有效管理工作场所的沟通方式
已发表: 2022-05-06
管理团队可能很困难。 您不仅需要跟踪所有团队成员的工作，还需要定期与他们沟通，以衡量他们的工作量、幸福感和其他需求。
但是，如果您的员工根本不像您的经理那样进行沟通怎么办？ 沟通不畅和沟通不畅都导致了工作场所的大多数问题。 鼓励你的经理关注他们团队的沟通方式，这样他们就可以成为更有效的主管。 了解每个团队成员的沟通方式开辟了新的沟通途径，以防止失误、紧张和错误。
这似乎是一项艰巨的任务，但有很多资源可以帮助您了解团队的沟通方式并适应它。
工作场所的不同沟通方式
对沟通的研究表明，有四种主要的沟通方式：
- 分析型
- 直觉的
- 功能性
- 个人的
这四种风格可能会发生冲突，但如果仔细处理它们，由这些不同风格组成的团队可以团结一致地工作。 最重要的是，不同的沟通渠道服务于不同的目的，这些也应该与沟通方式保持一致。 教你的领导团队这些风格如何相互作用，这样他们就可以让他们的团队表现得更好。
分析沟通
管理具有分析性沟通风格的人完全符合您的期望：这个人首先关心手头的事实。 分析型沟通者更喜欢讨论尽可能直接，用硬数字来支持任何理论或总结。
每个团队都需要一个能够采取分析方法解决问题的成员。 这有助于最大限度地减少情绪化决策，并专注于最终结果。 但这意味着团队成员可能不得不妥协他们的一些社交需求才能与分析人员合作——他们不适合闲聊。
与分析型沟通时，鼓励您的团队准备好数据，直至细节。 敦促他们保持主题，明确期望，并寻求数据驱动的观点。 确保他们遵循详细的议程，然后跟进会议记录、行动项目和期望。
直观的沟通
直观的沟通者关心数据，但他们知道数据并不是万能的。 如果你的团队中有一个直观的类型，你可能会依靠他们来获得大的登月想法。 他们看到了更大的图景，并准备深入研究工作。
每次与直觉敏锐的人交流都是一种独特的体验。 由于他们喜欢简短、直截了当的沟通，因此他们可能倾向于不注意较小的细节。 准备好将细微差别牢记在心，这样他们就不会被直观的类型所遗漏。
在管理一个直观的沟通者时，要为直率而快速的对话和多次跟进做好准备。 提供视觉辅助工具，将他们的注意力引向细节。 切入正题，倾听他们的伟大想法——允许开箱即用的推理——因为它们将被证明是无价的。
功能沟通
想想你最注重流程的员工。 他们可能是一个功能性的沟通者，他们采用整体方法来解决问题，然后一步一步地挖掘以确保没有遗漏任何细节。 由于对细节的关注，函数类型最擅长处理和实现。
功能通信类型从多个角度看待问题。 这意味着他们倾向于考虑想法以确保考虑到每个细节。 他们的疑问天性会导致他们“推后”或在一个大想法上扮演魔鬼的拥护者——也许是由直觉型提出的。 在这两种类型之间建立通信通道，以填补功能类型可能通过直观的通信器预期的细节空白。
管理功能类型需要强大的积极倾听技能。 这些类型想要确保你和他们一样关心细节——重申他们的谈话并与他们确认他们的计划是明确的。 鼓励他们提供反馈，并期望得到很多回报。 建立最后期限、期望和流程，以保持功能性思维的自在。
个人交流
个人沟通者可能是您团队中最善于交际的人。 个人类型进入会议准备讨论他们的周末，并在他们开始工作之前询问您的孩子对最新迪士尼电影的看法。 对他们来说，与团队的情感联系是他们成功的动力。
个人沟通者专注于建立关系——无论是在团队内部还是与客户之间。 它们通常是将您的团队凝聚在一起的粘合剂。 也许他们促进了直觉和功能沟通者之间的友好讨论，充当团队外交官。 但有时这可能会让团队成员觉得这太不正式了。 这些类型的沟通者在其他团队成员做出的决定背后也需要更多的解释，所以鼓励你的团队成员在提出新想法时也解释他们的思维过程。
在管理个人沟通的人时，请保持随意。 他们欣赏个人的、面对面的谈话，而不是觉得这一直都是生意。 您的谈话可以更加非正式，因为这些人喜欢步行会议或在咖啡店进行 1 对 1 交流。 因此，您应该在与任何重要细节或联系人会面后进行跟进。 很有可能，这名员工没有做详细的笔记。
确定团队的个性
那么，您如何解决这一切呢？ 通常，了解团队沟通方式的最佳方式就是询问！
一些直截了当的类型——比如个人或分析型沟通者——从一开始就让他们的个性和沟通方式为人所知。 其他人不太清楚他们的沟通倾向，作为经理，他们可能不会立即表现出来。
有多种方法可以确定团队的沟通身份，但三种主要方法可以改变您管理团队的方式。
职场性格测试
性格测试并非一蹴而就——这就是为什么许多顶级商业领袖在他们的简历和 LinkedIn 个人资料中突出他们的 Myers-Briggs 类型的原因。 像 Myers-Briggs 或 DiSC 配置文件这样的测试可以释放出他们甚至没有意识到的队友工作方式的微妙之处。
CliftonStrengths 评估越来越受欢迎，因为它包含 177 个问题，这些问题确定了评估个人个性、优势和劣势以及沟通方法的模式。
团队建设活动
我们都厌倦了信任跌倒和“嗨，我的名字是安娜，我要带苹果去野餐！” 游戏。 但除了破冰游戏之外，您的团队还需要有机会非正式地合作，以便他们了解彼此的沟通方式。 将休闲的团队建设活动与您的团队结合起来，这样他们就可以学习如何更好地合作。 这可以是简单的虚拟团队会议、琐事或创意项目，如海报竞赛。 一旦你的团队知道如何很好地合作——尤其是在家工作时——全面的沟通就会变得更容易。
听你的团队
最好的反馈通常是直接的、面对面的。 因此，无论您的团队参加了多少次测试或培训研讨会，他们通常只是希望您对他们坦诚相待，反之亦然。 授权您的团队启动定期反馈循环，例如在每周 1:1 中提问。 鼓励他们谈论他们觉得自己有效沟通的时刻，或者说他们难以与他人沟通的时刻。 定期进行“脉冲”和反馈民意调查，您的团队可以在沟通中匿名表达他们的担忧。 当团队沟通方式不同时，这种反馈对于管理好团队至关重要。
远程管理个人通信方式
作为远程团队的经理，您如何获取所有这些信息并使其在数字领域发挥作用？ 幸运的是，有大量工具可以让团队和管理人员更轻松地进行远程工作。 将此作为您的经理实施或包含在您的入职流程中的政策。
消息传递
您的分析型员工喜欢简短而中肯的信息。 您的私人员工喜欢用早上好来问候您。 您的职能员工喜欢通过与您一起完成他们的待办事项列表来开始新的一天。 在 Flock 等消息传递工具中，他们可以在不中断彼此工作流程的情况下完成这一切。
Flock 可用于管理项目和人员，使其成为管理人员的便捷工具。 为您的团队管理的每个项目设置一个频道，以便他们可以跟踪个人计划并在那里进行头脑风暴。 为兴趣建立社交渠道，例如音乐和视频游戏。 也许您的分析团队成员不像您的个人团队成员那样喜欢闲聊，但他们可以谈论 PUBG 几个小时——我们在 Flock 团队的分析成员中看到了很多。 保持团队沟通是保持沟通和良好合作的第一要务。
项目管理
如果聊天对于分析型或直觉型的人来说太分散注意力，通过将您的任务集成到项目管理工具（如 Asana 或 Trello）中，让他们有机会单方面不间断地工作。 这些工具在沟通过程中具有指导意义，这意味着分析型 Allie 可以让私人 Polly 知道轮到她接手一个项目，而不会因谈话而陷入困境。 这一切都是为了让流程自然流动。
人力资源工具
作为经理，收集有关您的绩效的反馈以确保您的团队感到舒适和管理良好，这一点很重要。 在学习团队的沟通方式时，请积极努力使用内部人力资源工具来跟踪您的进度。 像 15Five 这样的 Pulse 工具可以让您的团队成员提供关于他们日常体验的即兴见解，并可以为您的下一次 1:1 或团队会议提供讨论主题。