如何进行准确的工作时间估算

精确的时间估算可以帮助您计划和分析您的工作——因此，您可以正确地管理您的时间和差事。

但是，在完成项目的估计时间上犯错相对容易——主要是因为人们似乎不擅长猜测他们完成某事所需的时间。

这种错误计算很常见，并且可能发生在以下任何一种情况下：

• 乐观他们会更快完成，或者
• 给自己比他们真正需要的更多时间的冲动。

因此，最有可能发生以下两种情况：

• 您可能会估计更少的时间并最终匆忙完成项目——而不是花几个小时进行修改和必要的调整，或者
• 你可以估计更多的时间，提前完成，并在截止日期前把剩余的时间花在拖延上——而不是将这些额外的时间分配给不同的项目。

这篇博文将帮助您提高工作时间估算的精度，并为有用的时间估算计算器提供免费模板。

做出错误的时间估计的后果（以及如何避免它们）

糟糕的时间估计会打乱你的日程安排，甚至会推迟你实际的截止日期。

因此，延迟的项目交付可能会使您正在与之合作的客户远离成为经常性客户。

如果您违反预计的最后期限，一些客户甚至可能会将您的项目结果标记为失败。

所有这些都表明，设置精确的时间估算对于培育成功的企业至关重要。

因此，请始终牢记，所有项目都依赖于时间估算并影响参与其中的每个人的日程安排。

那么，您如何进行时间估算呢？

好吧，你为你的项目任务做出准确的时间估计，把所说的任务分解成更小的任务是至关重要的。

将任务分解为更小的任务的活动被称为追求“微生产力”。

微生产力包括以下过程：

• 确定主要任务，
• 将所述任务分割成子任务，
• 列出所有子任务，
• 估计完成每个子任务所需的时间，甚至
• 估计您可能分配给子任务之间的休息时间。

通过成功采用这项技能，您将学会正确的方法来使您的所有任务都易于管理和执行。

例如，“写一篇博文”不可能是一个单一的任务，因为它实际上需要几个不同的任务——例如：

• 进行研究，
• 寻找相关参考资料，
• 寻找相关的关键字来改善您的内容，
• 撰写有条理的提纲，
• 写实际内容，
• 校对、拼写和语法检查，
• 撰写有效的标题，
• 编写元描述，
• 创建视觉效果，以及
• 将帖子上传到 WordPress。

在上面的示例中，追求微生产力意味着将一项主要任务分解为 10 个较小的任务，并进一步为每个任务分配一个单独的时间段。

这种方法的心理影响将：

• 帮助我们更加以目标为导向，
• 提升我们积极的自我形象，
• 减少拖延的时间，最终
• 帮助我们做出更好的时间估算。

进行精确工作估算的 7 个终极技巧

为了帮助您成为时间估算专家，我们编制了最重要的高效估算公式、提示和技巧。

让我们深入了解实用技巧，并更详细地解释进行精确工作估算的过程。

提示＃1：列出您需要完成的任务

如果不知道到达那里需要做什么，您就无法走多远。

因此，在进行时间估算之前，请确保您定义了在一段时间内需要完成的任务列表。

最佳做法是制作一份简单明了的待办事项清单，列出当天的差事和任务。

☐ 致电 Henry B.

☐ 与营销团队会面

☐ 撰写项目建议书

☐ 向 Elinor 发送有关贝基派对的电子邮件

☐ 与客户一起参加商务早午餐

☐ 会见 Luke S.

☐ 填写时间表

一旦您以这种方式安排了您的差事和任务，就可以更轻松地估算完成它们所需的时间。

您将能够为每项任务分配一定的时间——因此，您不太可能超出这些时间范围。

这就是为什么在默认情况下设定明确的目标是最重要的——也是为什么个人计时将帮助您掌握最新动态的原因。

因此，让我们提供一个此类估计的示例，以及当天的总数。

• 致电 Henry B. — 10 分钟
• 与营销团队会面——25 分钟
• 撰写项目建议书——4.5 小时
• 通过电子邮件向 Elinor 发送关于 Becky 派对的信息——10 分钟
• 与客户一起参加商务早午餐——1.5 小时
• 与 Luke S. 会面 — 25 分钟
• 填写时间表 - 5 分钟

最后，您可以通过将这些预计小时数相加（例如 7 小时 15 分钟）轻松计算出您一天的预计总时间。

提示＃2：为您的优先事项投入额外的时间估算

正确估计时间的另一个重要方面是您的优先事项。

根据经验法则，您应该始终将大部分时间分配给优先的差事和任务。

而且，为了做到这一点并最大限度地减少时间浪费，您必须付出额外的努力来定义优先任务和杂项任务的时间估计。

因此，您的优先事项是您最重要和最紧迫的任务——这些任务是您需要完成的精确截止日期，或者对您当天要完成的目标至关重要的任务。

例如，您必须为明天写一份约 1,000 字的项目建议书——您估计此任务所需时间的能力可能会影响您是否能够完成它。

您需要做的第一件事是为您的提案制定大纲，并定义子标题。 它们可以作为单独的任务，然后您应该为这些任务设置单独的时间估计- 通过以下方式：

• 估计你将为每个副标题写的字数：
  • （例如“概述：100-150 字”、“目标：200-300 字”等）
• 根据字数估算编写和编辑每个副标题所需的时间：
  • （例如“ 100-150 字 - 30 分钟”、“ 200-300 字 - 1 小时”等）

一旦你完成了副标题的估计时间，把这些数字加起来——这是你为优先任务估计的总时间。

具体来说，为了获得最佳结果，您应该计算出您的生理黄金时间——即一天中您最有可能高效、专注和有动力完成任务的时间。 这是您最有可能更快完成任务的时间——因此请为您的优先任务保留这些时间段。

另外要注意的是，如果您将最长的时间分配给您的优先任务 - 您实际上是在向自己发出信号，您应该将所有精力集中在这项任务上。

提示 #3：使用时间估计公式

在寻找定义完成项目所需天数的公式方法时，您无需进一步了解基于项目评估和审查技术（也称为 PERT）的时间估算公式.

那么，PERT 中的时间估计有哪些类型呢？

PERT 是一种计算项目时间的方法——它涉及一个时间估算公式，该公式考虑了您的：

• 乐观时间估计 (A)
• 最可能的时间估计 (B)
• 悲观时间估计 (C)

让我们看一个例子，以更好地理解 PERT 的工作原理。

乐观时间估计 (A)

这是您认为完成某类项目所需的最短时间——它也被称为最佳情况估计，它意味着整个项目一帆风顺。

简而言之，乐观的时间估计适用于一切顺利的情况：

• 您团队中的每个人都按时完成工作，
• 无需修改，
• 预算没有问题，并且
• 材料和设备没有问题。

例如，过去的经验告诉你，团队中某类项目的乐观时间估计是 225 天，这意味着A = 225 。

最可能的时间估计（B）

这是您认为完成某类项目所需的实际时间。

它也被称为最可能的估计，它意味着整个项目的平均航程。

当您的项目进展方式的一切都是平均水平时，最有可能的时间估计适用：

• 一切都按计划进行，
• 大多数人按时完成任务，并且
• 需要修改的平均数量。

例如，过去的经验告诉您，您团队中某类项目的最可能时间估计是 360 天，这意味着B = 360 。

悲观时间估计 (C)

这是您认为完成某类项目所需的最长时间。

它也被称为最坏情况估计，它意味着整个项目中到处都是冰山。

当您在最终完成项目之前遇到几个问题时，适用悲观时间估计：

• 您的大多数团队成员都在截止日期之前完成了问题，
• 在提交项目进行最终审核之前需要进行大量修改，
• 您的材料和设备存在重大问题，以及
• 您的预算存在重大问题。

例如，过去的经验告诉您，您团队中某类项目的悲观时间估计是 375 天，这意味着C = 375 。

实际计算——时间估计公式

时间估计公式考虑到所有这些类型的估计都是同样可能的，公式本身（E）如下：

E = (A+4B+C)/6

如果我们采用列出的乐观 (A = 225)、最有可能 (B = 360) 和悲观时间估计 (C = 375)，那么这些数字是如何叠加的：

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

因此，您最有可能在 340 天内完成上述项目。

但是，随着复杂情况的发生，您需要扩大计算范围和时间范围——这就是标准偏差的作用所在。

公式如下：

标准差 = (CA)/6

标准差公式仅考虑乐观和悲观的时间估计，并告诉您总时间估计的准确程度：

标准差 = (375-225)/6

标准差 = (150)/6

标准差 = 25

如果标准差是 25 天，这意味着该项目可能比时间估算公式告诉您的时间多 25 天，少 25 天。 因此，最终，此类项目可能需要315 到 365 天之间的任何时间。

提示 #4：使用项目持续时间计算器

项目持续时间计算器基于前面谈到的：

• 时间估计，和
• 标准偏差公式。

您仍将获得完成项目所需的大致估计天数 - 但是，您会更快地获得它，因为计算将自动处理。

下面介绍了如何在 Excel 中创建一个简单的项目工期计算器，方法是：

• 时间估计公式 (E = (A+4B+C)/6)，以及
• 标准偏差公式 (SD = (CA)/6)。

对于“时间估计公式”单元格，写：=ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

对于“标准偏差”单元格，写：=ROUNDUP((C6-C4)/6)

对于“最短估计项目持续时间”单元格，写入：=ROUNDUP(C8-C9)

对于“最长的预计项目持续时间”单元格，写入：=ROUNDUP(C8+C9)

现在，您需要将数据输入到以下单元格中：

• 乐观的时间估计，
• 最可能的时间估计，和
• 悲观时间估计。

完成此操作后，数据将指出您的估计时间和标准偏差。

此外，将自动计算最短和最长的估计持续时间。

免费下载您的项目工期计算器

使用 ROUNDUP 函数是可选的 — 但强烈建议您将估计的天数四舍五入为整数。

要将相同的公式用于其他项目，只需在包含公式的单元格边缘按住并拖动光标，如下所示。

所以，如果你输入“145”、“234”、“345”，你会得到你估计完成项目的时间是 238 天，标准差是 34 天——这意味着你可能需要204 到272天完成此类项目。

提示＃5：跟踪你的时间

项目工期计算器告诉您完成一个项目可能需要多少天，这对于向客户提供粗略估计很有用。

但是，您还需要一个更精确的估计，详细计划和分析您的工作，以及创建一个功能计划以在处理上述项目时遵循——这就是时间跟踪器变得至关重要的地方。

时间跟踪器使估计时间成为一门精确的科学。 它告诉您您在以前的项目上总共花费了多少时间（以小时、分钟和秒为单位），并且它可以让您确定花费您大部分时间的任务。

它还告诉您大部分时间都花在什么类型的工作上——例如，“前端”或“后端”任务。

为什么时间跟踪对项目管理很重要？

好吧，对于初学者来说，通过保留时间跟踪记录，您将能够对特定类型的项目进行时间估算，这实际上是基于您完全可验证的过去经验。

要收集您的时间跟踪数据，您可以在每次开始处理任务时轻松启动计时器，并将其与正确的项目相关联。

完成此任务后，停止计时器。 通过这样做，您将把这段时间添加到该项目的总时间中。

此过程还有一个替代方法 - 您可以在完成特定任务后在时间表中手动输入时间。

到项目结束时，您将获得现在花费在该项目上的确切时间，并且将来可能会花费在相同类型的项目上——因此，您将能够对你的客户。

此外，您将能够区分您的计费和非计费时间，并了解您在项目上赚了多少钱，从而帮助您在未来改进项目成本管理。

如何跟踪时间以定义时间估计：示例 #1

您甚至可以将数小时转换为数天，并查看您的项目持续时间计算器的准确度。

举个例子——你在一个项目上花费了 283 小时 39 分钟。

好吧，这很容易转化为您每天在这个项目上工作 8 小时的 35.5 天。

但是，这并不是在时间跟踪器中管理和定义时间估计的唯一方法。

如何跟踪时间以定义时间估计：示例 #2

Clockify 还提供了一个估算系统，您可以在其中定义任务和整个项目的估算，然后将您的实时跟踪结果与这些估算进行比较。

因此，一旦您开始跟踪时间，您就可以在工作时将您的实时进度与您的估计进行比较。

您还可以随时查看已完成工作的百分比与您的估计值相比。

这样，您不仅可以看到您最初的时间估计值已经关闭，而且您还可以看到多少。

因此，您将提高估算和设置正确项目时间表的技能，同时您将避免不切实际的截止日期带来的压力。

提示#6：计算你会浪费的时间

在为项目进行时间估算时，很容易忽略你必然会浪费的时间——所以，不要忘记考虑以下几点：

• 中断，
• 分心，和
• 无所事事的拖延症。

首先，列出您每天工作中可能“浪费时间”的活动。

然后，给他们分配一个时间估计：

• 每 2 小时外出抽支烟——25 分钟
• 去附近的面包店买烤饼作为下午点心——15分钟
• 每 3 小时准备一杯咖啡——15 分钟
• 与同事聊天——45 分钟

您甚至可以将花在会议和整理电子邮件收件箱的时间添加到浪费的时间中——毕竟，这些活动无助于完成项目，只会让您远离真正的优先事项：

• 会议 — 1 小时 20 分钟
• 收件箱管理 - 1 小时

您可以在头脑中为这些活动做出时间估计，或者您可以每周进行一次实验并跟踪您每天完成这些活动所需的确切时间。

跟踪浪费的时间以进行精确的时间估算

例如，如果您跟踪每日会议的以下结果：

• 周一 40 分钟
• 周二 45 分钟
• 周三 30 分钟
• 周四 45 分钟
• 周五 40 分钟

然后，您可以将 40 分钟作为您未来估计的平均会议时间：

(40+45+30+45+40)/5=40

跟踪浪费的时间以估计您在项目上花费了多少

最后，要获得每天浪费的总时间，只需将数字相加——假设所有列出的浪费时间，从茶歇到会议，加起来是 4 小时。

所以，如果你每天工作 8 小时，浪费了 4 小时，那么你基本上只花了大约 4 小时专注于项目。

正确计算一天中浪费的时间总量将提高您进行工作估算的准确性。 此步骤将帮助您轻松管理时间。

毕竟，如果你意识到你实际上只有一半的时间你认为你必须完成你的任务，你更有可能设定不同的和更现实的截止日期。 或者更好的是，您将尝试减少浪费时间，从而提高您的生产力水平。

提示#7：安排额外的时间，以防万一

您从时间跟踪器中获得的数据显示了您之前在类似项目上花费的确切时间，以及您下次可能在该项目上花费的时间。

因此，在十分之九的情况下，如果您在一个项目上花费了 71 天（或 283 小时 39 分钟小时，每天 4 小时），那么下次您可能会在该项目上花费几乎相似的时间。

但是，以防万一，为这个项目分配一些额外的时间，以解决 10% 的此类项目通常带来的意外问题和缺点。

你可能知道这句话：“比抱歉更安全。”

你永远不知道这个百分比什么时候会增加，什么时候你需要额外的几天和几个小时来完成项目以使你的客户完全满意。

结论：精确的工作估算很重要（随着时间的推移，你会得到更好的结果）

最后，做出精确的时间估计并不难。

你只需要：

• 将您的工作解析为日常任务，并对这些单独的任务进行估算，
• 将额外的精力投入到正确估计优先任务的时间上，
• 努力跟踪您在项目和任务上花费的时间，
• 考虑到你每天浪费的时间，以及
• 考虑完成项目可能需要的额外时间。

如需额外的天赋，您可以使用 PERT 的时间估算公式并依靠一个简单的项目工期计算器来计算您的每日估算。

遵循这些提示后，您将使您的时间估算准确无误，并更轻松地规划您的日程安排。 项目管理就是依赖关系，这些技巧将帮助您更深入地了解您的工作流程，这将反映在您即将进行的项目中。 所有这一切都将确保您的客户将您视为可靠的专业人士，他们信守诺言。

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