通过可重复的流程让您的营销更有效率

已发表: 2017-06-06

我是那些完成很多工作的人之一。我喜欢列清单，而且我喜欢这样做。人们总是认为这是因为我喝了很多咖啡，这是真的。但这只是让我多产的部分原因。

我找到了一种提高效率的方法——完成很多工作——通过简化我一次又一次做的工作。花时间提前设置模板和可重复的流程实际上让我更快。这是我的秘诀。让我们深入幕后看看我是如何使用这些流程来节省时间的。

什么是可重复过程？

可重复的过程本质上是您一遍又一遍地做并需要类似结果的任何事情。当您定期撰写时事通讯、每天发布到您的 CMS 或每月提取数据时，您就是在重复工作要素。为什么不将流程正式化？当然，并非所有内容都可以一字不差地重复——但是当您的一般操作步骤每次都相同时，您就在朝着我所说的方向前进。

为什么你需要一个可重复的过程

您应该考虑可重复过程的自然原因是为了节省时间和金钱。这就是每个人——你自己、你的老板、你的客户——总是想听到的。是的，这需要一些设置时间，我会解释。但从长远来看，结果实际上可以节省您的时间。

我如何使用可重复流程

我曾经为我的客户团队创建一份时事通讯。它是一种内部通信工具，用于捕获当月的数据和可交付成果。

但是——说真的——我不想在这件事上花太多时间。我还有很多其他工作要做。幸运的是，我的客户同意了。 “每个月花在这上面的时间不要超过一个小时，”她建议道。她也希望我更明智地工作——毕竟，她是在为我的时间付出代价，并且更喜欢将时间用于高投资回报率的项目。

然而，通讯任务仍然必须完成。我们想与我们的团队分享我们的工作。

所以，我创建了一个模板。首先，我与客户就我们希望每个月包含什么类型的内容进行了头脑风暴。然后我确定了时事通讯的结构，包括内容桶。最后，我和设计师一起打磨了它。

最初的努力需要时间吗？绝对地。我可能在第一版上花了 10 个小时或更多时间。但从那时起，这确实是一项更容易的即插即用任务。

展望未来，我每个月都会在日历上设定时间来完成这项工作。我阻止了几个小时（嘘，不要告诉我的客户我花了两个小时，而不是一个）。然后我只是用那段专门的时间来提取数据、逐项列出胜利、编写、编辑和发布。完毕。

我学到了什么以及为什么这是一场胜利

事实证明，该模板和流程可以节省大量时间。我知道我必须完成什么，而且我确切地知道我必须在多长时间内完成那份时事通讯。我让自己的大脑免于无休止地思考和烦恼每个版本中包含的内容。我已经知道我在挖掘什么数据，我应该关注哪些胜利，时事通讯应该是什么样子，以及我必须用多少篇幅来报道我的故事。最重要的是，我知道我有时间来处理它。一旦我的日历上的提醒响起，提醒我该任务，我就可以开始工作，而不是为设计和内容桶而烦躁和大惊小怪。

我的队友和客户也注意到了工作前努力的回报。他们注意到时事通讯的一致外观和感觉。他们认为这项工作不是单一的发送——一封可以忽略的一次性电子邮件——而是一份真正的“时事通讯”。他们实际上很期待收到它——最终这个通讯成为了一种宝贵的内部营销工具。人们甚至询问如何向其提交内容。奖金！

那么，当这是一个关于可重复过程的博客时，为什么我要花这么多时间谈论时事通讯呢？因为，简而言之，简报模板是一个可重复的过程。这是我每个月都必须做的事情——它重复了一遍。

可重复过程的类型

指标是另一个可以节省时间的可重复过程。坦率地说，我在数据挖掘方面遇到了困难。我没有接受过 Excel 和数据库方面的培训——尽管我知道它们是我作为营销人员工作的重要组成部分。事实上，我是一个内容和文字第一的人。我以前的营销团队的许多成员也是如此，他们被聘为文字匠。到了证明这些话对我们有何影响的时候，好吧……有点灾难。我们肯定产生了结果的大杂烩。我们每个人都有不同的方式来显示数据并与我们的团队领导和客户分享。

幸运的是，我们团队中有一位数据库专家挺身而出提供帮助。（顺便说一句，这是成为团队一员最棒的事情之一。当你不在自己的核心能力范围内工作时，你可以承认，并在需要时寻求帮助。你可以委派。）首先，作为一个团队，我们准确地确定了我们每天、每周和每月都需要检查的数据。然后我们的数据库专家去镇上设置 Excel 查询——一种可重复的过程——帮助提取数据。我们所要做的就是点击 Excel 工作表中的“刷新数据”功能，然后——瞧——新数据出现了。这节省了大量时间和许多麻烦。

开具发票可能是一个可重复的过程，跟踪向公关公司提交的内容、核查您的内容的事实，甚至为团队会议制定议程也是如此。

跨各种营销渠道重用内容也可以成为可重复过程的竞争者。这与其说是一个过程，不如说是重复使用和回收你已经做过的事情——将其重新用于其他用途——是一种重复工作。它绝对可以为您节省时间和金钱。

使用可重复的流程进行内部培训

您是否经常培训新员工了解您办公室的运作方式，例如向他们展示如何构建网页或发布到您的 CMS？如果经常使用这些流程，为什么不记录它们并创建内部操作指南？这是一种可重复的过程，可以帮助您节省内部培训时间。

内部文档有助于在停机期间制定应急计划（或者如果您的团队突然缩减，留守人员不得不承担其他人过去所做的工作）。当然，当有人离开时，这些记录也会有所帮助——你会换上一张新面孔。

当您的流程被记录下来后，您就不必花费大量时间参加一次性培训课程和操作方法。相反，您可以共享流程文档，然后与员工坐在一起回答任何问题。

不要忘记测试您的流程

结束前的最后一件事。如果您决定创建模板或记录操作方法，请不要忘记进行测试。您最不想做的就是创建一个充满错误的流程文档，这些错误最终会给您和您的团队带来更多压力和工作。通过试用，一步一步地运行它，以确保您的指示清晰且过程合理。

你能做什么？

那么，您个人可以将什么变成可重复的过程？您可能至少有一项任务可以自动执行。也许这是您查询指标的方式。或者你激励你的团队为你的时事通讯贡献内容的方式。或者你设计甲板的方式。日历也可以是一个可重复的过程，就像我每年一月计划的传统一样。

我的要求是你花一些时间思考你一遍又一遍地做的任务——每天、每周、每月、每年。第一步是逐项列出这些。然后仔细看看。其中哪些可以成为流程的候选者？你能写一个快速的分步大纲来记录需要做什么，以便下次你回来时，你可以直接跳进去吗？也问问你的队友。有没有什么他们经常做但似乎很难做到的事情——或者甚至只是花很多时间的事情？这些琐事也是可重复过程文档的候选对象。

然后，一旦您设置了流程，执行起来就相对简单了——一遍又一遍地冲洗和重复，以获得最大效率。

Act-On 高度重视“实现价值的时间”。快速——快速启动和运行——是让我们与众不同的关键因素之一。同样，后口袋中的可重复流程可以让您更快地启动和运行您的待办事项列表。即使不喝加仑咖啡。

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