如何以自由职业者的身份向客户证明您的发票是合理的

已发表: 2022-05-07

我们都知道客户沟通是我们是否再次与他们合作的最大决定因素之一。它可以建立信任，将您描绘成专业人士，并且您希望他们知道他们的项目是安全的，对吗？好吧，证明您的发票的合理性可以在客户与自由职业者关系的成功中发挥重要作用。它代表了成功的长期合作伙伴关系的基石——客户更有可能回来，推荐您的服务，留下积极的反馈，并毫无疑问地开始相信您的判断。

我为什么要证明我的发票是合理的？

我们在介绍中已经提到了这一点，此外，证明您的发票的合理性可以保护您免受通过提出不合理索赔而避免付款的客户的侵害。要么他们对这个价格的结果不满意，要么他们“不明白”为什么你会为修订收取更多费用，或者不同意你选择在特定任务上花费更长的时间。

如果您仍然不相信，以下是附在发票上的工作/项目报告如何使您的职业受益。

报告避免误解

客户种类繁多——有些人对您只需发送发票并远离他们的头发感到非常满意。其他人想要更多的细节，因为毕竟这是他们的钱，他们想知道它的去向。

结构良好的报告可以更轻松地向客户准确展示您收取的费用和原因。我们不能假设每个人都知道我们的工作需要什么。这就是为什么简单的解释有很长的路要走。

例如，如果您的报告显示了您为什么要花这么多时间进行研究，那么您就涵盖了几种可能的误解机会：

客户不会认为您是在欺骗他们；
你不会表现得像个拖延者或不熟练的人；
你会因为透明度而建立尊重；
如果客户稍后试图更改交易或费率，将会有书面记录。

也许那个特定的任务比客户说的要复杂一点，或者你有技术问题，或者只是想把工作做得最好，最终结果反映了这一点。不要害怕公开表达你以特定方式完成任务的原因，并坚持你的方法。

合理的发票有助于提高透明度

当客户看到您愿意自由讨论您的工作流程并向他们展示您的工作方式时，他们会更加确信您没有什么可隐瞒的。通常，过度保护自己的工作日程的人要么没有，要么一团糟，要么达不到客户的标准。

这只会导致不信任，并向客户表明您不愿意回答他们的潜在问题或接受建议或建议。如果您不希望您的发票被怀疑和审问，那就半途而废。表明你是一个值得信赖的专业人士。

报告有助于建立良好的声誉

正如我们所提到的，习惯于通过报告证明发票的合理性有助于您提高行业声誉。

满意的客户更有可能将您推荐给他们的商业伙伴、熟人等。良好的口碑往往比您所能做的所有网络更有价值。

如何证明您的发票是合理的

最好通过项目进度报告来证明发票的合理性。建立一份对您和客户都有利的可靠报告的步骤相当简单。但是，这需要一些准备和习惯的改变，比如填写时间表和跟踪几乎所有任务的时间。

如果这些对您来说不是问题，那么以下过程将变得轻而易举。看看你的报告和讨论应该包括的元素。

向客户介绍行业费率

首先，您的客户必须知道您所在行业和特定分支机构的平均每小时（或每个项目）费率。

您还可以向他们解释费率如何根据

只需确保您找到可靠的信息来源，并以全球数据为后盾。以下是我们研究和编制的 2021 年的一些自由职业和咨询费率。

跟踪您的时间

每份好报告的支柱都是它的时间表。

在这里，您可以安排、计算所有任务，并跟踪完成您正在处理的项目的各个方面需要多长时间。如果您不习惯这种做法，请考虑使用时间跟踪，并找出最适合您的时间跟踪方法。

现在，时间跟踪显然对于计算计费和非计费时间最有用。但我们不是来获取有关开票的说明。我们在这里看看时间跟踪如何帮助您证明它的合理性。例如，这是数字时间表的样子：

资料来源：Clockify.me

现在，让我们看一下其中一个条目，以及这种形式的时间跟踪如何帮助证明发票的合理性。

这是对 Clockify 中一个特定时间条目的详细介绍。除了显示您完成任务的时间和时间之外，您还可以选择尽可能详细地描述该过程。这非常适合准备您的报告。简单地写下任务是如何进行的，是否需要更长或更短的时间，以及原因。这样，当您必须生成报告时，您就可以为客户准备好所有必要的信息。

跟踪您的进度

数字时间跟踪器还可以跟踪您的项目进度。

当您开始一个项目时，您会估计项目的某些方面和任务本身将持续多长时间。 通过估算，您可以大致告诉您的客户需要多长时间才能完成所有工作。

在数字时间跟踪器中，您可以输入这些估计值，并且在您每天工作并跟踪您的时间时，检查它们与实际工作时间的比较情况。例如：

资料来源：Clockify.me

上面条目中的一些估计是开发将需要 20 小时，但实际上需要 10 小时，而市场营销得到了正确评估。在证明您的费率合理时，这也是非常宝贵的信息。

列出您遇到的任何问题，或“路上的颠簸”

详细说明导致问题的原因以及您采取的步骤。

有时，一项任务需要更长的时间，从而最终使客户付出更多的代价。通过在解决问题之前注意并记下问题的原因，您可以减轻潜在指控或批评的压力。这样，当您稍后必须将其呈现给客户时，信息将保持新鲜。

您可以在他们看到数字后有机会形成负面意见之前向他们保证您的决定。

不要讲太多细节

找到完美的长度和完美的语言。

大多数客户都不想阅读成页的报告，无论他们的要求有多高。他们会简单地忽略该报告，并可能会要求您提供它的总结版本。最后，你什么也没做，只是把时间浪费在一份没人会读的报告上。

您最好的做法是坐下来与客户讨论您的报告。让他们知道您通常跟踪的内容，并查看他们需要或不需要的信息。您无需猜测，客户知道会发生什么。

最后，您可以看看我们 Clockify 如何使用时间跟踪器向客户收费。它以清晰的解释逐步列出了该过程。

证明发票合理时使用的短语

在解释您的发票决定时，我们无法制作一个关于如何与您的客户联系的万能模板。不是每个行业都是一样的，甚至不是同一行的两个自由职业者！我们可以做的是为您的会议、电话和电子邮件提供一个好的开启者和关闭者列表。

首先，邀请客户参加会议

您想与客户建立联系，以便解释您的费率以及它们与您的工作流程的关系。我们将从邀请客户参加特定会议的电子邮件模板开始：

你好，XY

我希望你能收到这封电子邮件。

很高兴认识你，我期待在这个项目上与你合作。 我会尽力为您提供您满意的结果。

我向您发送这封电子邮件是为了建议我们安排一次会议或电话会议，在那里我可以更好地解释我将如何处理这个项目。 我相信这是一个很好的方式让您分享您的期望，并让我解释为什么我收取这些费率。 您将快速简单地了解我的工作，因此您将知道您的钱花在哪里，并放心没有隐藏成本。

我的职业关系是建立在透明的基础上的，我认为当一切都公开时，它们会运行得更顺畅。

我有空（日期和时间）。 让我知道您的想法，以及这些时间是否适合您。

期待您的回音。

亲切的问候，

当然，您可以随意更改任何您想要的短语，使其更加个性化。

证明发票合理时使用的短语

为了使本节简短而有趣，这里有一些您可以在电子邮件和亲自使用的开启者（和关闭者）。

“根据类似项目的经验，我发现最常见的问题是（XY），并且需要更长的时间才能完成。 因此，您可以期待在该领域的工作时间可能更长。”
“这些是行业平均价格……”
“正如我们之前约定的那样……”
“如果我的计费流程的任何部分不清楚，请告诉我。”
“感谢您花时间和我一起经历这件事。”
“您希望在我们的进度报告中关注项目开发的哪些方面？”

如何处理纠纷

有时您可能会滑倒，并错过其中的一些步骤。也许您不会为一份可靠的报告准备必要的东西，或者您的客户对他们的一个决定一无所知。如果您未能避免误解（这经常发生），您可以做几件事。

现在，争议的原因可能有很多，与发票相关的原因包括：

项目耗时过长
计费小时费率从一开始就不清楚
有客户不同意的额外工作

您如何处理发票纠纷？你如何专业地证明你的发票是合理的？

1.分析情况

您的第一直觉应该是确定谁进行了疏忽——您或客户。

如果您是造成误解的人，请向他们发送一封道歉电子邮件，向他们保证您会设法解决问题。这适用于问题出在最终产品中的情况：

他们对产品质量不满意

您带着新的方向回到绘图板上，但也要让他们知道您将再次开具发票并收取额外的时间。对此要非常清楚，因为尽管进行了修订，但有些人会试图避免付款，因为他们只是“不喜欢”您的工作。

下面是一个很好的、冷静地处理这种情况的例子。

资料来源：Clientsfromhell.net

他们不明白为什么有些事情花了太长时间或太少

为了解决这个问题，你应该拿出你的报告、时间表和所有你希望在项目工作时写的笔记。安排会议或电话，表明愿意证明您的发票和您所做的选择。

如果客户是误解背后的人，那么还有两种方法可以解决：

不小心导致问题

通常是因为忘记提早提出重要问题，或者没有记住你同意的事情。一封简单的电子邮件，提醒他们您的协议、合同的各个部分以及您进行的任何电子邮件交流，都会唤起他们的记忆。

故意制造问题

这些通常是吝啬钱的客户。事后提出投诉只是幻想的跳蚤市场易货交易。虽然像这样的客户很少见，但每个自由职业者在他们的生活中至少遇到过一次或两次。

在客户有机会挣钱之前，保持整洁的文档可以节省大量的自由职业者。在极端情况下，即使考虑律师的参与也应该是您的首选。你应该得到报酬。

2. 准备好证据

一直以来，我们一直在强调记录所有内容的重要性。这是确保您的工作、声誉和付款受到保护的唯一方法。

不要删除电子邮件、截取文本和聊天记录以及会议或通话摘要。

️重要提示：

请勿在客户不知情的情况下录制会议和电话，因为这是非法的！您应该先征得同意才能录制任何内容。如果他们拒绝，只需输入您在会议/电话中达成的共识的摘要，然后将电子邮件转发给他们。让他们看看你的总结是否正确，如果他们确认，你只是做了一个可能对你有利的“书面记录”。

3.保持文明

无论客户如何反应，没有什么比礼貌和礼貌更重要了。

尽管这可能很难，但即使对方变得固执，或者根本无法理解您要传达的内容，也要保持冷静。根据个人经验，我们编写了一个模板列表，要求客户付款而不是粗鲁。

结论

当客户开始怀疑你的职业道德时，不应该事后才考虑开具发票。为防止这种情况发生，您实际上应该尽早证明您的发票是合理的，几乎在您的合作关系开始时。当客户从一开始就知道您为何收取如此多的费用时，他们以后就不太可能做出任何更改或投诉。

保持严格和详细的文档（时间表、电子邮件和报告）还可以确保您在出现争议时有影响力。最终，对定价过程的简要分析有助于通过透明度建立信任。客户更有可能再次与您合作，甚至将您推荐给他们的同行。

你有自己的做法吗？通过 [email protected] 与我们分享您的经验，我们可以在下一篇文章中介绍您。