如何以及为什么要跟踪日常活动和习惯

已发表: 2022-05-07

我没有时间。我们几乎每天都会从同事、家人和朋友那里听到这句话。但是，在大多数情况下，人们并不清楚他们实际上是如何度过工作时间和休闲时间的。

现在，成为时代大师的关键非常简单。您需要跟踪您的日常活动，以便更好地掌握日常任务和习惯。因此，您将知道需要调整哪些操作才能获得额外的时间。

在这篇博文中，我们将讨论：

跟踪活动的好处，
跟踪您的日常任务的两种方法，以及
如何跟踪习惯。

跟踪活动的好处

如果您经常觉得自己没有足够的时间来完成所有日常任务，请考虑跟踪您在工作时间所做的事情。我们编制了一份跟踪活动的主要好处清单：

你会控制你的时间，
你会更加现实和有条理，
你会做出更好的时间估计，
你会更有责任感和生产力，并且
您将学习如何处理单任务而不是多任务。

让我们更详细地探索每个好处。

你会控制你的时间

Laura Vanderkam 是多本时间管理和生产力书籍的作者。在 TEDWomen 2016 的演讲中，她谈到了我们对时间的看法。 Vanderkam 想证明您可以控制自己的时间并按照自己的意愿度过。

因此，她做了一项涉及忙碌女性的调查。参与者必须跟踪他们一周的活动，包括他们的工作时间和休闲时间。

在查看数据时，范德卡姆注意到其中一名参与者有家庭紧急情况。该参与者记录了她在解决此问题上花费的每一个小时，总共是七个小时（在一周内）。

现在，尽管这是紧急情况，但这种情况向我们表明，一天或一周总有足够的时间。此外，这项研究证明你可以为你想做的每一件事腾出时间，但你可能没有意识到这一点。

你如何控制你的时间？

首先写下您全天进行的所有活动。您可能会意识到，您可能会花费太多时间进行特定活动，例如每天看两个小时的电视。或滚动浏览您的社交媒体帐户。同时，您认为自己没有足够的时间与朋友喝咖啡或看电影。
下一步是重新考虑你的日程安排。尽量限制你花在一些不那么重要的活动上的时间，这样你就可以有额外的时间和朋友一起喝咖啡。

通过记录您的日常活动日记，您将更好地管理您的时间。因此，你会做你喜欢做的事。

Vanderkam 在演讲中提到的另一个有趣的点是时间是高度弹性的。

“我们不能腾出更多时间，但时间会延长，以适应我们选择投入的时间，”她补充道。

我们将选择放入其中的内容取决于我们，这些是优先事项。

此外，Vanderkam 建议在周五下午列出优先事项清单。此列表应包含您为下周计划的活动，分为三类：

职业，
关系，和
自己。

确保为每个类别添加 2-3 个优先级。

你会更加现实和有条理

克里斯·贝利在他的《生产力项目》一书中说，对你能完成多少工作保持现实是至关重要的。

“如果不了解你目前如何度过你的时间，就很难反思你的行为方式是否与你的价值观和最具影响力的任务相匹配。保留时间日志是找到起点和基本水平的好方法。”

如您所见，跟踪您的时间和任务将帮助您了解您的基线是什么。因此，您将能够为未来制定合理的目标和计划。例如，如果您注意到周三和周四有一些时间间隔，请利用这些时间为下一个项目集思广益。

除此之外，拥有关于每项任务需要多少时间的准确数据意味着能够更好地组织工作日。您可以采取的另一个实际步骤是在前一天晚上为明天创建任务列表。请记住为每个人写下时间范围。

此外，一旦你开始记录一天中的每一项小活动，你也会看到你是如何度过空闲时间的。所以，前面提到的两小时电视可以换成其他动作，比如骑一个小时的自行车，然后在接下来的一个小时里洗澡。

你会做出更好的时间估计

让我们面对现实吧，你不能总是预测买杂货、送孩子上学或完成一项重要的工作需要多长时间。事实上，许多研究表明，我们通常会低估完成一项差事所需的时间。

根据探索“计划谬误”的研究，不到一半的参与者能够在他们预测的时间完成他们的活动。结果还表明，当人们对他们的活动进行预测时，他们会关注过去的具体案例及其细节。但是，人们应该看到更大的图景——详细回顾所有早期案例。这样，他们就会记住他们在早期案件中遇到的问题；因此，他们会做出更现实的预测。

例如，上周五，您有幸在不到一个小时的时间内完成了杂货店购物并开车回家。但是，通常，由于交通拥堵，您需要将近两个小时的时间来完成这项工作。因此，您应该在此活动上投入更多时间，大约在一个半小时到两个小时之间。

通常，要进行精确的时间估计，您必须跟踪您的活动。这意味着写下每一天的差事。然后，几周后，您将能够对您的日常琐事做出更准确的预测。

你会更有责任感和生产力

有些日子你会比其他人更有效率。如您所知，当您无法将注意力集中在工作上时，您可能会转向社交媒体或开始阅读最新消息。或者，当您必须为重要的考试而学习时，您反而会疯狂观看自己喜欢的系列节目。这就是我们所说的浪费时间。

但是，当你的整个星期都没有效率时会发生什么？您可能无法实现每周目标。

以下是我们的建议：跟踪您浪费的时间，就像您记录您完成的活动一样。这样，当您看到诸如“浏览网页”或“观看系列”之类的条目时，这将是您的警钟。然后，明天，你将尽最大努力不要重复这些行为，这将带来更好的表现和增强的动力。

此外，跟踪您的活动也可以帮助您提高工作效率。 Pamela Ayuso 是一位房地产企业家和开发商，她撰写了一篇关于业务增长的博客。她认为，既然我们每天都有相同的 24 小时，我们最好的选择是以最有成效的方式使用它。

“通过跟踪日常活动，我们能够确定哪些任务占用了我们大部分时间。有了手头的数据，我们就可以进行必要的更改，以便我们以最好的方式度过我们的时间。”

因此，如果您想专注于您的任务并提高工作效率，请记住记录您全天的活动。

您将学习如何处理单任务而不是多任务

“多任务处理源于分心本身。 ”——马里林·沃斯·萨凡特

虽然这并不是真正的分心，但多任务处理是一种错觉。麻省理工学院神经科学教授厄尔·米勒认为，我们的大脑可以极快地将注意力从一件事转移到另一件事。但是，大脑不能同时关注这两件事。

所以，你可能认为你可以同时做饭和洗碗。但是，您可能会忘记添加重要的香料或不小心打碎玻璃杯。

当涉及到时间跟踪和记录您的活动时，您将希望获得有关您所做工作的清晰准确的信息。这意味着分别执行每项差事，以便您可以正确记录它们。因此，您将提高单任务处理技能并避免多任务处理。而且，当你只关注一项活动时，你的效果会更好，更不用说更美味了。

你如何跟踪你的日常任务？

现在您已经了解了跟踪日常活动的主要优势，让我们探索两种记录任务的方法：

笔和纸的方法，以及
使用 Clockify 跟踪您的活动。

纸笔法

由 Neville Medhora 创建，如果您更喜欢使用传统的书写工具，例如笔和纸，这种方法是一个理想的解决方案。

因此，在工作日开始时，拿一张纸开始写以下内容：

日期：将日期放在列表的顶部。 这个小细节对以后的参考很重要。
当天的所有任务：一定要包括当天最重要的任务，并且要切合实际。 如果您认为自己有能力完成六项复杂的作业，请只写下这些。如果需要，您可以添加计划在下班后进行的与工作无关的活动。将这些放在列表的底部。
会议时间：如果您通常全天有几次会议，这是非常有用的信息。 只需将它们添加到论文的右侧，作为提醒。
跟踪时间：密切关注您开始处理任务的时间以及完成后的时间。 然后，在纸张右侧的会议提醒下方写下该活动的时间范围。对所有其他任务执行相同操作。写下这些时间块会让你更好地了解你是如何度过你的工作时间的，哪些任务需要更多的时间，你会看到你那天的工作效率如何。
每日总结：在你的工作日结束时，写下你一天的总结——你的每日成就。

以下是 Medhora 建议的其他几个实用技巧：

️前一天晚上写下你的待办事项清单。 因此，当您早上开始工作日时，您只需要按照列表进行操作即可。

️将您的任务分解成更小、更易于管理的块。 因此，您将有几项任务要完成，而不是一项更大的任务。此外，每当您划掉刚刚完成的任务时，您都会感到满足。

️当您想拖延时可以使用一个简单的技巧 -使用另一张纸，顶部有一块胶带。 然后，把那张纸贴在你的清单上并调整它，这样你就只能看到你的第一个任务。即使您此时不想工作，但同时只看到一项任务意味着您不会被列表中的其他人打扰。

要了解有关此简单技术的更多详细信息，请查看解释此方法的视频。

使用 Clockify 跟踪活动

或者，如果您更喜欢使用软件来跟踪您的日常活动，请尝试将 Clockify 作为您自己的活动日志应用程序。

以下是使用此工具记录作业的方法：

创建一个 Clockify 帐户。
下载时间跟踪器。 确保您可以在手机、计算机或浏览器扩展程序上使用 Clockify。
跟踪您的活动。 您可以通过以下方式做到这一点：
使用计时器：在您开始进行一项活动时启动您的计时器，并在您完成时停止它。请记住写下您的活动的描述。

通过编写您的活动描述并添加时间来手动输入您的活动。

假设这些是您上班前的早晨活动：

你今天早上 8 点到 9 点去跑步。
然后，你洗了个澡，吃了早餐，一共30分钟。
由于您的工作时间是从上午 10 点到下午 6 点，因此接下来的 30 分钟都在通勤上班。

正如您在下面看到的，这就是您的条目的样子。

一旦你跟踪了你在一天中所做的一切，你就会得到一个这样的列表。

因此，如果需要，您将能够更改特定活动的持续时间。

除此之外，Clockify 还有其他实用功能。

️对您的条目进行分类。 您可以为每个条目添加项目名称或标签。在我们的示例中，项目名称是 Leisure time 和 Project A。

️分析活动。 在仪表板部分，您可以查看所有活动并按项目或计费状态过滤它们。此外，在右上角，您可以看到您在每项活动上花费了多少时间。

你如何跟踪你的习惯？

除了一般的任务和活动外，您还可以跟踪自己的习惯。养成习惯涉及遵循特定的例行程序或行为，但有时，您需要分析自己的进步。通过这样做，您将知道该例程是否给出了预期的结果以及您是否必须修改某些操作。

例如，假设您一直在学习芬兰语。已经六个月了，你没有缺课。但是，出于某种原因，您对目前的芬兰语知识并不满意。此反馈告诉您必须更改某些内容。也许你需要更加勤奋地做功课或者提高你的谈话技巧。

这里有一个问题，当你为一个习惯建立一些基本规则时，你必须遵守它们。此外，您需要记录这些每日/每周的行动。当谈到我们的芬兰语示例时，您必须记下学习该语言的时间。

习惯追踪器及其工作原理

分析习惯最实用的方法之一是使用习惯跟踪器。在他的《原子习惯》一书中，James Clear 解释了这种方法的主要目的。

“习惯追踪器是衡量你是否养成习惯的简单方法。”

以下是使用习惯追踪器的方法：

拿一个带日历的笔记本或使用 Google 表格/Excel 。
然后，写下你所有的每月习惯。 例如，在 11 月，您的习惯可以是阅读、锻炼、学习芬兰语和做瑜伽。
每当您完成某个习惯时，请在该习惯旁边添加一个复选标记、一个 X 符号或任何其他符号。

您可以为每个习惯选择日期，例如：

周一、周三和周五——锻炼，
周二和周四——学习芬兰语，
周六和周日——瑜伽
每天——阅读。

这是在 11 月的第一周完成所有习惯的示例。

如您所见，您的每月习惯可以划分为每月每周的相同时间表。事实上，这种方法符合高生产力人士的作息和习惯。例如，Twitter 和 Square 的首席执行官杰克·多尔西（Jack Dorsey）在一周中的每一天都有不同的作息。所以，周一是管理他的公司，周二是专注于产品，等等。

如果你坚持这个标准，你将有一整个月的时间都被标记的盒子填满。这肯定会成为你的动力助推器。此外，在第一个月之后，您可以根据需要修改某些习惯的频率。例如，如果你喜欢做瑜伽并且它可以帮助你保持放松，你可以每周做 3 次而不是 2 次。

你可以衡量什么习惯？

在上述书中，Clear 推荐了两分钟规则。这意味着首先从小习惯开始。小习惯是你可以在两分钟或更短的时间内完成的所有动作。

例如，这些是您可以每天做的一些小习惯：

读一页你最喜欢的书。
早上冥想一分钟。
做一个俯卧撑或伸展一分钟。
在确定的时间起床并上床睡觉。
下午给植物浇水。

除此之外，您还可以衡量影响您健康的习惯，例如：

你每天喝多少咖啡。
你每天喝多少水。
你是否吃足够的蔬菜和水果。
有关您的营养的更多详细信息，您甚至可以跟踪您的蛋白质、碳水化合物和脂肪摄入量。

现在，那些你想避免或不经常做的活动呢？克利尔称他们为回避习惯。 一般来说，这些行为要么对您的健康、财务或生产力产生负面影响。这里有些例子：

消除酒精、咖啡因或糖的摄入量。
戒烟。
花更少的时间在屏幕前（工作时间之外）。
在网上购物上花更少的钱。

因此，正如您跟踪您想要建立的习惯一样，您也可以监控您想要避免的那些习惯。

如何习惯跟踪习惯？

即使记录你的习惯也是你需要养成的习惯。如果您从未跟踪过自己的日常生活，我们有一些简单的提示可以帮助您入门：

️完成习惯后立即填写习惯跟踪器。 通过这样做，您不会忘记记下您的日常成就。

️保持简单。 完成所需的习惯后，只需在框上标记该习惯的名称即可。您无需添加任何进一步的详细信息。另外，请将您的习惯追踪器放在手边，以便您可以轻松找到并填写它。

最后，如果你改掉了一个习惯，尽量不要在第二天重蹈覆辙。您可能有合理的理由跳过一次例程，但请确保第二天回到正轨。

结论

通过记录您的日常活动，您将获得对时间的控制，您将提高您的组织能力和生产力。此外，您将能够做出更准确的时间估算，并学习如何处理单任务而不是多任务。如果您不确定如何开始跟踪您的操作，请选择我们在本文中介绍的两种方法之一。

此外，我们建议您也记录您的习惯。养成习惯并不总是那么容易。但是，每当您完成日常习惯并将其写下来时，您就会对自己的成就感到满意。此外，习惯追踪器将帮助您保持日常生活的正常进行，这有时可能是一场真正的斗争。