可以为客户创建精确的发票。 相反，不准确的时间表只会导致不准确的发票。

时间盗窃

当员工因未工作的时间获得报酬时，就会发生时间盗窃。 此时间表错误可以通过多种方式表现出来：

• 工人们延长休息时间
• 工人代表他们的同事打卡或打卡（伙伴打卡）
• 员工将时间花在个人活动上（浏览社交媒体、网站等）
• 工人在工作时忘记打卡或打卡。

根据 Statistic Brain 调查，说到伙伴打卡，这种类型的时间盗窃每年使公司损失 500 亿美元。

对于健忘的员工，值得一提的是，有些员工无意中没有记录工作时间。 例如，当员工一整天都有很多事情要做时，填写时间表只会让他们忘记。 另一方面，一些工人故意让他们的时间跟踪器运行，即使他们完成了他们的工作。 因此，当员工故意忘记注销时，他们这样做是为了获得更多的工作时间（即使他们实际上并没有投入那么多时间）。 这种阴暗的行为，对吧？

工资盗窃

虽然时间盗窃是员工的失败，但工资盗窃始终是雇主的错误。 当雇主少付员工工资时，就会发生这种时间表错误。 因此，雇主违反了公平劳工标准法 (FLSA) 的规定。

有几种类型的工资盗窃，例如雇主：

• 不给工人工资
• 支付低于最低工资的雇员
• 未能支付员工加班费或非工作时间的工作。

损坏的时间表

仅当您使用纸质时间表时，才会发生此类错误。 你可以想象，如果你把时间表放在桌子上，你很可能会不小心把水或咖啡洒出来。 因此，此类时间表将被损坏，因此您需要再次重写您的工作时间。 此外，您的经理将需要重新计算所有数据。

除了这些损害之外，物理时间表很容易在其他工作文件中放错位置。

如何最大限度地减少时间表错误？

无论您使用纸质时间表还是数字时间表，您都可能会遇到我们之前提到的一些错误。 为了帮助您最大限度地减少这些错误，我们为您提供了一些实用技巧。

设置透明的时间跟踪系统

雇主和经理应设置明确的时间跟踪系统，并确保所有员工都了解这些规则。 因此，工人将确切地知道如何记录他们的工作时间，这将减少时间表错误。

时间跟踪指南应包括以下类别：

• 时间记录方法。 您希望您的员工如何记录他们的工作时间？ 例如，通过每天或每周一次在纸质时间表中手动添加他们的时间。 或者，通过使用数字时间表。 如果工人对时间跟踪系统有任何问题或疑虑，请务必解决这些问题。 如果您选择纸质时间表，请向员工提供有关如何正确使用时间表以及安全存储时间表的所有详细信息。
• 跟踪中断。 在一些公司中，跟踪白天的休息时间是强制性的，而其他公司则跳过这一部分。 如果您的公司要求员工按计划的休息时间进行计时，请让他们知道如何进入该细分市场。 此外，如果您作为雇主允许提前或延迟打卡，也请通知您的员工这条规则。
• 跟踪加班。 如果您的公司允许员工加班，请务必通知员工。 此外，定义允许加班的情况，并告诉您的员工如何记录这些加班时间。 因此，您将避免任何工资被盗的风险。

另一个有价值的提示是创建一个包含有关时间跟踪系统的所有基本信息的文档。 然后，与所有员工共享此文档或将其保存在公司的 wiki 页面上。

有明确的时间盗窃政策

在贵公司防止时间被盗的最方便的方法是制定公司的官方时间盗窃政策。 请务必包括：

• 算作时间盗窃的行为示例，
• 如果员工违反这些规定，他们将面临的后果。

经理还应该解释什么不算作时间盗窃。 例如，提醒员工他们有权全天休息。 当然，工人应该遵守公司关于休息时间和时间的规定。

当谈到时间盗窃时，一切都是为了鼓励员工和员工之间的诚实。 如果员工感到信任和赞赏，他们更有可能尽其所能地完成工作。 因此，他们不会试图愚弄时钟。

使用时间表模板

您可以尝试使用时间表模板，而不用担心每天安排和填写时间表的重要类别。 有多种类型的模板，例如：

• 每月和半月
• 每周和双周
• 每日每小时和每日主管时间表
• 项目时间表。

因此，例如，如果您是雇主，并且您每周向员工支付一次工资，则可以使用每周时间表。 在这种情况下，员工需要记下他们的开始和结束时间以及午餐时间。 还有用于添加休假时间和病假的列。 此外，主管可以计算员工的正常工作时间和加班时间，以获得总工作时间。

资料来源：Clockify 提供的免费可打印时间表模板

如果您更喜欢纸质时间表，只需以 PDF 格式打印这些模板并记下数据。 或者，如果您是经理，并且想要查看员工的工作，建议您的员工将他们的工作时间记录在这些模板的 Google 表格或 Google 文档表单中，然后与您共享。

如果您经常犯计算错误，时间表模板特别有用。 要解决此问题，请务必使用 Google 表格版本的模板。 因此，您将能够升级您的计算技能。

在提交之前查看时间表

雇主和经理应让员工有机会在将时间表发送给上级之前对其进行审查。 这是工人及早发现错误并在错误导致进一步问题之前修复错误的最佳方式。 正如我们已经解释的那样，提交正确的时间表可确保正确付款并降低时间和工资被盗的风险。

每天填写时间表

也许你有在周五登录整个一周工作时间的习惯。 但是，你确定你会记得你在一周内完成的每一项任务吗？ 如果没有，您的每周时间表中会有一些空白。

为避免此类错误，请考虑每天填写时间表。 为什么如此重要？ 好吧，根据 AffinityLive 的研究，与每周填写一次时间表的员工相比，每天处理一次时间表的员工在记录保存方面更准确。

现在，如果您担心自己会忘记每天记录工作时间，我们为您提供了两个很好的解决方案：

• 日历邀请。 每天在同一时间添加日历邀请，例如，您工作日的最后 30 分钟。 然后花几分钟在时间表中输入数据。 此外，经理可以每周邀请所有团队成员。 更好的是，领导者可以将这些邀请命名为“时间表审查”，这将完美地提醒您每周仔细检查一次您的时间表。
• 时钟提醒。 如果您选择诸如 Clockify 之类的数字时间表，请务必尝试使用时间表提醒。 首先，您必须设置团队应跟踪的目标小时数（每天、每周或每月）。 然后，选择是否在有人记录的时间多于或少于目标时间时发送提醒。 没有跟踪目标小时数的人会收到来自 Clockify 的电子邮件，看起来像这样。

来源：Clockify 中的目标和提醒

你会意识到每天完成你的时间表很快就会成为你的新习惯。

结论

在完成时间表时犯错误可能经常发生。 为防止时间和工资盗窃等时间表错误，雇主或经理应设置公司的官方时间跟踪系统和时间盗窃政策。 至于员工，他们需要在提交给上级之前仔细检查他们的时间表。 这是尽早发现错误的最佳方法。 最后，使用时间表模板对任何人都有帮助，因为这些模板降低了计算错误的风险。