如何以及为什么要衡量和分析员工的生产力

衡量员工的生产力可以为公司的运营方式带来重大变化。 它对工作的微观（员工）和宏观（公司）水平产生积极影响。 我们希望为您提供深入的指南，解决：

• 衡量员工生产力的重要性
• 使用哪些方法和指标，以及
• 方法如何因个别公司而异

什么是企业生产力

生产力很容易被误解为生产效率。

生产是基于投入的产出量。 因此，根据投入的时间、资源和金钱来计算你得到了多少产出，实际上并不是生产力。

生产力是指资源、金钱和时间用于生产产出的效率。 作为基础，以下是衡量员工生产力的公式：

输出/输入 = 生产力

输入

投入是投资于生产物品或提供服务的单位数量（劳动力、工作时间、能源、金钱）。

根据行业的不同，输入可以是任何东西：

• 千瓦功率（带操作机械）
• 工作时间（按小时计算工资的工作）
• 体积（磅或千克）

输出

产出是基于投入量而生产的物品/商品或提供的服务的数量。

例如，设计师花费三个小时为公司徽标制作五份草稿。

通过公式，它归结为：

5 份草稿/3 小时工作 = 1.6 份草稿/小时

或者，您可以根据企业在给定时间范围内每小时的收入来计算生产力：

价值 120,500 美元的商品/1,730 小时 = 每小时 69.65 美元（70 美元）

或者每个员工对产出的贡献有多少。 您将使用相同的收入，只需将它们除以员工人数：

价值 120,500 美元的商品/45 名员工 = 每位员工 2,677 美元

虽然公式本身很简单，但当我们将其应用于现代工作场所时，它需要一些扩展。 这就是为什么。

水变得浑浊的地方

衡量生产力从来没有像使用输出/输入模型那么简单。

19 世纪的机械工程师弗雷德里克·温斯洛·泰勒 (Frederick Winslow Taylor) 自从他自己是一名体力劳动者时就开始分析生产力。

他将生产力视为一个人技能的进步。 例如，船上的渔夫用网捕鱼。 首先，泰勒会观察和分析过程的每一步，并找出那些可以被淘汰的。 所谓的“浪费时间”。 去掉那些不必要的步骤，只留下必要的步骤，有助于渔民更轻松、更高效。

其次，他会争辩说我们可以找到一种方法来重新设计他的工具——修好船，或者找到更好的，买一张更坚固的网，等等。当然，渔夫会更有效率。 正如 Peter F. Drucker 在他的论文中解释的那样，从历史上看，我们已经看到这种方法工作了数百年。 消除不必要的步骤并改进工人的工具确实可以提高生产力。 甚至现在还在继续：只需比较 1995 年和 2020 年的个人电脑——以及今天的个人电脑可以为普通工人做什么。

但是，如果我们尝试将相同的方法应用于人力资源工作者，会发生什么？

重新设计、改进的工具是否能带来更好的输出？

他们是否能够接触到办公室中的更多人？

这就引出了一个问题——人力资源的生产力是根据他们一天与多少员工交谈来计算的，还是他们在解决问题方面的帮助程度？ 我们测量什么？

要准确衡量和提高生产力，您首先需要辨别您的公司是从事手工工作还是知识工作。

体力劳动VS知识劳动

手工工作主要侧重于数量，同时旨在达到最低质量要求。 它主要出现在工厂、工厂、装配线……任何类型的大规模生产中。 为工人提供工具和专有技术，使用他们已经知道的技能。 一旦他们离开公司，他们获得的相同资源就会被抛在后面。

知识工作同样注重数量和质量。 一些例子包括教育（学生的数量不如他们传递的知识重要）、健康（医生、护士、实验室技术人员）等等。 在为他们提供工作工具的同时，知识工作者负责他们自己的学习、技能分享、创新，并被赋予更多的自主权。 当他们离开一家公司时，他们获得的知识也随之而来。

而且由于纯手工工作可以用上述简单的公式来衡量，因此知识工作包含更多需要解决的因素。 为了使这篇文章保持合理的简短，我们将只研究知识工作。

那么，衡量员工生产力的好指标是什么？

如何衡量生产力

正如我们所提到的，知识工作的核心体现在一个问题上：

“什么任务？”

对于项目经理来说，每天的任务可能都不一样。 有一天，他们大部分时间都在回复电子邮件、联系客户和参加办公室会议。 第二天，他们可能会分析项目进度、更改截止日期、与部门领导讨论进一步的步骤等等。

对于店员来说，任务似乎是已知的——销售产品。 但是，他们还必须上架，在轮班结束时收集钱，做有关补货的文书工作，接收货物，清理......

因此，为了准确衡量生产力，德鲁克声称首先要问以下问题：

• 你的任务是什么？
• 你的任务应该是什么？
• 哪些挫折使您的任务更加困难？
• 应该取消哪些步骤？

只有当员工反思这些问题时，他们才能开始摆脱阻碍生产力的不必要步骤。 这些答案将帮助他们找到解决某些问题的方法，帮助提高生产力。

一、劳动生产率法

部分劳动生产率

这种方法使用我们上面提到的最简单的生产力公式——投入与投入的比率。

它计算并显示单个输入的比率，例如，设计一个标志需要多少小时。 工时是最常见的投入，因为它是经济和员工生产力的关键方面。 其他输入是：

• 人力/劳动力
• 能源成本
• 使用的材料
• 资本/金融

企业有时更喜欢部分劳动生产率方法，因为它独立于集体计算一个输入，数据易于解释、改进和与其他行业进行比较。 因此，我们的设计团队负责人可以将他们设计师的三小时输出与其他同等水平的设计师进行比较。

但是，与此同时，它并没有在整个性能的背景下显示生产力，这可能会产生误导性的结果。

多因素劳动生产率

这种生产力方法计算与劳动力和资本相关的产出，因为这两者通常被视为最重要的投入。

产出/（劳动力投入（工作小时数）+ 资本投入（投入的美元））= 多因素生产力

多因素生产力可帮助您在考虑更重要输入的情况下识别输出。 这也是在国家层面上计算生产率的方式。 但是，它仍然遗漏了其他输入，因此您永远无法准确了解公司的整体生产力。

总劳动生产率

最后，总劳动生产率将上述所有投入纳入公式：

总产出/所有投入（材料 + 工时 + 能源 + 资本 + 其他费用）= 全要素生产率

此方法中的总产出涉及产出的所有有形价值，而不仅仅是货币价值或物品/产品/服务的数量。 这包括：

1. 成品数量
2. 股息
3. 利息，和
4. 其他的收入

当公司需要查看其整体生产力时，这种方法非常有用，但事实证明它很难计算，而且也无法确定每个单独的输入对生产力的影响程度。 因此，需要收集更多数据以获得更精确的读数。

2. 工作时间法

在计算员工生产力时，工时似乎是最常见的输入单位。 现代工作场所要求工人承担不一定是其工作描述重点的任务。 还记得设计师的例子吗？

在他们的情况下，其他职责包括参加头脑风暴会议、站立会议、回复电子邮件、监控新招聘人员的进度等。他们不仅仅是研究和设计公司网站和插图。 他们爬得越高，责任就转移了。

因此，衡量工作时间似乎是最可靠的方法，因为员工也是按小时计酬的。

工作小时数方法具有三个子类别：生产小时数、每小时单位数和每单位小时数。

生产时间

仅通过生产时间来衡量生产力意味着您将只关注员工花在完成任务上的时间。 准确收集此信息的唯一方法是使用时间跟踪系统。

你介绍了一个全公司范围的时间跟踪软件，并让人们开始为每项重要任务计时。 某些产品，如 Clockify，让他们将每个任务标记为适当的类别（错误修复、Jira、会议、报告撰写等）。 您可以过滤这些标签以查看在特定任务上花费了多少时间，以及在那些对项目进度没有贡献的任务上花费了多少时间。

Clockify 中的标记系统显示哪些任务获得的时间最多或最少。

标记任务可以提供非常详细的生产力报告，只要它们被准确使用。 您可以在此处找到有关该主题的指南：

分类时间条目

每小时单位

同样，为了能够使用生产力公式，我们应该决定使用什么作为输入和输出。

例如，一家公司在四个月内产生了 130,00 美元的产品。 15名员工，每月22个工作日，每天8个工作小时。

产出为 130,000 美元。 输入是员工产生该收入所花费的累计小时数。 所以，我们需要先计算输入。 计算将如下所示：

我们定义的产出是 130,000，但要找出生产资本需要多少小时，我们需要将所有因素的值相乘。 结果是生产一个产品需要 10、560 个小时。

而要获得生产力值，我们需要将这两个值相除。 然后我们可以看到 22 名员工在 4 个月内每小时生产 12,3 个单位

这种计算通常被复杂的制造公司使用，如索尼、大众、西门子、博世等。

每小时单位

而要计算员工每小时生产多少单位，我们只需颠倒上述生产力公式即可。

如果他们每小时生产 12,3 个单位，那么我们必须将 60 分钟除以 12,3。

在知识经济中，如果您要计算例如每个销售员每小时拨打的销售电话的数量，或者在电话营销和客户服务中，这个公式是适用的。

它也适用于小型制造企业，以及对接、装载、食品加工等工作。

如何调整生产力公式

我们已经说过，知识经济需要考虑多种因素。 员工没有“只有那一项任务”。 大多数人的任务并不完全在他们的工作描述中，这将影响他们的工作效率。

那么如何在注意不同因素的同时准确计算它呢？

创建基线

为了能够分析结果，您首先需要创建一个基线——您将根据该基准点来衡量您的生产力结果。

这意味着将您可接受的预期成本（投入生产的资金、能源、人力、小时数）与实际结果进行比较。

在我们设计师的示例中，每小时 1.6 份草稿可能是他们经理的预期生产力水平——基线。 但是，如果基准是每小时 2 份草稿，那么经理可能会说设计师表现不佳。

以下是根据您自己的需要调整输出/输入公式的具体步骤：

第 1 步：确定您的输入

决定要评估生产力的哪个方面。 这决定了你的输入。

它可以是劳动时间、生产单位、生产时间、每小时成本等。

第 2 步：确定您的输出

输出是最终结果：最终产品。 它可以是营销项目、客户获取、一个月内的成功销售、收入等。

第 3 步：应用公式

在确定输入和输出的值后，只需在基本公式中使用它们，然后计算结果。

输出/输入 = 生产力

第 4 步：将其与基线进行比较

当您获得结果时，将它们与您确定的生产水平进行比较。 它可以是工作小时数，也可以是生产产品的一部分所花费的资源/金钱数量，等等。

根据您所包含的因素，计算可能会变得更加复杂，就像我们上面的示例一样。

3. 衡量除数字之外的生产力

虽然它本身不是生产力衡量标准，但通过目标分析生产力可能比单纯的数字有用得多。 尤其是在知识经济中。

由于影响一个人的生产力的因素很多，我们不能仅仅依靠数字。 因此，除了公式化方法之外，您还需要采用以下一种（或多种）方法：

通过时间管理衡量

衡量员工生产力的最广泛使用的方法是他们如何管理自己的时间。 他们是否在特定任务上花费更多或更少的时间，有多少时间花在琐碎的事情上，或者浪费了。 所进行的研究令人震惊，并揭示了很多关于我们习惯的信息。

像时间表这样简单的东西可以让您对整个团队以及每个员工对整体生产的贡献有一个很好的了解。

这是 Clockify 中个人和团队时间表的示例，以及基于时间跟踪指标生成的报告。

使用数字时间跟踪器，您可以将员工分配到一个项目，并让他们跟踪每个任务的时间。 他们甚至可以给它们贴上标签，这样您就可以轻松地了解他们在项目的哪个方面更有成效。 同样，您可以看到他们在哪里遇到障碍，并及时解决。

通过设定的目标进行衡量

同一行业中的两家公司可以同样富有成效和成功，但仍然采用截然不同的方法。

人们可以专注于开拓新领域，打造更好的产品，通过创新承担风险。 这让他们的客户保持参与，并等待看看接下来会发生什么。

另一个致力于改善现有的用户体验，完善他们的服务，让更广泛的受众更容易获得它。 Gleeds Construction Consultancy的 Moemen Ahmed 以宝马和丰田为例：

“两家公司都拥有悠久的成功传统，但它们都实施了完全不同的战略。

丰田以其“全面质量”战略而闻名，该战略倾向于专注于为最广泛的可见市场提供一种产品，该产品具有所有必需的功能，质量上乘，价格对大多数消费者来说是可行的。 丰田领导并开创了这种战略，尤其是在 1980 年代和 1990 年代，事实证明，它非常成功地向全世界的消费者兑现了承诺。

另一方面，宝马是一家致力于为消费者提供高科技和额外功能的公司。 宝马的战略重点是提供一流的产品，以相对较高的价格为消费者提供尊贵和奢华的体验。 宝马并没有瞄准整个汽车市场的很大一部分，相反，它只专注于一流的行业。 ”

研究表明，了解公司总体目标的员工效率更高。 他们感觉更有联系，并在公司结构中获得目标感和地位。 要通过设定目标来衡量生产力，您可以尝试：

• 设定里程碑，推动组织更接近目标
• 为每个部门设置更小的截止日期，可实现的时间块
• 观察员工的工作量管理
• 会见

最后，您可以使用生产时间计算来查看达到里程碑所需的时间。

但是，您可以在没有公式的情况下实现相同的目标——如果已经达到里程碑，那么您就走在了正确的轨道上。 但如果不是，您可以开始识别每个部门的问题，并想办法让它们重回正轨。

通过目标衡量

通过这种方法，您可以看到每个员工的产出如何为公司的更大规模运营做出贡献。

一种可靠的方法是使用性能评估。 它们是跟踪和观察员工整体工作表现的方法，范围从考勤跟踪到办公室间的关系和宜人性。 最终，它可以让您在更经验的层面上了解员工的生产力。

测量主要是描述性的，使用特定的目标，并依赖于定期的 1:1 评估（每 1、3 或 6 个月）。 我们已经编写了一个关于性能跟踪的档案，我们觉得在使用这种方法时会很有用。

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使用 360 度反馈进行测量

这种测量依赖于从特定员工的同事那里收集信息。 早在 1950 年代，埃索研究和工程公司就首次使用这种方法，此后经历了多次调整和变化。

然而，核心理念保持不变：一个人的生产力是由他们每天与之共事的人来评估的。 而不仅仅是来自他们自己的部门。

有些人担心这种方法可能不可靠。 一个人永远无法知道一个同事的客观程度，更重要的是，仅根据他们的工作表现来评估他们。 幸运的是，我们通过为 360 度反馈提供适当的培训，在解决这个问题方面取得了长足的进步。

最后，仅建议小型企业使用，因为他们的员工将有更多的协作和联系机会。

决定一个截止期至关重要，您可以在此评估该方法是否适合您。 此外，您将跟踪市场和客户需求的变化，因为无论行业如何，经济环境都会经常变化。

重新评估您的方法并每六个月到一年调整一次（如果需要，甚至更早），是跟踪生产力测量的好方法。 因为如果劳动力成本降低、目标客户发生变化或资源呈指数增长，它们都会在很大程度上影响工作的完成方式。

什么会影响公司内员工的生产力？

现在我们将看看公司内的一些部门（特别是 IT），以及影响其生产力水平的所有因素。

为了获得第一手经验，我们采访了 Clockify 的一些团队负责人，了解他们对衡量生产力的看法以及他们如何处理它。

客户支持

首先是我们自己的客户支持主管 Jovana Kandic，关于他们如何观察生产力以及衡量和分析的因素：

“通常，客户支持的生产力是通过解决的工单数量、首次解决时间、首次回复时间……而这仅与工单有关。 我们还会查看接受的聊天消息数量、未接或掉线百分比、平均响应时间等。

这是高度可衡量的，因为我们有很多指标，但也存在丢失所有数据核心点的风险。 ”

这是另一个有利于在可能的情况下采用更经验的方法来衡量生产力的观点。 过度依赖数字会伤害员工，尤其是在没有考虑外部因素的情况下。

人力资源

我们还询问了 Clockify 人力资源主管 Biljana Rakic 对这个话题的看法：

“我们确实关注量化值，例如我们在一个月内接触过多少员工进行咨询和评估。 但我们也会考虑整体满意度，以及一年内可以提供多少培训和课程。

此外，我们监控和衡量招聘过程——联系的候选人数量、回复率等。 我们还开始进行满意度调查，潜在候选人可以在其中评估与人力资源代表的体验。”

程序员

最后，我们的首席程序员 Ljubomir Simin 分享了他如何处理生产力指标的两分钱：

“嗯，一方面，你有可量化的指标——比如代码提交的数量，或 GitLab 上的操作，源代码控制活动（更改数量、评论等）。 这些数据是一种合成的，但提供了一个基线。

另一方面，有以结果为导向的指标——这个人是否在截止日期前完成，有多少错误等等。我个人更喜欢根据更大的截止日期来衡量生产力，当它们涉及我们想要实现的更多主要功能时。 较小的任务，例如您每天执行几项的任务，实际上影响很小。 但是，我们会在绩效评估期间以某种形式评估所有这些。”

为什么你应该衡量员工的生产力

现在，所有这些信息都引出了一个问题：计算员工生产力和分析所有数据真的值得吗？

衡量生产力的大规模好处

1. 更好地利用资源

如前所述，生产力是资源和技能被如何利用来产生产出的结果。 了解您的员工的工作方式、他们使用的软件以及他们与同事的沟通方式都可以让您了解您的资源在哪些方面未得到充分利用，或者您是否需要引入新的东西。

您将知道是否要获得新软件，是否提供额外的培训和课程，是否加班过多等。

2. 识别不必要的步骤

还记得渔夫的例子吗？ 生产力就是节省员工的精力，帮助他们专注于重要的任务。 他们不应该将其花费在可以消除或由他人执行的任务上。

没有负担的员工更有效率、更快乐，并且渴望更加努力地工作（但不是更多——所以不要利用这个机会增加他们的工作量！）。

3. 降低各个层面的成本

当您根据产出与投资资本的比率来计算生产力时，随着时间的推移，您可以看到在哪里进行预算更改。 也许某些流程花费了您超出必要的成本，如果没有您在一段时间内收集的生产力数据，您将不会意识到这一点。

时间、精力和人力的成本也是如此。

4. 让您适应市场

这就像掌握公司的脉搏。 当市场发生变化时，贵公司紧跟需求、竞争对手和趋势的战略也会发生变化。 员工可能会承受压力以及政策的增加或改变。

通过既定的方法跟踪他们的生产力可以在任何永久性损坏之前更早地发出问题的信号。

5、反映系统性能

当您了解员工的生产力水平时，它会及时显示您的系统运行状况如何。 实施更改将更容易，您将确切地知道何时、何地、如何进行，并且不会对公司造成损害。 没有时间损失，没有经济损失，也没有压力的过渡。

衡量生产力的个人好处

1. 减少浪费的时间

浪费时间的原因可能有很多。 然而，最大的因素之一似乎总是社交媒体、休息期间更长的停机时间、延迟完成任务等等。 衡量生产力可以揭示这些不活跃的地方，以及它们发生的频率。

虽然你可以对不经常发生的浪费时间视而不见，但过多的时间会导致严重的拖延，从而导致工作匆忙和由于即将到来的最后期限而产生压力。 大多数员工甚至不知道他们花了多少时间无意识地浏览！

当您跟踪他们的时间并分析报告时，您可以使用这些数据来解释这种看似短暂的分心是如何增加的。 无论他们是否意识到这一点，员工都会开始更加注意，您甚至可以一起设定目标以减少他们的浏览时间。

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2. 生产力提高

用于分析生产力的既定系统简化了人们的职业道德。 知道他们的工作得到了相应的评估和奖励，他们更有可能感到满足并有动力更加努力地工作。

工作中的更多满意度会导致公司的压力和人员流失更少。

3. 更熟练的员工

如前所述，生产力测量的结果可以及时指出工作流程中的差距并准确找出原因。 虽然其中许多可能是您无法控制的因素（家庭事务、金钱问题、心理或身体健康等），但您可以看到和控制的因素缺乏技能或方向。

您可以通过组织适当的培训、完善特定技能、提供阅读材料或导师来帮助弥合知识差距来解决这个问题。

4. 更有动力的员工

衡量生产力意味着您可以更频繁地评估您的员工。 这是一个提醒他们公司发展方向的机会，让他们知道自己在其中的角色。 因此，您正在帮助他们形成与公司目标一致的职业理想和目标。

它让他们感觉不像是机器上的一个齿轮，而更像是图片中不可或缺的一部分。

最后，生产力教练和The Productivity Zone Penny Zenker 的作者提出了一个案例，以确定您认为生产力的因素，以及了解这些因素如何制定或破坏生产力改进计划。 在这次采访中，她谈到了能源管理、为什么更短的期限会更好，以及生产力方法需要如何适应每个人。

综上所述

生产力测量是一个涵盖许多不同途径的主题。 通过这篇文章，我们想展示它有多少方面。 虽然公式和指标看起来很复杂，但核心理念仍然非常简单：生产力 = 输出/输入。

但是，我们可以从这里发表的研究、论文和专家推荐中得出结论，仅依赖数据会损害您的分析。 您需要某种形式的个人对个人的输入，以及来自其他员工的反馈，以形成一个人生产力的全面图景。

因为最终，生产力受到许多因素的影响。 您决定考虑哪些因素取决于您公司自己的理想和目标。 我们希望这篇文章对衡量生产力的一般（和一些更具体的）原则提供了一些有用的见解。 祝你好运！